/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch HRM/ • • • • • / 0 Comments

Ewidencja czasu pracy pracowników oddelegowanych za granicę w Comarch HRM – czy to możliwe?

Zarządzasz firmą budowlaną lub produkcyjną, której pracownicy stale rotują między budowami w Polsce i za granicą? Ewidencja takiego czasu pracy to prawdziwe wyzwanie. Rozliczanie 3 tygodni w Niemczech, 1 tygodnia w Polsce, a do tego jeszcze wyjazdów do Belgii, często sprowadza się do papierowych list obecności i uciążliwego przepisywania danych przez księgowość.

Czy Comarch HRM potrafi przejąć ten proces i automatycznie przekazywać dane do modułu Kadry i Płace?

Jak to działa w Comarch HRM?

Moduł Comarch HRM to świetne narzędzie do samoobsługi pracowniczej, ale w standardowym ujęciu nie posiada on jednego, dedykowanego przycisku z napisem “Delegacja – Niemcy”. System jest jednak na tyle elastyczny, że można go do tego przystosować.

Rozwiązaniem jest odpowiednia parametryzacja. Możesz zdefiniować w systemie specjalne typy nieobecności, strefy zadań lub wykorzystać pola dodatkowe. Dzięki temu pracownik lub kierownik budowy loguje się do HRM i w swoim grafiku jasno oznacza, w jakich dniach przebywał w konkretnym kraju.

Integracja z Kadrą i Płacami to klucz do sukcesu

Zaznaczenie czasu pracy za granicą w aplikacji HRM to tylko pierwsza część procesu. Prawdziwe wyzwanie zaczyna się na etapie importu tych informacji do bazy głównej (Comarch ERP Optima – Kadry i Płace).

Ewidencja z HRM musi poprawnie spiąć się z systemem kadrowym, ponieważ od tego zależą kluczowe przeliczenia:

– diety zagraniczne,

– ulgi i zwolnienia podatkowe obowiązujące w danych krajach,

– prawidłowe naliczenie ZUS.

Aby po zaimportowaniu danych z HRM system kadrowo-płacowy automatycznie stosował odpowiednie stawki i rozliczenia, konieczne jest dopracowanie słowników i schematów integracji po stronie bazy ERP. Jeśli ten etap zostanie pominięty, księgowość nadal będzie musiała ręcznie korygować listy płac.

Perspektywa ELTE-S: Zaplanuj przepływ danych

Wdrożenie ewidencji czasu pracy dla pracowników rotujących międzynarodowo to proces, który wymaga bardzo ścisłej współpracy na linii dział HR – system ERP. Przy zespole liczącym 30 osób i rotacji między kilkoma krajami, poleganie na domyślnych ustawieniach zazwyczaj szybko kończy się frustracją i powrotem do excela.

W ELTE-S przeprowadzaliśmy podobne konfiguracje dla firm delegujących pracowników. Kluczem jest zawsze poprawne zmapowanie stref pracy i automatyzacja przeliczeń w module płacowym.

Jeżeli chcesz uruchomić sprawną ewidencję dla pracowników oddelegowanych w Comarch HRM i mieć pewność, że księgowość otrzyma gotowe dane do rozliczeń – nie ryzykuj metody prób i błędów. Chętnie pomożemy zaplanować i wdrożyć ten proces.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • KSeF/ • • • • • / 0 Comments

Jakie rozwiązanie wybrać, by pobierać faktury z KSeF do Comarch ERP?

Znasz tę sytuację? Przepisy nakładają nowy obowiązek, wchodzisz na stronę producenta lub do cennika i gubisz się w gąszczu dostępnych pakietów. Szukasz modułu do pobierania faktur z KSeF, ale widzisz tylko zróżnicowane pakiety dokumentowe.

Często klienci pytają nas: „Który program kupić, żeby Optima albo XL w ogóle zaczął widzieć KSeF i zaciągał z niego faktury kosztowe?”. Odpowiedź jest o wiele prostsza, niż mogłoby się wydawać, ale wymaga zrozumienia, jak Comarch podszedł do integracji z rządową platformą.

Moduł KSeF jest już w Twoim systemie

Najważniejsza informacja, która często umyka w gąszczu cenników: nie musisz kupować osobnego programu ani wtyczki do obsługi KSeF.

Comarch wbudował funkcjonalność komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur bezpośrednio w jądro swoich systemów (Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL). Mechanizmy autoryzacji, wysyłki faktur sprzedażowych oraz importu faktur zakupowych są tam od dawna dostępne. To zintegrowane rozwiązanie, które po prostu czeka na odpowiednią parametryzację.

Czym zatem są pakiety w sklepie Comarchu?

