Zaksięgowana lista płac a brakujące godziny zleceniobiorcy – jak to rozwiązać w Optimie?
Rozliczasz grupę zleceniobiorców. Podstawą wypłaty jest zestawienie godzin, które pracownicy dosyłają na koniec miesiąca. Wszystko idzie gładko, lista płac zostaje wygenerowana, sprawdzona i ostatecznie zaksięgowana w systemie.
I wtedy pojawia się on – spóźniony pracownik, który właśnie dosłał swoje godziny. Próbujesz dopisać go do zamkniętej listy płac, aby wyrównać mu wynagrodzenie, ale Comarch ERP Optima bezwzględnie blokuje tę operację. Przycisk dodawania wypłaty jest nieaktywny, a system informuje, że dokument posiada już status zaksięgowanego.
Co zrobić w takiej sytuacji? Jak wypłacić zaległe pieniądze, nie robiąc bałaganu w księgach i rozliczeniach ZUS?
Dlaczego system blokuje edycję?
Blokada edycji zaksięgowanej listy płac to jeden z najważniejszych mechanizmów kontrolnych w każdym systemie Comarch ERP. Zapobiega to sytuacjom, w których wartości wysłane już do księgowości (i potencjalnie do urzędu skarbowego w postaci zaliczek) ulegają cichej zmianie w module kadrowym. Rozjechałyby się wtedy koszty, zobowiązania i deklaracje.
Z tego powodu zasada jest prosta: zaksięgowana lista płac jest święta. Nie da się do niej “tylko na chwilę” dopisać jednej wypłaty.
Rozwiązanie: Odrębna lista płac (nowy symbol)
Wiele osób w panice zastanawia się nad całkowitym wyksięgowaniem listy, otwarciem jej na nowo i ponownym puszczaniem przez cały obieg. To niepotrzebne ryzyko, zwłaszcza jeśli lista obejmuje kilkudziesięciu innych, prawidłowo rozliczonych pracowników.
Najczystszym, najbezpieczniejszym i rekomendowanym przez specjalistów sposobem na wyjście z tej sytuacji jest utworzenie nowej, dodatkowej listy płac.
Jak to zrobić?
1. Wejdź w moduł Płace i Wypłaty.
2. Dodaj nową listę płac za ten sam miesiąc rozliczeniowy (np. maj), ale użyj dla niej osobnego symbolu (jeśli główna lista ma symbol UZ, stwórz symbol np. UZ_DOD lub UZ2).
3. Ogranicz tę listę wyłącznie do tego jednego, spóźnionego pracownika.
4. Naczyl na niej wynagrodzenie na podstawie nowo wprowadzonych godzin.
5. Zamknij i zaksięguj tę nową, dodatkową listę niezależnie od pierwszej.
<screen>
Dzięki takiemu podejściu główna lista pozostaje nienaruszona, a spóźniony pracownik zostaje poprawnie rozliczony w tym samym okresie. Wszystkie deklaracje ZUS, PIT oraz księgowania zbiorą kwoty z obu list i poprawnie się zbilansują.
Perspektywa ELTE-S: Zadbaj o przepływ informacji
Przypadki ze spóźnionymi zestawieniami godzin to klasyczny przykład tego, jak brak twardych procedur wewnątrz firmy uderza w dział kadr. Narzędzia ERP są bezlitosne dla opóźnień.
Jeżeli w Twojej firmie pracownicy regularnie zapominają o raportowaniu czasu pracy, a działy księgowości tracą czas na generowanie paczek z listami dodatkowymi i korektami, warto pomyśleć o uszczelnieniu samego procesu na wejściu. Moduły takie jak Comarch HRM pozwalają na samodzielne, elektroniczne raportowanie czasu pracy przez zleceniobiorców z twardymi blokadami czasowymi. Oszczędza to nerwy księgowym i eliminuje problem “zapomnianych” godzin.
Jeśli konfiguracja list płac w Twojej firmie sprawia trudności lub potrzebujesz ułożyć obieg dokumentów kadrowych w Optimie od nowa, odezwij się.
Porozmawiajmy o usprawnieniach.
