/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • / 0 Comments

Co sprawdzić, gdy Optima zgłasza nieautoryzowany dostęp do KSeF?

Biuro rachunkowe ma wykupiony abonament, operator ma uprawnienia w Optimie, a mimo to nie może zmienić sposobu uwierzytelniania w KSeF. Na jednej bazie wszystko działa, na innej pojawia się ten sam komunikat niezależnie od wybranej metody. W takim przypadku punktem wyjścia jest sprawdzenie uprawnień w KSeF dla konkretnej firmy i użytkownika.

Uprawnienia w Optimie a dostęp do firmy w KSeF

Komunikat o nieautoryzowanym dostępie dotyczy uwierzytelniania w KSeF. Samo zaznaczenie uprawnień operatora w konfiguracji Optimy nie potwierdza, że użytkownik biura rachunkowego ma odpowiedni dostęp do obsługiwanej firmy w KSeF. Podobnie wykupienie abonamentu nie zastępuje nadania tych uprawnień.

Dlatego warto ponownie zweryfikować i nadać uprawnienia dla firmy, której dotyczy problem. Jeśli trudność występuje tylko u jednego użytkownika, osoba odpowiedzialna po stronie tej firmy powinna ponownie nadać mu odpowiednie uprawnienia w KSeF. Nie należy przy tym rozszerzać dostępu ponad zakres potrzebny do wykonywania jego obowiązków.

Działanie połączenia w jednej bazie nie oznacza, że dostęp do pozostałych firm jest poprawnie ustawiony. Przykładowo ten sam pracownik biura może obsługiwać dwóch klientów, ale jego uprawnienia do każdego z nich wymagają osobnej weryfikacji.

Ponowna konfiguracja certyfikatu lub tokenu

Po sprawdzeniu uprawnień warto ponownie zweryfikować dane użytkownika wykorzystywane do połączenia oraz skonfigurować uwierzytelnianie z nowym certyfikatem lub tokenem. Utworzenie i wgranie nowych danych uwierzytelniających często pomagało w podobnych przypadkach. Nie oznacza to jednak, że sama wymiana certyfikatu naprawi brak wymaganych uprawnień.

W Optimie sprawdzenie metody uwierzytelniania odbywa się przez wskazane w komunikacie menu KSeF -> Zmień sposób uwierzytelniania lub z listy faktur sprzedaży. Jeżeli błąd nadal pojawia się już przy próbie zmiany metody, warto przekazać przypadek do dalszej weryfikacji z dokładnym komunikatem i informacją, której bazy oraz użytkownika dotyczy.

<screen>

Certyfikaty i tokeny należy przekazywać wyłącznie bezpiecznym kanałem. Nie powinny trafiać do publicznych komentarzy, zrzutów ekranu ani otwartych zgłoszeń. Do opisu problemu wystarczy informacja o użytej metodzie, bez ujawniania danych uwierzytelniających.

Perspektywa ELTE-S

W takim zgłoszeniu rozdzielamy licencję usługi, uprawnienia operatora w Optimie i uprawnienia w KSeF. To różne elementy, dlatego poprawne ustawienie jednego z nich nie potwierdza poprawności pozostałych. Kolejność działania ma znaczenie: najpierw dostęp użytkownika do konkretnej firmy, następnie ponowna konfiguracja danych uwierzytelniających i test połączenia.

Nie warto zakładać, że zmiana usługi na płatną jest przyczyną błędu tylko dlatego, że komunikat pojawił się w tym samym czasie. W opisanej sytuacji praktyczny kierunek to ponowne nadanie uprawnień i sprawdzenie nowego certyfikatu lub tokenu.

Jeśli uwierzytelnianie działa tylko w części baz obsługiwanych przez biuro rachunkowe, warto uporządkować dostęp do poszczególnych firm i zweryfikować konfigurację połączenia. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • / 0 Comments

Co zrobić, gdy kurs EUR w Optimie w chmurze zatrzymał się na jednej dacie?

Kurs euro nie zmienia się od kilku dni, mimo że użytkownik oczekuje nowych wartości. Dodatkowo pozycja EUR na liście jest wyszarzona, a ponowne wgranie kursu nie jest możliwe. W takiej sytuacji warto najpierw ustalić zakres problemu, zamiast zakładać, że wystarczy powtórzyć pobieranie danych.

Uprawnienia operatora czy problem z aktualizacją kursów?

Powielanie kursu z jednej daty może wskazywać na problem ze źródłem danych lub mechanizmem automatycznej aktualizacji. Wyszarzona pozycja może natomiast wiązać się z ograniczeniami uprawnień albo sposobem pracy w środowisku chmurowym. Te objawy są wskazówką do diagnostyki, nie potwierdzeniem konkretnej przyczyny.

Najpierw porównaj zachowanie programu u różnych operatorów. Jeżeli tylko jedna osoba nie może dopisać kursu, warto zacząć od jej uprawnień. Jeśli problem dotyczy wszystkich użytkowników, trzeba sprawdzić również parametry i działanie aktualizacji. Porównanie z innymi walutami pomoże ustalić, czy trudność dotyczy wyłącznie EUR, czy całego pobierania kursów.

Co sprawdzić przed zgłoszeniem problemu w chmurze?

Sprawdź, czy program pozwala dopisać kurs ręcznie w tabeli kursów. Jeśli ta operacja również jest zablokowana, możliwą przyczyną są uprawnienia, parametry lub blokada w bazie, a nie tylko sam mechanizm pobierania danych. Nie należy jednak traktować tego testu jako podstawy do samodzielnej ingerencji w bazę.

<screen>

Kolejnym krokiem jest weryfikacja daty systemowej i daty serwera oraz sprawdzenie, czy aktywna blokada okresu lub zamknięcie nie ogranicza dopisywania kursów. Jeżeli użytkownik nie ma dostępu do ustawień serwera, tę część diagnostyki należy przekazać obsłudze środowiska chmurowego.

W Optimie w chmurze może być potrzebne odświeżenie lub sprawdzenie usługi aktualizacji kursów po stronie środowiska. Do zgłoszenia warto dołączyć datę ostatniego poprawnego kursu, informację o innych walutach oraz wynik próby ręcznego dopisania. Przykładowo opis „EUR powiela kurs z 09.09.2026 u wszystkich operatorów, inne waluty aktualizują się poprawnie” pozwala zawęzić diagnostykę bardziej niż samo „kurs euro nie działa”.

Perspektywa ELTE-S

Zaczynamy od rozdzielenia dwóch kwestii: czy kursy nie są pobierane, czy użytkownik nie może ich zmienić. Mogą występować jednocześnie, ale nie muszą mieć tej samej przyczyny. Dlatego porównanie operatorów i walut jest ważniejsze niż wielokrotne ponawianie tej samej operacji.

Do czasu wyjaśnienia problemu warto zweryfikować dokumenty, na których mógł zostać użyty nieaktualny kurs. Samo przywrócenie pobierania nowych wartości nie jest potwierdzeniem, że wcześniejsze dokumenty wymagają zmiany ani że program poprawił je automatycznie.

Jeśli Optima powiela kursy walut i blokuje ich uzupełnienie, warto ustalić przyczynę, zanim problem wpłynie na kolejne dokumenty. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • / 0 Comments

Czy do kontroli faktur zaliczkowych w Optimie potrzebny jest Excel?

Faktura zaliczkowa trafia do księgowości, a po pewnym czasie pojawia się faktura końcowa. Przy większej liczbie takich transakcji trudno pamiętać, które zaliczki zostały już rozliczone i z jakimi dokumentami należy je zestawić. Dlatego firmy i biura rachunkowe często prowadzą dodatkowy arkusz. To, czy jest potrzebny, zależy jednak od sposobu pracy w Optimie.

Kontrola zaliczek w Handlu a praca w rejestrach VAT

W module Handel Optima ma wbudowane powiązania między zaliczkami a fakturami końcowymi, zarówno sprzedażowymi, jak i zakupowymi. Przy poprawnym procesie wystawiania i obsługi dokumentów można więc kontrolować wiele informacji bez tworzenia równoległego zestawienia w Excelu. Warunkiem jest korzystanie z tych powiązań w ramach prowadzonego obiegu dokumentów.

Inaczej wygląda praca bezpośrednio w rejestrach VAT. Nie ma tam mechanizmu kontrolującego powiązania między fakturami zaliczkowymi a końcowymi. Sama obecność obu dokumentów w rejestrze nie zastępuje więc sprawdzenia, czy dotyczą tej samej transakcji i czy zaliczka została uwzględniona przy rozliczeniu.

Kiedy warto prowadzić dodatkowy arkusz Excel?

W takim przypadku arkusz Excel może okazać się niezbędnym narzędziem pomocniczym. Warto zestawić w nim kontrahenta, numery faktur zaliczkowych i odpowiadającej im faktury końcowej oraz informację o stanie rozliczenia. Dzięki temu osoba prowadząca księgowość ma jeden punkt odniesienia zamiast każdorazowo odtwarzać powiązania na podstawie dokumentów.

Przykładowo, jeśli do biura rachunkowego trafiają dwie faktury zaliczkowe, a później faktura końcowa dotycząca tej samej transakcji, zestawienie pomocnicze pozwala zebrać te dokumenty razem. Przy pracy wyłącznie w rejestrach VAT nie należy zakładać, że program sam skontroluje ich powiązanie tak jak w module Handel.

Perspektywa ELTE-S

Najpierw ustalamy, gdzie faktycznie odbywa się obsługa zaliczek. Możliwości modułu Handel nie powinny być utożsamiane z możliwościami samych rejestrów VAT. W przeciwnym razie łatwo uznać, że program kontroluje relację między dokumentami, choć w danym modelu pracy trzeba zadbać o nią osobno.

Jeżeli potrzebne jest zestawienie pomocnicze, warto ustalić, kto je aktualizuje i kiedy sprawdza komplet dokumentów. Arkusz, który nie jest uzupełniany na bieżąco, może dawać mylne poczucie kontroli. Z kolei przy pracy w Handlu warto najpierw wykorzystać dostępne powiązania, zanim zacznie się przepisywać te same dane do osobnej tabeli.

Jeśli kontrola zaliczek wymaga u Was przeszukiwania rejestrów i ręcznego łączenia dokumentów, warto uporządkować proces odpowiednio do używanych modułów Optimy. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

⚠️Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W indywidualnych sytuacjach warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • / 0 Comments

Jak sprawdzić, komu oferowano dany towar w Comarch ERP Optima?

Handlowiec przygotowuje oferty w CRM, a później chce sprawdzić, którym klientom proponował konkretny artykuł. Otwiera „Historię towaru”, ale nie widzi ofert OH. Podobny problem pojawia się przy sprawdzaniu historii kontrahenta: trudno ustalić, jakie towary znalazły się w jego ofertach, bez otwierania kolejnych dokumentów.

Standardowa „Historia towaru” w Optimie opiera się na dokumentach handlowo-magazynowych, takich jak dokumenty sprzedaży i zakupu czy WZ i PZ. Oferty handlowe z CRM często nie należą do dokumentów przychodowych lub rozchodowych, dlatego nie obejmują ich dostępne filtry. Samo wyjęcie oferty z bufora tego nie zmienia, a dodanie OH do historii zwykle nie jest możliwe wyłącznie przez konfigurację.

W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie raportu BI, który połączy dane ofert z ich pozycjami i umożliwi filtrowanie po artykule oraz kontrahencie. Dzięki temu handlowiec sprawdzi, komu oferowano dany towar, albo jakie artykuły proponowano konkretnemu klientowi. Zestawienie pozycji pozwoli również przejrzeć zawartość wielu ofert bez otwierania każdej osobno. Będzie to osobny raport, a nie zmiana standardowych filtrów „Historii towaru” czy listy ofert w CRM.

Przykładowo przy ponownym oferowaniu konkretnego artykułu handlowiec może skorzystać z raportu, aby znaleźć klientów, którym wcześniej przygotował ofertę na ten towar. Zamiast przeglądać dokumenty jeden po drugim, otrzyma zestawienie powiązanych ofert i kontrahentów. Zakres raportu trzeba dopasować do dostępnych danych i sposobu pracy zespołu.

Perspektywa ELTE-S

Przy przygotowaniu takiego zestawienia warto rozdzielić historię ofertowania od historii sprzedaży. Towar wpisany do oferty nie oznacza jeszcze, że klient go kupił. Dlatego raport powinien pozwalać rozpoznać dokument, z którego pochodzi dana pozycja. Ważne jest również ustalenie, czy uwzględniamy tylko zatwierdzone oferty, czy także dokumenty pozostające w buforze, aby wynik odpowiadał temu, co handlowcy chcą sprawdzać.

Jeśli wyszukiwanie artykułów i kontrahentów w ofertach zajmuje Waszemu zespołowi zbyt wiele czasu, warto zebrać te informacje w jednym raporcie dopasowanym do codziennej pracy. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • / 0 Comments

Wezwanie do zapłaty w Optimie – jak pokazać rachunek bankowy zgodny z walutą faktury (EUR/PLN)?

Przy fakturach, w których wartość netto jest wyrażona w EUR, a VAT rozliczany jest w PLN, wydruk wezwania do zapłaty w Optimie standardowo pokazuje tylko jeden rachunek bankowy – ten w PLN. Dla kontrahenta rozliczającego się w EUR bywa to niewystarczające, zwłaszcza gdy oczekuje numeru konta zgodnego z walutą faktury.

Szablon wydruku wezwania w Sprint pozwala wybrać tylko jeden rejestr bankowy, który zostanie wydrukowany, dlatego program domyślnie pokazuje rachunek przypisany do dokumentu/płatności. Jeśli potrzebny jest również drugi numer rachunku, można go wpisać w pole Opis – ta wartość jest przenoszona na wydruk, więc oba rachunki mogą znaleźć się na tym samym dokumencie bez zmian w samym szablonie.

<screen>

Perspektywa ELTE-S

Przy stałej współpracy z kontrahentami walutowymi warto ujednolicić zasadę wpisywania drugiego rachunku w polu Opis, żeby wezwania do zapłaty były konsekwentne niezależnie od tego, kto je wystawia. To prosty nawyk, który ogranicza pytania i reklamacje od kontrahentów rozliczających się w innej walucie niż PLN.

Jeśli w Twojej firmie faktury walutowe i wezwania do zapłaty pojawiają się regularnie, warto ustandaryzować ten proces, zamiast poprawiać pojedyncze dokumenty ręcznie. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami