/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch HRM/ • • • • • / 0 Comments

Zaksięgowana lista płac a brakujące godziny zleceniobiorcy – jak to rozwiązać w Optimie?

Rozliczasz grupę zleceniobiorców. Podstawą wypłaty jest zestawienie godzin, które pracownicy dosyłają na koniec miesiąca. Wszystko idzie gładko, lista płac zostaje wygenerowana, sprawdzona i ostatecznie zaksięgowana w systemie.

I wtedy pojawia się on – spóźniony pracownik, który właśnie dosłał swoje godziny. Próbujesz dopisać go do zamkniętej listy płac, aby wyrównać mu wynagrodzenie, ale Comarch ERP Optima bezwzględnie blokuje tę operację. Przycisk dodawania wypłaty jest nieaktywny, a system informuje, że dokument posiada już status zaksięgowanego.

Co zrobić w takiej sytuacji? Jak wypłacić zaległe pieniądze, nie robiąc bałaganu w księgach i rozliczeniach ZUS?

Dlaczego system blokuje edycję?

Blokada edycji zaksięgowanej listy płac to jeden z najważniejszych mechanizmów kontrolnych w każdym systemie Comarch ERP. Zapobiega to sytuacjom, w których wartości wysłane już do księgowości (i potencjalnie do urzędu skarbowego w postaci zaliczek) ulegają cichej zmianie w module kadrowym. Rozjechałyby się wtedy koszty, zobowiązania i deklaracje.

Z tego powodu zasada jest prosta: zaksięgowana lista płac jest święta. Nie da się do niej “tylko na chwilę” dopisać jednej wypłaty.

Rozwiązanie: Odrębna lista płac (nowy symbol)

Wiele osób w panice zastanawia się nad całkowitym wyksięgowaniem listy, otwarciem jej na nowo i ponownym puszczaniem przez cały obieg. To niepotrzebne ryzyko, zwłaszcza jeśli lista obejmuje kilkudziesięciu innych, prawidłowo rozliczonych pracowników.

Najczystszym, najbezpieczniejszym i rekomendowanym przez specjalistów sposobem na wyjście z tej sytuacji jest utworzenie nowej, dodatkowej listy płac.

Jak to zrobić?

1. Wejdź w moduł Płace i Wypłaty.

2. Dodaj nową listę płac za ten sam miesiąc rozliczeniowy (np. maj), ale użyj dla niej osobnego symbolu (jeśli główna lista ma symbol UZ, stwórz symbol np. UZ_DOD lub UZ2).

3. Ogranicz tę listę wyłącznie do tego jednego, spóźnionego pracownika.

4. Naczyl na niej wynagrodzenie na podstawie nowo wprowadzonych godzin.

5. Zamknij i zaksięguj tę nową, dodatkową listę niezależnie od pierwszej.

<screen>

Dzięki takiemu podejściu główna lista pozostaje nienaruszona, a spóźniony pracownik zostaje poprawnie rozliczony w tym samym okresie. Wszystkie deklaracje ZUS, PIT oraz księgowania zbiorą kwoty z obu list i poprawnie się zbilansują.

Perspektywa ELTE-S: Zadbaj o przepływ informacji

Przypadki ze spóźnionymi zestawieniami godzin to klasyczny przykład tego, jak brak twardych procedur wewnątrz firmy uderza w dział kadr. Narzędzia ERP są bezlitosne dla opóźnień.

Jeżeli w Twojej firmie pracownicy regularnie zapominają o raportowaniu czasu pracy, a działy księgowości tracą czas na generowanie paczek z listami dodatkowymi i korektami, warto pomyśleć o uszczelnieniu samego procesu na wejściu. Moduły takie jak Comarch HRM pozwalają na samodzielne, elektroniczne raportowanie czasu pracy przez zleceniobiorców z twardymi blokadami czasowymi. Oszczędza to nerwy księgowym i eliminuje problem “zapomnianych” godzin.

Jeśli konfiguracja list płac w Twojej firmie sprawia trudności lub potrzebujesz ułożyć obieg dokumentów kadrowych w Optimie od nowa, odezwij się.

Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • / 0 Comments

Błędne hasło do KSeF w Comarch ERP Optima – jak autoryzować się ponownie?

Wystawiasz pilną fakturę, zatwierdzasz ją do wysyłki w Krajowym Systemie e-Faktur, a system bezlitośnie wyrzuca błąd autoryzacji. Orientujesz się, że wcześniej przy konfiguracji w pośpiechu wpisałeś błędne hasło, ale teraz Comarch ERP Optima nie wyświetla już nigdzie okienka, w którym mógłbyś je po prostu zedytować. Faktura czeka, klient się niecierpliwi, a Ty jesteś zablokowany. Jak z tego wybrnąć?

