Kategoria: Baza wiedzy

Przy przygotowywaniu JPK w Comarch ERP Optima może pojawić się problem z nadaniem oznaczenia BFK starszej fakturze. W opisanej sytuacji chodzi o dokument z kwietnia 2025 r., którego zapłata nastąpiła we wrześniu 2026 r.

Trzeba tu rozdzielić dwie kwestie: okres, do którego program kwalifikuje fakturę w deklaracji VAT, oraz dostępność oznaczenia BFK. Wskazanie dotyczące dat ujęcia dokumentu nie jest jednocześnie wyjaśnieniem, dlaczego oznaczenie zniknęło.

Co decyduje o okresie ujęcia faktury w Optimie?

O sposobie kwalifikowania dokumentu do deklaracji VAT decydują wartości w polach „Obowiązek podatkowy” i „Prawo do odliczenia”. Od sprawdzenia tych dat zaczynamy weryfikację okresu, w którym dokument ma zostać uwzględniony.

<screen>

W zgłoszeniu pojawiają się dwa różne miesiące: wrzesień 2026 r. jako miesiąc zapłaty oraz sierpień 2026 r. jako wskazywany okres deklaracji. To rozbieżność, którą trzeba wyjaśnić przed dalszą pracą. Dla opisanego przypadku właściwym punktem odniesienia jest faktyczna data ujęcia faktury kasowej do odliczenia z września 2026 r.

Nie należy więc traktować samego braku BFK jako odpowiedzi na pytanie, do którego okresu program zakwalifikuje dokument. Podobnie ustalenie prawidłowego okresu nie przesądza jeszcze, czy oznaczenie będzie dostępne.

Jak postąpić z opisanym dokumentem?

W pierwszej kolejności porządkujemy daty odpowiadające za kwalifikację do deklaracji. W polach „Obowiązek podatkowy” oraz „Prawo do odliczenia” należy wpisać faktyczną datę ujęcia faktury kasowej do odliczenia – w tej sytuacji datę z września 2026 r.

<screen>

Następnie warto sprawdzić, czy dokument został ujęty w oczekiwanym okresie deklaracji VAT. Dzięki temu oddzielamy kontrolę dat od nadal wymagającej wyjaśnienia kwestii BFK. Pominięcie tego sprawdzenia pozostawiłoby niejasność, czy problem dotyczy oznaczenia, okresu ujęcia, czy obu tych elementów.

Przykładowo osoba prowadząca księgowość może analizować fakturę wystawioną w kwietniu 2025 r., przeznaczoną do ujęcia w odliczeniach we wrześniu 2026 r. Najpierw sprawdza daty kwalifikujące ją do deklaracji. Dopiero po uporządkowaniu tej kwestii osobno weryfikuje, dlaczego nie może nadać BFK.

Nie mamy potwierdzonej przyczyny braku oznaczenia. Nie możemy zatem przypisać go aktualizacji ani zapewnić, że wpisanie dat wrześniowych przywróci możliwość wyboru BFK. Opisane działanie dotyczy kwalifikacji dokumentu do okresu VAT.

Perspektywa ELTE-S

Przed zmianą warto zanotować dotychczasowe daty oraz okres, w którym dokument jest obecnie uwzględniany. Pozwala to później porównać stan przed korektą i po niej, zamiast oceniać efekt wyłącznie na podstawie dostępności oznaczenia.

Jeżeli po uporządkowaniu dat problem z BFK pozostaje, zgłoszenie do dalszej weryfikacji powinno rozdzielać oba zagadnienia: oczekiwany okres ujęcia faktury oraz brak możliwości nadania oznaczenia. Taki opis ułatwia skupienie dalszej analizy na nierozstrzygniętej części problemu.

Możemy pomóc zweryfikować kwalifikację dokumentu w Optimie i uporządkować dalszą analizę braku BFK. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Wprowadzasz w Comarch ERP Optima fakturę do paragonu z formą płatności gotówka i chcesz uniknąć jej ujęcia w raporcie kasowym. Zanim zmienimy ustawienia, trzeba ustalić, jak dokument trafił do programu.

W tym przypadku istotne jest rozróżnienie między fakturą wpisaną bezpośrednio do rejestru VAT a fakturą wystawioną w module Handel i dopiero później przeniesioną do rejestru. Sam fakt, że dokument jest widoczny w rejestrze VAT, nie rozstrzyga, który sposób zastosowano.

Najpierw ustalamy sposób wprowadzenia faktury

Jeżeli pracujesz w obszarze księgowym, zacznij od sprawdzenia pochodzenia konkretnej faktury. Nie opieraj decyzji jedynie na tym, że dokument dotyczy paragonu i ma wskazaną płatność gotówką.

Opisane rozwiązanie dotyczy faktury wprowadzanej bezpośrednio do rejestru VAT. Dla takiego sposobu pracy wskazanym ustawieniem jest parametr automatycznej generacji kasy dla rejestrów VAT.

Jeśli natomiast faktura została wystawiona w module Handel, a następnie przeniesiona do rejestru VAT, nie należy automatycznie stosować tego samego rozwiązania. Ten obieg wymaga osobnego sprawdzenia – poniższe kroki nie są instrukcją dla dokumentów pochodzących z Handlu.

Jak zmienić ustawienie dla rejestrów VAT?

Po potwierdzeniu, że fakturę wprowadzono bezpośrednio do rejestru VAT, przejdź do konfiguracji firmy, do części Kasa/Bank. Odznacz parametr „automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT”.

