Jeżeli pracujesz na zamówieniach w BaseLinker i korzystasz z integratora ELTE-S (BaseLinker Sync <-> Comarch ERP Optima), to ta instrukcja ma Ci pomóc uruchomić poprawny przepływ faktur w kontekście KSeF.
Po przejściu kroków będziesz wiedzieć, gdzie w integratorze włączyć obsługę KSeF, jak działa decyzja „wysyłać / nie wysyłać do KSeF” sterowana z BaseLinker, dlaczego status „czekam na ksef” jest normalny oraz kiedy i gdzie trzeba wykonać wysyłkę do KSeF w Optimie.
Jak działa ten proces
Integrator ELTE-S wystawia fakturę w Comarch ERP Optima, ale nie wysyła jej automatycznie do KSeF. To jest najważniejsza rzecz, którą trzeba zrozumieć na starcie, bo wiele osób oczekuje, że „skoro faktura jest wystawiona, to sama pójdzie do KSeF”. W tym procesie tak to nie działa.
Po wystawieniu faktury zobaczysz status „czekam na ksef”. To znaczy, że dokument czeka na etap KSeF (numer KSeF i UPO). Dopiero kiedy Optima dostanie UPO / numer KSeF, integrator przy najbliższej synchronizacji wgrywa finalny PDF zawierający kod QR, link do KSeF oraz numer UPO.
⚠️ Ważne: do wersji Optimy 2026.3 (włącznie) wysyłkę faktur do KSeF trzeba wykonać z poziomu Optimy (ręcznie lub grupowo). Integrator sam tego nie zrobi.
Zanim zaczniesz – warunki, które muszą być spełnione
Zanim wejdziesz w ustawienia, zatrzymaj się na chwilę i potwierdź cztery rzeczy. Jeśli którykolwiek punkt nie jest spełniony, kolejne kroki mogą wyglądać jak „błąd”, chociaż w praktyce brakuje tylko jednej z tych podstawowych rzeczy.
✅ Po pierwsze: Comarch ERP Optima ma mieć wersję minimum 2026.2.
✅ Po drugie: integrator ELTE-S ma mieć wersję minimum 12.710.
✅ Po trzecie: w integratorze musisz mieć dostępną ścieżkę Konfiguracja -> BL do Optima -> KSeF.
✅ Po czwarte (i to jest najczęściej pomijane): wydruki, których używa integrator, muszą być w technologii sPrint.
Krok 1. Sprawdź, czy masz właściwe wersje (Optima + integrator)
Zacznij od wersji, bo brak opcji KSeF w integratorze albo „dziwne zachowanie” bardzo często wynika po prostu z tego, że Optima lub integrator są za stare.
Sprawdź wersję Comarch ERP Optima – ma być minimum 2026.2. Następnie sprawdź wersję integratora ELTE-S – ma być minimum 12.710. Jeżeli któryś warunek nie jest spełniony, zaktualizuj oprogramowanie i dopiero wtedy wróć do tej instrukcji.
Krok 2. Otwórz miejsce konfiguracji KSeF w integratorze
Gdy masz potwierdzone wersje, przejdź w integratorze do miejsca, w którym konfiguruje się KSeF. Ścieżka jest stała: Konfiguracja -> BL do Optima -> KSeF. To jest jedyne miejsce, w którym włączasz i kontrolujesz obsługę KSeF po stronie integratora.
Krok 3. Włącz obsługę KSeF (dwie opcje, które muszą być aktywne)
W sekcji KSeF w integratorze włącz dwie opcje: „Obsługa wydruków gdy KSEF” oraz „Opcja KSeF na dokumencie z pola dodatkowego”.
W praktyce pierwsza opcja jest potrzebna po to, żeby integrator mógł później wgrać finalny PDF (z QR/UPO). Druga opcja sprawia, że integrator podejmuje decyzję na podstawie pola w BaseLinker – czyli czy dokument ma iść do KSeF, czy ma zostać pominięty.
Jeżeli nie widzisz tych opcji albo nie da się ich zaznaczyć, wróć do Kroku 1 – najczęściej problemem jest wersja.
Krok 4. Ustaw w BaseLinker, czy zamówienie ma iść do KSeF (pole dodatkowe)
Teraz kluczowy element, który najczęściej powoduje „dziwne” zachowania: integrator patrzy na pole dodatkowe w BaseLinker i traktuje je jak przełącznik.
Jeżeli zamówienie ma NIE być wysyłane do KSeF, to w tym polu dodatkowym ustaw dokładnie wartość: “Nie wysyłaj dokumentu do KSeF”. Jeżeli zamówienie ma BYĆ wysyłane do KSeF, to to samo pole musi być puste.
⚠️ Najczęstszy błąd: literówka albo dodatkowa spacja w wartości pola. Dla systemu to już jest „inna wartość”, więc logika może zadziałać inaczej niż oczekujesz.
Bądź na bieżąco z nowinkami ERP – zapisz się na newsletter!
Regularnie otrzymasz aktualności, techniczne triki i porady ekspertów, które pomogą usprawnić działanie Twojej firmy z Comarch ERP. Zyskaj dostęp do najnowszych funkcji i rozwiązań dla efektywnego zarządzania!
Krok 5. Co jest normalne po wystawieniu faktury (status i brak PDF na tym etapie)
Po wystawieniu faktury w Optimie przez integrator zobaczysz zmianę statusu z „Wystaw FS/PA” na „czekam na ksef”. To nie jest błąd – to informacja, że dokument jest wystawiony i czeka na etap KSeF.
W tym miejscu wiele osób szuka PDF-a i go nie znajduje. To nadal może być normalne, bo finalny PDF z QR/UPO pojawia się dopiero po tym, jak KSeF przyjmie fakturę i Optima odbierze UPO.
Krok 6. Wyślij dokument do KSeF w Optimie (dotyczy Optimy do 2026.3)
Jeżeli Twoja Optima jest w wersji do 2026.3 (włącznie), integrator sam nie wyśle faktur do KSeF. To oznacza, że musisz zalogować się do Optimy i wykonać wysyłkę dokumentów do KSeF – albo pojedynczo, albo grupowo.
Dopiero po tej czynności KSeF nada numer, a Optima będzie mogła odebrać UPO. Bez tego status „czekam na ksef” będzie wisiał, bo proces nie ma jak ruszyć dalej.
Krok 7. Skąd bierze się PDF z QR i numerem UPO (kiedy się pojawi)
Gdy Optima otrzyma UPO / numer KSeF, integrator przy najbliższej synchronizacji wgrywa finalny wydruk PDF, w którym powinny być: kod QR, hiperłącze do KSeF oraz numer UPO. To jest moment, w którym „domyka” się proces po stronie integratora.
Jeżeli wysyłka do KSeF w Optimie została wykonana, a PDF wciąż się nie pojawia, przejdź do sekcji z problemami poniżej.
Krok 8. sPrint – warunek, bez którego wydruk nie zadziała
W tym procesie jedyną technologią wydruku obsługującą KSeF jest sPrint. Dodatkowo integrator obsługuje tylko jedną technologię wydruku, więc wszystkie wydruki używane przez integrator muszą być przerobione na sPrint. Jeśli nie są, efekt będzie taki, że część rzeczy „niby działa”, ale finalny wydruk nie pojawi się tak jak trzeba.
Gdy coś nie działa – szybka diagnoza najczęstszych problemów
Jeżeli status utknął na „czekam na ksef”, najpierw sprawdź, czy dokument został wysłany do KSeF w Optimie (to szczególnie ważne przy Optimie do 2026.3). Jeśli wysyłka była wykonana, sprawdź, czy Optima faktycznie odebrała UPO.
Jeżeli nie ma opcji KSeF w integratorze, wróć do wersji (Optima min. 2026.2, integrator min. 12.710). Jeżeli dokument nie powinien iść do KSeF, sprawdź pole dodatkowe w BaseLinker i jego wartość (dokładny zapis). Jeżeli UPO jest, ale nie ma PDF z QR, sprawdź, czy synchronizacja integratora wykonała się po otrzymaniu UPO oraz czy wydruki są w sPrint.
Masz problem z konfiguracją KSeF w BaseLinker Sync i Comarch ERP Optima? Pomożemy Ci sprawdzić ustawienia integratora, logikę pola dodatkowego i poprawnie uruchomić cały przepływ dokumentu — od wystawienia faktury po UPO i PDF z QR.
Zapraszamy na darmową prezentację produktów Comarch. Skontaktuj się z nami!
Telefonicznie 12 260 44 50 lub mailowo.
Jeżeli jesteś zainteresowany innymi ułatwieniami w prowadzeniu firmy.
Zapraszamy do naszego sklepu!
