W kadrach często pojawia się potrzeba przygotowania dokumentu, który potwierdza zmianę warunków pracy lub płacy pracownika. Może chodzić o zmianę wynagrodzenia, stanowiska, wymiaru etatu, miejsca pracy albo innych ustaleń wynikających z umowy. Użytkownicy Comarch ERP Optima szukają wtedy gotowego wydruku porozumienia zmieniającego i pytają, czy taki dokument można wygenerować bezpośrednio z programu.
W standardowej wersji Optimy trzeba rozdzielić dwie rzeczy: typowe porozumienie zmieniające oraz aneks do umowy. Domyślnie program udostępnia aneks do umowy, ale nie oznacza to, że każda firma znajdzie tam dokładnie taki wzór porozumienia, jakiego używa w swojej dokumentacji kadrowej.
Czy w Optimie jest gotowe porozumienie zmieniające?
W domyślnej Comarch ERP Optima nie ma typowego, standardowego wydruku porozumienia zmieniającego warunki pracy i płacy. Dostępny jest natomiast aneks do umowy, który może być używany przy zmianach warunków zatrudnienia, jeżeli odpowiada przyjętemu w firmie wzorowi dokumentu.
To ważne, bo w praktyce część firm używa pojęcia „aneks”, a część „porozumienie zmieniające”. Kadrowo oba dokumenty mogą być stosowane w zbliżonych sytuacjach, ale wzór, treść i nazewnictwo powinny być zgodne z polityką dokumentacyjną firmy.
Skąd wydrukować aneks do umowy w Optimie?
Aneks do umowy można wydrukować z poziomu kartoteki pracownika. To podstawowa ścieżka, gdy dokument dotyczy jednej osoby i użytkownik chce przygotować wydruk bezpośrednio z danych zapisanych na pracowniku.
<screen>
Jeżeli zmiana dotyczy większej grupy osób, warto skorzystać z listy pracowników i wydruków seryjnych kadrowych. Dzięki temu można przygotować aneksy seryjnie, bez wchodzenia osobno w każdą kartotekę pracownika.
<screen>
Co zrobić, jeśli firma potrzebuje dokładnego porozumienia zmieniającego?
Jeżeli standardowy aneks do umowy nie odpowiada temu, co firma chce wręczać pracownikom jako porozumienie zmieniające, najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie własnego wydruku lub dostosowanie szablonu. Taki dokument można oprzeć na danych z kartoteki pracownika, warunkach zatrudnienia i informacjach potrzebnych w procesie kadrowym.
Warto przy tym uważać, żeby nie traktować gotowego wydruku jako dokumentu uniwersalnego dla każdej organizacji. Wzory kadrowe często są konsultowane z prawnikiem lub działem HR, dlatego w Optimie najlepiej przygotować szablon zgodny z faktycznym procesem firmy.
Kiedy wystarczy aneks, a kiedy potrzebny jest własny wydruk?
Jeżeli zmiana dotyczy standardowych warunków zatrudnienia, a firmowy wzór dokumentu może być zgodny z aneksem dostępnym w Optimie, wystarczy skorzystać z wydruku aneksu do umowy. Jeżeli jednak organizacja ma własne brzmienie porozumienia, określone pola, dodatkowe klauzule albo chce zachować konkretną nazwę dokumentu, lepiej przygotować indywidualny wydruk.
Przy większej liczbie pracowników szczególnie ważne są wydruki seryjne. Nawet dobry wzór dokumentu nie pomoże, jeśli kadry będą musiały ręcznie kopiować dane do Worda dla każdej osoby. Wydruk seryjny pozwala ograniczyć ręczną pracę i zmniejszyć ryzyko pomyłek.
<screen>
Perspektywa ELTE-S
W tym temacie najważniejsze jest praktyczne podejście: standardowa Optima daje aneks do umowy, ale nie zawsze daje dokładnie taki dokument, jaki firma nazywa porozumieniem zmieniającym. Dlatego przed wdrożeniem szablonu warto ustalić, jaki dokument faktycznie ma być używany w organizacji i jakie dane powinien pobierać z kartoteki pracownika.
Jeżeli firma często przygotowuje zmiany warunków pracy i płacy, dobrze dopasowany wydruk kadrowy może zaoszczędzić dużo czasu. Zamiast ręcznie przepisywać dane do dokumentów, można oprzeć proces na danych z Optimy i generować dokumenty pojedynczo albo seryjnie.
Jeśli potrzebujesz w Optimie konkretnego porozumienia zmieniającego, a standardowy aneks nie wystarcza, warto przygotować dopasowany wydruk kadrowy zgodny z procesem firmy.
Zgłoś się, pomożemy przygotować taki szablon i uporządkować wydruki kadrowe w Comarch ERP Optima.
W kadrach i płacach zdarzają się sytuacje, w których wcześniej wprowadzony dzień wolny trzeba przenieść na inny termin. Problem pojawia się wtedy, gdy zmiana dotyczy większej liczby pracowników i ręczne poprawianie każdej osoby osobno byłoby zbyt czasochłonne. W Comarch ERP Optima można podejść do tego seryjnie, ale trzeba zwrócić uwagę na jedno ważne rozróżnienie: czy dzień wolny został wpisany w planie pracy, czy w czasie pracy.
To rozróżnienie jest kluczowe, bo poprawkę należy wykonać dokładnie w tym obszarze, w którym dzień został wcześniej wprowadzony. Inaczej użytkownik może zmienić plan, a rzeczywisty czas pracy nadal będzie pokazywał poprzednie dane, albo odwrotnie.
Czy dzień wolny można usunąć seryjnie?
Tak, zmianę można wykonać seryjnie z poziomu listy pracowników. Na dolnym pasku w Optimie dostępne są opcje seryjnego wstawiania dni po stronie planu pracy oraz po stronie czasu pracy. Dzięki temu można najpierw zastąpić błędnie wskazany dzień wolny dniem pracy, a następnie ustawić dzień wolny w nowym, właściwym terminie.
<screen>
Nie chodzi więc wyłącznie o „usunięcie” dnia wolnego, ale o poprawne nadpisanie wcześniejszego ustawienia. W praktyce najczęściej wykonuje się dwie operacje: przywrócenie dnia pracy w poprzednim terminie oraz wprowadzenie dnia wolnego w nowej dacie.
Plan pracy czy czas pracy – gdzie wykonać poprawkę?
Najważniejsza zasada jest prosta: jeśli dzień wolny był wprowadzony w planie pracy, poprawkę należy wykonać w planie pracy. Jeśli dzień wolny był wprowadzony od strony czasu pracy, poprawkę należy wykonać w czasie pracy.
Plan pracy odpowiada za zaplanowany harmonogram pracownika. Czas pracy pokazuje natomiast faktyczną ewidencję albo dane wprowadzone do rozliczenia czasu pracy. Jeżeli użytkownik poprawi tylko jeden z tych obszarów, a pierwotny wpis znajduje się w drugim, zmiana może nie przynieść oczekiwanego efektu.
<screen>
Jak bezpiecznie wykonać seryjną zmianę?
Najpierw trzeba ustalić, gdzie dzień wolny został pierwotnie wpisany. Następnie na liście pracowników należy wybrać właściwą grupę osób i użyć funkcji seryjnej po odpowiedniej stronie: planu pracy albo czasu pracy. Po zastąpieniu błędnego dnia wolnego dniem pracy można seryjnie ustawić nowy dzień wolny w poprawnym terminie.
Przed wykonaniem operacji na większej grupie pracowników warto przetestować zmianę na jednej osobie albo małej grupie. Pozwala to sprawdzić, czy poprawka trafia we właściwe miejsce i czy nie wpływa niepotrzebnie na naliczenia, nieobecności albo rozliczenie czasu pracy.
Perspektywa ELTE-S
Przy seryjnych zmianach w kadrach najczęstszy błąd polega na mieszaniu planu pracy z czasem pracy. Z pozoru to podobne obszary, ale w Optimie pełnią różne funkcje. Dlatego przed masową poprawką trzeba ustalić, czy zmieniamy harmonogram, czy rzeczywistą ewidencję czasu.
Jeżeli firma często przenosi dni wolne, pracuje zmianowo albo obsługuje wiele harmonogramów, warto uporządkować zasady wprowadzania takich zmian. Dobrze ustawiony proces ogranicza ręczne poprawki i zmniejsza ryzyko błędów przy naliczaniu wynagrodzeń.
Jeśli masz problem z seryjnym poprawianiem dni wolnych, planów pracy albo czasu pracy w Comarch ERP Optima, warto sprawdzić konfigurację zanim zmiany obejmą większą grupę pracowników.
