/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • / 0 Comments

Ustawowa rekompensata 40 EUR a nota odsetkowa w Optima

Nota odsetkowa w Optimie dobrze radzi sobie z samymi odsetkami za nieterminową płatność, ale gdy trzeba dodatkowo obciążyć kontrahenta ustawową rekompensatą 40 euro za koszty odzyskiwania należności, nie znajdziesz na niej gotowego pola do tego.

Nota odsetkowa jest w Optimie zaprojektowana wyłącznie do wykazania naliczonych odsetek od płatności uregulowanych po terminie – dokumentacja programu nie przewiduje na niej dodatkowej pozycji na koszt czy rekompensatę. Praktycznym rozwiązaniem jest wystawienie Ponaglenia zapłaty dla należności – ten dokument ma obsługę kosztów dodatkowych: podajesz kwotę kosztu, a program może wygenerować dla niej osobną płatność w Preliminarzu, dzięki czemu kwota jest widoczna też jako należność do rozliczenia. Informacja o koszcie trafia również na wydruk ponaglenia.

<screen>

Jeśli rekompensata ma odpowiadać 40 euro w złotówkach, kwotę należy przeliczyć według kursu właściwego dla tej rekompensaty i taką wartość wprowadzić jako koszt dodatkowy na Ponagleniu – Optima nie przelicza i nie wylicza tej pozycji automatycznie w ramach Noty odsetkowej, to zawsze krok wykonywany ręcznie po stronie użytkownika.

Perspektywa ELTE-S

Warto trzymać się podziału: Nota odsetkowa tylko dla odsetek, Ponaglenie zapłaty dla rekompensaty i innych kosztów dodatkowych – taki podział utrzymuje porządek w rozliczeniach i ułatwia późniejszą kontrolę należności w Preliminarzu, zamiast łączenia obu pozycji na jednym dokumencie. Warto też rozróżniać funkcjonalność samej Optimy od podstawy prawnej i sposobu wyliczenia rekompensaty – to dwie odrębne kwestie i program nie zdejmuje z Ciebie odpowiedzialności za prawidłowe wyliczenie kwoty.

Jeśli regularnie wystawiasz ponaglenia z kosztami dodatkowymi, dobrze jest raz ustalić stały schemat pracy z kursem walut dla takich rekompensat, żeby nie liczyć tego „od nowa” przy każdej fakturze. Odezwij się, pomożemy to poukładać.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • / 0 Comments

Błąd „brak numeru KSeF lub OFF lub BFK lub DI” mimo poprawnego numeru w pliku

Import zgłasza brak numeru KSeF, mimo że w podglądzie pliku ten numer wyraźnie widać przy danym dokumencie — i to właśnie ta rozbieżność najbardziej myli przy szukaniu przyczyny.

Komunikat nie oznacza, że numeru brakuje w pliku — oznacza, że podczas importu program nie potrafił przypisać żadnego z wymaganych identyfikatorów (KSeF, OFF, BFK lub DI) do właściwego pola na dokumencie. Często wynika to z tego, że numer jest zapisany w pliku w innej sekcji lub innym formacie, niż oczekuje tego mechanizm importu, albo dokument jest innego typu/źródła niż te, dla których import ma zdefiniowane mapowanie.

<screen>

Warto systematycznie sprawdzić cztery rzeczy: czy numer KSeF jest przypisany do właściwego dokumentu, czy pole nie jest puste lub zapisane w niestandardowym formacie, czy plik jest zgodny z obsługiwaną strukturą importu oraz czy problem występuje dla wszystkich dokumentów, czy tylko dla wybranych pozycji. Ta ostatnia obserwacja najszybciej pokazuje, czy to błąd pojedynczego rekordu, czy ogólnego mapowania plów importu.

Perspektywa ELTE-S

Najszybszym sposobem na namierzenie przyczyny jest porównanie dwóch plików — jednego, który importuje się poprawnie, i tego z błędem — pole po polu, zamiast zgadywać co jest inne. Dopiero taka różnica pokazuje, czy problem leży w samym pliku źródłowym, czy w konfiguracji mapowania po stronie Optimy.

