/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima • KSeF/ • • • • • / 0 Comments

Błędnie zaimportowana cena z KSeF w Optimie – jak skorygować zamknięty obieg?

Znasz tę sytuację? Pobierasz fakturę zakupową z Krajowego Systemu e-Faktur do Comarch ERP Optima. Na pierwszy rzut oka wszystko wygląda w porządku, więc puszczasz dokument dalej w obieg. Zatwierdzasz fakturę, z automatu powstaje dokument przyjęcia (PZ), a następnie towar zostaje sprzedany i zdejmujesz go z magazynu (rozchód). Na koniec miesiąca księgowość wysyła JPK-VAT i wylicza zaliczkę.

Aż nagle ktoś zauważa błąd. Okazuje się, że system źle zinterpretował plik XML i zaczytał złą cenę jednostkową z faktury KSeF, co lawinowo przełożyło się na błędne kwoty netto, VAT i brutto w całym obiegu. Jak to teraz odkręcić, skoro dokumenty są zamknięte, a towar sprzedany?

Nie panikuj – system sobie poradzi

Na pierwszy rzut oka sytuacja wydaje się beznadziejna, ponieważ błędna cena “rozlała się” już po całym systemie: od magazynu po pliki wysłane do urzędu skarbowego. Wiele osób myśli w tym momencie o ręcznym “grzebaniu” w bazie SQL lub siłowym anulowaniu dziesiątek powiązanych dokumentów.

Dobra wiadomość jest taka, że architektura Comarch ERP Optima została zaprojektowana na wypadek takich zdarzeń. Nie musisz ręcznie cofać każdego kroku.

Jak naprostować błąd krok po kroku?

Cały proces prostowania błędnej kwoty opiera się na naturalnych mechanizmach księgowo-handlowych. Zamiast cofać czas, musisz po prostu zaksięgować zmianę.

Wystaw korektę do Faktury Zakupu (FZ)

Odszukaj w systemie tę błędną, zatwierdzoną fakturę zakupu i wystaw do niej korektę w module Handel. Popraw na niej wartości tak, aby zgadzały się ze stanem faktycznym.

Pozwól zadziałać automatyzacji

W momencie zatwierdzenia tej korekty, Optima sama zajmie się resztą w obszarze magazynowym. System posiada funkcję automatycznego aktualizowania powiązanych dokumentów. Sam wygeneruje odpowiednie korekty do dokumentu przyjęcia zewnętrznego (PZ) i zaktualizuje wartości dla towarów, które zostały już z tego PZ rozchodowane.

Przenieś dokument do Rejestru VAT

Gdy strona handlowo-magazynowa jest już poprawna, musisz zaktualizować księgowość. Przenieś wystawioną korektę FZ do odpowiedniego rejestru VAT zakupów.

Złóż korekty w urzędzie

Ponieważ poprzedni miesiąc został już zamknięty i wysłany, pozostaje formalność przed urzędem skarbowym. Na podstawie zaktualizowanego Rejestru VAT wylicz ponownie zaliczkę na podatek dochodowy (będzie różnica w kosztach) oraz wygeneruj i wyślij korektę pliku JPK_V7.

Perspektywa ELTE-S: Błędy importu to sygnał ostrzegawczy

Dlaczego w ogóle doszło do błędnego zaczytania ceny z KSeF? Pliki XML z platformy ministerstwa mają sztywną strukturę, ale wystawcy faktur często umieszczają rabaty, upusty czy specyficzne zaokrąglenia w nietypowych polach, co potrafi zdezorientować standardowy mechanizm importu w Optimie.

Zamiast tracić czas na późniejsze robienie korekt i wysyłanie wyjaśnień do urzędu skarbowego, warto zainwestować w ułożenie procesu weryfikacji dokumentów z KSeF jeszcze w buforze.

Jeżeli Twoja Optima ma problemy z prawidłowym interpretowaniem faktur od kluczowych dostawców, nie zostawiaj tego własnemu losowi. W ELTE-S pomożemy przeanalizować pliki XML i skonfigurujemy system lub dostarczymy odpowiednie rozszerzenia tak, aby wyeliminować błędy u samego źródła.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • KSeF/ • • • • • / 0 Comments

Jakie rozwiązanie wybrać, by pobierać faktury z KSeF do Comarch ERP?

Znasz tę sytuację? Przepisy nakładają nowy obowiązek, wchodzisz na stronę producenta lub do cennika i gubisz się w gąszczu dostępnych pakietów. Szukasz modułu do pobierania faktur z KSeF, ale widzisz tylko zróżnicowane pakiety dokumentowe.

Często klienci pytają nas: „Który program kupić, żeby Optima albo XL w ogóle zaczął widzieć KSeF i zaciągał z niego faktury kosztowe?”. Odpowiedź jest o wiele prostsza, niż mogłoby się wydawać, ale wymaga zrozumienia, jak Comarch podszedł do integracji z rządową platformą.

