/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • / 0 Comments

Zaliczka CIT-8 w Optimie nie dolicza przychodu – co sprawdzić?

Zdarza się, że przez kilka miesięcy zaliczka CIT działa poprawnie, a nagle w jednym okresie – np. za lipiec – Comarch ERP Optima nie dolicza przychodu. Na pierwszy rzut oka wszystko wygląda dobrze: konta są podpięte, konfiguracja wcześniej działała, a problem pojawił się dopiero teraz.

W takiej sytuacji nie warto zaczynać od przypadkowej przebudowy schematu. Najpierw trzeba ustalić, czy przychód faktycznie trafił do ksiąg w tym okresie i czy jest widoczny na obrotówce.

Krok 1 – sprawdź, czy przychód jest na obrotówce

Pierwsza rzecz do weryfikacji to obrotówka za okres, którego dotyczy zaliczka. Jeżeli zaliczka za lipiec nie dolicza przychodu, sprawdź, czy konta przychodowe mają obroty właśnie w lipcu.

Jeżeli przychodu nie ma na obrotówce, zaliczka CIT nie ma z czego go pobrać. Wtedy problem leży nie w samym wyliczeniu zaliczki, tylko w księgowaniu dokumentów.

Najczęstsze przyczyny są proste:

– faktury są wprowadzone tylko do rejestru VAT,

– dokumenty nie zostały zaksięgowane do księgi handlowej,

– zapisy trafiły do innego okresu,

– użyto innego konta przychodowego niż zwykle,

– schemat księgowy zaksięgował dokument inaczej niż w poprzednich miesiącach.

Krok 2 – jeżeli przychód jest na obrotówce, sprawdź schemat zaliczki

Jeżeli konta przychodowe mają obroty w danym okresie, a zaliczka CIT nadal nie pokazuje przychodu, trzeba przejść do schematu wyliczania zaliczki.

W tym miejscu należy sprawdzić, czy właściwe konta są podpięte do zestawienia/schematu CIT. Czasem problem nie wynika z tego, że konto nie jest podpięte w ogóle, tylko z tego, że lipcowe księgowanie trafiło na inne konto analityczne niż wcześniejsze miesiące.

Przykład: dotychczas przychody trafiały na konto 700-1, a w lipcu schemat księgowy użył konta 700-2 albo nowej analityki, której nie obejmuje definicja zaliczki. Na obrotówce przychód jest widoczny, ale zaliczka CIT go nie pobiera.

Krok 3 – sprawdź okres księgowania dokumentów

Jeżeli problem pojawił się tylko za jeden miesiąc, warto sprawdzić daty księgowania dokumentów sprzedażowych. Dokument może być wystawiony lub ujęty w VAT za lipiec, ale zaksięgowany do innego okresu w księdze.

To szczególnie ważne, gdy dokumenty były poprawiane, importowane z innego modułu albo księgowane zbiorczo. Zaliczka CIT bazuje na danych księgowych, więc sam zapis w VAT nie wystarczy.

Krok 4 – porównaj lipiec z poprzednim miesiącem

Jeżeli wcześniej wszystko działało, dobrym testem jest porównanie lipca z czerwcem. Sprawdź:

– czy przychody są na tych samych kontach,

– czy księgowania trafiły do tego samego typu zapisów,

– czy nie pojawiła się nowa analityka,

– czy schemat zaliczki obejmuje nowe konta,

– czy nie zmienił się schemat księgowania dokumentów sprzedaży.

Takie porównanie zwykle szybko pokazuje, czy problemem jest brak księgowania, zły okres, czy zakres kont w schemacie CIT.

Perspektywa ELTE-S: zaliczka CIT pokazuje tylko to, co ma poprawnie zaksięgowane

W takich sytuacjach najważniejsze jest rozdzielenie dwóch rzeczy: czy przychód istnieje w księgach, czy tylko powinien tam być. Jeżeli nie ma go na obrotówce, trzeba wrócić do dokumentów i księgowania. Jeżeli jest na obrotówce, ale nie trafia do zaliczki, trzeba sprawdzić definicję kont w schemacie wyliczenia CIT.

To dobry przykład, dlaczego w księgowości systemowej nie wystarczy samo „konto jest podpięte”. Trzeba jeszcze sprawdzić, czy realne zapisy z danego miesiąca trafiają dokładnie w zakres, który pobiera zaliczka.

Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • / 0 Comments

Błąd 5_26 w Optimie – dlaczego nie można zmienić kodów JPK na zatwierdzonym dokumencie?

Korekta JPK często zaczyna się od drobnej poprawki: błędna data, oznaczenie, kod JPK albo dane dokumentu, które trzeba uzupełnić przed ponowną wysyłką. Problem pojawia się wtedy, gdy dokument jest już zatwierdzony, a Comarch ERP Optima wyświetla komunikat: “5_26 – na zatw. dok. nie jest możliwa zmiana kodów JPK”.

W takiej sytuacji nie chodzi zwykle o sam plik JPK ani o błąd w deklaracji. System blokuje zmianę, ponieważ operator nie ma prawa edytować atrybutów lub kodów JPK na zatwierdzonych dokumentach.

Co oznacza komunikat 5_26?

Komunikat 5_26 informuje, że próbujesz zmienić kody JPK na dokumencie, który został już zatwierdzony, ale aktualny operator nie ma odpowiedniego uprawnienia.

To zabezpieczenie jest logiczne. Kody JPK wpływają na ewidencję i pliki wysyłane do administracji skarbowej, dlatego system nie pozwala każdemu użytkownikowi zmieniać ich na zamkniętych lub zatwierdzonych dokumentach.

Nadaj uprawnienie operatorowi

Aby umożliwić edycję kodów JPK na zatwierdzonych dokumentach, zaloguj się jako administrator albo osoba z pełnymi uprawnieniami. Następnie przejdź do konfiguracji operatorów: START – Konfiguracja – Program – Użytkowe – Operatorzy.

<screen>

Otwórz kartę operatora, który ma wykonywać korektę, i przejdź do zakładki Parametry – Wspólne. W tym miejscu trzeba zaznaczyć opcję “Zmiana atrybutów/kodów JPK na zatw. dok.”.

<screen>

Po zaznaczeniu parametru zapisz zmiany. Samo zaznaczenie uprawnienia w konfiguracji może nie wystarczyć, jeśli użytkownik cały czas pracuje w tej samej sesji programu.

Po zmianie uprawnień wyloguj się i zaloguj ponownie

Po zapisaniu parametru operator powinien wylogować się z Optimy i zalogować ponownie. Dopiero wtedy program odczyta nowe uprawnienia dla tego użytkownika.

To częsty szczegół, który jest pomijany. Użytkownik zaznacza parametr, wraca do dokumentu i nadal widzi blokadę, bo program pracuje jeszcze na poprzednim zestawie uprawnień.

Jeżeli nadal nie można zmienić kodów JPK

Jeżeli po nadaniu uprawnienia i ponownym zalogowaniu problem nadal występuje, trzeba sprawdzić dodatkowe blokady. Najważniejsze są dwa obszary: zamknięty okres oraz uprawnienia do rejestru lub modułu, w którym znajduje się dokument.

Dokument może być technicznie zatwierdzony, ale dodatkowo objęty blokadą wynikającą z zamknięcia okresu. Wtedy sama zgoda na zmianę kodów JPK na zatwierdzonych dokumentach może nie wystarczyć.

Warto też upewnić się, że operator ma dostęp do właściwego rejestru, modułu Handel lub obszaru, z którego pochodzi dokument. Jeżeli dokument został wystawiony lub przeniesiony z innego modułu, ograniczenia operatora mogą nadal blokować zmianę.

Perspektywa ELTE-S: korekty JPK wymagają kontroli uprawnień, nie przypadkowego klikania

Błędy przy korektach JPK często wynikają nie z braku wiedzy księgowej, tylko z konfiguracji uprawnień w systemie. Operator wie, co trzeba poprawić, ale system nie pozwala tego zrobić, bo dokument jest zatwierdzony, okres zamknięty albo dostęp do danego modułu jest ograniczony.

Dlatego przy obsłudze JPK warto mieć jasno ustawione role operatorów: kto może zmieniać kody JPK, kto może pracować na zatwierdzonych dokumentach, a kto tylko wprowadza dane bieżące. To ogranicza chaos przy korektach i zmniejsza ryzyko przypadkowych zmian w dokumentach, które już trafiły do rozliczeń.

Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • • / 0 Comments

Jak szybko przenieść historię kadrowo-płacową do Optimy przy przejmowaniu nowego klienta?

Przejęcie obsługi kadrowo-płacowej nowego klienta często zaczyna się od pytania: co zrobić z historią pracowników, którzy są zatrudnieni w firmie od wielu lat?

W praktyce nie są to tylko dane archiwalne. W Comarch ERP Optima informacje z poprzednich okresów mogą być potrzebne później m.in. do naliczania wynagrodzenia chorobowego, wynagrodzenia urlopowego, ustalenia stażu pracy czy przygotowania świadectwa pracy. Przy pracownikach z 10-20-letnią historią ręczne uzupełnianie wszystkiego od początku zatrudnienia byłoby czasochłonne i podatne na błędy.

Dlatego przy takim wdrożeniu kluczowe jest nie tyle przepisywanie danych, ile dobrze zaplanowana migracja.

Nie zawsze trzeba uzupełniać wszystko ręcznie od początku zatrudnienia

Najbezpieczniejszym podejściem jest wykorzystanie mechanizmów przygotowanych z myślą o migracji danych do systemu. Partnerzy Comarch mają dostęp do narzędzi i procedur, które pozwalają zaimportować do Optimy niezbędne dane historyczne w uporządkowany sposób.

W takim modelu nie tworzy się historii na piechotę rekord po rekordzie, tylko przygotowuje dane w odpowiedniej strukturze. Najczęściej odbywa się to przez arkusze migracyjne, które można uzupełnić na podstawie eksportu z dotychczasowego systemu kadrowo-płacowego.

To znacząco skraca czas pracy i zmniejsza ryzyko pomyłek.

Jakie dane warto przenieść w pierwszej kolejności?

Zakres migracji powinien wynikać z tego, do czego dane będą potrzebne w bieżącej obsłudze. Najważniejsze są informacje, które wpływają na poprawne naliczanie wynagrodzeń i obowiązki pracodawcy.

W praktyce należy zwrócić uwagę m.in. na:

– dane pracownika i przebieg zatrudnienia,

– informacje potrzebne do wyliczania podstaw chorobowych,

– dane urlopowe i limity urlopów,

– składniki wynagrodzeń istotne dla dalszych naliczeń,

– absencje i okresy nieobecności,

– dane potrzebne do wystawienia świadectwa pracy,

– informacje podatkowe i ubezpieczeniowe, jeśli są wymagane do dalszej obsługi.

Nie zawsze trzeba przenosić pełną historię w maksymalnym możliwym zakresie. Ważne jest, żeby przenieść dane konieczne do poprawnej pracy systemu i zgodnej obsługi kadrowo-płacowej od momentu przejęcia klienta.

Dlaczego arkusze migracyjne są szybsze niż ręczne uzupełnianie?

Arkusze migracyjne porządkują dane przed importem. Dzięki temu można sprawdzić kompletność informacji, wychwycić braki i przygotować dane w formacie akceptowanym przez system.

Jeśli poprzedni system pozwala na eksport danych, duża część pracy polega na odpowiednim przemapowaniu informacji do arkuszy. To zwykle znacznie szybsze niż ręczne zakładanie pełnej historii dla każdego pracownika bezpośrednio w Optimie.

Dodatkową zaletą jest możliwość kontroli jakości przed importem. Zamiast odkrywać błędy dopiero przy naliczaniu wypłaty, można wcześniej sprawdzić strukturę danych, braki i pola wymagające uzupełnienia.

Perspektywa ELTE-S: migracja danych kadrowych to etap wdrożenia, nie ręczna przepisywanka

Przy przejmowaniu nowego klienta najważniejsze jest ustalenie, jakie dane faktycznie muszą znaleźć się w Optimie, skąd je pozyskać i jak bezpiecznie je zaimportować. Dobrze przygotowana migracja pozwala uniknąć chaosu w pierwszych miesiącach obsługi i ogranicza ryzyko błędów przy naliczaniu wynagrodzeń.

Jeżeli firma lub biuro rachunkowe przejmuje nową obsługę kadrowo-płacową i chce sprawnie przenieść historię pracowników do Comarch ERP Optima, warto podejść do tego jako do małego projektu migracyjnego: eksport danych, przygotowanie arkuszy, weryfikacja, import i kontrola poprawności.

Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • • • / 0 Comments

Pakiet medyczny dla studenta na zleceniu w Optimie – jak ustawić składnik?

Pakiet medyczny finansowany częściowo przez pracodawcę wydaje się prostym dodatkiem, dopóki nie pojawia się konkretny przypadek kadrowo-płacowy: student, umowa zlecenia i świadczenie, które trzeba poprawnie pokazać w wypłacie.

W Comarch ERP Optima nie warto wrzucać takiego świadczenia jako jednego ogólnego składnika. Jeżeli część finansuje pracodawca, a część student, system powinien mieć rozdzielone oba elementy. Dzięki temu łatwiej kontrolować opodatkowanie, potrącenie i prawidłowe powiązanie świadczenia z umową zlecenia.

Dlaczego potrzebne są dwa elementy?

W opisanym przypadku pakiet medyczny ma dwie strony rozliczenia. Pierwsza to dofinansowanie przez pracodawcę, czyli świadczenie stanowiące przychód związany z umową zlecenia. Druga to część finansowana przez studenta, którą trzeba ująć jako potrącenie.

Jeżeli połączysz oba mechanizmy w jednym elemencie, łatwo o błąd w rozliczeniu. System musi wiedzieć, która część zwiększa przychód, a która jest potrąceniem.

Element finansowany przez pracodawcę

Dla części finansowanej przez pracodawcę można wykorzystać standardowy element “Opieka medyczna (bez ZUS)”. Najbezpieczniej utworzyć jego kopię za pomocą skrótu Ctrl+Insert i dopiero na kopii dostosować ustawienia do konkretnego przypadku.

<screen>

Przy osobie zatrudnionej na podstawie umowy zlecenia kluczowa jest zakładka dotycząca podatków i deklaracji PIT. W tym miejscu należy ustawić pozycję “PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności, w tym umowy zlecenia”.

<screen>

To ważne, bo świadczenie nie jest rozliczane jak zwykły dodatek pracowniczy z etatu, tylko jako przychód związany z umową zlecenia.

Element potrącenia dla części finansowanej przez studenta

Dla części finansowanej przez studenta można wykorzystać standardowy element “Opieka medyczna (potrącenie)”. Ten element odpowiada za ujęcie kwoty, którą zleceniobiorca pokrywa samodzielnie.

<screen>

W praktyce oznacza to, że w wypłacie powinny pojawić się dwa logicznie odrębne zapisy: świadczenie po stronie przychodu oraz potrącenie po stronie finansowania przez studenta.

Powiązanie dodatku z umową zlecenia

Po skonfigurowaniu dodatku finansowanego przez pracodawcę trzeba powiązać go z właściwą umową zlecenia. Najpierw dodaj element do pracownika i zapisz zmiany. Po ponownym otwarciu dodatku pojawi się zakładka “Wypłacany z umowami”.

<screen>

Na tej zakładce należy użyć przycisku “+” i wskazać aktywną umowę zlecenia, z którą dodatek ma być rozliczany.

<screen>

To jeden z tych kroków, które łatwo pominąć. A jeżeli dodatek nie zostanie powiązany z umową, rozliczenie może nie zachować się tak, jak oczekujesz przy naliczaniu wypłaty.

Sprawdzenie kodu tytułu ubezpieczenia studenta

Przy studencie na umowie zlecenia trzeba dodatkowo zweryfikować kartotekę pracownika, szczególnie zakładkę 4. Ubezpieczenie. Kod tytułu ubezpieczenia powinien odpowiadać aktualnemu statusowi studenta.

<screen>

Kod ten jest wskazywany również przy konfiguracji umowy zlecenia, ale jego poprawność na kartotece pracownika ma znaczenie dla prawidłowego rozliczenia ubezpieczeń i świadczeń naliczanych razem z umową.

Perspektywa ELTE-S: mały składnik, duże ryzyko błędu w wypłacie

Pakiet medyczny to pozornie drobny element listy płac, ale w praktyce dotyka kilku obszarów naraz: przychodu, potrącenia, PIT, umowy zlecenia i statusu studenta. Jeżeli któryś z tych elementów zostanie ustawiony z rozpędu tak, jak dla etatu, rozliczenie może być niepoprawne.

Najbezpieczniejsze podejście to rozdzielić część finansowaną przez pracodawcę i część finansowaną przez studenta, sprawdzić pozycję PIT, powiązać dodatek z aktywną umową oraz zweryfikować kod tytułu ubezpieczenia. Dopiero wtedy naliczenie wypłaty będzie miało solidną podstawę.

Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • / 0 Comments

Zdublowane faktury zakupowe z KSeF – dlaczego problem leży w rejestrze VAT, a nie w samym KSeF (Comarch ERP Optima)

Faktury zakupowe, które “dublują się” po pobraniu z KSeF, to problem pojawiający się tylko u niektórych klientów i przez to szczególnie irytujący – trudno go zdiagnozować, bo nie występuje wszędzie tak samo. Zanim założysz, że to błąd samego mechanizmu pobierania z KSeF, warto sprawdzić inne, dużo bardziej prawdopodobne źródło problemu.

Dlaczego to zwykle nie jest błąd samego KSeF

W samym module KSeF zdublowanie dokumentu praktycznie nie występuje – chyba że ta sama faktura została tam ręcznie wprowadzona dwukrotnie. Jeśli więc duplikaty widoczne są dopiero na liście faktur zakupowych czy w rejestrze VAT, przyczyny należy szukać nie w samym KSeF, tylko w tym, jak dokumenty trafiają do rejestru z różnych źródeł jednocześnie.

Skąd się biorą zdublowane zapisy w rejestrze VAT zakupu

Najczęstszą przyczyną jest sytuacja, w której ta sama faktura trafia do systemu dwiema różnymi drogami: raz pobierana jest bezpośrednio z KSeF do rejestru VAT, a drugi raz wprowadzana jest ręcznie, starą metodą, przez dokument PZ lub FZ. W efekcie w preliminarzu płatności i w rejestrze VAT pojawiają się dwa zapisy dotyczące tej samej faktury, mimo że sam KSeF żaródłowo zawiera ją tylko raz.

Krok po kroku – jak zdiagnozować i usunąć duplikat

Krok 1 – ustal, czy faktura trafiła do rejestru dwiema drogami

Sprawdź, czy dana faktura została zarówno pobrana bezpośrednio z KSeF do rejestru VAT, jak i wprowadzona ręcznie przez PZ/FZ. To najczęstszy scenariusz prowadzący do zdublowanych zapisów.

Krok 2 – porównaj numer KSeF, numer faktury, NIP dostawcy i kwotę

Zestaw ze sobą oba zapisy pod kątem numeru KSeF, numeru faktury, NIP-u dostawcy i kwoty. Zgodność tych danych potwierdzi, że to ta sama faktura wprowadzona dwukrotnie, a nie dwa różne dokumenty.

Krok 3 – usuń błędnie wprowadzony zapis, zostawiając jeden prawidłowy

Po potwierdzeniu duplikatu usuń zapis wprowadzony niewłaściwą drogą (najczęściej ręczny PZ/FZ, jeśli faktura powinna być obsługiwana przez pobieranie z KSeF), tak żeby w rejestrze VAT i preliminarzu płatności pozostał tylko jeden, prawidłowy zapis.

Krok 4 – dodatkowo sprawdź ustawienia kontroli duplikatów i wersję programu

Jako dodatkowe zabezpieczenie warto sprawdzić ustawienia kontroli duplikatów w programie oraz upewnić się, że Optima jest zaktualizowana do najnowszej wersji – to nie usunie już istniejących duplikatów, ale może pomóc ograniczyć podobne sytuacje w przyszłości.

Perspektywa ELTE-S

Skoro problem dotyczy tylko części klientów, to niemal zawsze oznacza różnicę w procesie wprowadzania dokumentów, a nie błąd samego programu – u klientów, u których faktury zakupowe konsekwentnie trafiają do rejestru VAT wyłącznie przez pobieranie z KSeF, duplikaty po prostu się nie pojawiają. Warto więc ustalić z każdym klientem jedną, spójną ścieżkę wprowadzania faktur zakupowych – albo w całości przez KSeF, albo w całości ręcznie – zamiast łączyć oba sposoby równolegle dla tych samych dokumentów.

Porozmawiajmy o uporządkowaniu procesu obsługi faktur zakupowych z KSeF w Twojej Optimie.

Skontaktuj się z nami