Podczas importu szczegółowej faktury zakupu z KSeF pojawia się kluczowe wyzwanie: w jaki sposób Optima ma rozpoznać towar od dostawcy i trafnie dopasować go do właściwej kartoteki w Twoim cenniku?
Z pomocą przychodzi funkcja „Automatyczne mapowanie pozycji”. Pozwala ona zaoszczędzić mnóstwo czasu pracownikom, którzy w przeciwnym razie musieliby „ręcznie” klikać każdy wprowadzany na stan towar.
Pobierasz fakturę zakupową z KSeF, otwierasz dokument w Optimie i widzisz tylko podstawowe dane: kontrahenta, daty oraz sumę brutto?
Brakuje najważniejszego, czyli listy towarów lub usług?
Zamiast kilkunastu wierszy, z którymi mógłbyś pracować w module Handel, masz pusty środek dokumentu?
Wiele osób w pierwszej chwili myśli, że to błąd systemu albo problem z plikiem XML przesłanym przez dostawcę. Najczęściej jednak przyczyna leży po prostu w konfiguracji samego programu.
Pobierasz faktury z KSeF, wchodzisz w moduł Handel, a lista dokumentów jest pusta. To częsty widok u użytkowników Optimy, który na początku potrafi zdezorientować. Naturalnie nasuwa się pytanie: dlaczego faktury nie zaczytują się od razu i czy da się to zrobić inaczej?
W rzeczywistości system nie popełnił błędu. Optima zachowała się dokładnie tak, jak powinna. To celowy mechanizm.
Pobieranie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do systemu Comarch ERP Optima zazwyczaj przebiega płynnie. Zdarzają się jednak sytuacje, w których system nieco inaczej zinterpretuje dane zapisane w strukturze e-faktury.
Jednym z takich przypadków jest sytuacja, w której na pobranym dokumencie pojawia się dodatkowa pozycja.
Przykład z życia:
Księgowa pobiera fakturę kosztową. Zamiast jednej, prawidłowej pozycji z kwotą netto, VAT i brutto, system dodaje drugą pozycję, która odpowiada wykazanej na fakturze nadpłacie.
Pojawia się wtedy pytanie: co z tym zrobić? Czy trzeba odrzucać całą fakturę, usuwać dokument i wprowadzać go od nowa ręcznie?
Na szczęście rozwiązanie jest o wiele prostsze.
Przejście na Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia obieg dokumentów w firmie. Niestety, przy zmianie starych przyzwyczajeń łatwo o błędy proceduralne, które skutkują bałaganem w rozrachunkach. Jednym z najczęstszych problemów zgłaszanych przez użytkowników Comarch ERP Optima są podwójne zapisy w liście rozliczeń kasowo-bankowych (preliminarzu).
Schemat zazwyczaj wygląda tak: wystawiasz fakturę sprzedaży, dokument trafia do Rejestru VAT, a w preliminarzu tworzą się nagle dwa wpisy:
W efekcie klient ma do zapłaty jedną fakturę, ale system oczekuje rozliczenia dwóch płatności. Księgowi często próbują ratować sytuację, szukając w konfiguracji parametru wyłączającego generowanie płatności z Rejestru VAT. To duży błąd. Dlaczego? Wyjaśniamy poniżej.
Zapisz się do newslettera i otrzymuj regularne aktualizacje prosto ze świata technologii.
Jesteś zainteresowany rozwojem swojego biznesu? Wypełnij formularz – odezwiemy się do Ciebie i pokażemy, w jaki sposób możesz zoptymalizować procesy w swojej firmie
