/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • • • • / 0 Comments

Aktywacja KSeF w Comarch ERP Optima – PIN, numer klucza, numer klienta, gdzie wpisać i jak sprawdzić status

Zakup KSeF w Comarch odbywa się na kluczu licencyjnym – dostajesz PIN, numer klucza i numer klienta, i często to jedyne dokumenty, które trafiają do Ciebie mailem. Pytanie, które na tym etapie zadaje sobie większość użytkowników: gdzie ja to mam wpisać w Optimie i jak poznam, że KSeF w ogóle zadziałał?. Odpowiedź jest dwuczęściowa – najpierw aktywujesz licencję na kluczu w Menadżerze Kluczy, potem w samej Optimie podpinasz numer klucza pod dane firmy i weryfikujesz stan pakietu.

Do czego służą PIN, numer klucza i numer klienta

Te trzy dane to Twoje uprawnienia do aktywacji licencji KSeF na kluczu HASP – dokładnie tak samo jak przy aktywowaniu każdego innego modułu Comarch. Nie wpisujesz ich bezpośrednio do Optimy – one służą do wygenerowania i zaciągnięcia pliku licencji (typowo .RUS) na kluczu HASP wpiętym do serwera. Po tej operacji na Twoim kluczu “siedzi” wykupiony pakiet KSeF (np. na 100 dokumentów) i Optima będzie mogła z niego korzystać. Bez tego kroku – nawet jeśli wpiszesz numer klucza w Optimie, Optima nie znajdzie pasującej licencji na HASP i wysyłka do KSeF nie ruszy.

Krok po kroku – jak aktywować pakiet KSeF w Optimie

Krok 1 – aktywuj licencję KSeF w Menadżerze Kluczy

Na serwerze z kluczem HASP uruchom Menadżer Kluczy (Comarch ERP Menadżer Kluczy). Wybierz opcję aktualizacji licencji, użyj PIN, numeru klucza i numeru klienta (te dane dostałeś po zakupie), pobierz plik licencji .RUS i wgraj go do Menadżera Kluczy. Po zakończeniu aktualizacji na liście licencji klucza HASP powinien pojawić się pakiet KSeF z liczbą dokumentów do wykorzystania.

<screen>

Krok 2 – wpisz numer klucza KSeF w Optimie

Zaloguj się do Optimy i wejdź w Konfiguracja → Firma → Dane Firmy → KSeF. W polu Numer klucza KSeF wpisz numer klucza z aktywowanej licencji (ten sam numer, który widziałeś w Menadżerze Kluczy po aktywacji). Zapisz konfigurację. To jest krok, który mówi Optimie: “licencja KSeF, której ta baza ma używać, siedzi na tym konkretnym kluczu”.

<screen>

Krok 3 – sprawdź, czy KSeF jest aktywny

Aktywność pakietu KSeF weryfikujesz w dwóch miejscach. Pierwsze – menu główne KSeF → Pakiet KSeF – tam zobaczysz stan pozostałych dokumentów w pakiecie (np. “96 z 100”). Drugie – próba wystawienia i wysłania testowej faktury – jeśli licencja jest aktywna, Optima połączy się z KSeF i zwróci status wysyłki. Jeśli licencja nie jest aktywna, przy próbie wysyłki dostaniesz komunikat o braku licencji lub o braku klucza.

<screen>

Krok 4 – zweryfikuj poprawność danych firmy w konfiguracji KSeF

W Konfiguracja → Firma → Dane Firmy → KSeF oprocz numeru klucza sprawdź, czy są poprawnie ustawione NIP firmy, środowisko (Demo lub Produkcja – to musi być to samo, na które został wygenerowany token operatora KSeF) oraz dane autoryzacyjne operatora KSeF. Niespójność między środowiskiem tokena a środowiskiem konfiguracji to najczęstsza przyczyna błędu 401 przy pierwszej wysyłce po aktywacji.