Moduł KSeF jest już w Twoim systemie

Najważniejsza informacja, która często umyka w gąszczu cenników: nie musisz kupować osobnego programu ani wtyczki do obsługi KSeF.

Comarch wbudował funkcjonalność komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur bezpośrednio w jądro swoich systemów (Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL). Mechanizmy autoryzacji, wysyłki faktur sprzedażowych oraz importu faktur zakupowych są tam od dawna dostępne. To zintegrowane rozwiązanie, które po prostu czeka na odpowiednią parametryzację.

Czym zatem są pakiety w sklepie Comarchu?

Pakiet to tylko przepustowość (liczba dokumentów)

Kupując “Pakiet Comarch KSeF”, nie kupujesz narzędzia do importu. Kupujesz pakiet przesyłowy, czyli czasowy limit dokumentów, które Twój system może przetworzyć w komunikacji z serwerami Ministerstwa Finansów.

To trochę jak z abonamentem na telefon – sam aparat (funkcję KSeF w ERP) już masz, teraz dobierasz paczkę minut (limit faktur).

Każda operacja wymiany e-faktury (zarówno wysłana przez Ciebie faktura sprzedaży, jak i pobrana od dostawcy faktura zakupu) pomniejsza ten limit. Dlatego wybór odpowiedniego pakietu z cennika sprowadza się wyłącznie do matematyki.

Jak poprawnie dobrać wielkość pakietu?

Aby uniknąć przepłacania za niewykorzystane limity, lub odwrotnie – zablokowania pracy firmy w połowie roku przez wyczerpany pakiet, wykonaj proste obliczenie:

1. Sprawdź, ile średnio faktur sprzedaży (oraz korekt) wystawiasz w ciągu miesiąca.

2. Sprawdź, ile średnio faktur kosztowych otrzymujesz od swoich kontrahentów w miesiącu.

3. Dodaj obie te wartości i pomnóż przez 12 (miesięcy).

4. Do otrzymanego wyniku dodaj około 10-15% bufora na rozwój firmy.

Wynik wskaże Ci przedział, w jakim powinieneś szukać pakietu Comarch KSeF. Jeśli przekraczasz dany limit o zaledwie kilkadziesiąt dokumentów, warto rozważyć nieco wyższy wariant, by uniknąć przestojów.

Perspektywa ELTE-S: Zaplanuj wdrożenie z wyprzedzeniem

Brak konieczności zakupu osobnego modułu to świetna wiadomość, jednak samo uruchomienie pakietu i wpisanie tokena do systemu to dopiero początek drogi. Prawdziwe wyzwanie to odpowiednie zmapowanie procesów: jak księgować pobrane faktury, jak zautomatyzować przypisywanie kategorii, czy jak obsłużyć sytuacje, w których NIP kontrahenta nie zgadza się z kartoteką.

Jeżeli stoisz przed wyborem pakietu i zastanawiasz się, jak poprawnie zintegrować i zoptymalizować proces importu faktur kosztowych z KSeF do Comarch ERP – nie zgaduj. Skonsultuj to z nami, a dobierzemy rozwiązanie skrojone pod Twoje wolumeny dokumentów i doradzimy, jak zautomatyzować to na poziomie księgowości.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Bez kategorii • Comarch ERP Optima • KSeF/ • • • • • / 0 Comments

Błąd walidacji KSeF w Optimie: „Nieprawidłowy format wartości” – jak wysłać zablokowaną korektę?

Znasz tę sytuację? Wgrywasz najnowszą aktualizację systemu (np. 2026.5.1), chcesz wysłać fakturę do KSeF, a na ekranie pojawia się ściana tekstu o błędach walidacji i niespełnieniu wymaganego wzorca.

O ile przy nowej fakturze możesz ją po prostu wycofać do bufora, wyczyścić kontrahenta i załadować jego dane od nowa, o tyle przy fakturze korygującej trafiasz na ścianę. Dane nabywcy są tam całkowicie zablokowane. System nie pozwala poprawić błędnego wpisu na samym dokumencie, a platforma ministerstwa twardo odrzuca plik XML. Co dokładnie blokuje wysyłkę i jak z tego wybrnąć?

Zły format, czyli dlaczego KSeF odrzuca dokument?

Komunikat o błędzie: „Wartość ‘7340009446’ nie spełnia wymaganego wzorca” jest wbrew pozorom bardzo nietypowy. Zazwyczaj Comarch precyzyjnie informuje w logach walidacji, z jakim dokładnie polem jest problem (np. pojawia się informacja, że minimalna liczba znaków to 2, albo że występuje błędna struktura ID-wew). W tym przypadku komunikat jest jednak niepokojąco ogólny – sam producent raczej nie przewidział takiego scenariusza.

Prawdziwą przyczyną blokady jest to, że NIP trafił w zupełnie nieodpowiednie pole. Może to być efekt “namieszania” z oddziałami lub łączeniem kart. Jednak bardzo prawdopodobnym scenariuszem jest to, że dokument został dodany poprzez zewnętrzną aplikację. Wtedy pole, w którym błędnie zapisano NIP, może być w ogóle niewidoczne z poziomu interfejsu Optimy. Błąd da się zlokalizować dopiero po zejściu “pod bazę” (czyli analizując strukturę bezpośrednio na poziomie bazy danych).

Jak odblokować wysyłkę faktury korygującej?

Wiele osób myśli, że wystarczy poprawić kartę kontrahenta i po prostu wysłać dokument jeszcze raz. Niestety to tak nie działa. Kiedy Optima pobierze już błędne dane na dokument, sama poprawa w kartotece głównej nic nie da, bo dokument “pamięta” stary, zły wpis.

Aby naprawić ten błąd i odblokować wysyłkę, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź do głównej bazy (Ogólne -> Kontrahenci).

2. Znajdź kartotekę problematycznego kontrahenta, sprawdź pola i popraw błędnie przypisane wartości (np. wyczyść numery NIP z niewłaściwych rubryk). Zapisz zmiany.

3. Wróć do zablokowanej faktury korygującej.

4. Zaktualizuj dane na samym dokumencie. Użyj prawego przycisku myszy na fakturze i wybierz opcję aktualizacji danych kontrahenta (funkcja ta jest dostępna, o ile Twój operator ma do niej nadane uprawnienia).

5. Dopiero po zaktualizowaniu danych bezpośrednio na dokumencie ponów próbę wysyłki do KSeF.

Dzięki ręcznemu wymuszeniu aktualizacji na poziomie samego dokumentu, Optima nadpisze “zepsute” dane tymi świeżo poprawionymi w kartotece. Wtedy walidacja powinna przejść bez problemu.

Perspektywa ELTE-S: Higiena bazy to klucz do sukcesu z KSeF

Problemy z walidacją formatów to doskonały dowód na to, jak rygorystyczny i bezlitosny pod kątem ustandaryzowanych danych jest KSeF. Jeśli w bazie kontrahentów panuje bałagan (błędne i podwójne kody krajów, numery NIP z myślnikami, powciskane w złe pola prefiksy), błędy podczas wysyłki będą pojawiać się przy co drugiej operacji.

Brak systematycznego audytu i weryfikacji bazy danych przed pełnym wejściem e-Faktur w życie po prostu zemści się podwójnie w postaci zablokowanych dokumentów i nieotrzymanych płatności.

Jeśli wciąż masz problemy z masową walidacją bazy danych lub optymalizacją procesu KSeF w swojej Optimie, chętnie pomożemy.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima • KSeF/ • • • • • / 0 Comments

Seryjny zapis wizualizacji faktur zakupowych z KSeF w Optimie – czy to możliwe?

Pobierasz faktury zakupu z Krajowego Systemu e-Faktur i chcesz zarchiwizować je na dysku w formie czytelnych dokumentów PDF. Wchodzisz na listę, podglądasz pojedynczą fakturę i bez problemu zapisujesz jej wizualizację.

Znasz tę sytuację?

Problem pojawia się, gdy na koniec miesiąca musisz pobrać nie jedną, a na przykład sto takich faktur dla biura rachunkowego, zarządu lub po prostu do własnego archiwum. Naturalnym odruchem jest zaznaczenie wszystkich dokumentów na liście i szukanie opcji “zapisz seryjnie do PDF”. Niestety, przycisk nie istnieje lub nie działa tak, jakbyś tego oczekiwał.

Dlaczego nie mogę wyeksportować wielu faktur naraz?

Wielu użytkowników spędza godziny na przeszukiwaniu forów i instrukcji, myśląc, że to kwestia ukrytego parametru lub braku uprawnień. Prawda jest jednak znacznie prostsza i dotyczy samej wersji oprogramowania.

W systemie Comarch ERP Optima w wersji do 2026.4 mechanizm seryjnego eksportu wizualizacji faktur zakupowych pobranych z KSeF do plików PDF nie jest w pełni wspierany. Obecnie oprogramowanie pozwala jedynie na generowanie i zapisywanie wizualizacji pojedynczo – dokument po dokumencie.

Dla księgowości obsługującej duże wolumeny dokumentów jest to proces niezwykle żmudny i nieefektywny.

Kiedy możemy spodziewać się zmiany?

Rozwój narzędzi związanych z KSeF to obecnie jeden z priorytetów producenta. Środowisko księgowe mocno naciska na automatyzację tego obszaru, a funkcja seryjnego zapisu wizualizacji jest jedną z najczęściej zgłaszanych sugestii.