Dlaczego system ukrywa hasło po pierwszym wpisaniu?

Pola z hasłami i tokenami do zewnętrznych systemów rządowych, takich jak KSeF, podlegają w systemach ERP rygorystycznym procedurom bezpieczeństwa. Optima po pierwszym zautoryzowaniu dostępu (nawet jeśli wpisane hasło lub token było błędne z punktu widzenia urzędu), maskuje to pole i zabezpiecza je przed przypadkową edycją. Dlatego usilne poszukiwanie przycisku “zmień hasło” na formularzu samej faktury nie przyniesie żadnego skutku.

Ponowna autoryzacja krok po kroku

Jedynym sposobem na nadpisanie błędnych danych uwierzytelniających jest zresetowanie połączenia i wykonanie ponownej autoryzacji po stronie samej konfiguracji programu.

1. Przejdź do ogólnej konfiguracji systemu (Start -> Konfiguracja).

2. Odszukaj ustawienia dotyczące wymiany danych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) przypisane do Twojej firmy lub konkretnego operatora (w zależności od tego, jak logujesz się do systemu).

3. Znajdź przycisk odpowiedzialny za generowanie lub odświeżanie autoryzacji.

4. Wywołaj ponowną autoryzację, co wymusi na Optimie wyczyszczenie “starych” danych i wyświetli świeże okno do wprowadzenia poprawnych poświadczeń.

5. Zapisz zmiany. Zablokowana faktura powinna teraz bez problemu przejść przez bramkę ministerstwa.

<screen>

Perspektywa ELTE-S: Zarządzanie uprawnieniami KSeF

Cykliczne problemy z logowaniem, wygasającymi tokenami czy błędnymi hasłami to codzienność firm, w których uprawnienia do KSeF były konfigurowane na szybko, bez wcześniejszego zaplanowania ról w organizacji. Wdrażając rozwiązania Comarch ERP, często spotykamy się z sytuacjami, w których błędna konfiguracja profilu czy brak odpowiedniego certyfikatu paraliżuje na godziny pracę działu księgowego.

Jeśli nie chcesz tracić czasu na walkę z komunikatami błędów lub konfiguracja certyfikatów i tokenów KSeF jest w Twojej firmie zbyt skomplikowana – zostaw to nam. Jako autoryzowany Partner Comarch ułożymy Twoje procesy tak, by wymiana danych odbywała się bezkolizyjnie.

Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • / 0 Comments

Automatyczne przypisywanie podmiotu trzeciego (faktora) w KSeF – czy da się to ustawić w Optimie?

Twoja firma korzysta z usług faktoringowych i musisz na wystawianych fakturach regularnie zamieszczać informacje o podmiocie trzecim (faktorze), na rzecz którego dokonywana jest płatność? W dobie Krajowego Systemu e-Faktur takie dane muszą znaleźć się w odpowiednich węzłach pliku XML, by platforma ministerstwa poprawnie zinterpretowała przepływ finansowy.

W Comarch ERP Optima, na poziomie samego formularza wystawianej faktury, na zakładce KSeF, istnieje specjalne pole pozwalające na ręczne wskazanie podmiotu trzeciego. Problem pojawia się, gdy takich faktur wystawiasz dziesiątki lub setki miesięcznie. Uzupełnianie tych danych z palca przy każdym dokumencie to zaproszenie do pomyłek.

Naturalnym krokiem wydaje się wejście w kartotekę kontrahenta i przypisanie tam faktora na stałe. Czy system na to pozwala?

Brak systemowego automatu dla karty kontrahenta

W obecnej architekturze Comarch ERP Optima nie ma wbudowanego mechanizmu, który pozwalałby na stałe zmapowanie dodatkowego podmiotu (takiego jak faktor) bezpośrednio w głównej kartotece kontrahenta w taki sposób, aby dane te automatycznie przenosiły się na tworzone dokumenty w zakładkę KSeF.

Jesteś zmuszony do ręcznego uzupełniania tej sekcji przed zatwierdzeniem i wysłaniem e-faktury. Z informacji płynących od producenta wynika, że rozbudowa kartotek kontrahentów o tego typu stałe powiązania znajduje się w planach rozwojowych, jednak na oficjalną aktualizację wprowadzającą ten “magiczny przycisk” przyjdzie nam jeszcze poczekać.

Jak zautomatyzować przypisywanie faktora już teraz?

