/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • • / 0 Comments

Seryjna zmiana dnia wolnego w kadrach Optimy – jak poprawić plan pracy albo czas pracy?

W kadrach i płacach zdarzają się sytuacje, w których wcześniej wprowadzony dzień wolny trzeba przenieść na inny termin. Problem pojawia się wtedy, gdy zmiana dotyczy większej liczby pracowników i ręczne poprawianie każdej osoby osobno byłoby zbyt czasochłonne. W Comarch ERP Optima można podejść do tego seryjnie, ale trzeba zwrócić uwagę na jedno ważne rozróżnienie: czy dzień wolny został wpisany w planie pracy, czy w czasie pracy.

To rozróżnienie jest kluczowe, bo poprawkę należy wykonać dokładnie w tym obszarze, w którym dzień został wcześniej wprowadzony. Inaczej użytkownik może zmienić plan, a rzeczywisty czas pracy nadal będzie pokazywał poprzednie dane, albo odwrotnie.

Czy dzień wolny można usunąć seryjnie?

Tak, zmianę można wykonać seryjnie z poziomu listy pracowników. Na dolnym pasku w Optimie dostępne są opcje seryjnego wstawiania dni po stronie planu pracy oraz po stronie czasu pracy. Dzięki temu można najpierw zastąpić błędnie wskazany dzień wolny dniem pracy, a następnie ustawić dzień wolny w nowym, właściwym terminie.

<screen>

Nie chodzi więc wyłącznie o „usunięcie” dnia wolnego, ale o poprawne nadpisanie wcześniejszego ustawienia. W praktyce najczęściej wykonuje się dwie operacje: przywrócenie dnia pracy w poprzednim terminie oraz wprowadzenie dnia wolnego w nowej dacie.

Plan pracy czy czas pracy – gdzie wykonać poprawkę?

Najważniejsza zasada jest prosta: jeśli dzień wolny był wprowadzony w planie pracy, poprawkę należy wykonać w planie pracy. Jeśli dzień wolny był wprowadzony od strony czasu pracy, poprawkę należy wykonać w czasie pracy.

Plan pracy odpowiada za zaplanowany harmonogram pracownika. Czas pracy pokazuje natomiast faktyczną ewidencję albo dane wprowadzone do rozliczenia czasu pracy. Jeżeli użytkownik poprawi tylko jeden z tych obszarów, a pierwotny wpis znajduje się w drugim, zmiana może nie przynieść oczekiwanego efektu.

<screen>

Jak bezpiecznie wykonać seryjną zmianę?

Najpierw trzeba ustalić, gdzie dzień wolny został pierwotnie wpisany. Następnie na liście pracowników należy wybrać właściwą grupę osób i użyć funkcji seryjnej po odpowiedniej stronie: planu pracy albo czasu pracy. Po zastąpieniu błędnego dnia wolnego dniem pracy można seryjnie ustawić nowy dzień wolny w poprawnym terminie.

Przed wykonaniem operacji na większej grupie pracowników warto przetestować zmianę na jednej osobie albo małej grupie. Pozwala to sprawdzić, czy poprawka trafia we właściwe miejsce i czy nie wpływa niepotrzebnie na naliczenia, nieobecności albo rozliczenie czasu pracy.

Perspektywa ELTE-S

Przy seryjnych zmianach w kadrach najczęstszy błąd polega na mieszaniu planu pracy z czasem pracy. Z pozoru to podobne obszary, ale w Optimie pełnią różne funkcje. Dlatego przed masową poprawką trzeba ustalić, czy zmieniamy harmonogram, czy rzeczywistą ewidencję czasu.

Jeżeli firma często przenosi dni wolne, pracuje zmianowo albo obsługuje wiele harmonogramów, warto uporządkować zasady wprowadzania takich zmian. Dobrze ustawiony proces ogranicza ręczne poprawki i zmniejsza ryzyko błędów przy naliczaniu wynagrodzeń.

