Document Management System: korzyści z wdrożenia w każdej firmie

Usprawnij pracę firmy dzięki systemowi Comarch DMS automatyzując procesy biznesowe i obieg dokumentów.

Elastycznie konfiguruj procesy dzięki wbudowanej platformie low-code która pozwala na dopasowanie systemu do potrzeb każdej firmy, a możliwość pracy z urządzeń mobilnych sprawia, że wszystkie dokumenty i zadania dostępne są z dowolnego miejsca i zawsze pod ręką.

Zapomnij o papierze czy niejasnych procedurach i zapewnij efektywną pracę w firmie dzięki Comarch DMS.

Automatyzacja i digitalizacja procesów biznesowych

DMS usprawnia obieg dokumentów oraz wpływa wydajność i efektywność wielu procesów w firmie.

 

Mobilny dostęp

Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca dzięki możliwości pracy w aplikacji mobilnej, przeglądarce www oraz aplikacji desktopowej

Powiadomienia

Bądź na bieżąco ze zleconymi zadaniami dzięki systemowi powiadomień mobilnych i mailowych

Kontrola czasu

Sprawniejsze realizowanie procesów poprzez definiowanie czasu na ich realizację, automatyczną eskalację i raportowanie informacji

Platforma low-code

Twórz i zmieniaj procesy dzięki wbudowanemu graficznemu konfiguratorowi

Współpraca z ERP

Rozszerz obszary systemu ERP o nowe procesy zachowując integrację danych

OCR

Zautomatyzuj proces faktur dzięki wykorzystaniu narzędzia Comarch OCR

Elektroniczne archiwum

Wyeliminuj zgubione dokumenty rezygnując z papierowego obiegu na rzecz elektronicznego archiwum

Ścieżka akceptacji

Zastosuj własny schemat obiegu dokumentów wraz z opcją wprowadzenia reguł biznesowych i podpowiadaniem kolejnych kroków

Historia procesu

Zachowaj dostęp do pełnej informacji o procesie: osoby odpowiedzialnej, czasu realizacji i kompletu danych wraz z komentarzem

 

Elektroniczny obieg dokumentów i procesów biznesowych

Niezależnie od rozmiaru czy rodzaju działalności, każde przedsiębiorstwo potrzebuje efektywnego zarządzania dokumentami. Rozbudowane funkcjonalności Comarch DMS zapewnią wsparcie w digitalizacji firmy i odejście od realizowania obiegu papierowego dokumentów czy załatwiania spraw przez maile. Wykorzystując system Comarch DMS zoptymalizujesz działanie związane z wprowadzaniem, opisywaniem czy akceptacją dokumentów różnego typu m.in.: faktur, umów, korespondencji.

Elastyczność systemu pozwala na wsparcie zarówno standardowych obiegów dokumentów jak i obsługę nietypowych procesów biznesowych dzięki czemu możliwe jest wykorzystanie jednego systemu do usprawniania procesów w wielu obszarach firmy.

Obszary biznesowe które usprawnia DMS

Ewidencja i akceptacja kosztów w firmie jest jednym z najczęściej digitalizowanych obszarów. Kontrola wydatków i szybka realizacja płatności to elementy, które są niezbędne do prawidłowego działania przedsiębiorstw a wsparcie tego obszaru przez system obiegu dokumentów. Przykład procesów w tym obszarze to:

  • Faktury kosztowe,
  • Zapotrzebowanie,
  • Akceptacja płatności,
  • Delegacje,
  • Akceptacja dodatków i premii.

Digitalizacja dokumentów i procesów w dziale kadrowym pozwala na szybkie i sprawne realizowanie m.in. spraw związanych z wnioskami pracowniczymi bez potrzeby mnożenia dokumentów papierowych. Przykładowe procesy w tym obszarze to:

  • Wnioski urlopowe,
  • Zgłoszenia wakatów,
  • Zapisy na szkolenia,
  • Oceny okresowe,
  • Ewidencja umów.

Uporządkowanie dokumentacji, która wpływa do firmy czy też jest ewidencjonowana na wewnętrzne potrzeby często stanowi wyzwanie. Digitalizując ten obszar przy pomocy Comarch DMS możliwe jest przejście na cyfrowe zarządzanie takimi procesami i unikanie zgubienia dokumentów czy opóźnienia ich realizacji. Przykładowe procesy w tym obszarze to:

  • Obieg korespondencji przychodzącej wychodzącej,
  • Rejestr umów,
  • Pełnomocnictwa,
  • Wnioski na zarząd,
  • Zarządzanie flotą.

Przez dział IT przewija się codziennie wiele różnego typu spraw. Aby ujednolicić komunikację oraz uzyskać pełną kontrolę nad realizowanymi zgłoszeniami możliwe jest wykorzystanie Comarch DMS. Przykładowe procesy w tym obszarze to

  • System zgłoszeń,
  • Nadawanie uprawnień,
  • Realizacja zapotrzebowani na sprzęt,
  • Zarządzanie zmianami w systemach.

Zarządzanie jakością w firmie, niezależnie czy mówimy o wytwarzanych produktach, realizowanych usługach czy wewnętrznych procesach jest rzeczą niezwykle istotną, ale i wymagającą rzetelnej ewidencji i możliwości szybkiego dostosowania się do zmian. Przykład procesów w tym obszarze to:

  • Wnioski racjonalizatorskie,
  • Zgłoszenia działań korygująco-zapobiegawczych,
  • Raport 8D,
  • Kontrola jakości wyboru.

Elastyczność Comarch DMS umożliwia budowanie dowolnych, własnych obiegów dokumentów i procesów dzięki czemu w ramach jednej platformy oprócz standardowych obiegów można realizować zadania nietypowe, dostosowane do specyfiki konkretnej firmy. Przykładami takich procesów są:

  • Zarządzanie produktem,
  • Akceptacja limitów kredytowych,
  • Ocena dostawców,
  • Zgłoszenia serwisowe.

Zarządzanie procesami poprzez platformę low-code

Comarch DMS to platforma low-code, która pozwala na tworzenie procesów digitalizacji wielu obszarów w prosty i elastyczny sposób. Wbudowany graficzny konfigurator pozwala na zarządzanie procesami bez potrzeby posiadania zaawansowanej wiedzy z zakresu programowania. Dzięki temu rozbudowa systemu i wdrażanie nowych obiegów dokumentów może być realizowane we własnym zakresie.

Każdy proces składa się ze schematu oraz dowolnie zdefiniowanej karty obiegu, czyli listy różnego typu pól, które są uzupełniane ręcznie lub automatycznie na poszczególnych krokach obiegu dokumentów w firmie. Sama ścieżka przepływu informacji i akceptacji tworzona jest w prosty sposób z wykorzystaniem metod drag&drop i łączenia kroków. Dla każdego z etapów procesu istnieje możliwość określenia widoczności czy wymagalności danych a także warunków przekazania, za pomocą których możliwe jest odzwierciedlenie w systemie dowolnego firmowego obiegu dokumentów.

Właściwości i składowe Comarch DMS

Zapraszamy na darmową prezentację Comarch DMS. Skontaktuj się z nami!
Telefonicznie 797 604 592 lub za mailowo.

Jeżeli są Państwo zainteresowani systemem Comarch DMS oraz innymi ułatwieniami w prowadzeniu firmy.
Zapraszamy do naszego sklepu!