<screen>

Kiedy pakiet KSeF się skończy – co zobaczysz

Wykupiony pakiet ma z góry określoną liczbę dokumentów (np. 100 na miesiąc). Każda faktura wysłana do KSeF zmniejsza licznik o 1. Kiedy pakiet się wyczerpie, przy próbie kolejnej wysyłki Optima pokaże komunikat o braku dostępnych dokumentów w pakiecie i wysyłka się nie powiedzie. Żeby uzupełnić pakiet, musisz dokupić kolejny cykl (od Comarch lub partnera) i powtórzyć kroki z aktywacją licencji w Menadżerze Kluczy – te same PIN/numer klucza/numer klienta dostaniesz na drugi cykl.

Perspektywa ELTE-S

Kupno KSeF w Optimie to schemat licencyjny, który ma dwa poziomy – klucz HASP (miejsce, gdzie żyje licencja) i konfiguracja bazy (miejsce, gdzie mówisz Optimie, której licencji ma używać). Wielu użytkowników utyka na tym, że robi jeden z dwóch kroków – wgra licencję na klucz, ale zapomni wpisać numeru klucza w Konfiguracji → Firma → Dane Firmy → KSeF, albo odwrotnie: wpisze numer, który “gdzieś widział”, nie aktywując licencji na kluczu. Praktyczna wskazówka: zaraz po zakupie zapisz sobie zestaw danych (PIN, numer klucza, numer klienta, data zakupu, ilość dokumentów w pakiecie, środowisko Demo/Prod) w wewnętrznej dokumentacji IT lub w bazie haseł. Przy kolejnym cyklu odnowienia będziesz mieć wszystko pod ręką i unikniesz sytuacji, w której fakturowanie stoi, bo ktoś zgubił maila z Comarch.

Porozmawiajmy o uporządkowaniu integracji KSeF w Twojej Optimie.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima • Comarch ERP XL/ • • • • • • • • / 0 Comments

Zestawienie PPK w Comarch ERP Optima – jak wydrukować składki pracownika i pracodawcy bez dodatkowej nakładki

Raportowanie PPK w biurach kadrowych i firmach z własnym działem płac często zaczyna się od zego samego pytania: “czy żeby wydrukować zestawienie składek PPK muszę kupić dodatek Comarch PPK?”. Odpowiedź jest prosta – nie musisz. Comarch PPK to osobna aplikacja służąca do komunikacji z instytucją finansową obsługującą PPK (generowanie plików importowych, ewidencja umowa/rezygnacje, wysyłka danych do instytucji). Jeśli potrzebujesz wyłącznie raportu / wydruku pokazującego, ile zostało pobrane od pracownika i dopłacone przez pracodawcę – dane masz w standardowym module Kadry i Płace, wystarczy je wyciągnąć we właściwej formie.

Dlaczego zestawienie PPK da się zrobić bez aplikacji Comarch PPK

W Optimie składki PPK są elementem list płac – dokładnie takim samym jak składki ZUS, podatek czy inne potrącenia. Moduł Kadry i Płace zapisuje w bazie część podstawową pracownika, część dodatkową pracownika (jeśli zadeklarował), część podstawową pracodawcy i część dodatkową pracodawcy – i wszystko to jest dostępne w raportach już na standardowej licencji KiP. Aplikacja Comarch PPK dokłada do tego funkcje wymiany danych z instytucją finansową (plik XML w formacie instytucji, ewidencja przystąpień/rezygnacji, korekty przekazane instytucji itd.) – i tylko wtedy jest potrzebna, kiedy naprawdę chcesz tę komunikację zautomatyzować. Do samego raportowania jest zdecydowanie zbyt dużym młotkiem.

Dwa sposoby na zestawienie PPK w Optimie

Sposób 1 – indywidualny raport w formie wydruku PDF

To wersja “po księgowemu” – masz gotowy dokument, który możesz podpiąć pod listę płac, wysłać klientowi biura rachunkowego albo zarchiwizować. Bazujemy na module GenRap (dostępnym w Optimie w ramach standardowej licencji KiP), który pozwala zbudować wydruk pokazujący: pracownika, część pracownika (podstawową + ewentualnie dodatkową), część pracodawcy (podstawową + ewentualnie dodatkową) i sumę za wybrany miesiąc. Efekt: 1-stronicowy raport PDF z tabelą zestawiającą wszystkich pracowników firmy.