Jeśli masz problem z seryjnym poprawianiem dni wolnych, planów pracy albo czasu pracy w Comarch ERP Optima, warto sprawdzić konfigurację zanim zmiany obejmą większą grupę pracowników.

Zgłoś się, pomożemy uporządkować ten proces w kadrach i płacach Optimy.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • • • / 0 Comments

Faktura na JST do KSeF w Optimie – jak ustawić jednostkę podrzędną?

Wystawianie faktur na jednostki samorządu terytorialnego w Comarch ERP Optima potrafi sprawić problem, szczególnie wtedy, gdy dokument dotyczy jednostki podrzędnej, która nie jest vatowcem albo nie da się jej pobrać z GUS. Użytkownik wpisuje dane ręcznie, wystawia fakturę tak jak zawsze, a mimo to dokument nie pojawia się jako faktura wystawiona na JST.

Najczęściej problem nie leży w samym pobieraniu danych z GUS, tylko w tym, jak ustawiono relację między nadrzędną JST a jednostką podrzędną na karcie kontrahenta i jak te dane są przekazywane do KSeF.

Kto powinien być nabywcą na fakturze dla JST?

Po centralizacji VAT głównym nabywcą na fakturze nie powinna być jednostka podrzędna, tylko nadrzędna jednostka samorządu terytorialnego, np. gmina, powiat albo inna jednostka nadrzędna rozliczająca VAT. Jednostka podrzędna powinna występować jako odbiorca.

To rozróżnienie jest kluczowe. Jeśli jednostka podrzędna zostanie wpisana jako główny nabywca, Optima może nie potraktować dokumentu jako faktury wystawionej na JST. Prawidłowy układ powinien odzwierciedlać relację: JST nadrzędna jako nabywca, jednostka podrzędna jako odbiorca.

Jak ustawić jednostkę podrzędną w Optimie?

Na karcie jednostki podrzędnej w Comarch ERP Optima trzeba wejść w zakładkę Ogólne i ustawić typ powiązania jako Jednostka Samorządu Terytorialnego. Następnie w polu Jednostka podlega pod należy wskazać nadrzędną JST, czyli właściwą gminę, powiat albo inną jednostkę nadrzędną.

<screen>

Dane jednostki podrzędnej można wpisać ręcznie. Brak możliwości pobrania danych z GUS nie jest tutaj problemem samym w sobie. Ważniejsze jest poprawne wskazanie relacji z nadrzędną JST oraz uzupełnienie identyfikatorów potrzebnych do KSeF.

Co z NIP-em i IDWew KSeF?

Jeżeli jednostka podrzędna ma NIP, należy go wpisać na jej karcie, nawet jeśli sama jednostka nie jest vatowcem. Sam fakt, że jednostka nie jest podatnikiem VAT, nie oznacza automatycznie, że nie może mieć danych identyfikacyjnych potrzebnych do poprawnego opisania odbiorcy.

Jeżeli jednostka podrzędna nie ma NIP-u, potrzebny będzie identyfikator IDWew KSeF. Taki identyfikator powinien zostać uzyskany od nadrzędnej JST. Bez niego prawidłowe przekazanie danych jednostki podrzędnej do KSeF może być problematyczne.

Co powinno stać się po wybraniu jednostki podrzędnej na fakturze?

Po poprawnym ustawieniu relacji i wybraniu jednostki podrzędnej na fakturze Optima powinna automatycznie ustawić nadrzędną JST jako nabywcę, a jednostkę podrzędną jako odbiorcę. Dodatkowo na zakładce KSeF dokumentu jednostka powinna pojawić się w dodatkowych danych z rolą JST – odbiorca.

<screen>

Jeżeli faktura nadal nie jest rozpoznawana jako wystawiona na JST, trzeba sprawdzić, czy karta kontrahenta i ustawienia KSeF są zgodne z tym scenariuszem. Szczególnie ważne są parametry dotyczące wysyłki danych odbiorcy.

Co jeszcze sprawdzić, gdy faktura nie pojawia się jako JST?