Jeśli ręczne wypełnianie pól na każdej fakturze paraliżuje pracę działu księgowości, nie musisz czekać na ruch Comarchu. Tego typu automatyzacje można wdrożyć za pomocą autorskich funkcji dodatkowych, działających bezpośrednio na bazie danych.

Warto jednak zaznaczyć, że jest to zadanie wymagające precyzji programistycznej. Mechanizm ten nie polega na prostej zmianie jednej wartości czy aktualizacji pola. System KSeF w Optimie opiera się na złożonych tabelach, co oznacza, że automatyzacja musi fizycznie dodawać nowe wiersze danych do odpowiednich tabel podrzędnych w momencie generowania dokumentu, a nie tylko aktualizować istniejące wartości.

Perspektywa ELTE-S: Niestandardowe procesy wymagają dedykowanych rozwiązań

Krajowy System e-Faktur wciąż odsłania braki w standardowych funkcjonalnościach wielu systemów ERP. Półśrodki, takie jak dopisywanie danych faktora w opisie dokumentu czy w uwagach, w dobie strukturyzowanych plików XML po prostu nie zadziałają – urząd ich nie odczyta we właściwy sposób.

W ELTE-S zjedliśmy zęby na wyciąganiu i wprowadzaniu niestandardowych danych “pod bazą” Optimy. Tworzenie funkcji dodatkowych, które same analizują kontrahenta i w locie dopisują odpowiednie rekordy w tabelach KSeF dla podmiotu trzeciego, to dla nas chleb powszedni.

Jeżeli temat faktoringu i ciągłego poprawiania faktur jest u Ciebie pilny i spowalnia rozliczenia – nie zwlekaj. Chętnie zajrzymy do Twojej bazy i zaprogramujemy automatyczne dopinanie faktora, by ściągnąć ten ciężar z Twoich pracowników.

Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • / 0 Comments

Błędy przy pobieraniu z KSeF i wysokie koszty asysty – dlaczego Optima zniechęca użytkowników?

Frustracja związana z oprogramowaniem księgowym potrafi sięgnąć zenitu. Szczególnie w momencie, gdy system zamiast ułatwiać pracę, zaczyna ją dublować. Błędnie pobrane z KSeF kwoty, pomyłki w datach, a do tego rosnące koszty usług dodatkowych czy ograniczenia w dostępie do pomocy technicznej – to wszystko wywołuje ogromne niezadowolenie i często skłania do drastycznych kroków, takich jak całkowita zmiana systemu ERP.

Zanim jednak podejmiesz decyzję o bolesnej i niezwykle kosztownej migracji na nowe oprogramowanie, warto zrozumieć, z czego wynikają obecne usterki.

Czy to wina samego programu?

Opisywane problemy z KSeF (faktury przenoszone nie w stosunku 1:1, gubienie dat, rozbieżności w kwotach) faktycznie bardzo głośno odbiły się na rynku. To był trudny okres przejściowy dla samej integracji z platformą Ministerstwa Finansów. W starszych wersjach Optima miewała poważne problemy z poprawnym zmapowaniem pewnych niestandardowych pól z plików XML.

Lekarstwem na te usterki nie jest jednak wymiana oprogramowania na inne (konkurencja na rynku i tak boryka się z podobnymi wyzwaniami w komunikacji z państwowymi API). Odpowiedzią jest po prostu odpowiednia aktualizacja.

W nowszych wydaniach systemu (od wersji 2026.4 wzwyż oraz wprowadzonej 2026.5) Comarch mocno załatał i poprawił mechanizmy zaczytywania dokumentów. Po podniesieniu wersji na swoim serwerze, problemy z błędnym przenoszeniem dat czy kwot po prostu znikają, a praca z KSeF wraca do normy.

Wysokie koszty wsparcia i “korki” na Asyście

Drugim czynnikiem, który przelewa czarę goryczy, są koszty wsparcia technicznego. Klienci narzekają na rygorystyczne rozliczanie każdej rozpoczętej godziny (np. 380 zł za 10 minut pracy) oraz ograniczenia w dostępie do samej Asysty Comarch.

Tutaj warto rozróżnić oficjalną linię wsparcia producenta od wsparcia Partnerskiego. Większość problemów, blokad KSeF i zablokowanych deklaracji rozwiązują autoryzowani Partnerzy Comarch, którzy działają całkowicie niezależnie. Rygorystyczne stawki i sztywne zasady rozliczeń wynikają z polityki konkretnej firmy IT obsługującej Twoją spółkę. Na rynku istnieje wiele elastycznych modeli współpracy (np. godzinowe pule prepaid, pakiety opieki SLA, czy elastyczne rozliczanie kwadransów).

Perspektywa ELTE-S: Zadbaj o aktualizacje i dobrego Partnera

Dobrze skonfigurowana Optima, postawiona na aktualnej wersji, to potężne i stabilne narzędzie. Wiele frustracji wynika z prób korzystania z najnowszych wymogów prawnych (takich jak KSeF) na przestarzałej bazie oprogramowania. Zamiast męczyć się z drogim wsparciem doraźnym i uciętymi funkcjami, warto powierzyć opiekę nad systemem zespołowi, który dba o regularne aktualizacje i uczciwie wycenia swój czas pracy.

W ELTE-S rozliczamy wsparcie na jasnych zasadach, pomagamy płynnie przechodzić przez kolejne generacje wersji oprogramowania, a co najważniejsze – usuwamy frustrujące “błędy wieku dziecięcego”, zanim dotkną one Twoich pracowników.

Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • / 0 Comments

Zamykająca się Optima przy imporcie (praca rozproszona) w wersji 2026.5 – jak naprawić błąd?

Wdrażasz nową wersję Comarch ERP Optima, wszystko idzie zgodnie z planem, a następnego dnia praca w księgowości zostaje sparaliżowana. Przy próbie zaimportowania dokumentów przez mechanizm pracy rozproszonej, system zachowuje się irracjonalnie – poprawnie wczytuje słowniki, po czym w trakcie importu samych dokumentów okno programu po prostu znika. Bez żadnego komunikatu, bez błędu, po prostu wyłącza się i “crashuje do pulpitu”.

To jedna z bardziej irytujących sytuacji, ponieważ brak komunikatu o błędzie bardzo utrudnia diagnozę. Dlaczego nowa wersja Optimy nie chce przetworzyć plików z pracy rozproszonej, które jeszcze wczoraj działały bez zarzutu?

Zmiana w strukturze pliku XML

Przyczyną tego drastycznego zamykania się aplikacji nie jest uszkodzenie bazy danych czy błąd sieciowy, lecz problem ze zgodnością struktury przesyłanego pliku wymiany.

W najnowszych wersjach Optimy delikatnie zmieniono architekturę wymaganego pliku XML dla pracy rozproszonej. Producent usunął obsługę niektórych znaczników zagnieżdżonych wewnątrz sekcji REJESTR_ZAKUPU_VAT.DOKUMENTY_OBD.DOKUMENT_OBD. Jeśli importowany plik (wygenerowany np. ze starszej wersji programu u klienta lub z zewnętrznego systemu) zawiera te stare, nieobsługiwane już znaczniki, nowa wersja Optimy nie potrafi ich zinterpretować. Zamiast zignorować błąd lub wyświetlić ostrzeżenie, proces importu ulega krytycznemu zatrzymaniu, co objawia się natychmiastowym zamknięciem całej aplikacji.

Jak przygotować plik XML do importu?

Aby odblokować pracę i poprawnie zaczytać dokumenty, musisz zainterweniować w samą strukturę pliku XML przed jego zaimportowaniem.

Wystarczy otworzyć problematyczny plik XML (np. w systemowym Notatniku) i sprawdzić strukturę w okolicach rejestru VAT. Należy usunąć nieaktualne lub nadmiarowe znaczniki dla dokumentów. Użytkownicy raportują, że bez znacznika DOKUMENTY_OBD wewnątrz REJESTR_ZAKUPU_VAT dokumenty przechodzą poprawnie.

Oczywiście docelowym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest dbanie o to, by obie strony pracujące na wymianie plików (np. biuro rachunkowe i klient) posiadały zawsze program zaktualizowany do tej samej wersji. Wtedy obydwa systemy będą generować pliki XML w identycznym standardzie.

Perspektywa ELTE-S: Błędy w integracjach po aktualizacjach to standard

Przypadek z zamykającą się Optimą przy pracy rozproszonej to doskonały przykład na to, jak nawet najdrobniejsza zmiana w architekturze wymiany danych (usunięcie jednego znacznika XML) potrafi całkowicie położyć ułożony proces.

Jeżeli Twoja firma korzysta z automatycznych importów z zewnętrznych programów (np. systemów sprzedażowych czy magazynowych) za pomocą plików XML, przed każdą dużą aktualizacją Optimy należy sprawdzić, czy struktura pliku wejściowego nie uległa zmianie.

Jeśli napotykasz problemy z wymianą danych, praca rozproszona nie działa jak należy, lub chcesz zautomatyzować przekazywanie dokumentów tak, by uniknąć ręcznego grzebania w plikach XML – daj nam znać. Wyciągniemy problem z logów i zaprojektujemy bezpieczną komunikację.

Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami