Kategoria: Baza wiedzy

Przy przygotowywaniu JPK w Comarch ERP Optima może pojawić się problem z nadaniem oznaczenia BFK starszej fakturze. W opisanej sytuacji chodzi o dokument z kwietnia 2025 r., którego zapłata nastąpiła we wrześniu 2026 r.

Trzeba tu rozdzielić dwie kwestie: okres, do którego program kwalifikuje fakturę w deklaracji VAT, oraz dostępność oznaczenia BFK. Wskazanie dotyczące dat ujęcia dokumentu nie jest jednocześnie wyjaśnieniem, dlaczego oznaczenie zniknęło.

Co decyduje o okresie ujęcia faktury w Optimie?

O sposobie kwalifikowania dokumentu do deklaracji VAT decydują wartości w polach „Obowiązek podatkowy” i „Prawo do odliczenia”. Od sprawdzenia tych dat zaczynamy weryfikację okresu, w którym dokument ma zostać uwzględniony.

<screen>

W zgłoszeniu pojawiają się dwa różne miesiące: wrzesień 2026 r. jako miesiąc zapłaty oraz sierpień 2026 r. jako wskazywany okres deklaracji. To rozbieżność, którą trzeba wyjaśnić przed dalszą pracą. Dla opisanego przypadku właściwym punktem odniesienia jest faktyczna data ujęcia faktury kasowej do odliczenia z września 2026 r.

Nie należy więc traktować samego braku BFK jako odpowiedzi na pytanie, do którego okresu program zakwalifikuje dokument. Podobnie ustalenie prawidłowego okresu nie przesądza jeszcze, czy oznaczenie będzie dostępne.

Jak postąpić z opisanym dokumentem?

W pierwszej kolejności porządkujemy daty odpowiadające za kwalifikację do deklaracji. W polach „Obowiązek podatkowy” oraz „Prawo do odliczenia” należy wpisać faktyczną datę ujęcia faktury kasowej do odliczenia – w tej sytuacji datę z września 2026 r.

<screen>

Następnie warto sprawdzić, czy dokument został ujęty w oczekiwanym okresie deklaracji VAT. Dzięki temu oddzielamy kontrolę dat od nadal wymagającej wyjaśnienia kwestii BFK. Pominięcie tego sprawdzenia pozostawiłoby niejasność, czy problem dotyczy oznaczenia, okresu ujęcia, czy obu tych elementów.

Przykładowo osoba prowadząca księgowość może analizować fakturę wystawioną w kwietniu 2025 r., przeznaczoną do ujęcia w odliczeniach we wrześniu 2026 r. Najpierw sprawdza daty kwalifikujące ją do deklaracji. Dopiero po uporządkowaniu tej kwestii osobno weryfikuje, dlaczego nie może nadać BFK.

Nie mamy potwierdzonej przyczyny braku oznaczenia. Nie możemy zatem przypisać go aktualizacji ani zapewnić, że wpisanie dat wrześniowych przywróci możliwość wyboru BFK. Opisane działanie dotyczy kwalifikacji dokumentu do okresu VAT.

Perspektywa ELTE-S

Przed zmianą warto zanotować dotychczasowe daty oraz okres, w którym dokument jest obecnie uwzględniany. Pozwala to później porównać stan przed korektą i po niej, zamiast oceniać efekt wyłącznie na podstawie dostępności oznaczenia.

Jeżeli po uporządkowaniu dat problem z BFK pozostaje, zgłoszenie do dalszej weryfikacji powinno rozdzielać oba zagadnienia: oczekiwany okres ujęcia faktury oraz brak możliwości nadania oznaczenia. Taki opis ułatwia skupienie dalszej analizy na nierozstrzygniętej części problemu.

Możemy pomóc zweryfikować kwalifikację dokumentu w Optimie i uporządkować dalszą analizę braku BFK. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Wprowadzasz w Comarch ERP Optima fakturę do paragonu z formą płatności gotówka i chcesz uniknąć jej ujęcia w raporcie kasowym. Zanim zmienimy ustawienia, trzeba ustalić, jak dokument trafił do programu.

W tym przypadku istotne jest rozróżnienie między fakturą wpisaną bezpośrednio do rejestru VAT a fakturą wystawioną w module Handel i dopiero później przeniesioną do rejestru. Sam fakt, że dokument jest widoczny w rejestrze VAT, nie rozstrzyga, który sposób zastosowano.