W pierwszej kolejności warto sprawdzić kartę kontrahenta i upewnić się, że nie jest zaznaczony parametr Nie wysyłaj dokumentu do KSeF. Taki parametr może blokować wysyłkę dokumentu niezależnie od tego, czy dane nabywcy i odbiorcy są poprawne.

Drugim miejscem jest konfiguracja KSeF. Trzeba zweryfikować, czy włączono wysyłanie danych odbiorcy. Jeśli te dane nie są wysyłane, faktura może nie odzwierciedlać prawidłowo relacji między JST nadrzędną a jednostką podrzędną.

<screen>

Warto też sprawdzić wersję Comarch ERP Optima. Przy starszych wersjach obsługa JST i danych KSeF może działać inaczej albo zawierać błędy poprawione w kolejnych aktualizacjach. Bezpiecznym minimum jest wersja 2026.4, ale najlepiej pracować na najnowszej dostępnej wersji programu.

Perspektywa ELTE-S

Przy fakturach dla JST najważniejsze jest nie samo to, czy jednostka podrzędna pobiera się z GUS, tylko czy w Optimie poprawnie opisano relację nabywca – odbiorca. W praktyce głównym nabywcą powinna być nadrzędna JST, a jednostka podrzędna powinna być przypisana jako odbiorca z właściwymi danymi do KSeF.

Jeżeli firma albo biuro rachunkowe obsługuje większą liczbę jednostek podległych, warto uporządkować kartoteki kontrahentów, identyfikatory IDWew, NIP-y oraz ustawienia wysyłki danych odbiorcy. Dzięki temu faktury do KSeF będą wystawiane powtarzalnie, bez ręcznego poprawiania każdej pozycji.

Jeśli faktury na JST w Optimie nie trafiają do KSeF tak, jak powinny, warto najpierw uporządkować kartoteki i konfigurację, zamiast szukać obejść na pojedynczym dokumencie.

Zgłoś się, pomożemy sprawdzić i ustawić ten proces w Comarch ERP Optima.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • / 0 Comments

Korekta faktury zakupu w preliminarzu płatności Optima – dlaczego jej nie widać?

W Comarch ERP Optima użytkownicy często oczekują, że korekta do faktury zakupu automatycznie pojawi się w preliminarzu płatności i pomniejszy kwotę do zapłaty z dokumentu pierwotnego. Logicznie ma to sens, bo korekta zmniejszająca wartość faktury powinna wpływać na rozliczenie z dostawcą. W praktyce wszystko zależy od tego, czy korekta ma wygenerowaną własną płatność, czy została obsłużona wyłącznie przez rozrachunki.

Jeżeli korekta faktury zakupu nie pojawia się w preliminarzu płatności, nie zawsze oznacza to błąd programu. Często wynika to z ustawień dokumentu, formy płatności, terminu płatności albo sposobu rozliczania korekt w konkretnej bazie.

Kiedy korekta FZ będzie widoczna w preliminarzu płatności?

Korekta do faktury zakupu będzie widoczna w preliminarzu wtedy, gdy podczas jej wystawiania powstanie zdarzenie płatności. To zdarzenie musi mieć określoną formę płatności, termin płatności i podmiot, tak aby Optima mogła pokazać je w module Kasa/Bank jako element do rozliczenia.

Jeżeli korekta ma osobną płatność, w preliminarzu może pojawić się jako pozycja zmniejszająca zobowiązanie albo jako dokument, który można rozliczyć z pierwotną płatnością z faktury zakupu. Dokładny efekt zależy od konfiguracji bazy, sposobu pracy z rozrachunkami i ustawień dokumentów.

<screen>

Dlaczego korekty nie widać w preliminarzu?

Najczęstszy powód jest prosty: korekta nie wygenerowała płatności. Może być „spięta” wyłącznie z rozrachunkiem dokumentu pierwotnego, czyli wpływa na rozliczenie faktury, ale nie tworzy oddzielnego wpisu w preliminarzu płatności.