Sposób 2 – szybki raport w formie tabeli z eksportem do Excela

Wersja “po analityku” – jeśli chcesz danymi PPK dalej pracować (dołożyć sum kontrolnych, połączyć z innymi danymi kadrowymi, wygenerować wykres). Optima ma mechanizm szybkiego raportu – definiujesz zestaw kolumn (Pracownik, Składka pracownika, Składka pracodawcy, Miesiąc, Rok), filtry (np. tylko dana lista płac, tylko dana grupa pracowników) i wynik dostajesz od razu na ekranie jako tabelę. Jednym kliknięciem eksport do Excela i masz materiał do dalszej obróbki. Ten wariant jest szybszy do przygotowania i łatwiejszy do modyfikacji, kiedy klient zmieni wymagania (np. “a mogliśmy jeszcze dodać kolumnę z sumą narastająco od początku roku?”).

Krok po kroku – jak zrobić zestawienie PPK w Optimie

Krok 1 – upewnij się, że składki PPK są poprawnie ustawione

Składki PPK definiuje się w Konfiguracja → Firma → Płace → Składki PPK (procenty podstawowe, dodatkowe, dane instytucji finansowej). Zanim zaczniesz raportować, zweryfikuj, że wartości procentowe na listach płac za dany miesiąc są poprawne. Błąd w konfiguracji składek będzie widoczny na raporcie i zaburzy zestawienie.

<screen>

Krok 2 – wygeneruj listę płac za miesiąc z uwzględnieniem PPK

Przejdź do Kadry i Płace → Wypłaty → Wypłaty pracowników, wybierz odpowiedni okres i sprawdź, czy składki PPK zostały naliczone na wypłatach (kolumna “PPK – część pracownika” i “PPK – część pracodawcy” muszą mieć wartości). Bez tego kroku raport będzie pusty, nawet jeśli technicznie jest poprawnie skonfigurowany.

<screen>

Krok 3a – wersja z wydrukiem PDF (indywidualny raport GenRap)

Z listy wypłat użyj przycisku Wydruk danych (ikona drukarki lub CTRL+P) i w menu wydruków poszukaj pozycji związanej z PPK. Jeśli w standardowych szablonach Optimy nie ma dokładnie tego widoku, którego potrzebujesz – wejdź w Konfiguracja → Program → Użytkowe → Wydruki, sklonuj najbliższy standardowy szablon i zmodyfikuj go w GenRap (dodaj kolumny część pracownika + część pracodawcy, sumę, filtr po miesiącu). Zapisz jako wydruk użytkownika. Od tej pory generujesz PDF jednym kliknięciem.

<screen>

Krok 3b – wersja z szybkim raportem tabelarycznym

Z menu Widok → Szybki raport (lub odpowiadającej opcji w Twojej wersji Optimy) uruchom kreator szybkiego raportu na widoku wypłat. Wybierz kolumny: Pracownik, Składka PPK – część pracownika (podstawowa), Składka PPK – część pracodawcy (podstawowa) oraz ewentualnie dodatkowe. Ustaw filtr na miesiąc, który Cię interesuje. Uruchom raport, sprawdź wynik na ekranie i eksportuj do Excela przyciskiem Eksport do arkusza kalkulacyjnego.

<screen>

Krok 4 – zapisz konfigurację raportu do wielokrotnego użytku

Zarówno w wariancie GenRap, jak i w szybkim raporcie – zapisz swoją wersję jako wydruk użytkownika lub schemat szybkiego raportu, żeby nie budować go od zera co miesiąc. To mało intuicyjny krok, ale w praktyce oszczędza godziny w kolejnych okresach.

<screen>

Kiedy jednak warto rozważyć aplikację Comarch PPK

Comarch PPK ma sens wtedy, kiedy prowadzisz pełen cykl obsługi PPK w firmie, a nie tylko raportujesz składki. Konkretne sytuacje: duża liczba pracowników (kilkaset+) w PPK, potrzeba automatycznej wymiany plików z instytucją finansową (przystąpienia, rezygnacje, korekty), rozbudowana ewidencja wypowiedzenia deklaracji, obsługa wielu instytucji finansowych obsługujących PPK w jednej firmie. Wtedy indywidualne raporty w KiP stają się niewystarczające i Comarch PPK zwraca się czasem oszędnym w miesiącu. Dla “czystego” raportowania – to zdecydowanie za dużo.