<screen>

Kolejność działania jest następująca:

1. Ustal, czy faktura została wpisana do rejestru VAT, czy pochodzi z modułu Handel.
2. Dla dokumentu wprowadzanego bezpośrednio do rejestru zastosuj opisaną zmianę ustawienia.
3. Po zmianie zweryfikuj zachowanie programu na dokumencie odpowiadającym temu sposobowi pracy.

Przykładowo osoba prowadząca księgowość wprowadza do rejestru VAT fakturę do paragonu wystawioną na Jana Kowalskiego, z płatnością gotówką. Najpierw potwierdza, że dokument nie został przeniesiony z Handlu. Dopiero wtedy zmienia wskazane ustawienie i sprawdza, czy przy takim wprowadzaniu dokumentu nie powstaje niechciany zapis kasowy.

Nie należy przy tym zakładać, że zmiana parametru uporządkuje zapisy, które już znalazły się w raporcie kasowym. Jeśli problem dotyczy istniejącego zapisu, jego stan i sposób powstania trzeba zweryfikować oddzielnie.

Perspektywa ELTE-S

Przed zmianą warto ustalić, czy inni użytkownicy tej firmy korzystają z automatycznego generowania zapisów kasowych przy wprowadzaniu dokumentów do rejestrów VAT. Zmieniamy ustawienie firmy, a nie indywidualną regułę dla Jana Kowalskiego lub pojedynczej faktury.

Dlatego rekomendujemy najpierw uzgodnić oczekiwany sposób obsługi pozostałych dokumentów gotówkowych. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której rozwiązanie jednego problemu zmienia przyjęty sposób pracy księgowości bez wiedzy pozostałych osób.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy to ustawienie odpowiada obiegowi faktur do paragonów w Twojej firmie, możemy pomóc zweryfikować konfigurację. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Przy wprowadzaniu zaległych faktur do rejestru VAT w Comarch ERP Optima może pojawić się komunikat, że dokument dotyczy zatwierdzonej deklaracji, a administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian. Taka sytuacja utrudnia uzupełnienie dokumentów za wcześniejszy okres.

Najpierw rozdzielamy dwie sprawy: techniczną blokadę pracy z dokumentami oraz ocenę, czy uzupełnienie faktur wymaga korekty rozliczenia. Opisany komunikat kieruje nas do ustawień operatora.

Co oznacza blokada po zatwierdzeniu VAT-7?

W tym przypadku sprawdzamy prawo operatora do zmiany dokumentów po zatwierdzeniu deklaracji VAT-7 lub pliku JPK_V7. Ustawienie „Nie pozwalaj” blokuje takie zmiany. Wskazanym działaniem jest przełączenie go na „Ostrzegaj”.

Istotne jest to, na którym operatorze pracuje osoba wprowadzająca faktury. Zmianę wykonujemy dla tego operatora, a nie dla dowolnego użytkownika widocznego na liście. Wybranie innej osoby nie zmieni ustawienia konta, na którym pojawia się komunikat.

To rozwiązanie dotyczy dostępu do zmian w dokumentach. Nie jest odpowiedzią na pytanie o obowiązek ani sposób korygowania wysłanego rozliczenia. Nie należy więc traktować zmiany uprawnienia jako rozstrzygnięcia kwestii księgowych lub podatkowych.

Gdzie zmienić ustawienie operatora?

W konfiguracji programu przechodzimy do Użytkowe > Operatorzy i wybieramy operatora, na którym pracujemy podczas wprowadzania faktur. Jeśli nie mamy dostępu do tej konfiguracji, prosimy o wykonanie zmiany osobę, która może ją obsłużyć.

<screen>

Następnie otwieramy zakładkę Parametry i podzakładkę Księgowość. Odszukujemy parametr „Prawo do zmiany dokumentów po zatwierdzeniu deklaracji VAT-7/pliku JPK_V7” i zmieniamy jego wartość z „Nie pozwalaj” na „Ostrzegaj”.

<screen>

Po tej zmianie wracamy do wprowadzania dokumentów i sprawdzamy działanie programu. Wybrana wartość oznacza ostrzeganie zamiast blokowania, dlatego sam komunikat ostrzegawczy nie powinien być utożsamiany z dotychczasowym zakazem wykonania operacji.

Przykładowo osoba prowadząca księgowość chce uzupełnić sierpniowy rejestr, ale pracuje na operatorze z ustawieniem „Nie pozwalaj”. Najpierw sprawdzamy jej operatora i zmieniamy wskazany parametr. Dopiero potem wracamy do pracy z fakturami. Nie zmieniamy ustawień pozostałych operatorów tylko dlatego, że znajdują się na tej samej liście.

Perspektywa ELTE-S

Przed zmianą warto ustalić, czy ma ona obowiązywać także w dalszej pracy tej osoby. Parametr jest prawem operatora, a nie jednorazową zgodą na dodanie konkretnej faktury. Dlatego zakres zmiany dobrze uzgodnić z osobą odpowiedzialną za organizację pracy w księgowości.

Warto też ustalić, jak użytkownik ma postępować po otrzymaniu ostrzeżenia. Zastąpienie blokady ostrzeganiem pozostawia sygnał, że dokument dotyczy zatwierdzonego rozliczenia – nie należy traktować go jako nieistotnego komunikatu.

Jeśli blokada utrudnia uzupełnienie rejestru VAT, możemy pomóc sprawdzić ustawienia właściwego operatora. Porozmawiajmy o usprawnieniach.