Warto też sprawdzić, czy na korekcie uzupełniono formę płatności i termin płatności. Bez tych danych dokument może nie zachowywać się tak, jak użytkownik oczekuje w preliminarzu. Znaczenie mają również parametry wystawiania korekt, bo w niektórych konfiguracjach korekta może być rozliczana bez tworzenia nowej płatności.

Co sprawdzić na korekcie faktury zakupu?

Najpierw trzeba wejść w dokument korekty FZ i sprawdzić, czy korekta posiada dane płatności. Kluczowe są forma płatności, termin oraz informacja, czy dokument tworzy zdarzenie w preliminarzu. Jeśli korekta nie ma własnej płatności, nie będzie czego pokazać jako osobnej pozycji w preliminarzu.

Drugim krokiem jest sprawdzenie sposobu rozliczenia z fakturą pierwotną. Jeżeli korekta jest rozliczana bezpośrednio przez rozrachunki z fakturą zakupu, jej wpływ może być widoczny w rozliczeniu dokumentów, ale niekoniecznie jako oddzielna płatność w preliminarzu.

<screen>

Korekta pomniejszająca kwotę do zapłaty a rozrachunki

Korekta pomniejszająca kwotę do zapłaty może działać na dwa sposoby. Może wygenerować własną płatność, którą później rozlicza się z pierwotnym zobowiązaniem, albo może zostać uwzględniona w rozrachunkach bez osobnego zdarzenia płatności. Dla użytkownika różnica jest istotna, bo w pierwszym wariancie korekta jest widoczna w preliminarzu, a w drugim może być widoczna dopiero na poziomie rozliczeń.

Dlatego nie warto patrzeć tylko na samą listę w preliminarzu. Trzeba sprawdzić cały tor dokumentu: fakturę zakupu, korektę, rozrachunki, wygenerowane płatności i ustawienia dotyczące wystawiania korekt.

Czy da się wymusić widoczność korekty w preliminarzu?

Jeżeli celem jest to, aby korekta pojawiała się w preliminarzu jako osobna pozycja, trzeba doprowadzić do tego, żeby korekta generowała płatność. Nie chodzi jednak o przypadkowe ręczne dopisywanie zapisów, tylko o poprawne ustawienie dokumentu i parametrów pracy w bazie.

Najbezpieczniej zacząć od weryfikacji konfiguracji na testowym przykładzie: wystawić korektę do FZ, sprawdzić, czy powstała płatność, zobaczyć, jak pojawia się w preliminarzu i jak rozlicza się z dokumentem pierwotnym. Dopiero wtedy warto zmieniać ustawienia procesu dla większej liczby dokumentów.

<screen>

Perspektywa ELTE-S

Przy korektach faktur zakupu najważniejsze jest rozdzielenie dwóch rzeczy: wpływu korekty na rozrachunek oraz widoczności korekty jako zdarzenia w preliminarzu płatności. To nie zawsze jest ten sam mechanizm. Dokument może korygować wartość zobowiązania, ale jeśli nie wygenerował płatności, użytkownik nie zobaczy go w preliminarzu jako oddzielnej pozycji.

Jeżeli w firmie korekty mają regularnie pomniejszać kwoty do zapłaty i być widoczne w module Kasa/Bank, warto uporządkować sposób wystawiania korekt, płatności i rozrachunków. Dzięki temu księgowość widzi dokładnie, które dokumenty są do rozliczenia, a które zostały już skompensowane z fakturą pierwotną.

Jeśli korekty FZ w Optimie nie pokazują się w preliminarzu tak, jak oczekujesz, warto sprawdzić konfigurację zanim zaczniesz ręcznie poprawiać płatności i rozrachunki.

Zgłoś się, pomożemy uporządkować ten proces w Comarch ERP Optima.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • / 0 Comments

Jak wydrukować KPiR w Comarch ERP Optima i sprawdzić, czy to właściwy wydruk?

Wydruk KPiR w Optimie potrafi zmylić, szczególnie gdy użytkownik szuka go z poziomu faktur, rejestrów VAT albo ogólnych zestawień. Program ma kilka miejsc z wydrukami, ale prawidłowej Księgi Przychodów i Rozchodów należy szukać w module księgowym, w obszarze Księgi podatkowej.

