Po zaimportowaniu większej paczki faktur z KSeF łatwo stracić pewność, czy wszystkie dokumenty faktycznie trafiły do księgowań, a nie tylko do samej listy pobranych plików.
Najpierw warto pobrać dokumenty z KSeF wskazując przy pobieraniu dokładny, oczekiwany okres – dzięki temu masz pewność, że operujesz na kompletnym zakresie dat, a nie na przypadkowym wycinku. Kolejny krok to lista dokumentów z KSeF i filtr Stan: Do zarejestrowania – po jego zastosowaniu zobaczysz dokumenty, które nie zostały jeszcze powiązane z żadnym dokumentem handlowym ani wpisane do rejestru VAT, czyli realnie czekają na dalszą obsługę.
<screen>
Sam filtr Do zarejestrowania nie wystarczy, żeby mieć pełen obraz – dokument może być już zarejestrowany, ale wciąż niezaksięgowany. Dlatego kolejnym krokiem jest przejście do samego rejestru VAT i odfiltrowanie tam dokumentów ze statusem Zaksięgowano: Nie. Dopiero połączenie obu filtrów – na liście KSeF i w rejestrze VAT – daje pewność, że żadna faktura nie została pominięta na żadnym z etapów.
Perspektywa ELTE-S
Taką weryfikację najlepiej zrobić właśnie węzłowo – na przykład tuż przed zamknięciem okresu rozliczeniowego i wysłaniem deklaracji, a nie dopiero wtedy, gdy pojawi się rozbieżność w kwotach. Robienie tego ręcznie za każdym razem dwoma osobnymi filtrami jest wykonalne, ale przy większej liczbie dokumentów łatwo o pomyłkę lub pominięcie jednego z kroków.
Jeśli tego typu kontrola powtarza się u Ciebie co miesiąc, warto rozważyć zautomatyzowanie raportu, który sam pokaże niezarejestrowane i niezaksięgowane faktury z KSeF, zamiast ręcznego przechodzenia przez oba filtry. Odezwij się, pomożemy to zaprojektować.