Najpierw ustalamy sposób wprowadzenia faktury

Jeżeli pracujesz w obszarze księgowym, zacznij od sprawdzenia pochodzenia konkretnej faktury. Nie opieraj decyzji jedynie na tym, że dokument dotyczy paragonu i ma wskazaną płatność gotówką.

Opisane rozwiązanie dotyczy faktury wprowadzanej bezpośrednio do rejestru VAT. Dla takiego sposobu pracy wskazanym ustawieniem jest parametr automatycznej generacji kasy dla rejestrów VAT.

Jeśli natomiast faktura została wystawiona w module Handel, a następnie przeniesiona do rejestru VAT, nie należy automatycznie stosować tego samego rozwiązania. Ten obieg wymaga osobnego sprawdzenia – poniższe kroki nie są instrukcją dla dokumentów pochodzących z Handlu.

Jak zmienić ustawienie dla rejestrów VAT?

Po potwierdzeniu, że fakturę wprowadzono bezpośrednio do rejestru VAT, przejdź do konfiguracji firmy, do części Kasa/Bank. Odznacz parametr „automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT”.

<screen>

Kolejność działania jest następująca:

1. Ustal, czy faktura została wpisana do rejestru VAT, czy pochodzi z modułu Handel.
2. Dla dokumentu wprowadzanego bezpośrednio do rejestru zastosuj opisaną zmianę ustawienia.
3. Po zmianie zweryfikuj zachowanie programu na dokumencie odpowiadającym temu sposobowi pracy.

Przykładowo osoba prowadząca księgowość wprowadza do rejestru VAT fakturę do paragonu wystawioną na Jana Kowalskiego, z płatnością gotówką. Najpierw potwierdza, że dokument nie został przeniesiony z Handlu. Dopiero wtedy zmienia wskazane ustawienie i sprawdza, czy przy takim wprowadzaniu dokumentu nie powstaje niechciany zapis kasowy.

Nie należy przy tym zakładać, że zmiana parametru uporządkuje zapisy, które już znalazły się w raporcie kasowym. Jeśli problem dotyczy istniejącego zapisu, jego stan i sposób powstania trzeba zweryfikować oddzielnie.

Perspektywa ELTE-S

Przed zmianą warto ustalić, czy inni użytkownicy tej firmy korzystają z automatycznego generowania zapisów kasowych przy wprowadzaniu dokumentów do rejestrów VAT. Zmieniamy ustawienie firmy, a nie indywidualną regułę dla Jana Kowalskiego lub pojedynczej faktury.

Dlatego rekomendujemy najpierw uzgodnić oczekiwany sposób obsługi pozostałych dokumentów gotówkowych. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której rozwiązanie jednego problemu zmienia przyjęty sposób pracy księgowości bez wiedzy pozostałych osób.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy to ustawienie odpowiada obiegowi faktur do paragonów w Twojej firmie, możemy pomóc zweryfikować konfigurację. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Przy konfiguracji holenderskiego dodatku urlopowego w Comarch ERP Optima sama informacja „8%” nie wystarcza do określenia sposobu naliczania. Trzeba jeszcze ustalić, od jakich składników wynagrodzenia liczymy dodatek i jaki okres ma obejmować podstawa.

Najpierw rozróżniamy wypłatę miesięczną i roczną. Poniżej pokazujemy oba scenariusze, ponieważ bez informacji o zasadach obowiązujących u danego pracodawcy nie da się wybrać jednego z nich. Opisana konfiguracja procentowa wymaga modułu Płace i Kadry Plus.

Dodatek wypłacany co miesiąc – konfiguracja procentowa

W wariancie miesięcznym dodatek obliczamy od wskazanych składników z bieżącego miesiąca. Ważne jest więc nie tylko wpisanie stawki, lecz także prawidłowy wybór podstawy. Dwie konfiguracje z takim samym procentem mogą dać różne kwoty, jeśli obejmują inne składniki wynagrodzenia.

Przed rozpoczęciem ustalamy, które składniki mają wejść do podstawy oraz czy przyjęte 8% odpowiada obowiązującym zasadom lub układowi CAO. Nie traktujemy przykładowej stawki jako potwierdzenia całego sposobu rozliczania pracownika.

1. Przechodzimy do Konfiguracja > Firma > Płace > Typy wypłat i dodajemy składnik „Dodatek urlopowy NL”.

   <screen>

2. Wybieramy algorytm 11 – procent wybranych składników. Ustawiamy właściwy procent, w omawianym przykładzie 8%, oraz wskazujemy składniki wynagrodzenia stanowiące podstawę dodatku.

   <screen>

3. Okres obliczeń ustawiamy na bieżący miesiąc, a pole „Suma podzielona przez” na 1. Dzięki temu konfiguracja odpowiada opisanemu wariantowi miesięcznemu, a nie naliczaniu od wynagrodzeń z dłuższego okresu.

   <screen>

Przykładowo osoba prowadząca płace ma naliczyć dodatek od miesięcznej podstawy 3000 EUR. Po wskazaniu właściwych składników i zastosowaniu stawki 8% wynik wynosi 240 EUR brutto. To przykład samego obliczenia dodatku, nie kwoty do wypłaty po rozliczeniu podatków i składek.

Jeśli wynik różni się od oczekiwanego, porównujemy kolejno wybrane składniki podstawy, ich łączną wartość, procent i okres obliczeń. Samo sprawdzenie stawki nie pozwoli zweryfikować, czy program liczy od właściwej kwoty.

Dodatek roczny i rozwiązanie bez modułu Plus

Przy wypłacie rocznej punktem wyjścia jest podstawa z całego ustalonego okresu. Nie należy więc przenosić ustawienia bieżącego miesiąca z wariantu miesięcznego bez sprawdzenia, jakie wynagrodzenia mają zostać zsumowane.

Tworzymy osobny składnik na tej samej zasadzie, z algorytmem 11, odpowiednim procentem i wskazanymi składnikami podstawy. Ustawiamy okres sumowania wynagrodzeń, przykładowo od czerwca poprzedniego roku do maja bieżącego roku. Dodatek naliczamy w miesiącu wypłaty od podstawy z całego tego okresu.

<screen>

Przy podstawie wynoszącej 36 000 EUR i stawce 8% obliczenie daje 2880 EUR brutto. Jest to wynik przed uwzględnieniem ewentualnych wcześniejszych wypłat dodatku. Zakres od czerwca do maja stanowi przykład, a nie uniwersalne ustawienie dla każdego pracownika.

Jeżeli nie korzystamy z modułu Płace i Kadry Plus, rozwiązaniem jest osobne obliczenie należnej kwoty i wprowadzenie jej składnikiem kwotowym liczonym algorytmem 1. W tym sposobie pracy trzeba wcześniej ustalić podstawę, okres oraz procent, ponieważ do programu wprowadzamy już obliczoną wartość dodatku.

<screen>

Niezależnie od sposobu wprowadzenia dodatku procent, składniki podstawy i termin wypłaty dopasowujemy do obowiązujących zasad lub układu CAO. Ustawienia podatków i składek wymagają dodatkowo ustalenia sposobu zatrudnienia oraz rozliczania pracownika. Nie wynikają automatycznie z samej informacji o holenderskim dodatku 8%.

Perspektywa ELTE-S

Przed naliczeniem rocznej wypłaty warto zebrać informacje o dodatkach wypłaconych wcześniej za ten sam okres. Pozwala to oddzielić wynik działania procentowego od kwoty, która ma zostać ostatecznie rozliczona, i ograniczyć ryzyko ponownego uwzględnienia wypłaconej już części.

Jeśli zmieniamy używany dotąd sposób naliczania z miesięcznego na roczny, najpierw ustalamy granice okresów i zakres wcześniejszych wypłat, a dopiero później konfigurujemy nowy składnik. Uporządkowanie tych informacji przed zmianą ułatwia sprawdzenie, czy żaden fragment podstawy nie został pominięty albo uwzględniony ponownie.

Możemy pomóc przełożyć ustalone zasady naliczania dodatku NL na konfigurację składnika w Optimie. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Komunikat o nieskonfigurowanej metodzie uwierzytelnienia w KSeF może zaskakiwać, gdy połączenie wcześniej działało, a nikt świadomie nie zmieniał ustawień. Ponowne wgranie certyfikatu przywraca pracę, ale po pewnym czasie problem wraca.

W takiej sytuacji rozdzielamy dwie kwestie: wskazanie certyfikatu w programie oraz dostępność jego pliku na komputerze, z którego korzysta operator. Sam fakt wcześniejszego skonfigurowania połączenia nie rozstrzyga, czy plik jest nadal dostępny w zapisanej lokalizacji.

Dlaczego lokalizacja certyfikatu ma znaczenie?

Comarch ERP Optima przechowuje ścieżkę do pliku certyfikatu, a nie sam certyfikat. Dlatego diagnostykę zaczynamy od sprawdzenia dostępu do tego pliku. Nie zakładamy od razu, że ktoś go usunął lub że trzeba wygenerować kolejny.

W pierwszej kolejności warto zweryfikować, czy certyfikaty znajdują się na dysku sieciowym. Jeśli występują problemy z połączeniem z takim dyskiem, dostęp do zapisanych tam plików może być utrudniony. To możliwa przyczyna do sprawdzenia, a nie potwierdzone rozpoznanie opisanego przypadku.

Druga kwestia to praca tego samego operatora na kilku stanowiskach. Ścieżkę trzeba rozpatrywać z perspektywy komputera, na którym wystąpił błąd. Obecność certyfikatu na jednym stanowisku nie przesądza o jego dostępności na drugim.

Przykładowo osoba prowadząca księgowość korzysta z dwóch komputerów. Na pierwszym plik znajduje się pod wskazaną ścieżką, natomiast na drugim nie ma go w tej lokalizacji. W takim przypadku najpierw porównujemy dostępność pliku na obu stanowiskach, zamiast uznawać, że dotychczasowy certyfikat wymaga zastąpienia.

Co sprawdzić przy kolejnym błędzie połączenia?

Weryfikację warto przeprowadzić wtedy, gdy problem występuje, zanim ponowne wgranie certyfikatu zmieni sytuację. Proponujemy następującą kolejność:

1. Sprawdź dostęp do dotychczasowego pliku. Ustal, gdzie się znajduje i czy jest dostępny z komputera, na którym pojawił się komunikat. Przy lokalizacji sieciowej zweryfikuj połączenie z dyskiem.
2. Porównaj lokalizacje na używanych stanowiskach. Jeśli operator loguje się na kilku komputerach, sprawdź, czy pliki są dostępne pod taką samą ścieżką.
3. Sprawdź wcześniej pobrany certyfikat. Zanim wygenerujesz następny, zweryfikuj, czy ponowne podłączenie dotychczasowego przywraca komunikację z KSeF.

Przy pracy na kilku stanowiskach najlepiej zachować tę samą lokalizację plików certyfikatów, na przykład C:\KSEF. Ważna jest nie tylko zgodność zapisu ścieżki, lecz także faktyczna obecność plików w tym miejscu na używanych komputerach.

<screen>

Próbę ponownego podłączenia wcześniej pobranego certyfikatu traktujemy jako krok diagnostyczny. Jej celem jest sprawdzenie, czy komunikacja wróci bez generowania nowego certyfikatu. Nie zakładamy z góry, że ta czynność rozwiąże problem.

<screen>

Na podstawie samego opisu nie rozstrzygamy też znaczenia komunikatu „Brak aktywnego klucza”. Nie ma podstaw, by automatycznie przypisywać mu tę samą przyczynę co błędowi metody uwierzytelnienia ani wiązać obu objawów z wysokością wykupionego abonamentu.

Perspektywa ELTE-S

W diagnostyce warto oddzielić sprawdzenie dotychczasowego pliku od wygenerowania nowego certyfikatu. Jeżeli od razu wykonamy obie czynności, trudniej będzie ustalić, czy poprawa miała związek z nowym certyfikatem, czy z ponownym wskazaniem dostępnego pliku.

Przed zmianą lokalizacji warto również uwzględnić wszystkie stanowiska używane przez operatora. Uporządkowanie plików na jednym komputerze nie odpowiada jeszcze na pytanie, co dzieje się podczas pracy na pozostałych.

Jeśli błędy wracają, możemy wspólnie prześledzić dostęp do certyfikatów na używanych stanowiskach i sprawdzić zachowanie po ponownym podłączeniu dotychczasowego pliku. Porozmawiajmy o usprawnieniach.