Obsługa sprzedaży zagranicznej przez platformy takie jak Amazon potrafi przyprawić dział księgowości o zawrót głowy. Tysiące drobnych transakcji, różne kraje dostawy, odmienne stawki podatkowe – a to wszystko objęte procedurą VAT OSS.
Warto na wstępie zaznaczyć, dlaczego w ogóle rozmawiamy o wprowadzaniu tych transakcji bezpośrednio do Rejestru VAT, a nie do modułu Handel. Wynika to ze specyfiki tego modelu. W takim scenariuszu firma (lub biuro rachunkowe) zazwyczaj nie prowadzi magazynu w Optimie i nie wysyła z niej faktur sprzedaży (FS) do klienta końcowego – robi to za nią Amazon lub zewnętrzny system. Celem osoby księgującej jest wyłącznie zaewidencjonowanie sprzedaży po odpowiednich stawkach, aby poprawnie rozliczyć podatek VAT z urzędem skarbowym.
Najczęstszy scenariusz wygląda tak: ściągacie z Amazona wielki plik Excel i zaczyna się ręczne “wklepywanie”. Każdy kraj (np. Niemcy, Austria, Francja) ma założonego osobnego kontrahenta, do tego dochodzi płatnik w postaci “Amazon Płatności”. Kiedy krajów i zamówień z każdym miesiącem przybywa, ta żmudna praca pożera cenne godziny.
Pojawia się całkowicie naturalne pytanie – czy da się to zrobić sprawniej? Może wrzucić to jednym zbiorczym dokumentem?
Zbiorcze księgowanie OSS – dlaczego bywa trudne?
Wielu księgowych stara się grupować te dane w arkuszu i księgować w Optimie jako jeden, miesięczny zapis zbiorczy dla danego kraju. Taki zabieg nieznacznie przyspiesza pracę, ale nadal wymaga uciążliwej obróbki samego pliku XLS. Trzeba przefiltrować kraje, wyliczyć sumy dla konkretnych stawek VAT i bezbłędnie przenieść te dane do Rejestrów VAT.
Na dłuższą metę i przy rosnącej skali ten sposób przestaje się sprawdzać. Każdy błąd w ręcznym zestawieniu to ryzyko problemów podatkowych. System księgowy powinien pracować dla Ciebie, a nie Ty dla niego.
Importery z Excela do Optimy – koniec z ręczną pracą
Rozwiązaniem, które dość skutecznie eliminuje problem ręcznego wprowadzania sprzedaży, są odpowiednie importery z Excela. Zamiast spędzać pół dnia na przepisywaniu cyferek, możesz zaciągnąć cały, surowy raport z platformy Amazon w dosłownie kilkanaście sekund.
Dobry importer potrafi:
- automatycznie rozpoznać kraj dostawy i przypisać operację do procedury OSS,
- narzucić właściwą, zagraniczną stawkę VAT dla konkretnego państwa,
- wygenerować poprawne wpisy w Rejestrze VAT ze wskazanym kontrahentem (np. “Amazon DE”) oraz poprawnym płatnikiem.
Alternatywa: Pełna integracja i system OMS
Wielu przedsiębiorców zadaje w tym momencie słuszne pytanie: A gdybym tak w pełni zintegrował Optimę z Amazonem za pomocą systemu OMS? Przecież wtedy to byłaby podstawowa funkcjonalność.
Odpowiedź brzmi co pewnie nie będzie zaskoczeniem: to zależy. Amazon to potężny ekosystem, który oferuje kilka bardzo różnych modeli współpracy:
- FBA (Fulfillment by Amazon – Amazon zajmuje się magazynowaniem i wysyłką towaru do klienta za Ciebie),
- FBM (Fulfillment by Merchant – Ty magazynujesz i samodzielnie wysyłasz towar do klienta),
- Invoicing by Amazon (Amazon wystawia faktury za Ciebie),
- Vendor (sprzedaż hurtowa do Amazona).
Jeśli korzystasz np. z FBA i Invoicing by Amazon, pełna integracja przez system OMS w teorii powinna rozwiązać problem i automatycznie przesyłać odpowiednie dane do Optimy. W praktyce jednak bywa z tym różnie. Przykładem z życia jest jedno z naszych wdrożeń w branży e-commerce (Natubay). Mimo funkcjonującego tam zaawansowanego systemu OMS (IdeaCommerce), ze względu na specyfikę rozliczeń i tak konieczne było stworzenie dla nich dedykowanego importu z Excela.
Co więcej, ścieżka z OMS odpada, jeśli prowadzisz biuro rachunkowe. Jako księgowość nie integrujesz się z systemami sprzedażowymi, a po prostu dostajesz od klienta na koniec miesiąca gotowy raport (plik) z zadaniem wprowadzenia faktur do Rejestru VAT. W takim scenariuszu szybki importer z Excela to dla Ciebie jedyne sensowne narzędzie.
Bądź na bieżąco z nowinkami ERP – zapisz się na newsletter!
Regularnie otrzymasz aktualności, techniczne triki i porady ekspertów, które pomogą usprawnić działanie Twojej firmy z Comarch ERP. Zyskaj dostęp do najnowszych funkcji i rozwiązań dla efektywnego zarządzania!
Opcja rekomendowana: Prowadzenie magazynu i fakturowanie bezpośrednio w ERP
A co, jeśli zależy Ci na obcięciu kosztów prowizji dla platformy i pełnej kontroli nad sprzedażą? Bardzo dobrym kierunkiem jest wyłączenie drogiej usługi Invoicing by Amazon i przeniesienie procesu wystawiania faktur sprzedaży (FS) oraz prowadzenia magazynu bezpośrednio np. do Comarch ERP Optima.
Takie podejście rozwiązuje problem u samego źródła:
- Obniżasz koszty operacyjne (Amazon nie pobiera opłat za wystawianie faktur w Twoim imieniu).
- Masz pełną kontrolę nad stanami magazynowymi i wszystkimi dokumentami bezpośrednio u siebie w systemie ERP.
- Wystawione faktury mogą wtedy automatycznie przechodzić do Rejestru VAT w Twoim własnym ekosystemie (nie musisz niczego dodatkowo importować z zewnątrz).
A co w przypadku, gdy korzystasz z zewnętrznego biura rachunkowego? Tutaj pojawia się kolejna przewaga. Mając faktury fizycznie wystawione w swoim systemie, możesz wykorzystać wbudowany w system mechanizm Pracy Rozproszonej. Twoje biuro rachunkowe (jeśli również pracuje na Optimie) automatycznie, po kliknięciu jednego przycisku, odbierze od Ciebie paczkę dokumentów i zaciągnie je prosto do swoich rejestrów. Koniec z przesyłaniem ciężkich plików Excel i generowaniem niepotrzebnego chaosu.
Nasza perspektywa: Zadbaj o logikę przetwarzania danych
Gotowych programów importujących znajdziesz na rynku wiele. Ale przy imporcie e-commerce diabeł zawsze tkwi w szczegółach. Zanim cokolwiek wdrożysz, musisz odpowiedzieć sobie na jedno ważne pytanie: czy logika przetwarzania danych w gotowcu w 100% pokrywa się z tym, jak chcesz, by te dane lądowały w Twoich Rejestrach VAT?
W ELTE-S zjedliśmy na tym zęby. Stworzyliśmy ponad 500 różnych funkcji dodatkowych i automatyzacji dla systemów Comarch. Wiemy, że każda firma ma swoją własną specyfikę rozliczeń i plan kont. Nasze autorskie importery nie tylko “bezmyślnie” wklejają komórki z Excela, ale inteligentnie je przetwarzają zgodnie z Twoimi konkretnymi wymogami (mapując płatników, kraje i atrybuty dokumentów).
Nie trać więcej czasu na ręczną księgowość transakcji zagranicznych. Odezwij się do nas, chętnie przeanalizujemy Twój plik i zaproponujemy automatyzację.