Gdzie wejść, żeby wydrukować KPiR?

W Comarch ERP Optima przejdź do modułu Księgowość, a następnie do Księgi podatkowej. To właśnie z listy zapisów KPiR należy uruchomić wydruk księgi. Nie zaczynaj od faktur ani rejestrów VAT, bo z tych miejsc możesz wydrukować dokumenty źródłowe, zestawienia albo raporty, ale niekoniecznie właściwą księgę.

<screen>

Na liście zapisów KPiR wybierz przycisk Drukuj / Wydruki i wskaż wydruk „Księga podatkowa”. W zależności od wersji i dostępnych wariantów możesz też zobaczyć opcje z podsumowaniem albo ustaleniem dochodu. Następnie ustaw okres, którego ma dotyczyć wydruk, i wygeneruj podgląd.

<screen>

Jak powinien wyglądać prawidłowy wydruk?

Prawidłowy wydruk KPiR powinien przypominać urzędowy układ księgi. Powinien zawierać nagłówek z danymi firmy, tabelę z zapisami oraz kolumny dotyczące przychodów i kosztów. Na wydruku powinny pojawić się również podsumowania dla wskazanego okresu, a przy odpowiednim wariancie także elementy potrzebne do ustalenia dochodu.

Jeśli zamiast tego widzisz listę faktur, raport sprzedaży, rejestr VAT albo inne zestawienie, to najczęściej oznacza, że wydruk został uruchomiony z niewłaściwego miejsca. W takiej sytuacji wróć do Księgowość -> Księga podatkowa i wybierz wydruk bezpośrednio z listy zapisów KPiR.

Dlaczego miejsce uruchomienia wydruku ma znaczenie?

Optima generuje wydruki kontekstowo. To znaczy, że inne wydruki są dostępne na liście faktur, inne w rejestrach VAT, a inne w Księdze podatkowej. Jeżeli użytkownik znajduje się w złym module, może wybrać poprawnie wyglądający raport, który jednak nie jest wydrukiem KPiR.

Przy kontroli albo archiwizacji dokumentów liczy się nie tylko to, że wydruk zawiera kwoty, ale też to, czy jest to właściwy wzór księgi. Dlatego warto zawsze sprawdzić nazwę wybranego wydruku oraz miejsce, z którego został uruchomiony.

Co ze wzorami od 2026 roku?

Dla zapisów księgowanych od 01.01.2026 Optima korzysta z nowych wzorów KPiR. Jeżeli porównujesz wydruk z wcześniejszymi latami, wygląd lub układ może się różnić. To nie musi oznaczać błędu. Ważne jest, czy wydruk został wygenerowany z Księgi podatkowej i dla prawidłowego okresu.

Jeśli masz wątpliwość, najlepiej wygenerować podgląd dla krótkiego zakresu, np. jednego miesiąca, i sprawdzić, czy dane układają się w kolumnach księgi, a nie w formie listy dokumentów.

Perspektywa ELTE-S: najpierw właściwy moduł, potem wzór wydruku

Przy wydrukach w Optimie łatwo pomylić podobnie brzmiące raporty. KPiR trzeba drukować z Księgi podatkowej, bo dopiero wtedy system pokazuje właściwe wzory dla tej ewidencji. Jeśli użytkownik zacznie od faktur albo rejestrów VAT, może otrzymać dokument poprawny technicznie, ale nie ten, którego potrzebuje jako wydruku księgi.

Jeśli masz problem z ustaleniem, który wydruk KPiR w Optimie jest właściwy i czy układ zgadza się z prowadzoną ewidencją, warto sprawdzić konfigurację oraz ścieżkę wydruku zanim zapiszesz lub przekażesz dokument dalej.

Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • / 0 Comments

Faktury KSeF widoczne w Optimie, ale system twierdzi, że nie są pobrane – jak to naprawić?