Pakiet to tylko przepustowość (liczba dokumentów)

Kupując “Pakiet Comarch KSeF”, nie kupujesz narzędzia do importu. Kupujesz pakiet przesyłowy, czyli czasowy limit dokumentów, które Twój system może przetworzyć w komunikacji z serwerami Ministerstwa Finansów.

To trochę jak z abonamentem na telefon – sam aparat (funkcję KSeF w ERP) już masz, teraz dobierasz paczkę minut (limit faktur).

Każda operacja wymiany e-faktury (zarówno wysłana przez Ciebie faktura sprzedaży, jak i pobrana od dostawcy faktura zakupu) pomniejsza ten limit. Dlatego wybór odpowiedniego pakietu z cennika sprowadza się wyłącznie do matematyki.

Jak poprawnie dobrać wielkość pakietu?

Aby uniknąć przepłacania za niewykorzystane limity, lub odwrotnie – zablokowania pracy firmy w połowie roku przez wyczerpany pakiet, wykonaj proste obliczenie:

1. Sprawdź, ile średnio faktur sprzedaży (oraz korekt) wystawiasz w ciągu miesiąca.

2. Sprawdź, ile średnio faktur kosztowych otrzymujesz od swoich kontrahentów w miesiącu.

3. Dodaj obie te wartości i pomnóż przez 12 (miesięcy).

4. Do otrzymanego wyniku dodaj około 10-15% bufora na rozwój firmy.

Wynik wskaże Ci przedział, w jakim powinieneś szukać pakietu Comarch KSeF. Jeśli przekraczasz dany limit o zaledwie kilkadziesiąt dokumentów, warto rozważyć nieco wyższy wariant, by uniknąć przestojów.

Perspektywa ELTE-S: Zaplanuj wdrożenie z wyprzedzeniem

Brak konieczności zakupu osobnego modułu to świetna wiadomość, jednak samo uruchomienie pakietu i wpisanie tokena do systemu to dopiero początek drogi. Prawdziwe wyzwanie to odpowiednie zmapowanie procesów: jak księgować pobrane faktury, jak zautomatyzować przypisywanie kategorii, czy jak obsłużyć sytuacje, w których NIP kontrahenta nie zgadza się z kartoteką.

Jeżeli stoisz przed wyborem pakietu i zastanawiasz się, jak poprawnie zintegrować i zoptymalizować proces importu faktur kosztowych z KSeF do Comarch ERP – nie zgaduj. Skonsultuj to z nami, a dobierzemy rozwiązanie skrojone pod Twoje wolumeny dokumentów i doradzimy, jak zautomatyzować to na poziomie księgowości.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy/ • • • • • / 0 Comments

Schemat księgowania listy płac w Comarch ERP – jak rozdzielić koszty pracownika na różne “piątki”?

Znasz tę sytuację? Księgujesz listę płac i musisz rozbić wynagrodzenie części zespołu na różne centra kosztowe (tzw. “piątki”). Konfigurujesz schemat księgowy, dodajesz pozycje, ale przy księgowaniu system nie łapie wyjątków i księguje wszystko błędnie lub zatrzymuje się z błędem. To jeden z najczęstszych problemów na styku kadr i księgowości.

Wbrew pozorom, rozwiązanie tego problemu nie sprowadza się tylko do wpisania odpowiedniego konta “po Wn” w jednym wierszu schematu. Wymaga zrozumienia, jak system Comarch traktuje składniki wynagrodzeń.

Dwie kluczowe kwestie do ustalenia przed budową schematu

Zanim zaczniesz modyfikować warunki w oknie schematów księgowych, musisz odpowiedzieć sobie na dwa krytyczne pytania:

1. Czy proporcja rozksięgowania (podziału) jest stała dla tych konkretnych pracowników? (np. zawsze 50/50, albo 70/30).

2. Czy konta zespołu 5 posiadają analitykę rodzajową? A jeśli tak, to czy są to różne analityki w odniesieniu do składników wynagrodzeń i wszystkie mają być odpowiednio podzielone?

Odpowiedzi na te pytania zdeterminują, z której ścieżki wdrożeniowej musisz skorzystać.

Ścieżka 1: Proporcja podziału jest stała

Jeśli odpowiedź na pierwsze pytanie brzmi “TAK” (czyli podział dla tych 10 pracowników jest z góry ustalony i niezmienny), sprawa jest stosunkowo prosta.

Możesz wprowadzić w schemacie stałą proporcję. Należy wtedy oprzeć schemat księgowania na poziomie pracownika, stosując warunek PIE_Znacznik = 'P'. Wewnątrz schematu wprowadzasz odrębne pozycje dla wybranych akronimów (czyli konkretnych pracowników).

W praktyce wygląda to tak: księgujesz pełną kwotę dla pozostałych pracowników na standardowe konta zespołu 5, a dla tej wybranej “dziesiątki” system stosuje zapisaną na sztywno proporcję na wymagane konta.

Ścieżka 2: Proporcja podziału jest zmienna

Jeżeli proporcja jest zmienna (czyli co miesiąc zależy od innych czynników), pojawia się problem. Musisz sprawdzić, czy w module Kadry i Płace w ogóle generowany jest jakikolwiek opis analityczny dla wynagrodzenia, z którego wynika ten podział.

Jeśli opis analityczny istnieje, lecz w księgowości stosujesz podział na konta zespołu 5 z analityką rodzajową – trafisz na systemowy mur. Comarch ERP na tym etapie nie pozwala na tak precyzyjny podział wynagrodzenia. Możesz co najwyżej rozbić kwoty na zgrubne kategorie: Brutto, ZUS i PPK. System nie wyodrębni samodzielnie poszczególnych, drobnych składników wynagrodzenia na różne analityki.

Jak z tego wybrnąć? Klucz podziałowy

Finalnie, jeśli proporcja kosztów jest zmienna, a konta zespołu 5 posiadają analitykę rodzajową, najlepszym i najbezpieczniejszym podejściem jest proces dwuetapowy:

1. Zaksięguj całą Listę Płac bez wyodrębniania tych pracowników (lub dla ułatwienia księgowań zaksięguj ten koszt technicznie na jedno, odrębne konto przejściowe).

2. Użyj klucza podziałowego, który rozksięguje zgromadzoną kwotę na właściwe konta docelowe.

Klucz podziałowy to potężne narzędzie – może on zaciągać dane z dowolnego źródła. Informacje o odpowiednich proporcjach mogą płynąć bezpośrednio z Comarch ERP XL, modułu HR, czy nawet z zewnętrznej aplikacji. Kwestią do ustalenia pozostaje tylko wybór odpowiedniej metody dostarczenia tych danych do bazy.

Perspektywa ELTE-S: Nie rzeźb w schematach bez planu

Konfiguracja schematów księgowych na styku z listami płac to jeden z najbardziej narażonych na błędy obszarów. Próby tworzenia “kombinowanych” warunków na siłę zazwyczaj kończą się tym, że przy pierwszym nietypowym składniku wynagrodzenia schemat po prostu się sypie, a koszty lądują w niewłaściwych miejscach.

Jeśli Twój podział analityczny jest skomplikowany i schematy przestały sobie z tym radzić, chętnie przeanalizujemy to na żywym organizmie. Możemy ułożyć odpowiednie warunki dla stałych proporcji lub zaprojektować automatyczne klucze podziałowe pod Twoją unikalną strukturę “piątek”.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Produkty ELTE-S/ • • • • • / 0 Comments

Automatyzacja zwrotów z BaseLinkera w Comarch ERP Optima – jak uniknąć ręcznych korekt?

Znasz tę sytuację? Zamówienia spływają automatycznie, paragony i faktury wystawiają się same, ale gdy klient zwraca paczkę, cały proces zwalnia i wymaga ręcznej interwencji. Pracownik przyjmuje zwrot w module RMA w BaseLinkerze, klika zwrot środków (np. przez Allegro), a następnie w księgowości ktoś i tak musi ręcznie odszukać dokument w Optimie, skorygować ilości i ustawić odpowiedni sposób płatności. To wąskie gardło, które bardzo często pozostaje niezałatane w wielu firmach e-commerce.

Czy można w pełni zamknąć i zautomatyzować ten proces?

Automatyczne korekty paragonów i faktur – jak to działa?

Integrator ELTE-S BaseLinker Sync pozwala na zautomatyzowanie ostatniego ręcznego ogniwa. Narzędzie zostało wyposażone w dedykowany moduł korekt, który śledzi moduł zwrotów (RMA) po stronie platformy BaseLinker.

Generowanie dokumentu korygującego (czy to do paragonu, czy do faktury) wyzwalane jest odpowiednim statusem zwrotu. Kiedy pracownik zweryfikuje paczkę i zmieni status w BaseLinkerze, łącznik samodzielnie tworzy stosowny dokument w Comarch ERP Optima.

Ważne jest to, że system obsługuje korekty częściowe. Oznacza to, że korekta tworzy się precyzyjnie w oparciu o produkty (i ich ilości), które fizycznie znalazły się w zewidencjonowanym zwrocie.

Powrót danych do Base. (PDF i numer dokumentu)

Wystawienie dokumentu księgowego to połowa sukcesu, ale dział e-commerce musi mieć do niego podgląd, by chociażby obsłużyć akcje automatyczne i komunikację z klientem.

Nasz łącznik, po poprawnym wygenerowaniu korekty w Optimie, potrafi pobrać jej numer oraz plik PDF, a następnie przekazać je z powrotem do BaseLinkera. Zgodnie z najlepszymi praktykami, pliki PDF dla korekt z modułu RMA dodawane są jako załączniki do pola dodatkowego w samym zwrocie. Z kolei PDF-y standardowych dokumentów sprzedażowych trafiają do pola dodatkowego lub dedykowanej sekcji w panelu zamówień.

Jeśli chcesz, aby dokument automatycznie trafiał do klienta w mailu z informacją o zwrocie, wystarczy w Base. zmodyfikować szablon emaila – po prostu wskazujesz, by system zaciągał plik ze wspomnianego pola dodatkowego.

Dokładne ustawienia tego mechanizmu można podejrzeć w oficjalnej dokumentacji: Instrukcja modułu korekt Premium (PDF).

Perspektywa ELTE-S: Zamknij proces e-commerce w 100%

Zostawianie korekt jako “ostatniego ręcznego ogniwa” to bardzo częsty błąd we wdrożeniach systemów e-commerce z programami klasy ERP. W okresach poświątecznych lub przy wzmożonych zwrotach sezonowych księgowość traci dziesiątki godzin na mozolne przeklikiwanie dokumentów, a ryzyko ludzkiej pomyłki (szczególnie przy przepisywaniu kwot) drastycznie rośnie.

Jeśli Twój proces obsługi Allegro i własnego sklepu jest już rozbudowany po stronie BaseLinkera, nie warto marnować potencjału. Poprawna konfiguracja łącznika i modułu RMA gwarantuje, że procesy magazynowe i księgowe w Comarch ERP Optima będą toczyć się całkowicie w tle.

Jeżeli potrzebujesz pomocy we wdrożeniu synchronizacji pod swoje scenariusze zwrotów, nasz zespół z chęcią przeanalizuje Twój proces.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Aktualności • Comarch AI/ • • • / 0 Comments

ChatERP w Comarch ERP: szybciej znajdziesz odpowiedź w dokumentacji

Jeśli pracujesz na Comarch ERP (Optima/XL) i choć raz utknęła Cię prosta sprawa typu „gdzie jest to ustawienie?” albo „jak wygląda ten proces krok po kroku?”, to znasz ten schemat: szukanie frazy w bazie wiedzy, wchodzenie w kilka artykułów, wracanie, kolejne filtry, kolejne zakładki.

Comarch uruchomił ChatERP – inteligentnego asystenta w bazie wiedzy, który ma skrócić ten etap do jednego pytania wpisanego w okno czatu.

Co to zmienia w praktyce (z perspektywy użytkownika ERP)

W naszych wdrożeniach najwięcej czasu „ucieka” nie na trudnych tematach, tylko na drobiazgach: gdzie kliknąć, jaką opcję zaznaczyć, w jakiej kolejności wykonać krok, albo co oznacza komunikat.

ChatERP ma działać jak „szybki nawigator” po dokumentacji:

– zadajesz pytanie naturalnym językiem (bez zgadywania, jak autor artykułu nazwał temat),

– dostajesz krótką odpowiedź albo podpowiedź, do którego artykułu wejść,

– oszczędzasz czas, bo nie musisz „przeszukiwać bazy po omacku”.

Dla kogo to będzie najbardziej odczuwalne

– Księgowość / kadry: szybkie doprecyzowanie ustawień i kroków operacyjnych bez przerywania pracy.

– Handel i magazyn: mniej czasu na szukanie „gdzie jest ta opcja”, więcej na realizację dokumentów.

– IT / administratorzy: szybsze namierzenie właściwej instrukcji, gdy użytkownicy zgłaszają problem.

Praktyczny sposób użycia (polecamy jako nawyk)

Żeby to miało sens w codziennej pracy, warto od razu wyrobić sobie prostą rutynę:

1. Najpierw wpisujesz pytanie do ChatERP (jedno zdanie, bez rozbudowanych opisów).

2. Jeśli odpowiedź jest zbyt ogólna – doprecyzowujesz kontekst (np. moduł, typ dokumentu, wersja).

3. Jeśli ChatERP odsyła do artykułu – wchodzisz w link i przechodzisz kroki z instrukcji.

Dlaczego to jest istotne „biznesowo”, a nie tylko jako ciekawostka

W firmach, które rosną (więcej użytkowników ERP, więcej dokumentów, więcej procesów), koszt „szukania informacji” skaluje się bardzo szybko. Jeśli 5 osób dziennie traci po 10–15 minut na szukanie drobiazgu, to w miesiącu robi się z tego realny koszt.

ChatERP nie zastąpi wdrożenia ani dobrego szkolenia, ale może zmniejszyć tarcie w pracy operacyjnej – szczególnie w zespołach, gdzie wiele tematów wraca cyklicznie.

Skontaktuj się z nami