Perspektywa ELTE-S

Zakup dodatkowej nakładki tylko po to, żeby wydrukować zestawienie składek PPK, to klasyczny przykład przepłaty za funkcję, którą Optima ma standardowo. Nasza rada: raz porządnie skonfigurujcie własny wydruk PPK w GenRap i schemat szybkiego raportu tabelarycznego dla działu płac – i traktujcie je jako standardowe narzędzia miesięcznego zamknięcia. To 2-3 godziny pracy specjalisty jednorazowo, które oszczędzają potem godziny w każdym kolejnym miesiącu. Do rozważenia Comarch PPK wracamy dopiero wtedy, kiedy firma dojrzewa do pełnej automatyzacji komunikacji z instytucją finansową – i wtedy dyskusja przestaje być o “raporcie za miesiąc”, a zaczyna o procesie obsługi PPK.

Porozmawiajmy o uporządkowaniu raportowania PPK i innych składek w Twojej Optimie.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • • / 0 Comments

Załącznik CIT/M w Comarch ERP Optima – czy jest obsługiwany i jak sobie poradzić w biurze rachunkowym?

Minimalny podatek dochodowy wrócił do gry po latach zawieszenia i biura rachunkowe zaczęły odkrywać, że ich standardowy workflow w Optimie ma jedną lukę. Klienci, którzy wpadają w ten obowiązek, wymagają dołączenia załącznika CIT/M do rocznej deklaracji CIT – a w Comarch ERP Optima tego załącznika nie znajdziesz w formularzu. Efekt: część danych trzeba wypełniać poza systemem, a sama deklaracja na liście CIT wygląda tak, jakby nie została złożona.

Co dokładnie Optima obsługuje, a czego nie

Comarch w standardowym formularzu CIT-8 wdrożył większość popularnych załączników – CIT/O, CIT/BR, CIT/IP, CIT/PM, CIT/MIT, CIT-D, CIT/8S, CIT/KW (dostępność zależy od wersji Optimy). CIT/M na liście nie ma (na dziś sierpień 2026), a razem z nim brakuje całej obsługi minimalnego podatku dochodowego – Optima nie liczy podstawy, nie generuje kwoty, nie wystawia druku. W Asyście Comarch funkcjonuje zgłoszenie o numerze ID 314363 dotyczące wprowadzenia tej funkcjonalności, ale na dziś ma ono status sugestii bez wyznaczonego terminu realizacji. Innymi słowy – Comarch wie o problemie, ale nie ma jeszcze konkretnej daty, kiedy pojawi się wsparcie.

Jak biura rachunkowe rozwiązują to na co dzień

Krok 1 – wygeneruj deklarację CIT w Optimie bez CIT/M

Dla klientów wpadających w minimalny podatek dochodowy przygotowujesz roczną deklarację CIT w standardowy sposób – z pełnym zestawem załączników, które Optima obsługuje (np. CIT/O, CIT/BR, CIT/8S). CIT/M zostawiasz na później i nie próbujesz obejść problemu wpisywaniem wartości w inne pola deklaracji głównej.

Krok 2 – wypełnij CIT/M ręcznie w e-Deklaracjach MF

Wejdź na oficjalną stronę Ministerstwa Finansów (podatki.gov.pl → e-Deklaracje) i pobierz aktualny formularz interaktywny CIT/M. Wypełnij go danymi klienta na podstawie własnych wyliczeń (Optima nie policzy tego za Ciebie – potrzebujesz ręcznego przygotowania podstawy). Zapisz plik XML wygenerowany z formularza.

Krok 3 – wyślij CIT/M osobno jako właściwą deklarację

CIT/M nie jest w tej sytuacji “załącznikiem do CIT-8 z Optimy” – jest osobną deklaracją, którą wysyłasz ręcznie z bramki MF. Urząd skojarzy oba dokumenty po NIP-ie podatnika i okresie rozliczeniowym. Po wysyłce zachowaj UPO CIT/M w dokumentacji klienta razem z UPO deklaracji CIT-8 wygenerowanej z Optimy.