Jeśli tego typu błędy przy imporcie KSeF pojawiają się cyklicznie przy różnych plikach, warto przejść raz konfigurację mapowania importu kompleksowo, zamiast poprawiać pojedyncze dokumenty za każdym razem. Odezwij się, chętnie to sprawdzimy.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • / 0 Comments

Numer wyciągu bankowego w opisie PK w Optima – jak ustawić to automatycznie

Ręczne dopisywanie numeru wyciągu do każdego zapisu PK po imporcie wyciągu bankowego szybko robi się upierdliwe, szczególnie gdy wyciąg ma kilkadziesiąt pozycji.

Schemat księgowań używany do dekretowania wyciągu bankowego ma w konfiguracji pola Opis możliwość wybrania zmiennych systemowych, w tym numeru dokumentu obcego i numeru dokumentu wewnętrznego. Numer wyciągu bankowego jest w Optimie zapisywany właśnie jako numer dokumentu obcego na nagłówku wyciągu, więc wybranie tej opcji w polu Opis sprawia, że każdy wygenerowany zapis PK automatycznie dostaje ten numer w opisie – bez ręcznego wpisywania go w poszczególnych pozycjach.

<screen>

Jeśli po zmianie ustawienia numer wciąż nie pojawia się w opisie, warto sprawdzić, czy przy imporcie wyciągu numer trafia do nagłówka dokumentu, a nie tylko do pojedynczych pozycji – schemat księgowy czyta tę wartość właśnie z nagłówka, a nie z zapisów szczegółowych.

Perspektywa ELTE-S

Zanim zastosujesz zmianę do wszystkich schematów bankowych, przetestuj ją najpierw na jednym wyciągu – to pozwoli szybko zweryfikować, czy numer poprawnie się przepisuje, zanim zmiana obejmie wszystkie konta i wszystkie kolejne importy. Warto też sprawdzić, czy każdy schemat używany dla różnych rachunków bankowych ma to ustawienie skonfigurowane tak samo, bo często każdy rachunek ma swój własny schemat i łatwo pominąć jeden z nich.

Jeśli około schematów księgowych masz więcej takich drobnych utrudnień, które zabierają czas przy każdym imporcie, warto przejrzeć je wszystkie razem, a nie punktowo. Odezwij się, pomożemy to poukrładać.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • / 0 Comments

Błąd „błędny NIP” przy imporcie JPK do rejestru VAT w Optima

Import pliku JPK do rejestru VAT bywa najbardziej stresującym momentem miesiąca, a jeśli program odrzuci część pozycji z komunikatem o błędnym NIP, cała deklaracja przestaje się zgadzać z tym, co faktycznie wystawiłeś.

Optima podczas importu JPK sprawdza NIP kontrahenta pod kątem formatu i zgodności z kartoteką w bazie. Jeśli w pliku pojawi się dodatkowa spacja, prefiks kraju (np. “PL”) w miejscu, gdzie program go nie oczekuje, albo znak “-” w nietypowym miejscu, import odrzuci taką pozycję zamiast ją zaimportować z błędnymi danymi. To samo dotyczy sytuacji, gdy kontrahenta w ogóle nie ma jeszcze w kartotekach — wtedy trzeba go najpierw założyć, najlepiej z danymi zweryfikowanymi w wyszukiwarce GUS, żeby NIP, nazwa i adres się zgadzały.

Pierwszym krokiem jest zawsze przejrzenie logu importu JPK — to tam widać dokładnie, które pozycje zostały odrzucone i jaki NIP je zablokował. Dopiero mając tę listę, warto poprawiać dane w pliku źródłowym lub w kartotekach kontrahentów.

<screen>

Jeśli część faktur z tego samego pliku zdążyła się już zaimportować, nie dokładaj brakujących pozycji ręcznie do rejestru — usuń cały wynik poprzedniego importu i uruchom go od nowa po poprawkach. W przeciwnym razie część dokumentów zdubluje się w rejestrze, a kwota deklaracji i tak nie będzie się zgadzać.

Perspektywa ELTE-S

Zanim poprawisz cokolwiek w pliku produkcyjnym, zrób kopię bazy — powtarzany import po błędach to jedna z tych operacji, które łatwo pogłębić, jeśli coś pójdzie nie tak przy usuwaniu częściowo zaimportowanych rekordów. Warto też wprowadzić nawyk sprawdzania logu importu JPK po każdym większym wgraniu pliku, zanim jeszcze ktokolwiek zacznie się martwić o zgodność deklaracji z rejestrem — łatwiej złapać błędny NIP od razu niż tłumaczyć rozbieżność w US kilka miesięcy później.

Jeśli błędy przy imporcie JPK pojawiają się częściej niż raz na jakiś czas, warto sprawdzić, skąd biorą się te niezgodne NIP-y u źródła — może to być kwestia systemu, z którego eksportowane są faktury przed importem do Optimy. Odezwij się, pomożemy to ustawić raz na dobre.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • / 0 Comments

Przejście z klucza HASP na klucz wirtualny w Comarch ERP Optima

Firmy korzystające z klucza HASP, które co miesiąc opłacają moduł taki jak KSeF, często trafiają na ten sam problem: sama opłata nie wystarczy, bo trzeba jeszcze skontaktować się z opiekunem, aby wgrał aktualizację licencji na klucz, a za tę czynność zwykle jest naliczana dodatkowa opłata. Klucz wirtualny działa inaczej – licencja odnawia się automatycznie po opłaceniu modułu, bez comiesięcznego kontaktu z opiekunem. Naturalnie pojawia się pytanie, czy da się przejść z HASP na klucz wirtualny i czy można to zrobić samodzielnie.

Czy zmiana klucza HASP na wirtualny jest możliwa

Tak, taka zmiana jest możliwa, ale nie odbywa się samodzielnie w samym programie. To operacja licencyjna wykonywana po stronie Comarchu/Partnera – polega na przepisaniu licencji na inny typ klucza i wydaniu danych potrzebnych do klucza wirtualnego. Wymaga to obsługi w systemie licencyjnym Comarch, a potem podmiany sposobu licencjonowania w środowisku klienta.

Ile kosztuje przejście na klucz wirtualny

Przejście z klucza HASP na wirtualny jest operacją jednorazową, zgodną z cennikiem Comarch. Przy zwrocie klucza HASP robiona jest korekta w wysokości 169 zł netto. To koszt samej zmiany typu klucza, niezależny od bieżących opłat za same moduły.

Czy można to zrobić samodzielnie

Nie – samą zmianę typu klucza musi wykonać Partner Comarch. Bez udziału Partnera lub bezpośrednio Comarchu tej operacji zwykle nie da się przeprowadzić, ponieważ wymaga dostępu do systemu licencyjnego, którym zarządza Partner.

Co można zrobić samodzielnie po przejściu na klucz wirtualny

Warto rozróżnić samą zmianę typu klucza od bieżącego wgrywania licencji. Po przejściu na klucz wirtualny kolejne aktualizacje licencji do pliku można wgrywać samodzielnie – wystarczy poprosić Partnera o plik RUS i wgrać go w Menadżerze Kluczy, bez dodatkowej opłaty za tę czynność. To realnie eliminuje koszt, o który pytasz w kontekście modułu KSeF na kluczu HASP.

<screen>

Jak zgłosić zmianę, jeśli chcesz zmienić Partnera

Jeśli chcesz omęć obecnego opiekuna, sprawdź najpierw w umowie lub warunkach opieki, kto jest formalnie przypisany jako Partner do Twojej licencji. Zgłoszenie prośby o zmianę typu klucza oraz zasad odnowień (automat po opłacie) możesz złożyć do Comarchu lub do nowego Partnera – szczegóły procedury i ewentualne dodatkowe koszty trzeba jednak potwierdzić na Twojej konkretnej licencji, bo mogą zależeć od warunków umowy.

Perspektywa ELTE-S

W ELTE-S często trafiamy na firmy, które męczy comiesięczny kontakt z opiekunem tylko po to, by odnowić licencję modułu na kluczu HASP. Sama zmiana typu klucza wymaga udziału Partnera i jednorazowego kosztu według cennika Comarch, ale po przejściu na klucz wirtualny większość kolejnych aktualizacji licencji staje się realnie samoobsługowa, co ogranicza koszty i czas oczekiwania na działania opiekuna.

Jeśli chcesz przejść na klucz wirtualny i ograniczyć koszty comiesięcznych aktualizacji licencji, możemy pomóc przeprowadzić Cię przez całą procedurę zgłoszenia do Partnera i sprawdzić, co opłaca się w Twoim przypadku.

Skontaktuj się z nami