/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • / 0 Comments

Faktury na zagraniczny NIP UE i kod BFK w Optimie – czy trzeba je wysyłać do KSeF?

Wielu użytkowników Comarch ERP Optima zauważa, że przy wystawianiu faktury na zagraniczny NIP UE za usługi system automatycznie nadaje jej kod BFK. Pojawia się wtedy pytanie, czy taka faktura w ogóle musi trafić do KSeF, czy może kod BFK oznacza jakiś wyjątek od obowiązku.

Obowiązek wysyłki faktury do KSeF nie zależy od tego, czy nabywca ma polski, czy zagraniczny numer identyfikacyjny – decyduje charakter transakcji i to, czy sprzedawca jest zobligowany do fakturowania zgodnie z polskimi przepisami o KSeF. Sam kod BFK nadawany automatycznie przez Optimę bywa nieprecyzyjny i nie powinien być odczytywany jako informacja, że faktura jest wyłączona z obowiązku wysyłki. W praktyce warto sprawdzić ustawienia typu dokumentu i reguł klasyfikacji faktur zagranicznych w konfiguracji programu, żeby ograniczyć ryzyko błędnego oznaczania takich dokumentów.

Perspektywa ELTE-S

Nie warto opierać decyzji o wysyłce faktury do KSeF wyłącznie na kodzie nadawanym automatycznie przez system – to pole pomocnicze, a nie potwierdzenie zgodności z przepisami. Rekomendujemy okresowy przegląd konfiguracji typów dokumentów i kodów w Optimie, najlepiej wspólnie z księgowością, szczególnie że zasady dotyczące KSeF wciąż się zmieniają.

Jeśli w Twojej firmie faktury zagraniczne bywają błędnie klasyfikowane w Optimie, warto to uporządkować zanim skończy się to problemem przy obowiązkowym wdrożeniu KSeF. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

⚠️Ten wpis ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W indywidualnych sytuacjach warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • / 0 Comments

Komunikat DevExpress „For evaluation purposes only” na wydruku sPrint w Comarch ERP Optima – jak to naprawić

Dopisek o wersji ewaluacyjnej DevExpress na wygenerowanym PDF-ie księgi to jeden z tych błędów, który blokuje wysyłkę dokumentów do klienta, bo wygląda nieprofesjonalnie, a nie od razu wiadomo, czy problem jest po stronie użytkownika, czy dostawcy.

Komunikat pochodzi z komponentu DevExpress wykorzystywanego przez sPrint do generowania wydruków i oznacza, że środowisko, w którym powstaje PDF, jest traktowane jako nielicencjonowane lub działające w wersji testowej. Sposób postępowania zależy od tego, z jakiej wersji Optimy korzystasz. W Optimie w chmurze to zwykle problem po stronie środowiska/licencji na serwerze dostawcy, więc należy zgłosić to jako incydent do Comarch, z dokładnym opisem, wersją Optimy i przykładowym PDF-em – samodzielna naprawa po stronie stanowiska nie jest tu możliwa. W Optimie stacjonarnej często pomaga inna ścieżka: wejdź do konfiguracji wydruków, skopiuj szablon wydruku Sprint kombinacją klawiszy Ctrl+Insert, a potem otwórz skopiowany szablon do edycji.

<screen>

Do czasu naprawy problemu (zwłaszcza w chmurze, gdzie zgłoszenie do Comarch może potrwać) można tymczasowo wygenerować księgę inną ścieżką, np. domyślnym wydrukiem albo eksportem do Excela i przygotowaniem PDF-a lokalnie, żeby nie wysyłać klientowi plików z tym dopiskiem.

Perspektywa ELTE-S

Zanim zaczniecie szukać rozwiązania „technicznego” na własną rękę, warto od razu ustalić, czy działacie na Optimie w chmurze czy stacjonarnej – to determinuje całą dalszą ścieżkę i pozwala uniknąć prób naprawy, które w danym wariancie po prostu nie zadziałają (np. kopiowanie szablonu w chmurze, gdzie problem leży po stronie serwera).

Jeśli tego typu komunikaty pojawiają się u Was cyklicznie, dobrze jest mieć przygotowaną alternatywną ścieżkę generowania dokumentów na wypadek, gdy zgłoszenie do dostawcy chmury się przedłuża. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami
/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • / 0 Comments

Jak wygenerować zestawienie rejestru sprzedaży w formacie XLSX w Comarch ERP Optima

Potrzeba szybkiego zestawienia rejestru sprzedaży w Excelu wraca cyklicznie, np. przy rozliczeniach czy raportowaniu dla klienta, a w Optimie da się to zrobić kilkoma różnymi ścieżkami – warto wiedzieć, która pasuje do konkretnej sytuacji.

Najprośtszy wariant to eksport bezpośrednio z listy zapisów VAT: po ustawieniu filtra i zakresu dat wystarczy wybrać opcję eksportu do Excela – ikonę Excel albo opcję „Eksport” z menu głównego w lewym górnym rogu. To rozwiązanie sprawdza się przy prostym, surowym zestawieniu zapisów bez dodatkowych podsumowań.

Jeśli potrzebujesz zestawienia bardziej „raportowego”, np. z podsumowaniami według stawek VAT albo kontrahentów, lepiej sprawdzi się ścieżka przez wydruk sPrint: wydruk danych, następnie wydruk oznaczony jako Sprint, a na końcu eksport pliku na dysk w formacie Excel.