Krok 4 – opisz sytuację w Optimie, żeby nie było “pustej deklaracji”

Po wysyłce ręcznej CIT/M poza Optimą warto w komentarzu do deklaracji CIT-8 (albo w wewnętrznej ewidencji biura) odnotować, że klient składał dodatkowo CIT/M poza systemem, z podaniem daty i numeru UPO. Bez tego przy następnej weryfikacji Optima pokazuje deklarację jakby była niekompletna, a Ty tracisz ślad, że CIT/M w ogóle został wysłany.

Co dalej z zgłoszeniem 314363

Status “sugestia” w Asyście Comarch oznacza, że zgłoszenie jest w kolejce do rozważenia, ale nie ma na razie zaplanowanej implementacji. W praktyce takie zgłoszenia ruszą z miejsca, gdy odezwie się dostatecznie dużo użytkowników (biura rachunkowe są tu w mocnej pozycji, bo obsługują wielu klientów). Warto, żeby każde biuro rachunkowe mające takich klientów złożyło osobne zgłoszenie w Asyście z powołaniem się na ID 314363 – to najkrótsza droga do podniesienia priorytetu.

Perspektywa ELTE-S

Minimalny podatek dochodowy to obszar, który wrócił do przepisów po latach zawieszenia, i widać to również w tempie, w jakim narzędzia ERP nadrabiają zaległości – Optima nie jest tu wyjątkiem. Dopóki CIT/M nie zostanie zaimplementowany, warto uporządkować dwie rzeczy:

  • po pierwsze, stworzyć w biurze rachunkowym prosty checklist “klient z CIT/M” i trzymać go razem z UPO poza Optimą, żeby przy następnym roku podatkowym nie zacząć od zera;
  • po drugie, nie próbować wpychać CIT/M do standardowej deklaracji “na siłę” (np. przez modyfikację pozycji w CIT-8) – to prosta droga do pomyłki w wyliczeniach i problemów przy kontroli.

Do czasu udostępnienia dedykowanej obsługi przez Comarch, hybrydowe podejście (CIT z Optimy + CIT/M z bramki MF) jest bezpieczne i formalnie poprawne.

Porozmawiajmy o uporządkowaniu procesu deklaracji w Twoim biurze rachunkowym.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • / 0 Comments

Dodawanie grupy środków trwałych w Comarch ERP Optima – gdzie i jak to zrobić?

Moduł Środki Trwałe w Optimie ma jedną pułapkę, która zaskakuje wielu księgowych – grup środków trwałych nie definiuje się z poziomu samej ewidencji. Wchodzisz w listę środków trwałych, chcesz przypisać grupę przy zakładaniu nowej karty i widzisz, że słownik jest pusty albo brakuje potrzebnej pozycji. Zaczynasz szukać przycisku “Dodaj grupę” na liście – i go nie ma. To nie błąd. Grupy środków trwałych to element konfiguracji firmy, a nie samej ewidencji.

Dlaczego grupy są w konfiguracji, a nie w ewidencji

Comarch świadomie oddzielił słowniki od danych operacyjnych. Grupa środków trwałych to element strukturalny bazy – decyduje o tym, jak grupowane są środki, jak wyglądają raporty i jakie wartości podpowiadają się przy zakładaniu nowej karty. Zmiana tej struktury nie powinna być możliwa dla każdego operatora, dlatego siedzi w konfiguracji firmy – tam, gdzie zarządza się słownikami, seriami dokumentów i innymi “fundamentami” bazy. Ewidencja środków trwałych korzysta z tych grup, ale ich nie edytuje.

Krok po kroku – jak dodać grupę środków trwałych

Krok 1 – otwórz Konfigurację firmy

Z menu Optimy wejdź w Konfiguracja → Firma → Środki Trwałe → Grupy środków trwałych. To jedyna ścieżka do zarządzania grupami – nie da się tego zrobić z poziomu listy środków trwałych ani z karty pojedynczego środka.

<screen>

Krok 2 – dodaj nową grupę

Na liście grup użyj przycisku Dodaj albo klawisza INSERT. Otworzy się okno definicji grupy, w którym wypełniasz Nazwę (skrócony identyfikator grupy) i Opis (pełna nazwa opisowa). Zapisz zmiany klawiszem ENTER lub przyciskiem dyskietki.

<screen>

Krok 3 – zapisz konfigurację

Po dodaniu grupy zamknij okno Konfiguracji firmy przyciskiem OK – dopiero to trwale zapisuje zmiany w bazie. Wyjście krzyżykiem lub anulowanie potrafi cofnąć dokończoną edycję, więc warto o tym pamiętać przy pracy w konfiguracji.

<screen>

Krok 4 – użyj grupy w ewidencji

Wróć do listy środków trwałych i przy zakładaniu lub edycji karty środka wybierz nowo dodaną grupę ze słownika. Od tej chwili będzie ona dostępna do filtrowania i grupowania w raportach.

<screen>

Co zrobić, gdy sekcji “Grupy środków trwałych” w ogóle nie widać

Zdarza się, że operator wchodzi w Konfigurację firmy i sekcji Środki Trwałe albo w ogóle nie ma, albo pod nią brakuje pozycji Grupy środków trwałych. Najczęściej przyczyny są dwie.

Brak uprawnień operatora – konfiguracja firmy jest często zablokowana dla większości operatorów. Prawo do jej edycji ma tylko administrator lub wyznaczony księgowy. Nadaje się je w Konfiguracji Programu → Użytkowe → Operatorzy, na karcie operatora, zakładka Blokady dostępu / Uprawnienia.

<screen>

Moduł Środki Trwałe nie jest przypięty do operatora – sama licencja modułu na kluczu HASP to za mało. Moduł musi być dodatkowo aktywowany na karcie operatora w zakładce Moduły (Konfiguracja Programu → Użytkowe → Operatorzy → karta operatora → Moduły). Bez zaznaczenia Środków Trwałych dla danego operatora, część sekcji konfiguracji związanych z tym modułem będzie ukryta.

<screen>

Perspektywa ELTE-S

Brakująca sekcja w Konfiguracji firmy to w 90% przypadków kwestia uprawnień albo nieprzypiętego modułu do operatora – a nie brak licencji czy błąd Optimy. Dwóch rzeczy warto pilnować: po pierwsze, słowniki (grupy środków trwałych, kategorie, serie) definiować raz a porządnie na starcie wdrożenia, bo późniejsze zmiany strukturalne generują rozjazdy w raportach; po drugie, mieć jasny podział ról – administrator/księgowy zarządza konfiguracją firmy, pozostali operatorzy tylko korzystają. Dobrze ułożona hierarchia uprawnień to szczepionka na przypadkowe zmiany w słownikach, które potrafią rozsypać sprawą amortyzację i ewidencję.

Porozmawiajmy o uporządkowaniu środków trwałych w Twojej Optimie.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • • • / 0 Comments

Klucz KSeF przy HASP – gdzie dodać i ile pakietów przy kilku kluczach licencyjnych w Optimie?

KSeF wszedł na stałe do codziennej pracy w Optimie i sporo firm dopiero teraz odkrywa, że sama licencja to jedno, a jej poprawne podpięcie do konkretnego klucza HASP to zupełnie inna historia. Szczególnie w firmach, które mają kilka kluczy licencyjnych na różnych serwerach albo pod różne bazy, pojawia się pytanie – czy trzeba wykupić pakiet KSeF dla każdego klucza z osobna, czy jeden wystarczy dla całego środowiska. Poniżej rozkładamy to na czynniki pierwsze.

Gdzie fizycznie dodaje się licencję KSeF przy HASP

Gdy pracujesz na kluczu HASP, licencję KSeF zawsze aktualizuje się w Menadżerze kluczy przy pomocy pliku .RUS otrzymanego od Comarcha. To jest źródło prawdy – dopiero po tej operacji klucz “widzi”, że ma dostępną licencję KSeF.

W samej Konfiguracji Optimy (Konfiguracja → Firma → Dane firmy → KSEF) nie aktywujesz licencji – tę sekcję wykorzystujesz jedynie do wskazania innego klucza, jeśli licencja KSeF ma być czerpana z klucza działającego na innej maszynie niż ta, do której zalogowana jest dana baza.

<screen>

Kiedy wystarczy jedna licencja KSeF dla wielu kluczy

Comarch dopuszcza dość wygodne rozwiązanie dla firm z kilkoma kluczami HASP – jeśli wszystkie klucze obsługują ten sam NIP lub podmioty powiązane i są w tej samej sieci, wystarczy jeden pakiet KSeF wykupiony na jednym z tych kluczy. Pozostałe klucze mogą korzystać z tej samej licencji, nawet jeśli pracują na innej instalacji SQL. Warunek jest jeden – sieć, w której działają wszystkie klucze, musi umożliwiać im wzajemne “zobaczenie się”.

Jeśli natomiast klucze pracują w odrębnych środowiskach (różne sieci, różne NIP-y niepowiązane, oddziały niepołączone infrastrukturalnie) – trzeba wykupić licencję KSeF osobno dla każdego takiego środowiska.

Jak wskazać licencję z innego klucza – krok po kroku

Krok 1 – aktualizacja klucza plikiem RUS

Od Comarcha dostajesz plik .RUS z licencją KSeF przypisaną do konkretnego numeru klucza HASP. W Menadżerze kluczy wskazujesz ten plik i wykonujesz aktualizację licencji. Po tej operacji klucz główny fizycznie ma na sobie licencję KSeF.

<screen>

Krok 2 – sprawdzenie widoczności klucza w sieci

Jeżeli z tej samej licencji ma korzystać inny klucz HASP w tej samej sieci, upewnij się, że Menadżer kluczy na drugim serwerze widzi klucz główny. Zwykle wymaga to otwartego portu dla usługi Sentinel HASP oraz zgodnej konfiguracji sieci lokalnej. Bez tego kroku pozostałe stanowiska nie znajdą licencji.

<screen>

Krok 3 – wskazanie klucza z licencją KSeF w konfiguracji firmy

W bazach, które mają korzystać z licencji z drugiego klucza, wchodzisz w:

Konfiguracja → Firma → Dane firmy → KSEF

i wskazujesz numer klucza, z którego ma być czerpana licencja KSeF. Ten krok jest konieczny tylko wtedy, gdy baza domyślnie korzysta z innego klucza niż ten, na którym siedzi licencja KSeF. Jeśli operator/baza pracuje już na kluczu z licencją KSeF – tej sekcji nie ruszasz.

<screen>

Krok 4 – weryfikacja na dokumencie

Wystaw testową fakturę sprzedaży i sprawdź, czy opcje KSeF są aktywne (wysyłka, statusy, UPO). Jeśli mimo aktywnej licencji na kluczu funkcje są wyszarzone, wróć do Menadżera kluczy – najczęściej brakuje odświeżenia licencji lub baza łapie inny klucz niż myślisz.

<screen>

Perspektywa ELTE-S

Bałagan licencyjny KSeF przy kluczach HASP potrafi kosztować firmę więcej niż sama licencja – typowy scenariusz to “kupiliśmy pakiet KSeF, a i tak nie działa”, choć licencja siedzi na innym kluczu niż ten, którego używa baza produkcyjna. Dwóch rzeczy należy przy tym pilnować: po pierwsze, zawsze aktualizować licencję przez Menadżera kluczy plikiem RUS (nie przez konfigurację firmy – tam tylko wskazujesz), po drugie, przed wykupieniem drugiego pakietu KSeF sprawdzić, czy klucze rzeczywiście są w tej samej sieci i pracują na tym samym NIP-ie lub podmiotach powiązanych – jeśli tak, jeden pakiet obsłuży wszystkie. Warto też pamiętać, że zmiany kadrowe i migracje serwerów często niepostrzeżenie przenoszą bazę na inny klucz i nagle KSeF “przestaje działać” bez żadnej widocznej przyczyny.

Porozmawiajmy o uporządkowaniu licencji i KSeF w Twojej Optimie.

Skontaktuj się z nami