Zgłoś się, pomożemy uporządkować ten proces w kadrach i płacach Optimy.
Wystawianie faktur na jednostki samorządu terytorialnego w Comarch ERP Optima potrafi sprawić problem, szczególnie wtedy, gdy dokument dotyczy jednostki podrzędnej, która nie jest vatowcem albo nie da się jej pobrać z GUS. Użytkownik wpisuje dane ręcznie, wystawia fakturę tak jak zawsze, a mimo to dokument nie pojawia się jako faktura wystawiona na JST.
Najczęściej problem nie leży w samym pobieraniu danych z GUS, tylko w tym, jak ustawiono relację między nadrzędną JST a jednostką podrzędną na karcie kontrahenta i jak te dane są przekazywane do KSeF.
Kto powinien być nabywcą na fakturze dla JST?
Po centralizacji VAT głównym nabywcą na fakturze nie powinna być jednostka podrzędna, tylko nadrzędna jednostka samorządu terytorialnego, np. gmina, powiat albo inna jednostka nadrzędna rozliczająca VAT. Jednostka podrzędna powinna występować jako odbiorca.
To rozróżnienie jest kluczowe. Jeśli jednostka podrzędna zostanie wpisana jako główny nabywca, Optima może nie potraktować dokumentu jako faktury wystawionej na JST. Prawidłowy układ powinien odzwierciedlać relację: JST nadrzędna jako nabywca, jednostka podrzędna jako odbiorca.
Jak ustawić jednostkę podrzędną w Optimie?
Na karcie jednostki podrzędnej w Comarch ERP Optima trzeba wejść w zakładkę Ogólne i ustawić typ powiązania jako Jednostka Samorządu Terytorialnego. Następnie w polu Jednostka podlega pod należy wskazać nadrzędną JST, czyli właściwą gminę, powiat albo inną jednostkę nadrzędną.
<screen>
Dane jednostki podrzędnej można wpisać ręcznie. Brak możliwości pobrania danych z GUS nie jest tutaj problemem samym w sobie. Ważniejsze jest poprawne wskazanie relacji z nadrzędną JST oraz uzupełnienie identyfikatorów potrzebnych do KSeF.
Co z NIP-em i IDWew KSeF?
Jeżeli jednostka podrzędna ma NIP, należy go wpisać na jej karcie, nawet jeśli sama jednostka nie jest vatowcem. Sam fakt, że jednostka nie jest podatnikiem VAT, nie oznacza automatycznie, że nie może mieć danych identyfikacyjnych potrzebnych do poprawnego opisania odbiorcy.
Jeżeli jednostka podrzędna nie ma NIP-u, potrzebny będzie identyfikator IDWew KSeF. Taki identyfikator powinien zostać uzyskany od nadrzędnej JST. Bez niego prawidłowe przekazanie danych jednostki podrzędnej do KSeF może być problematyczne.
Co powinno stać się po wybraniu jednostki podrzędnej na fakturze?
Po poprawnym ustawieniu relacji i wybraniu jednostki podrzędnej na fakturze Optima powinna automatycznie ustawić nadrzędną JST jako nabywcę, a jednostkę podrzędną jako odbiorcę. Dodatkowo na zakładce KSeF dokumentu jednostka powinna pojawić się w dodatkowych danych z rolą JST – odbiorca.
<screen>
Jeżeli faktura nadal nie jest rozpoznawana jako wystawiona na JST, trzeba sprawdzić, czy karta kontrahenta i ustawienia KSeF są zgodne z tym scenariuszem. Szczególnie ważne są parametry dotyczące wysyłki danych odbiorcy.
Co jeszcze sprawdzić, gdy faktura nie pojawia się jako JST?
W pierwszej kolejności warto sprawdzić kartę kontrahenta i upewnić się, że nie jest zaznaczony parametr Nie wysyłaj dokumentu do KSeF. Taki parametr może blokować wysyłkę dokumentu niezależnie od tego, czy dane nabywcy i odbiorcy są poprawne.
Drugim miejscem jest konfiguracja KSeF. Trzeba zweryfikować, czy włączono wysyłanie danych odbiorcy. Jeśli te dane nie są wysyłane, faktura może nie odzwierciedlać prawidłowo relacji między JST nadrzędną a jednostką podrzędną.
<screen>
Warto też sprawdzić wersję Comarch ERP Optima. Przy starszych wersjach obsługa JST i danych KSeF może działać inaczej albo zawierać błędy poprawione w kolejnych aktualizacjach. Bezpiecznym minimum jest wersja 2026.4, ale najlepiej pracować na najnowszej dostępnej wersji programu.
Perspektywa ELTE-S
Przy fakturach dla JST najważniejsze jest nie samo to, czy jednostka podrzędna pobiera się z GUS, tylko czy w Optimie poprawnie opisano relację nabywca – odbiorca. W praktyce głównym nabywcą powinna być nadrzędna JST, a jednostka podrzędna powinna być przypisana jako odbiorca z właściwymi danymi do KSeF.
Jeżeli firma albo biuro rachunkowe obsługuje większą liczbę jednostek podległych, warto uporządkować kartoteki kontrahentów, identyfikatory IDWew, NIP-y oraz ustawienia wysyłki danych odbiorcy. Dzięki temu faktury do KSeF będą wystawiane powtarzalnie, bez ręcznego poprawiania każdej pozycji.
Jeśli faktury na JST w Optimie nie trafiają do KSeF tak, jak powinny, warto najpierw uporządkować kartoteki i konfigurację, zamiast szukać obejść na pojedynczym dokumencie.
Zgłoś się, pomożemy sprawdzić i ustawić ten proces w Comarch ERP Optima.
W Comarch ERP Optima użytkownicy często oczekują, że korekta do faktury zakupu automatycznie pojawi się w preliminarzu płatności i pomniejszy kwotę do zapłaty z dokumentu pierwotnego. Logicznie ma to sens, bo korekta zmniejszająca wartość faktury powinna wpływać na rozliczenie z dostawcą. W praktyce wszystko zależy od tego, czy korekta ma wygenerowaną własną płatność, czy została obsłużona wyłącznie przez rozrachunki.
Jeżeli korekta faktury zakupu nie pojawia się w preliminarzu płatności, nie zawsze oznacza to błąd programu. Często wynika to z ustawień dokumentu, formy płatności, terminu płatności albo sposobu rozliczania korekt w konkretnej bazie.
Kiedy korekta FZ będzie widoczna w preliminarzu płatności?
Korekta do faktury zakupu będzie widoczna w preliminarzu wtedy, gdy podczas jej wystawiania powstanie zdarzenie płatności. To zdarzenie musi mieć określoną formę płatności, termin płatności i podmiot, tak aby Optima mogła pokazać je w module Kasa/Bank jako element do rozliczenia.
Jeżeli korekta ma osobną płatność, w preliminarzu może pojawić się jako pozycja zmniejszająca zobowiązanie albo jako dokument, który można rozliczyć z pierwotną płatnością z faktury zakupu. Dokładny efekt zależy od konfiguracji bazy, sposobu pracy z rozrachunkami i ustawień dokumentów.
<screen>
Dlaczego korekty nie widać w preliminarzu?
Najczęstszy powód jest prosty: korekta nie wygenerowała płatności. Może być „spięta” wyłącznie z rozrachunkiem dokumentu pierwotnego, czyli wpływa na rozliczenie faktury, ale nie tworzy oddzielnego wpisu w preliminarzu płatności.
Warto też sprawdzić, czy na korekcie uzupełniono formę płatności i termin płatności. Bez tych danych dokument może nie zachowywać się tak, jak użytkownik oczekuje w preliminarzu. Znaczenie mają również parametry wystawiania korekt, bo w niektórych konfiguracjach korekta może być rozliczana bez tworzenia nowej płatności.
Co sprawdzić na korekcie faktury zakupu?
Najpierw trzeba wejść w dokument korekty FZ i sprawdzić, czy korekta posiada dane płatności. Kluczowe są forma płatności, termin oraz informacja, czy dokument tworzy zdarzenie w preliminarzu. Jeśli korekta nie ma własnej płatności, nie będzie czego pokazać jako osobnej pozycji w preliminarzu.
Drugim krokiem jest sprawdzenie sposobu rozliczenia z fakturą pierwotną. Jeżeli korekta jest rozliczana bezpośrednio przez rozrachunki z fakturą zakupu, jej wpływ może być widoczny w rozliczeniu dokumentów, ale niekoniecznie jako oddzielna płatność w preliminarzu.
<screen>
Korekta pomniejszająca kwotę do zapłaty a rozrachunki
Korekta pomniejszająca kwotę do zapłaty może działać na dwa sposoby. Może wygenerować własną płatność, którą później rozlicza się z pierwotnym zobowiązaniem, albo może zostać uwzględniona w rozrachunkach bez osobnego zdarzenia płatności. Dla użytkownika różnica jest istotna, bo w pierwszym wariancie korekta jest widoczna w preliminarzu, a w drugim może być widoczna dopiero na poziomie rozliczeń.
Dlatego nie warto patrzeć tylko na samą listę w preliminarzu. Trzeba sprawdzić cały tor dokumentu: fakturę zakupu, korektę, rozrachunki, wygenerowane płatności i ustawienia dotyczące wystawiania korekt.
Czy da się wymusić widoczność korekty w preliminarzu?
Jeżeli celem jest to, aby korekta pojawiała się w preliminarzu jako osobna pozycja, trzeba doprowadzić do tego, żeby korekta generowała płatność. Nie chodzi jednak o przypadkowe ręczne dopisywanie zapisów, tylko o poprawne ustawienie dokumentu i parametrów pracy w bazie.
Najbezpieczniej zacząć od weryfikacji konfiguracji na testowym przykładzie: wystawić korektę do FZ, sprawdzić, czy powstała płatność, zobaczyć, jak pojawia się w preliminarzu i jak rozlicza się z dokumentem pierwotnym. Dopiero wtedy warto zmieniać ustawienia procesu dla większej liczby dokumentów.
<screen>
Perspektywa ELTE-S
Przy korektach faktur zakupu najważniejsze jest rozdzielenie dwóch rzeczy: wpływu korekty na rozrachunek oraz widoczności korekty jako zdarzenia w preliminarzu płatności. To nie zawsze jest ten sam mechanizm. Dokument może korygować wartość zobowiązania, ale jeśli nie wygenerował płatności, użytkownik nie zobaczy go w preliminarzu jako oddzielnej pozycji.
Jeżeli w firmie korekty mają regularnie pomniejszać kwoty do zapłaty i być widoczne w module Kasa/Bank, warto uporządkować sposób wystawiania korekt, płatności i rozrachunków. Dzięki temu księgowość widzi dokładnie, które dokumenty są do rozliczenia, a które zostały już skompensowane z fakturą pierwotną.
Jeśli korekty FZ w Optimie nie pokazują się w preliminarzu tak, jak oczekujesz, warto sprawdzić konfigurację zanim zaczniesz ręcznie poprawiać płatności i rozrachunki.
Zgłoś się, pomożemy uporządkować ten proces w Comarch ERP Optima.
Praca rozproszona w Comarch ERP Optima to model wymiany danych, w którym dokumenty i dane słownikowe są przekazywane między działem sprzedaży lub płac a działem księgowości. Do tej pory wiele firm korzystało z wariantu standardowego, czyli eksportu plików XML na dysk i późniejszego importu tych plików w bazie księgowej.
Od października importowanie takich plików XML do rejestru VAT zakupów, rejestru VAT sprzedaży oraz ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów będzie kontrolowane licencyjnie. Jeżeli import zakończy się powodzeniem, dokument pomniejszy dostępny pakiet Comarch OCR&KSeF.
Dla użytkownika oznacza to prostą zmianę: praca rozproszona w wariancie standardowym nadal będzie możliwa, ale przestanie być neutralna względem pakietu OCR&KSeF. Każdy poprawnie zaimportowany dokument może zużywać limit, który do tej pory wielu użytkowników kojarzyło głównie z OCR lub obsługą KSeF.
Kogo dotyczy zmiana licencjonowania pracy rozproszonej?
Zmiana jest szczególnie ważna dla firm i biur rachunkowych, które korzystają z pracy rozproszonej do przekazywania dokumentów między oddziałami, działami sprzedaży, płacami i księgowością. Dotyczy przede wszystkim tych procesów, w których plik wymiany danych jest zapisywany jako XML, przekazywany e-mailem, przez dysk sieciowy lub nośnik danych, a następnie importowany do bazy księgowej.
Najbardziej narażone na szybkie zużycie pakietu będą organizacje, które importują dużą liczbę dokumentów miesięcznie. Jeśli do księgowości trafiają setki albo tysiące faktur i zapisów, standardowa praca rozproszona może zacząć realnie wpływać na wykorzystanie pakietu OCR&KSeF.
Praca rozproszona standardowa a IWD – najważniejsza różnica
Comarch wskazuje dwa warianty pracy rozproszonej. Pierwszy to wariant standardowy, w którym plik XML jest zapisywany we wskazanym miejscu na dysku, a następnie przekazywany do komputera lub środowiska, w którym działa baza księgowa. To właśnie ten model importu XML ma zostać objęty kontrolą i zużyciem pakietu Comarch OCR&KSeF.
Drugi wariant to Internetowa Wymiana Dokumentów, czyli IWD. W tym modelu podczas eksportu plik trafia na serwer Comarch, a przy imporcie jest pobierany z tego serwera i wczytywany do bazy danych. Według przekazanych informacji import dokumentów przez IWD pozostaje bez opłat i nie wymaga licencji Comarch OCR&KSeF.
W praktyce IWD może stać się najbezpieczniejszą ścieżką dla użytkowników, którzy nie chcą zużywać pakietu OCR&KSeF na dokumenty importowane w ramach pracy rozproszonej. Dlatego firmy korzystające dziś ze standardowego importu XML powinny przeanalizować, czy mogą przejść na wymianę przez serwer Comarch.
Dlaczego warto rozważyć przejście na IWD?
Największą korzyścią z przejścia na IWD jest uniknięcie zużywania pakietu Comarch OCR&KSeF przy imporcie dokumentów przekazywanych w ramach pracy rozproszonej. Jeżeli firma działa na dużej liczbie dokumentów, różnica może być zauważalna już po pierwszym miesiącu.
Drugą korzyścią jest uporządkowanie procesu wymiany danych. W wariancie standardowym pliki XML trzeba zapisać, przekazać, odebrać i ręcznie wczytać w odpowiedniej bazie. W IWD plik przechodzi przez serwer Comarch, co zmniejsza ryzyko pracy na złej wersji pliku, przekazania dokumentu do niewłaściwej osoby albo pominięcia części danych.
Nie oznacza to, że każda firma powinna przełączać się bez analizy. Przed zmianą trzeba sprawdzić konfigurację baz, identyfikatory, rejestry, numerację dokumentów, rejestry kasowe/bankowe i uprawnienia użytkowników. Migracja procesu powinna być przygotowana, a nie wykonana „na szybko” w dniu, w którym zacznie obowiązywać nowa kontrola.
Co trzeba sprawdzić przed zmianą procesu?
Przed przejściem na IWD albo przed dalszym korzystaniem ze standardowego importu XML warto zweryfikować konfigurację pracy rozproszonej w Comarch ERP Optima. Kluczowa ścieżka konfiguracji to Konfiguracja Firmy / Ogólne / Praca rozproszona. To tam określa się, czy baza pracuje jako sprzedaż/płace, księgowość, czy w ogóle nie pracuje w modelu rozproszonym.
Ważne są identyfikatory działu sprzedaży/płac oraz identyfikator księgowości. Identyfikator księgowości powinien być zgodny w bazie operacyjnej i księgowej, ponieważ Optima wykorzystuje go do weryfikacji, czy dany plik XML jest przeznaczony dla właściwej bazy.
Trzeba też sprawdzić rejestry VAT i ewidencje, do których mają trafiać importowane dokumenty. W konfiguracji wybiera się rejestry dla faktur sprzedaży i zakupu, faktur wewnętrznych oraz dokumentów magazynowych, takich jak WZ, PZ, RW, PW, MM, WKA i PKA. Jeżeli rejestru nie ma w bazie docelowej, może zostać założony przy imporcie, ale przy większej skali warto mieć ten proces pod kontrolą.
Numeracja dokumentów i rejestry kasowe/bankowe
Jeżeli praca rozproszona służy do przesyłania danych z oddziałów do działu księgowego, przed rozpoczęciem pracy trzeba ustalić symbole numeracji dokumentów i rejestry kasowe/bankowe w poszczególnych oddziałach. Każde stanowisko sprzedaży lub płac powinno mieć własne schematy numeracji dokumentów, żeby po imporcie w dziale księgowym nie powstawały duplikaty numerów.
Równie ważne jest zachowanie zgodności schematów numeracji między bazą sprzedażową/płacową a księgową. Jeśli w jednej bazie zmieniono schemat z FA/numer z zerami/rok kalendarzowy na FA/numer bez zer/miesiąc/rok kalendarzowy, taka sama logika powinna obowiązywać w bazie księgowej.