Z naszych analiz i doświadczenia wynika, że braki tego typu są bardzo szybko łatane. Istnieje ogromne prawdopodobieństwo, że opcja seryjnego pobierania paczki PDF-ów zostanie udostępniona w dużej aktualizacji systemu – najpewniej w wersji 2026.5 lub kolejnych poprawkach.

Perspektywa ELTE-S: Bądź na bieżąco z aktualizacjami

Czekanie na oficjalną aktualizację producenta wymaga cierpliwości. W ELTE-S zawsze doradzamy, aby w przypadku takich braków upewnić się, czy dana funkcja nie pojawiła się w najnowszym wydaniu programu. Regularne aktualizowanie Optimy to gwarancja dostępu do najświeższych rozwiązań, zwłaszcza w tak dynamicznym obszarze jak KSeF.

Jeżeli brak seryjnego pobierania wizualizacji całkowicie paraliżuje Twoją pracę i nie możesz czekać na nową wersję, zapraszamy do rozmowy. Często jesteśmy w stanie wygenerować dedykowane skrypty eksportujące lub zaproponować rozwiązania poboczne dla masowego przetwarzania dokumentów.

Potrzebujesz pomocy z aktualizacją systemu lub optymalizacją pracy z KSeF?

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch OCR • KSeF/ • • • • • / 0 Comments

Comarch OCR a KSeF po 31 lipca 2026 r. – czy musisz kupować dwa pakiety w Optimie?

Wielkimi krokami zbliża się koniec darmowego okresu dostępowego do wymiany dokumentów z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w systemach Comarch. Dla wielu użytkowników data 31 lipca 2026 roku rodzi sporo pytań o koszty i konieczność wykupywania dodatkowych licencji czy pakietów.

Szczególne wątpliwości mają firmy, które od dawna korzystają już z usługi Comarch OCR (służącej do automatycznego sczytywania danych z faktur kosztowych). Czy mając aktywny pakiet OCR, musisz dodatkowo kupować osobny pakiet Comarch KSeF, aby pobierać e-faktury z ministerstwa?

Masz Comarch OCR? Nie musisz kupować Comarch KSeF

Dobra informacja jest taka: nie musisz zamawiać osobnego pakietu Comarch KSeF.

Jeżeli w Twojej firmie działa już Comarch OCR (w usłudze Comarch OCR&KSeF), będziesz miał nieprzerwany dostęp do KSeF również po 31 lipca 2026 r. Jedyne, o czym bezwzględnie musisz pamiętać, to aktualizacja programu – do poprawnego działania wymagana jest Optima w wersji co najmniej 2026.4.1.

Po zakończeniu darmowego okresu promocyjnego, system zacznie po prostu automatycznie pobierać opłaty (strony/dokumenty) z Twojej bieżącej puli pakietu OCR.

Brzmi wygodnie, prawda?

Zanim jednak uznasz temat za zamknięty, warto przyjrzeć się kosztom.

Wygoda vs ekonomia: dlaczego warto jednak dokupić pakiet KSeF?

Brak przymusu zakupu nowego pakietu to jedno, ale opłacalność tego rozwiązania to zupełnie inna sprawa.

W praktyce rozliczanie pobranych z KSeF dokumentów z puli pakietu OCR jest najzwyczajniej w świecie bardzo drogie. Koszty przetwarzania dokumentów w usłudze OCR są nieporównywalnie wyższe niż w dedykowanej, tańszej usłudze Comarch KSeF. Jeśli pobierasz z urzędu dziesiątki lub setki faktur w miesiącu i system zacznie “zjadać” na to Twój drogi pakiet OCR, błyskawicznie przepalisz limit, za który słono zapłaciłeś.

Dlatego z czysto biznesowego punktu widzenia, najbardziej opłaca się dokupić dedykowany (tańszy) pakiet Comarch KSeF.

Co się stanie, gdy będę miał dwa pakiety naraz?

Comarch przewidział taką sytuację i rozwiązał to bardzo przyjaźnie dla portfela użytkowników. Możesz bez obaw posiadać jednocześnie usługi Comarch OCR&KSeF oraz Comarch KSeF.

Jeśli masz aktywne oba pakiety, system wbudowany w Optimę działa inteligentnie: w pierwszej kolejności zawsze zużywa pulę z tańszego rozwiązania, czyli Comarch KSeF. Twój droższy pakiet OCR pozostaje nienaruszony i jest wykorzystywany wyłącznie do tego, do czego został stworzony – czyli do skanowania tradycyjnych papierowych faktur i PDF-ów.

Jeśli masz wątpliwości, jak zoptymalizować koszty usług chmurowych i pakietów w swojej Optimie – jesteśmy do dyspozycji.

Skontaktuj się z nami