/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • / 0 Comments

Wyciągi bankowe w Comarch ERP Optima — MT940, OCR, Web Service. Która metoda jest najlepsza?

Biuro rachunkowe obsługujące wielu klientów musi radzić sobie z kilkoma, a czasem kilkudziesięcioma różnymi bankami. Każdy bank obsługuje inny format wyciągu, nie każdy ma Web Service, a niektóre banki zagraniczne w ogóle nie pasują do standardowych opcji Optimy. Oto praktyczna hierarchia metod.

Metoda 1: Web Service (najlepsza)

Web Service to bezpośrednie połączenie Optimy z bankiem. Wyciągi pobiera się i przelewy wysyła wprost z systemu — bez logowania do panelu bankowego, bez pobierania plików. Konfiguracja jest jednorazowa, później obsługa jest w pełni zautomatyzowana.

Web Service jest dostępny w większości głównych polskich banków. Po naszej stronie konfiguracja jest bezpłatna; ewentualne opłaty za aktywację usługi mogą występować po stronie banku — warto to sprawdzić indywidualnie.

Metoda 2: MT940 / Elixir Zero (dobra alternatywa)

Gdy bank nie ma Web Service, stosuje się ręczny import pliku wyciągu. Format MT940 to standard obsługiwany przez większość banków; nekotóre banki używają formatu CSV lub Elixir Zero. Wymaga zalogowania do banku, pobrania pliku i zaimportowania go do Optimy — ale to jedna czynność na wyciąg, a nie ręczne przepisywanie pozycji.

Metoda 3: OCR Comarch

Kiedy bank udostępnia wyciąg wyłącznie w PDF (np. Revolut), można skorzystać z wbudowanego czytnika OCR Comarch. System odczytuje pozycje z PDF i tworzy operacje bankowe. Dokładność zależy od jakości pliku — przy standardowych wyciągach OCR radzi sobie dobrze.

Metoda 4: Automat Rozliczeń ELTE-S — dla banków nieobsługiwanych

Banki zagraniczne (np. Ceská spořitelna, Raiffeisen Austria) często nie są obsługiwane przez żadne z powyższych rozwiązań. W takim przypadku Automat Rozliczeń ELTE-S może zaimportować wyciąg z niestandardowego formatu i dopasować pozycje do dokumentów w systemie. To jedna z mniej znanych, ale bardzo użytecznych funkcji tego narzędzia.

Perspektywa ELTE-S

Banki spółdzielcze w większości nie obsługują Web Service — dla ich klientów MT940 pozostaje główną opcją. Jeśli obsługujesz firmę korzystającą z kilku banków równocześnie, warto skonfigurować odpowiednią metodę dla każdego konta oddzielnie — Optima obsługuje różne metody dla różnych rejestrów bankowych.

Jeśli masz klienta, którego bank nie współpracuje ze standardowym importem, możemy sprawdzić możliwości obsługi przez Automat Rozliczeń. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

—

> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ 0 Comments

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w Comarch ERP Optima?

Elektroniczny obieg dokumentów to jeden z tych tematów, które — jeśli są dobrze zaprojektowane — oszczedzają godziny pracy tygodniowo. Jeśli są źle wdrożone, generują więcej zamieszania niż bez systemu. Kluczem jest dobór narzędzia i zaprojektowanie procesu odpowiedniego dla konkretnej firmy.

Dostępne podejścia do obiegu faktur

BPM — system opisywania i akceptacji

W ELTE-S rekomendujemy i wdrażamy BPM (Business Process Management) jako podstawę obiegu dokumentów. BPM to system, w którym każda faktura od wpływu przechodzi przez określonego ścieżkę: osoba opisująca przypisuje projekt, konto lub MPK, osoba akceptująca zatwierdza dokument do zapłaty, a księgowa widzi fakturę już z wszystkimi informacjami gotową do zaksięgowania.

Obieg może być wielopoziomowy (np. do 1000 zł — jeden akceptujący, powyżej — dwóch) i w pełni konfigurowalny. Integrujemy BPM z Optimą, dzięki czemu zaksięgowana faktura od razu pojawia się w systemie ze wszystkimi opisami.

Saldeo — alternatywne narzędzie

Część biur rachunkowych korzysta z Saldeo jako systemu do obiegu dokumentów. Saldeo obsługuje skanowanie, OCR i przekazywanie faktur do Optimy. Warto wiedzieć, że po imporcie z Saldeo mogą pojawiać się problemy z oznaczeniami VAT — posiadamy gotowy dodatek, który masowo koryguje błędnie zaznaczone pozycje VAT po imporcie.

KSeF — faktury przychodzą automatycznie

Dla firm korzystających z KSeF, faktury zakupu trafiają bezpośrednio do systemu bez skanowania. KSeF nie obsługuje całego obiegu (np. akceptacji czy opisywania), ale eliminuje etap fizycznego wpływu dokumentu.

Co jest potrzebne do wdrożenia obiegu?

Przed wdrożeniem należy ustalić kilka rzeczy: kto opisuje faktury i według jakiego klucza (projekt, MPK, centrum kosztu), kto akceptuje i na jakich warunkach, jak długi może być czas obiegu (ile dni na akceptację), co się dzieje z fakturą przeterminowaną, czy firma korzysta z KSeF. Odpowiedzi na te pytania określają projekt systemu.

Perspektywa ELTE-S

Najczęstszym problemem przy wdrożeniu obiegu jest brak zaprojektowanego procesu przed wdrożeniem systemu. Narzędzie działa sprawnie tylko wtedy, gdy wiadomo, kto co robi i w jakiej kolejności. Wdrożenie bez projektu procesu kończy się systemem, którego nikt nie używa.

Możemy umówić prezentację BPM i omówić, jak wyglądałoby to w praktyce dla Twojej firmy lub biura. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

—

> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • / 0 Comments

Znaczniki JPK_CIT w Comarch ERP Optima — jak automatycznie przypisac je do planu kont?

JPK_CIT to obowiązek, który od 2026 roku dotyczy szerokiego grona firm. Każde konto w planie kont musi mieć przypisany znacznik — typologię, która pozwala urzędowi rozumieć, co dana pozycja księgowa reprezentuje. Ręczne uzupełnienie planu kont z kilkuset kontami to wiele godzin pracy. Nie musi tak być.

Jak działa masowe przypisanie znaczników?

Posiadamy dedykowane narzędzie, które:

– Skanuje istniejący plan kont

– Proponuje znaczniki JPK_CIT na podstawie numeru i charakteru konta

– Pozwala zaakceptować lub zmodyfikować każdą propozycję z poziomu przyjaznego widoku — dużo wygodniejszego niż standardowy ekran Optimy

– Zapisuje znaczniki hurtowo po jednorazowej weryfikacji

Narzędzie działa również wtedy, gdy konta mają już zapisy księgowe — nie wymaga blokowania roku ani zerowania historii.

Typowe błędy w planie kont wpływające na JPK_CIT

Marta Pietrzak zwróciła na webinarze uwagę na istotny problem: wzorcowy plan kont Optimy zawiera błędnie ustawione typy kont. Przykład: konto banku jest domyślnie ustawione jako „aktywa” zamiast „aktywno-pasywne”. To bezpośrednio wpływa na poprawność znaczników JPK_CIT i zestawień bilansowych.

Ważna zmiana dla 2026 roku: dla umów zleceń pojawiają się dwa nowe znaczniki podatkowe — PD5 i PD6. Wymaga to rozdzielenia dotychczas pojedynczych kont (np. jednego konta dla ZUS od umów zleceń) na dwa oddzielne konta. To zmiana strukturalna wymagająca planowania.

Perspektywa ELTE-S

Poprawne przypisanie znaczników JPK_CIT to nie tylko spełnienie formalnego obowiązku — to także warunek poprawności zestawień bilansowych i RZiS generowanych z Optimy. Firma, która ma błędne typy kont, będzie miała jednocześnie błędny bilans i błędne JPK_CIT. Oba problemy warto naprawić jednocześnie.

Możemy przeprowadzić weryfikację planu kont i uruchomić masowe przypisanie znaczników. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

—

> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • / 0 Comments

Import ksiąg z XML przy zmianie biura rachunkowego w Comarch ERP Optima

Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku obrotowego była do niedawna skomplikowana: jak przenieść historię księgową, kiedy poprzedni system to czarna skrzynka? Plik JPK_KR_PD — który firmy będą zobowiązane generować od roku 2026 — zmienia tę sytuację radykalnie.

Co można zaimportować z pliku JPK_KR_PD?

Nasze narzędzie do importu JPK_KR_PD pozwala przenieść do Optimy:

– Kontrahentów — pełna kartoteka z danymi i numerami NIP

– Plan kont — z zachowaniem struktury z poprzedniego systemu

– Bilans otwarcia — stany kont na początek przejęcia

– Wszystkie zapisy księgowe — dekrety z całego roku do momentu przejęcia

Przy imporcie można opcjonalnie mapować konta — jeśli konto 400 w poprzednim systemie ma trafić na konto 401 w nowym planie kont, definiujesz to jednorazowo. System wykonuje mapowanie automatycznie dla wszystkich dekretów.

Jak wygląda ciągłość księgowań po przejęciu?

Po imporcie historia księgowa ląduje w dziennikach Optimy. Operacje z poprzedniego systemu nie mają pełnej warstwy dokumentów handlowych (nie są to faktury w module Handel), ale są widoczne jako dekrety — z kwotami, datami i kontami. Rozrachunki z saldem można przywrócić do preliminarza płatności i kontynuować rozliczenia.

Dodatkowo: ponieważ plik JPK będzie składany do urzędu skarbowego, przy ewentualnych sporach o historię księgową można ją pobrać wprost z systemu podatkowego. To eliminuje jeden z głównych punktów spornych przy zmianie biura.

Czego JPK_KR_PD nie zawiera?

Dwa obszary wymagają odrębnego podejścia:

– Ewidencja środków trwałych — musi być przeniesiona ręcznie lub przez osobny plik

– Listy płac — historia kadrowo-płacowa nie jest częścią pliku JPK księgowego

Również w tych obszarach możemy pomóc — istnieją narzędzia do importu ewidencji ŚT i danych płacowych z plików Excel.

Perspektywa ELTE-S

To, co jeszcze rok temu wymagało tygodni ręcznego przepisywania, dziś można przeprowadzić w ciągu jednego lub kilku dni roboczych. JPK_KR_PD staje się de facto standardowym formatem migracji danych między systemami księgowymi — nawet jeśli nie było to jego pierwotnym przeznaczeniem.

Jeśli planujesz przejęcie klienta z innego systemu księgowego lub zmianę biura rachunkowego w trakcie roku, możemy omówić jak wyglądałaby migracja w praktyce. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

—

> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • / 0 Comments

Klient przechodzi na Comarch ERP Optima od nowego roku — od czego zacząć konfigurację?

Najczęstszy błąd przy wdrożeniu Optimy dla nowego klienta to konfigurowanie systemu od absolutnego zera: ręczne tworzenie planu kont, schematów, zestawień. Każda z tych czynności zajmuje godziny, a efekt jest nieprzewidywalny jeśli ktoś nie robił tego wcześniej. Istnieje lepsze podejście.

Baza wzorcowa — czym jest i co zawiera?

Baza wzorcowa to kompletny szablon Comarch ERP Optima przygotowany z myślą o tym, żeby obsłużyć każdego klienta bez konfiguracji od zera. Zawiera:

– Wzorcowy plan kont ze znacznikami JPK_CIT — z poprawnymi typami kont (aktywne/pasywne/aktywno-pasywne)

– Gotowe schematy księgowe — sprzedaż, zakup, listy płac, leasing, różnice kursowe, kompensaty

– Zestawienia finansowe — bilans duży, bilans mały, bilans estoński, RZiS porównawczy i kalkulacyjny

– Kategorie i opisy analityczne — podstawowa taksonomia dokumentów

– Włączone automatyczne rozrachunki i kompensaty — od razu po uruchomieniu

Działanie jest proste: nieaktywne elementy wyłączasz, aktywne zostawiasz. Firma handlowa, usługowa i produkcyjna mogą korzystać z tej samej bazy — różni się tylko to, co uruchamiasz.

Jak wygląda wdrożenie z bazą wzorcową?

1. Kopia bazy wzorcowej na serwer klienta

2. Dostosowanie planu kont do specyfiki branży (jeśli potrzebne)

3. Sprawdzenie schematów pod konkretne potrzeby klienta

4. Konfiguracja rejestracji bankowych i połączeń z bankiem

5. Import bilansu otwarcia

Cały proces trwa od jednego do kilku dni roboczych — w zależności od złożoności klienta. To radykalnie szybciej niż konfiguracja od zera.

Perspektywa ELTE-S

Udostępniamy bazę wzorcową opracowaną wspólnie z Martą Pietrzak. To ta sama baza, z której korzystają wdrożenia prowadzone przez oboje — przetestowana na setkach klientów różnej wielkości i branży. Nie tworzymy nowej bazy dla każdego klienta — rozwijamy jedną, aktualizując ją z kolejnymi zmianami JPK i nową wersją Optimy.

Jeśli planujesz wdrożenie od nowego roku lub rewdrożenie dla istniejącego klienta, możemy omówić harmonogram i zakres. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

—

> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >

Skontaktuj się z nami