<screen>

Jest też trzecia opcja – dedykowany raport, przydatny wtedy, gdy takie zestawienie jest potrzebne regularnie i ma zawsze wyglądać tak samo, bez ręcznego powtarzania kolejnych kroków eksportu.

Perspektywa ELTE-S

Jeśli zestawienie rejestru sprzedaży jest potrzebne od czasu do czasu, prosty eksport z listy VAT w zupełności wystarczy. Ale jeśli robicie to regularnie (np. co miesiąc dla tego samego zestawu podsumowań), warto raz przygotować dedykowany raport albo szablon wydruku sPrint – zaoszczędzi to czasu i ograniczy ryzyko, że ktoś w zespole wyeksportuje dane w innym układzie niż reszta.

Jeśli chcecie ustalić jeden stały sposób generowania takich zestawień w firmie, możemy pomóc to zaprojektować.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • / 0 Comments

Cofnięcie rozliczenia zaliczki po korekcie faktury w Comarch ERP Optima – jak to obecnie zrobić

Faktura sprzedaży z rozliczoną zaliczką, która już poszła do KSeF, a teraz wymaga korekty, potrafi postawić pod znakiem zapytania to, co się dzieje z tą zaliczką – zwłaszcza gdy zależy Wam na tym, by wróciła do puli ‚czekających do rozliczenia’.

W aktualnej wersji Optimy (2026.5.1) sama korekta faktury nie zwraca zaliczki do rozliczenia automatycznie – to ograniczenie funkcjonalne obecnej wersji programu, nie błąd w konfiguracji dokumentów czy w sposobie ich wystawiania. Comarch ma zmienić to zachowanie w wersji 2027, ale do tego czasu jedynym sposobem na odzyskanie pełnej kwoty do zapłaty na fakturze jest wystawienie dodatkowego KP i dołożenie go do rozliczenia jako drugiej zaliczki.

<screen>

Ważne jest także to, że fakt wysłania faktury do KSeF nie blokuje tego procesu – korekta dokumentu i nowe rozliczenie zaliczki działają niezależnie od raportowania do KSeF, więc nie trzeba się obawiać, że cokolwiek trzeba ‚cofać” po stronie KSeF, by to obejście zadziałało.

Perspektywa ELTE-S

Warto mieć to ograniczenie na uwadze zanim korekta zostanie wystawiona, a nie dopiero po fakcie – wiele firm zakłada, że zaliczka ‚sama” wróci do rozliczenia po korekcie i dopiero później szuka jej w preliminarzu. Przygotowanie od razu dodatkowego KP jako drugiej zaliczki pozwala uniknąć sytuacji, w której faktura formalnie ma pełną kwotę do zapłaty, a rozliczenie w tle jest niekompletne.

Jeśli macie więcej takich przypadków korekt faktur z zaliczkami, dobrze jest ustalić jedną stałą procedurę obejścia do czasu wersji 2027, żeby każda osoba w zespole robiła to tak samo i żeby rozliczenia się nie rozjeżhały. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • / 0 Comments

Opakowania kaucyjne nie pojawiają się na fakturze w Comarch ERP Optima – jak to sprawdzić

Kaucja dodana w zakładce, która mimo to nie pojawia się na fakturze i nie wpływa na kwotę płatności, potrafi zablokować wystawianie dokumentów na dłużej, zwłaszcza gdy wszystkie znane instrukcje zostały już sprawdzone.

W module Handel opakowania kaucyjne muszą być faktycznie podpięte jako pozycja dokumentu, a nie tylko widoczne w dedykowanej zakładce kaucje – to pierwsza rzecz do zweryfikowania, bo sama obecność kaucji na liście nie oznacza, że jest ona częścią faktury. Jeśli podpięcie jest prawidłowe, a mimo to kaucja nie widnieje na wydruku, problem może leżeć w samym szablonie wydruku, a nie w konfiguracji dokumentu – w takim przypadku suma/brutto na podglądzie dokumentu w Optimie zmienia się prawidłowo, tylko wydruk tego nie odzwierciedla.

Dla firm wysyłających faktury do KSeF istotny jest jeszcze jeden element: to, czy opakowania kaucyjne trafią do struktury KSeF, zależy od osobnego parametru w konfiguracji KSeF. Jego nieustawienie może sprawiać wrażenie, że kaucja „gubi się” gdzieś w procesie, choć na dokumencie w Optimie jest naliczona prawidłowo.

Perspektywa ELTE-S

Zanim zaczniecie szukać błędu w konfiguracji samej kaucji, warto rozdzielić diagnozę na dwa niezależne obszary: czy kaucja jest częścią dokumentu (wpływa na sumę płatności) oraz czy jest widoczna na wydruku i w KSeF. To dwa różne miejsca w konfiguracji i łatwo pomylić jedno z drugim, sprawdzając w kółko te same ustawienia.

Jeśli macie w firmie wiele wzorów wydruków faktur albo różne typy dokumentów z kaucjami, dobrze jest zrobić to sprawdzenie punkt po punkcie na jednym przykładowym dokumencie, zamiast przechodzić przez wszystkie instrukcje na raz – często problem dotyczy tylko jednego konkretnego elementu konfiguracji, a nie całego procesu.

Jeśli temat z kaucjami i KSeF wraca u Was częściej, warto uporządkować konfigurację raz, zamiast sprawdzać to przy każdej fakturze. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami