/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch OCR/ • • • • • / 0 Comments

Rezygnacja z Comarch OCR na rzecz KSeF – jak prawidłowo zamknąć usługę?

Twoja firma lub biuro rachunkowe od dawna korzysta z usługi Comarch OCR do wczytywania skanów faktur. Jednak odkąd weszliście w obieg Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), dokumenty kosztowe zaciągają się do systemu automatycznie i bez błędów. Skany przestają być potrzebne, a usługa OCR, za którą co miesiąc lub co rok płacicie, staje się po prostu zbędnym kosztem.

Podejmujecie logiczną decyzję o rezygnacji, ale pojawia się problem operacyjny: jak to formalnie zrobić? Czy wystarczy po prostu przestać używać usługi, czy trzeba gdzieś wysłać papierowe wypowiedzenie?

Wypowiedzenie OCR zależy od Twojego modelu rozliczeń

Comarch dystrybuuje pakiety usługowe w dwóch głównych modelach, i to właśnie od nich zależy Twoja ścieżka rezygnacji. Warto sprawdzić, jaki pakiet widnieje na Twojej ostatniej fakturze zakupowej lub w systemie Comarch Cloud.

Scenariusz 1: Posiadasz pakiet roczny

To najprostsza sytuacja. Kupując pakiet roczny (np. ważny do końca danego roku kalendarzowego), płacisz za usługę z góry. W tym przypadku nie musisz wysyłać żadnych oficjalnych wypowiedzeń. Gdy minie rok od zakupu, pakiet po prostu wygaśnie, a usługa zostanie wyłączona, dopóki jej ręcznie nie odnowisz na kolejny okres.

Scenariusz 2: Korzystasz z pakietu miesięcznego

Jeśli opłacasz Comarch OCR w trybie subskrypcji miesięcznej, usługa odnawia się automatycznie. Zwykłe zaprzestanie skanowania faktur nie zatrzyma wystawiania kolejnych faktur przez Comarch. W tym przypadku musisz złożyć oficjalne wypowiedzenie.

Zgodnie z dokumentacją i procedurami producenta, obowiązuje jednomiesięczny okres wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego.

Gdzie to zgłosić? Wypowiedzenie najszybciej złożysz, wysyłając odpowiedniego maila bezpośrednio na adres logistyki Comarchu: logistyka.erp@comarch.pl (warto podać swój NIP, numer licencji oraz informację o rezygnacji z pakietu miesięcznego OCR).

Perspektywa ELTE-S: Audyt licencji przed zmianą procesów

Rezygnacja z narzędzi, które dublują się z nowymi rozwiązaniami (jak KSeF), to naturalny krok w dojrzałym biznesie. Pamiętaj jednak, że rezygnacja z pakietu OCR&KSeF odcina Ci nie tylko funkcję skanera, ale w niektórych starych konfiguracjach może wpłynąć na pakiety przesyłowe.

Zanim na stałe zrezygnujesz z jakiejkolwiek usługi w ekosystemie Comarch ERP, zrób szybki audyt. Upewnij się, że masz wykupiony odpowiednio duży “czysty” pakiet Comarch KSeF, który udźwignie wolumen Twoich e-faktur (wysyłanych i odbieranych) bez wsparcia z puli OCR. Warto też zachować pakiet do momentu, w którym upewnisz się, że wszyscy Twoi dostawcy faktycznie przeszli na KSeF i nie będziesz dostawał papierowych dokumentów od mniejszych firm.

Jeśli potrzebujesz pomocy w zweryfikowaniu swoich pakietów lub chcesz mądrze przejść z tradycyjnego skanowania na pełną obsługę KSeF w swojej Optimie, daj nam znać.

Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • / 0 Comments

Brak Podmiotu i Kategorii w Dzienniku po zaksięgowaniu wyciągu bankowego – jak to działa w Optimie?

Księgujesz długi wyciąg bankowy w Comarch ERP Optima, proces przebiega pomyślnie, ale kiedy otwierasz Dzienniki, widzisz puste miejsca. Kolumny “Podmiot” i “Kategoria” świecą pustkami. Szukasz w konfiguracji odpowiedniego parametru, aby wymusić na systemie przenoszenie tych danych z wyciągu wprost do widoku dziennika. Niestety, takiego przycisku nie ma.

Dlaczego system tak się zachowuje i czy da się to w ogóle zmienić?

Dlaczego kolumny pozostają puste? (Logika nagłówka i pozycji)

Aby zrozumieć to zachowanie, trzeba przyjrzeć się architekturze zapisów księgowych w Optimie. Zapis księgowy (dekret) składa się z dwóch poziomów: nagłówka dokumentu oraz jego poszczególnych pozycji. Widoczne domyślnie w Dzienniku kolumny “Podmiot” oraz “Kategoria” odnoszą się wyłącznie do danych zapisanych w nagłówku dekretu.

<screeny>

Kiedy księgujesz wyciąg bankowy (który zazwyczaj zawiera wiele różnych operacji, od wielu różnych kontrahentów), system generuje jeden wspólny nagłówek dla całego wyciągu, a poszczególne wpłaty i wypłaty rozbija na pozycje zapisu. Optima prawidłowo generuje podmiot i kategorię dla każdej z tych operacji, ale umieszcza je na odpowiednich pozycjach (wewnątrz dekretu), a nie w nagłówku głównym.

Gdyby system próbował przenieść te dane wyżej, pojawiłby się konflikt – który podmiot z kilkudziesięciu operacji na wyciągu miałby pojawić się w jednym, wspólnym nagłówku? Z tego powodu dane te nie są “wyciągane” do ogólnych kolumn w głównym widoku Dziennika.

Perspektywa ELTE-S: Zrozumienie mechaniki zapobiega błędom

Brak widoczności pewnych danych na pierwszych warstwach list księgowych często prowokuje użytkowników do szukania obejść, modyfikacji schematów księgowych na siłę lub pisania skomplikowanych zestawień. Zrozumienie różnicy między danymi nagłówkowymi a danymi na pozycjach to absolutny fundament pracy z zapisami w Comarch ERP Optima.

Jeżeli potrzebujesz nietypowych widoków, które pozwolą Ci szybciej analizować zaksięgowane pozycje wyciągów, lub Twoje schematy księgowe wymagają głębszej optymalizacji – dziewczyny z naszego działu wsparcia z pewnością Ci pomogą. Wyciągniemy potrzebne dane tak, by pracowało się wygodniej.

Porozmawiajmy o usprawnieniach

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch Mobile/ • • • • • / 0 Comments

Brak widoczności towarów w Comarch Mobile – dlaczego handlowiec widzi mniej?

Twój handlowiec jedzie w trasę do klienta, otwiera tablet z Comarch Mobile i próbuje dodać do koszyka konkretny produkt. Wpisuje fragment nazwy, ale system go nie znajduje. Dzwoni do centrali, Ty wpisujesz to samo u siebie w Comarch ERP Optima i od razu widzisz kilkanaście pozycji.

W pierwszej chwili myślisz: “Na pewno odznaczyliśmy parametr Dostępny w Mobile”. Sprawdzasz kartotekę towarową – wszystko się zgadza, “ptaszek” jest zaznaczony. Zaglądasz do listy zasobów na urządzeniu handlowca i widzisz, że ogólna liczba towarów pokrywa się z tą w systemie ERP. Skoro towary fizycznie pobrały się na tablet, to dlaczego wyszukiwarka ich nie pokazuje?

Wyszukiwarka w Mobile działa inaczej niż w Optimie

Wiele osób zakłada, że skoro systemy są połączone, to wyszukiwarka na urządzeniu mobilnym będzie zachowywać się w stosunku 1:1 tak jak lista cennikowa w samej Optimie. To błąd.

Aplikacja mobilna rządzi się swoimi prawami i konfiguracją, która ma na celu optymalizację działania na słabszych urządzeniach i mniejszych ekranach. Jeżeli po wpisaniu frazy, np. “adapter do”, handlowiec widzi tylko 5 pozycji, a Ty w Optimie widzisz 12, problem leży w tzw. polach przeszukiwanych.

W konfiguracji Comarch Mobile ustawia się, które dokładnie pola z karty towarowej mają być indeksowane i brane pod uwagę przy wpisywaniu tekstu w lupkę na tablecie. Często Optima szuka towarów po nazwie, kodzie, opisie i atrybutach, podczas gdy Mobile z powodu podstawowej konfiguracji przeszukuje np. wyłącznie “Kod”. Jeśli słowo “adapter” znajduje się w opisie, aplikacja mobilna go po prostu zignoruje.

Ograniczenia i filtry widoczności dla sprzedawców

Kolejnym aspektem, który potrafi ukryć towary przed handlowcem (nawet jeśli mają zaznaczoną dostępność w Mobile), jest zaawansowana konfiguracja dostępu.

Warto sprawdzić następujące elementy po stronie Comarch ERP Optima:

1. Przypisane magazyny: Czy pracownik mobilny ma przypisany ten sam magazyn, na którym znajdują się szukane pozycje? Jeśli w konfiguracji odpięto mu dany magazyn domyślny, nie zobaczy jego asortymentu w wynikach wyszukiwania.

2. Dedykowane cenniki i filtry asortymentowe: Administrator systemu może przypisać danemu handlowcowi konkretny cennik lub założyć filtr, który sztucznie ogranicza mu widoczność tylko do danej grupy towarowej (np. po to, by sprzedawca z działu A nie sprzedawał towarów z działu B).

3. Poprawność synchronizacji: Upewnij się, że urządzenie przeszło tzw. pełną synchronizację (często pomaga wymuszenie jej wprost z panelu ustawień na tablecie, a nie tylko szybka synchronizacja przyrostowa).

Perspektywa ELTE-S: Zadbaj o spójną konfigurację kanałów mobilnych

Brak spójności między widokiem w biurze a tym na tablecie handlowca to frustracja dla pracownika w terenie i ryzyko utraconej sprzedaży. Praca “na ślepo” często zmusza mobilnych sprzedawców do dzwonienia do centrali po każdą wycenę, co całkowicie zabija sens posiadania systemu SFA (Sales Force Automation).

Problemy z niedziałającym poprawnie wyszukiwaniem czy synchronizacją to najczęściej kwestia jednorazowego, ale dogłębnego audytu konfiguracji po stronie ERP Optima. Zrozumienie, w jakich tabelach baza mobilna trzyma indeksy i jak komunikuje się z serwerem centralnym, pozwala na szybkie zlikwidowanie wąskich gardeł.

Jeśli Twój Comarch Mobile sprawia problemy, nieprawidłowo wyświetla dane albo brakuje w nim zaawansowanych funkcji potrzebnych w Twojej branży – nie zostawiaj handlowców bez narzędzi pracy.

Rozwiążemy to razem, napisz do nas

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima • KSeF/ • • • • • / 0 Comments

Błędnie zaimportowana cena z KSeF w Optimie – jak skorygować zamknięty obieg?

Znasz tę sytuację? Pobierasz fakturę zakupową z Krajowego Systemu e-Faktur do Comarch ERP Optima. Na pierwszy rzut oka wszystko wygląda w porządku, więc puszczasz dokument dalej w obieg. Zatwierdzasz fakturę, z automatu powstaje dokument przyjęcia (PZ), a następnie towar zostaje sprzedany i zdejmujesz go z magazynu (rozchód). Na koniec miesiąca księgowość wysyła JPK-VAT i wylicza zaliczkę.

Aż nagle ktoś zauważa błąd. Okazuje się, że system źle zinterpretował plik XML i zaczytał złą cenę jednostkową z faktury KSeF, co lawinowo przełożyło się na błędne kwoty netto, VAT i brutto w całym obiegu. Jak to teraz odkręcić, skoro dokumenty są zamknięte, a towar sprzedany?

Nie panikuj – system sobie poradzi

Na pierwszy rzut oka sytuacja wydaje się beznadziejna, ponieważ błędna cena “rozlała się” już po całym systemie: od magazynu po pliki wysłane do urzędu skarbowego. Wiele osób myśli w tym momencie o ręcznym “grzebaniu” w bazie SQL lub siłowym anulowaniu dziesiątek powiązanych dokumentów.

Dobra wiadomość jest taka, że architektura Comarch ERP Optima została zaprojektowana na wypadek takich zdarzeń. Nie musisz ręcznie cofać każdego kroku.

Jak naprostować błąd krok po kroku?

Cały proces prostowania błędnej kwoty opiera się na naturalnych mechanizmach księgowo-handlowych. Zamiast cofać czas, musisz po prostu zaksięgować zmianę.

Wystaw korektę do Faktury Zakupu (FZ)

Odszukaj w systemie tę błędną, zatwierdzoną fakturę zakupu i wystaw do niej korektę w module Handel. Popraw na niej wartości tak, aby zgadzały się ze stanem faktycznym.

Pozwól zadziałać automatyzacji

W momencie zatwierdzenia tej korekty, Optima sama zajmie się resztą w obszarze magazynowym. System posiada funkcję automatycznego aktualizowania powiązanych dokumentów. Sam wygeneruje odpowiednie korekty do dokumentu przyjęcia zewnętrznego (PZ) i zaktualizuje wartości dla towarów, które zostały już z tego PZ rozchodowane.

Przenieś dokument do Rejestru VAT

Gdy strona handlowo-magazynowa jest już poprawna, musisz zaktualizować księgowość. Przenieś wystawioną korektę FZ do odpowiedniego rejestru VAT zakupów.

Złóż korekty w urzędzie

Ponieważ poprzedni miesiąc został już zamknięty i wysłany, pozostaje formalność przed urzędem skarbowym. Na podstawie zaktualizowanego Rejestru VAT wylicz ponownie zaliczkę na podatek dochodowy (będzie różnica w kosztach) oraz wygeneruj i wyślij korektę pliku JPK_V7.

Perspektywa ELTE-S: Błędy importu to sygnał ostrzegawczy

Dlaczego w ogóle doszło do błędnego zaczytania ceny z KSeF? Pliki XML z platformy ministerstwa mają sztywną strukturę, ale wystawcy faktur często umieszczają rabaty, upusty czy specyficzne zaokrąglenia w nietypowych polach, co potrafi zdezorientować standardowy mechanizm importu w Optimie.

Zamiast tracić czas na późniejsze robienie korekt i wysyłanie wyjaśnień do urzędu skarbowego, warto zainwestować w ułożenie procesu weryfikacji dokumentów z KSeF jeszcze w buforze.

Jeżeli Twoja Optima ma problemy z prawidłowym interpretowaniem faktur od kluczowych dostawców, nie zostawiaj tego własnemu losowi. W ELTE-S pomożemy przeanalizować pliki XML i skonfigurujemy system lub dostarczymy odpowiednie rozszerzenia tak, aby wyeliminować błędy u samego źródła.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ 0 Comments

Ciągłe sprawdzanie połączenia z serwerem SQL po aktualizacji Optimy – jak to naprawić?

Znasz tę sytuację? Instalujesz nową wersję Comarch ERP Optima na komputerze podłączonym do sieci lokalnej (LAN), uruchamiasz program, a zamiast szybkiego ekranu logowania wita Cię długie i irytujące “Sprawdzanie połączenia z serwerem SQL”.

Czekasz kilka minut. Kiedy okno z błędem w końcu znika, wpisujesz dane, klikasz “Zaloguj” i… program działa całkowicie normalnie. W starych wersjach problem w ogóle nie występował. Skąd wzięło się to dziwne opóźnienie przy starcie?

Dlaczego nowa wersja ma problem z siecią?

Kiedy problem z połączeniem ustępuje sam po kilkudziesięciu sekundach, w większości przypadków winowajcą nie jest ani Comarch ERP Optima, ani stabilność Twojego Microsoft SQL Server. Jeśli serwer stoi obok, a sieć LAN działa poprawnie, problematyczne połączenie wynika z działania oprogramowania zabezpieczającego na Twoim komputerze.

Mowa tu o antywirusach i zaporach sieciowych (firewall). Użytkownicy bardzo często zgłaszają ten problem w powiązaniu z oprogramowaniem ESET.

Kiedy aktualizujesz Optimę, w systemie Windows pojawia się zupełnie nowy plik wykonywalny (.exe). Zapora sieciowa zauważa tę zmianę. Widzi, że nowy, niesprawdzony przez nią jeszcze program próbuje połączyć się z serwerem w sieci lokalnej i prewencyjnie blokuje mu ruch po protokole TCP/IP. Optima przez kilka minut próbuje “przebić się” do bazy, by ostatecznie skorzystać z obejścia lub protokołów zapasowych.

Jak odblokować Optimę w zaporze sieciowej?

Aby program przestał “wieszać się” przy każdym uruchamianiu, musisz utworzyć wyjątek w programie antywirusowym.

Należy przejść do ustawień zapory sieciowej (np. w oprogramowaniu ESET), odszukać reguły sterujące aplikacjami i dodać plik Optima.exe (pochodzący z folderu instalacyjnego Twojej najnowszej wersji) do listy zaufanych programów. Upewnij się, że zezwalasz mu na pełną komunikację TCP/IP w sieci lokalnej i dla sieci zaufanych.

Po zapisaniu tych zmian komunikat o sprawdzaniu połączenia SQL zniknie, a Comarch ERP Optima znów będzie włączać się błyskawicznie.

Perspektywa ELTE-S: Błędy konfiguracyjne kradną czas

Problemy sieciowe i restrykcyjne konfiguracje firewall potrafią zdezorganizować pracę całego biura. Czasem drobna aktualizacja oprogramowania ERP, która zmienia ścieżki lub modyfikuje pliki startowe, powoduje lawinę fałszywych alarmów ze strony zapór sieciowych.

Zamiast pozwalać, aby każdy z pracowników czekał codziennie po kilka minut na uruchomienie aplikacji, lepiej od razu po aktualizacji zweryfikować zasady ochrony sieciowej dla nowej wersji. Jeśli w Twojej firmie aktualizacje systemów ERP przyprawiają Cię o ból głowy, wywołują błędy SQL i paraliżują system – zostaw to specjalistom. My wiemy, gdzie szukać źródła problemu.

Skontaktuj się z nami