Raport płatności działał przez lata poprawnie. Pokazywał faktury niezapłacone, filtrował dokumenty według ustalonego pola stanu i był używany jako stałe narzędzie kontroli należności. Nagle zaczyna pokazywać faktury sprzed kilku lat, które dawno zostały zapłacone i wcześniej w ogóle nie pojawiały się w tym zestawieniu.
Jeżeli podobny błąd występuje jednocześnie w kilku raportach BI, nie warto zaczynać od poprawiania każdego raportu osobno. Bardziej prawdopodobne jest to, że zmienił się zakres danych źródłowych, sposób odświeżenia danych albo logika modelu BI, z którego te raporty korzystają.
Najpierw sprawdź konkretną fakturę w Optimie
Pierwszy krok to wybranie jednego błędnego dokumentu z raportu BI i sprawdzenie go bezpośrednio w Comarch ERP Optima. Chodzi o prostą weryfikację: czy faktura faktycznie jest rozliczona w systemie źródłowym.
Jeżeli w Optimie dokument ma status Rozliczono całkowicie, a wartość Pozostaje wynosi 0,00, to faktura po stronie ERP wygląda poprawnie. W takim przypadku raport BI nie powinien traktować jej jako otwartej należności.
To zawęża diagnozę. Problem nie leży wtedy w samej płatności na dokumencie, tylko w tym, jak BI pobrało, odświeżyło albo przeliczyło dane.
Porównaj status w ERP z tym, co widzi BI
Najlepiej zrobić porównanie na jednym konkretnym przykładzie. Po jednej stronie sprawdzasz status dokumentu w Optimie, po drugiej to, co widzi model lub raport BI.
Jeżeli ERP pokazuje dokument jako w pełni rozliczony, a BI nadal pokazuje należność, trzeba ustalić, na którym etapie dane się rozjeżdżają. Może to być warstwa źródłowa, odświeżenie modelu, definicja atrybutu, miara odpowiedzialna za stan płatności albo filtr użyty w raporcie.
Sprawdź, czy po aktualizacji nie zmieniła się logika modelu
Jeżeli problem pojawił się „od jakiegoś czasu”, warto sprawdzić, czy w tym okresie nie było aktualizacji, zmian administracyjnych albo ponownego odświeżenia historii danych. Szczególnie ważne są pola używane w filtrach raportu, np. pole „stan”.
Zmiana definicji atrybutu lub miary może sprawić, że raport formalnie nadal ma ten sam filtr, ale filtruje już dane interpretowane inaczej niż wcześniej. Dla użytkownika wygląda to tak, jakby raport „nagle się zepsuł”, choć faktyczna przyczyna może leżeć w modelu danych.
Możliwy problem z odświeżeniem lub przeliczeniem historii
Jeżeli dawno zapłacone faktury zaczęły wracać do raportów, trzeba sprawdzić również proces odświeżenia danych. BI mogło ponownie wczytać historię, przeliczyć zaległości albo zmapować płatności po innym kluczu niż wcześniej.
W takim scenariuszu pojedyncza faktura jest tylko objawem. Jeżeli błędy pojawiają się po kilka sztuk w kilku różnych raportach, bardziej podejrzany jest wspólny model danych niż ręczny błąd na konkretnym dokumencie.
Dziennik zmian i konfiguracja administratora BI
Warto sprawdzić, czy administrator BI nie zmieniał w ostatnim czasie konfiguracji raportu, modelu, źródeł danych lub harmonogramu odświeżania. Nawet drobna zmiana w definicji pola używanego w kilku raportach może dać efekt widoczny w wielu zestawieniach jednocześnie.
Jeżeli raporty były stabilne przez lata, a problem pojawił się nagle, historia zmian jest jednym z najważniejszych miejsc do sprawdzenia.
Perspektywa ELTE-S: raport BI jest tak dobry, jak jego model danych
Raporty BI często wyglądają jak gotowe zestawienia, ale ich wiarygodność zależy od warstwy danych pod spodem. Jeżeli model źle interpretuje status płatności, raport może pokazywać zaległości, których w ERP już nie ma. To szczególnie ryzykowne przy raportach należności, windykacji i kontroli płynności.
Dlatego przy takich błędach nie wystarczy ukryć pojedynczych faktur filtrem. Trzeba sprawdzić, czy dokumenty są poprawnie rozliczone w ERP, jak BI pobiera status płatności, czy model został poprawnie odświeżony i czy po aktualizacji nie zmieniła się logika miar lub atrybutów.
Porozmawiajmy o usprawnieniach.