Faktury zakupowe, które “dublują się” po pobraniu z KSeF, to problem pojawiający się tylko u niektórych klientów i przez to szczególnie irytujący – trudno go zdiagnozować, bo nie występuje wszędzie tak samo. Zanim założysz, że to błąd samego mechanizmu pobierania z KSeF, warto sprawdzić inne, dużo bardziej prawdopodobne źródło problemu.
Dlaczego to zwykle nie jest błąd samego KSeF
W samym module KSeF zdublowanie dokumentu praktycznie nie występuje – chyba że ta sama faktura została tam ręcznie wprowadzona dwukrotnie. Jeśli więc duplikaty widoczne są dopiero na liście faktur zakupowych czy w rejestrze VAT, przyczyny należy szukać nie w samym KSeF, tylko w tym, jak dokumenty trafiają do rejestru z różnych źródeł jednocześnie.
Skąd się biorą zdublowane zapisy w rejestrze VAT zakupu
Najczęstszą przyczyną jest sytuacja, w której ta sama faktura trafia do systemu dwiema różnymi drogami: raz pobierana jest bezpośrednio z KSeF do rejestru VAT, a drugi raz wprowadzana jest ręcznie, starą metodą, przez dokument PZ lub FZ. W efekcie w preliminarzu płatności i w rejestrze VAT pojawiają się dwa zapisy dotyczące tej samej faktury, mimo że sam KSeF żaródłowo zawiera ją tylko raz.
Krok po kroku – jak zdiagnozować i usunąć duplikat
Krok 1 – ustal, czy faktura trafiła do rejestru dwiema drogami
Sprawdź, czy dana faktura została zarówno pobrana bezpośrednio z KSeF do rejestru VAT, jak i wprowadzona ręcznie przez PZ/FZ. To najczęstszy scenariusz prowadzący do zdublowanych zapisów.
Krok 2 – porównaj numer KSeF, numer faktury, NIP dostawcy i kwotę
Zestaw ze sobą oba zapisy pod kątem numeru KSeF, numeru faktury, NIP-u dostawcy i kwoty. Zgodność tych danych potwierdzi, że to ta sama faktura wprowadzona dwukrotnie, a nie dwa różne dokumenty.
Krok 3 – usuń błędnie wprowadzony zapis, zostawiając jeden prawidłowy
Po potwierdzeniu duplikatu usuń zapis wprowadzony niewłaściwą drogą (najczęściej ręczny PZ/FZ, jeśli faktura powinna być obsługiwana przez pobieranie z KSeF), tak żeby w rejestrze VAT i preliminarzu płatności pozostał tylko jeden, prawidłowy zapis.
Krok 4 – dodatkowo sprawdź ustawienia kontroli duplikatów i wersję programu
Jako dodatkowe zabezpieczenie warto sprawdzić ustawienia kontroli duplikatów w programie oraz upewnić się, że Optima jest zaktualizowana do najnowszej wersji – to nie usunie już istniejących duplikatów, ale może pomóc ograniczyć podobne sytuacje w przyszłości.
Perspektywa ELTE-S
Skoro problem dotyczy tylko części klientów, to niemal zawsze oznacza różnicę w procesie wprowadzania dokumentów, a nie błąd samego programu – u klientów, u których faktury zakupowe konsekwentnie trafiają do rejestru VAT wyłącznie przez pobieranie z KSeF, duplikaty po prostu się nie pojawiają. Warto więc ustalić z każdym klientem jedną, spójną ścieżkę wprowadzania faktur zakupowych – albo w całości przez KSeF, albo w całości ręcznie – zamiast łączyć oba sposoby równolegle dla tych samych dokumentów.
Porozmawiajmy o uporządkowaniu procesu obsługi faktur zakupowych z KSeF w Twojej Optimie.