To dość mylący przypadek: użytkownik widzi faktury w zakładce KSeF, ale przy próbie przeniesienia części dokumentów do rejestru VAT Optima zgłasza, że faktury rzekomo nie są pobrane. Sama aktualizacja programu nie zawsze rozwiązuje taki problem, bo kluczowe jest odświeżenie pobrania dokumentów z KSeF dla właściwego zakresu dat.

Widoczna faktura nie zawsze oznacza gotowość do przeniesienia

To, że faktura znajduje się na liście w zakładce KSeF, nie musi oznaczać, że jest pobrana w sposób pozwalający od razu przenieść ją do rejestru VAT. Lista może pokazywać dokumenty, które system widzi w obszarze KSeF, ale dla części z nich trzeba jeszcze wykonać pobranie lub odświeżenie danych.

Dlatego komunikat o braku pobrania nie musi oznaczać, że faktury w ogóle nie ma w KSeF. Oznacza raczej, że Optima nie ma jej lokalnie w takim stanie, który pozwala wykonać kolejny krok, czyli przeniesienie do rejestru VAT.

Co zrobić na zakładce KSeF?

Na zakładce KSeF trzeba wybrać u góry opcję „Pobierz faktury”. Przy pobieraniu można wskazać konkretną datę, z której pochodzi faktura sprawiająca problem. Jeśli problem dotyczy faktur z lipca, najlepiej zawęzić pobieranie do tej daty lub zakresu dat, w którym znajduje się dokument, którego nie da się przenieść.

<screen>

Po takim pobraniu warto wrócić do listy faktur KSeF i ponownie spróbować przenieść dokument do rejestru VAT. Jeżeli faktura została poprawnie pobrana, komunikat o tym, że dokument nie jest pobrany w KSeF, nie powinien już blokować operacji.

<screen>

Dlaczego warto wskazać konkretną datę?

Przy większej liczbie dokumentów pobieranie szerokiego zakresu może trwać dłużej i utrudniać diagnostykę. Wskazanie konkretnej daty pozwala szybciej sprawdzić, czy problem dotyczy pojedynczego dokumentu, konkretnego dnia czy szerszego zakresu faktur. To szczególnie przydatne, gdy tylko część faktur z lipca nie chce przejść do rejestru VAT, a pozostałe działają poprawnie.

Jeśli po pobraniu konkretnej daty problem nadal występuje, wtedy warto sprawdzić szczegóły dokumentu, status pobrania, komunikaty programu oraz to, czy faktura nie była już wcześniej obsługiwana inną ścieżką. Na pierwszym etapie nie ma jednak sensu zaczynać od przebudowy konfiguracji – najpierw trzeba wymusić pobranie faktury z zakładki KSeF.

Czy aktualizacja wystarczy?

Sama aktualizacja programu może być potrzebna, ale nie zawsze wystarczy. Aktualizacja poprawia mechanizmy programu, natomiast nie oznacza automatycznie, że wszystkie problematyczne dokumenty z poprzednich dni zostaną ponownie pobrane i przygotowane do przeniesienia. Dlatego po aktualizacji nadal trzeba wykonać pobranie faktur z właściwej daty.

To ważne szczególnie przy dokumentach z wcześniejszego okresu, np. z lipca. Jeśli faktury były widoczne przed aktualizacją, ale ich stan pobrania nie pozwalał na przeniesienie, ponowne pobranie może być konieczne.

Perspektywa ELTE-S: najpierw odśwież pobranie, potem diagnozuj dalej

Przy problemach z KSeF w Optimie łatwo założyć, że skoro faktura jest widoczna na liście, to musi być gotowa do przeniesienia. W praktyce warto rozdzielić widoczność dokumentu od jego pełnego pobrania. Jeśli program mówi, że faktura nie jest pobrana, pierwszym krokiem powinno być ponowne użycie opcji „Pobierz faktury” dla konkretnej daty.

Jeśli faktury z KSeF są widoczne, ale nadal blokują przeniesienie do rejestru VAT, warto uporządkować proces pobierania i sprawdzić status problematycznych dokumentów, zanim zaczniesz szukać błędu w całej konfiguracji KSeF.

Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami