/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • / 0 Comments

Jak importować dane z zewnętrznych systemów (np. Scanye) do Comarch ERP Optima?

Niektóre firmy korzystają z zewnętrznych systemów do rozpoznawania faktur, obiegu lub wstępnego opisu dokumentów — i chcą te dane przekazywać bezpośrednio do Comarch ERP Optima. Czy to możliwe? To zależy — ale w większości przypadków tak, jeśli system zewnętrzny potrafi wyeksportować dane w ustrukturyzowanym formacie.

Dwa narzędzia importu ELTE-S

Importer zapisów do dzienników

Narzędzie pozwala wczytać dekrety księgowe z pliku Excel lub CSV bezpośrednio do dzienników Optimy. Działa to tak: system zewnętrzny eksportuje dane w formacie zgodnym z naszym wzorcem (kolumny: data, konto Wn, konto Ma, kwota, opis, kontrahent), a importer tworzy odpowiednie zapisy w dziennikach Optimy.

To narzędzie sprawdza się przy:

– Imporcie dekretów z innych systemów księgowych

– Imporcie danych płacowych z systemów kadrowych

– Migracji historii księgowej

Importer do rejestrów VAT

Drugie narzędzie ładuje dokumenty bezpośrednio do rejestrów VAT zakupu lub sprzedaży. Wymaga pliku z konkretnymi kolumnami (data, numer dokumentu, NIP, kwoty netto/VAT według stawek). Jeśli system zewnętrzny — np. system do rozpoznawania faktur — eksportuje dane w takim formacie, można skonfigurować automatyczne przesyłanie.

Co ze Scanye?

Scanye jest systemem do digitalizacji i rozpoznawania dokumentów. Nie znamy aktualnej specyfikacji eksportu tego systemu — do weryfikacji możliwości integracji konieczne jest sprawdzenie, co dokładnie Scanye eksportuje i w jakiej strukturze. Jeśli system eksportuje pliki Excel lub CSV z danymi faktur, istnieje wysoka szansa, że będziemy mogli zaimportować je do Optimy.

Jak ujął to Przemysław Kaczkowski na webinarze: „pod spodem to jest budowany Excel — jeśli jakiś system eksportuje dane do pliku, jesteśmy w stanie zaimportować to do Optimy w ciągu jednego dnia roboczego”.

Perspektywa ELTE-S

Każda integracja z systemem zewnętrznym wymaga weryfikacji formatu eksportu. Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich systemów. Warto przyjść do rozmowy z przykładowym plikiem eksportu z systemu źródłowego — to pozwala szybko ocenić możliwości i zakres prac.

Jeśli korzystasz z systemu, który generuje dane faktur lub dekretów, i chcesz sprawdzić czy można je wczytać do Optimy, skontaktuj się z nami z przykładem pliku. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

—

> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • / 0 Comments

Jak automatycznie księgować listy płac między bazami w Comarch ERP Optima?

Wielu klientów biur rachunkowych ma wydzielony moduł kadrowy w osobnej bazie Optimy — oddzielnej od bazy z księgowością. Jak sprawnie przeksięgować listę płac z jednej bazy do drugiej bez ręcznego przepisywania kwot? To zależy od tego, jak wygląda konkretny układ systemu.

Scenariusz 1: kadry i księgowość w tej samej bazie

Najprostszy przypadek. Schematy stowarzyszone na zakładce 2 listy płac automatycznie:

– Przeksięgowują ZUS pracownika i pracodawcy na właściwe konta

– Obsługują rozróżnienie KUP/ENKUP

– Przesuwają ZUS pracodawcy na miesiąc później (datę wypłaty)

– Generują przelewy do ZUS i Urzędu Skarbowego

Wszystko działa automatycznie po ustawieniu schematów — operator nie musi ręcznie wprowadzać kwot.

Scenariusz 2: osobna baza kadrowa, klient ma tylko księgowość

Jeśli system źródłowy (baza kadrowa) jest oddzielny od bazy księgowej, najefektywniejsze podejście to: eksport gotowego dekretu księgowego z bazy kadrowej i import tego dekretu do bazy księgowej. Nie przenosimy całej listy płac — przenosimy gotowe zapisy księgowe.

Jeśli baza kadrowa jest inna niż Optima, możemy przygotować importer dostosowany do formatu eksportu tego systemu.

Scenariusz 3: praca rozproszona — kadry w oddziałach

Przy firmach z wieloma oddziałami, gdzie kadry są prowadzone lokalnie a konsolidacja odbywa się centralnie, stosuje się import przez narzędzie ELTE-S. Każdy oddział eksportuje swoje dane płacowe, centrala importuje je do wspólnej bazy księgowej.

Perspektywa ELTE-S

Kluczowym warunkiem sprawnego działania schematów płacowych jest ustalenie standardu nazewnictwa składników płacowych z działem kadrowym. Jeśli nowy benefit (np. karta sportowa) zostanie dodany pod inną nazwą niż przewidywał schemat, system nie wpisze go automatycznie. Warto wcześniej uzgodnić, że nowe składniki będą przestrzegać określonej konwencji nazewniczej.

Jeśli prowadzisz biuro z klientami mającymi wydzielone bazy kadrowe, możemy skonfigurować odpowiedni przepływ danych. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

—

> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ 0 Comments

Rozliczenia międzyokresowe kosztów i przychodów w Comarch ERP Optima — czy można je zautomatyzować?

Polisa ubezpieczeniowa opłacona z góry za 12 miesięcy, prenumerata roczna, leasing — to wszystko koszty, które powinny być rozkładane w czasie, a nie księgowane jednorazowo w dniu faktury. Jak obsługiwać te sytuacje w Comarch ERP Optima i gdzie jest potencjał do automatyzacji?

Jak działają RMK w standardowej Optimie?

Comarch ERP Optima posiada wbudowany moduł rozliczeń międzyokresowych. Pozwala:

– Założyć kartę RMK dla każdego rozliczenia z określoną kwotą i liczbą miesięcy

– Wygenerować dekrety RMK na dany miesiąc

– Śledzić, ile pozostało do rozliczenia na każdej karcie

System obsługuje RMK czynne (koszty opłacone z góry), RMK bierne (koszty poniesione, niezafakturowane) i międzyokresowe rozliczenia przychodów.

Problematyczny jest wymóg ręcznego uruchamiania — księgowa musi pamiętać o uruchomieniu RMK każdego miesiąca dla każdego klienta. W biurze rachunkowym obsługującym kilkudziesięciu klientów to powtarzalna, żmudna praca z ryzykiem pominięcia.

Częściowa automatyzacja przez schemat

Dla powtarzalnych, standardowych RMK można skonfigurować schemat księgowy, który przy zaksięgowaniu faktury automatycznie kieruje część kwoty na konto rozliczeń międzyokresowych — zamiast na konto kosztów bezpośrednio. To nie eliminuje karty RMK, ale skraca pracę przy początkowym księgowaniu.

Przykładowo: schemat dla faktur z kategorią „ubezpieczenie” może automatycznie zaksięgować koszty na konto 640 (RMK) zamiast 409 — i jednocześnie zaproponować założenie karty RMK z odpowiednią kwotą i liczbą miesięcy.

Pełna automatyzacja dla biur rachunkowych — co planujemy

Pełna automatyzacja RMK dla wielu baz jednocześnie — czyli automatyczne uruchamianie rozliczeń dla wszystkich klientów biura w jednej operacji — to temat, na który aktywnie zbieramy zapotrzebowanie od biur rachunkowych. Im więcej biur wskazuje ten problem, tym wyżej na liście priorytetów. Jeśli to Twój case, warto nam to zasygnalizować.

Perspektywa ELTE-S

RMK to jeden z tych obszarów, gdzie ryzyko błędu jest wysokie przy dużej liczbie klientów. Brakujący miesiąc RMK zmienia wynik finansowy okresu i wymaga korekty po zamknięciu — z wszystkimi konsekwencjami dla raportów i zestawień. Systematyczna kartoteka RMK zakładana w dniu fakturowania — nie „za miesiąc” — to minimum dobrej praktyki.

Jeśli masz konkretny case związany z automatyzacją RMK lub chcesz zasygnalizować zapotrzebowanie na narzędzie wielobazowe, czekamy na kontakt. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

—

> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • / 0 Comments

Faktury cykliczne w Comarch ERP Optima — jak skonfigurować automatyczne wystawianie?

Jeśli klient co miesiąc wystawia te same faktury — za najem, abonament, stałe usługi — i robi to ręcznie, kopiując poprzedni dokument, to traci czas na czynność, która w Comarch ERP Optima może działać automatycznie. To funkcja standardowa systemu — wystarczy wiedzieć, gdzie jej szukać.

Gdzie znaleźć faktury cykliczne w Optimie?

Funkcja jest dostępna w module CRM: CRM → Umowy / Kontrakty → Dodaj kontrakt.

Kontrakt to wzorcowy dokument z przypisanym kontrahentem, pozycjami i harmonogramem generowania faktur.

Konfiguracja krok po kroku

Krok 1: Utwórz kontrakt

Podaj nazwę kontraktu, wybierz kontrahenta i ustaw datę początku. Opcjonalnie możesz ustawić datę końca — jeśli kontrakt jest terminowy.

Krok 2: Dodaj pozycje faktury

Dodaj nazwę usługi/towaru, ilość, cenę i stawkę VAT. To te same pozycje, które pojawiają się na każdej wygenerowanej fakturze.

Krok 3: Ustaw harmonogram

Określ częstotliwość (co miesiąc, co kwartał, co rok), dzień miesiąca wystawienia i termin płatności.

Krok 4: Zdecyduj o statusie generowanych faktur

Optima może generować faktury jako robocze (wymagające ręcznego zatwierdzenia) lub od razu jako zatwierdzone. Jeśli wybierzesz zatwierdzone — faktury mogą być automatycznie wysyłane do KSeF bez dodatkowych kroków.

Praktyczne zastosowania

Faktury cykliczne sprawdzają się przy: najmie lokali, abonamentach i licencjach, stałej obsłudze księgowej (biuro rachunkowe dla swoich klientów), leasingu gdy wystawca jest leasingodawcą, stałych opłatach za media.

Perspektywa ELTE-S

Najczęstszy błąd to brak daty końca kontraktu przy umowach terminowych — system będzie generował faktury w nieskończoność. Drugi częsty problem to faktury generowane jako robocze, które „zalegają” w systemie bez wysyłki, bo nikt nie pilnuje ich zatwierdzenia. Jeśli korzystasz z KSeF, warto ustawić automatyczne zatwierdzanie i wysyłkę — eliminuje jeden krok z procesu.

Jeśli chcesz skonfigurować cykliczne wystawianie faktur dla swoich klientów lub sprawdzić, czy moduł CRM działa poprawnie w Twojej instalacji, możemy to zrobić razem. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

—

> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ 0 Comments

Jak wygenerować poprawny bilans i rachunek zysków i strat z Comarch ERP Optima?

Biuro rachunkowe powinno mieć bilans i RZiS dostępne na jedno kliknięcie — bez Excela, bez ręcznego sumowania. W Comarch ERP Optima to możliwe, ale działa tylko wtedy, gdy konfiguracja planu kont i wzorców zestawień jest poprawna. Niestety, domyślna instalacja Optimy tego nie gwarantuje.

Dlaczego zestawienia „nie działają”?

Najczęstsze przyczyny błędnych lub negenerujących się zestawień to:

Błędne typy kont w planie kont

Każde konto musi mieć przypisany typ: aktywne, pasywne lub aktywno-pasywne. Wzorcowy plan kont z instalacji Optimy zawiera błędy — np. konto banku jest ustawione jako „aktywa” zamiast „aktywno-pasywne”. Przy saldzie kredytowym (np. debet w rachunku) bilans pokazuje błędną wartość.

Konta rozrachunkowe z kontrahentami, pracownikami i urzędem skarbowym zawsze powinny być aktywno-pasywne — bo mogą mieć saldo po obu stronach.

Nieprzypisane konta do wzorca zestawienia

W konfiguracji zestawienia przypisujesz konkretne konta lub zakresy kont do pozycji bilansu (np. „Należności od odbiorców” → konta 200–209). Jeśli w ciągu roku pojawiają się nowe konta, a nie są przypisane — ich salda „znikają” z zestawień.

Nieodpowiedni wzorzec dla klienta

Optima oferuje kilka wariantów: bilans duży (Załącznik 1), bilans mały (Załącznik 4 lub 5 dla małych i mikro jednostek), RZiS porównawczy, RZiS kalkulacyjny, zestawienie dla CIT estońskiego. Każdy klient może wymagać innego wzorca.

Jak uzyskać zestawienia na jedno kliknięcie?

Przy poprawnej konfiguracji eksport bilansu do Excela odbywa się jednym kliknięciem (eksport piorunem). Klient dzwoni o bilans — masz go gotowego w 10 sekund. Można również skonfigurować dostęp do zestawień z poziomu panelu klienta, bez udziału księgowej.

Nie jest wymagany specjalny układ planu kont ani konkretna numeracja — liczy się wyłącznie poprawny typ konta i przypisanie do pozycji wzorca zestawienia.

Perspektywa ELTE-S

Zawsze rekomendujemy konfigurację bilansu i RZiS w Optimie. To nie tylko oszczędność czasu — to również wyeliminowanie ryzyka błędu przy ręcznym składaniu zestawień w Excelu. Przy sprawozdaniu finansowym za rok powinno być tylko: wejdź, kliknij, eksport.

Możemy pokazać jak przygotować wzorcowe zestawienia na bazie istniejącego planu kont lub pomóc w konfiguracji od podstaw. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

—

> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >

Skontaktuj się z nami