<screen>
W bazie sprzedażowej lub płacowej należy też utworzyć nowe, unikalne rejestry kasowe/bankowe dla każdego działu lub oddziału. Nie warto zmieniać nazwy domyślnej kasy KASA, chyba że taka sama zmiana zostanie wykonana również po stronie księgowej. W praktyce bezpieczniej jest dodać nowe rejestry i oznaczyć domyślną KASA jako nieaktywną, jeśli nie jest używana.
Jak przygotować firmę do październikowej zmiany?
Najpierw trzeba ustalić, czy firma korzysta ze standardowego importu XML przez pracę rozproszoną, czy z Internetowej Wymiany Dokumentów. Jeżeli dokumenty są dziś zapisywane jako pliki, przesyłane ręcznie i importowane do bazy księgowej, zmiana licencjonowania może dotyczyć właśnie tego procesu.
Następnie warto policzyć miesięczny wolumen dokumentów importowanych w ten sposób. Jeżeli liczba jest mała, koszt zużycia pakietu OCR&KSeF może być marginalny. Jeśli jednak firma lub biuro rachunkowe importuje duże paczki dokumentów, przejście na IWD może być najrozsądniejszym sposobem ograniczenia kosztów i ryzyka.
Ostatni etap to test. Przed zmianą procesu warto sprawdzić wymianę danych na wybranej bazie lub ograniczonym zakresie dokumentów. Test powinien obejmować eksport, import, zgodność rejestrów, numerację, płatności, kategorie, załączniki i poprawność dokumentów po stronie księgowej.
Najczęstsze pytania o zmianę licencjonowania pracy rozproszonej
Czy każdy import XML w pracy rozproszonej zużyje pakiet OCR&KSeF?
Zgodnie z informacją Comarch, każdy pomyślnie zaimportowany przez pracę rozproszoną dokument w zakresie objętym kontrolą będzie pomniejszał dostępny pakiet. Dotyczy to importu danych w formie plików XML do rejestrów VAT oraz ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów.
Czy IWD też zużywa pakiet OCR&KSeF?
Nie. Import dokumentów poprzez IWD, czyli Internetową Wymianę Dokumentów, pozostaje bez opłat i nie wymaga licencji Comarch OCR&KSeF.
Czy warto przejść z pracy rozproszonej standardowej na IWD?
W wielu przypadkach tak, szczególnie jeśli firma importuje dużo dokumentów i nie chce zużywać pakietu OCR&KSeF na import XML. Decyzję warto jednak poprzedzić analizą konfiguracji i testem wymiany danych.
Co się stanie, jeśli zostaniemy przy standardowym imporcie XML?
Import nadal będzie możliwy, ale będzie wymagał posiadania pakietu Comarch OCR&KSeF, a pomyślnie zaimportowane dokumenty będą pomniejszać dostępny limit pakietu.
Perspektywa ELTE-S: to dobry moment na przegląd obiegu dokumentów
Zmiana licencjonowania pracy rozproszonej nie jest tylko kwestią zakupu pakietu OCR&KSeF. To dobry moment, żeby sprawdzić cały obieg dokumentów między sprzedażą, płacami i księgowością. Jeśli proces opiera się na ręcznym przekazywaniu plików XML, warto zweryfikować, czy nadal jest to najbezpieczniejsza i najbardziej opłacalna ścieżka.
Dobrze przygotowane przejście na IWD może ograniczyć zużycie pakietu, zmniejszyć liczbę ręcznych operacji i uporządkować wymianę danych między bazami. Najgorszy scenariusz to czekać do października i dopiero wtedy odkryć, że import dużej liczby dokumentów zaczął pomniejszać pakiet OCR&KSeF.
Jeśli korzystasz z pracy rozproszonej w Comarch ERP Optima i chcesz uniknąć niepotrzebnego zużywania pakietu OCR&KSeF, warto już teraz sprawdzić konfigurację i przygotować przejście na IWD.
Zgłoś się, pomożemy uporządkować proces przed wejściem zmian.
Bądź na bieżąco z najnowszymi trendami w branży IT!
Zapisz się do newslettera i otrzymuj regularne aktualizacje prosto ze świata technologii.
Umów się na konsultacje
Jesteś zainteresowany rozwojem swojego biznesu?
Wypełnij formularz – odezwiemy się do Ciebie i pokażemy, w jaki sposób możesz zoptymalizować procesy w swojej firmie
