/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • • • / 0 Comments

Wysyłka informacji o płatnościach ZUS, PIT-4, PIT8AR i PPK do klientów – co da się zrobić w Comarch ERP Optima

Biura rachunkowe i działy księgowości co miesiąc stoją przed tym samym zadaniem: trzeba przekazać klientom informację o tym, ile, na jaki rachunek i do kiedy mają zapłacić ZUS, PIT-4, PIT8AR czy składkę PPK. Ręcznie wysłane maile do dziesiątek klientów to sporo powtarzalnej pracy – dobra wiadomość jest taka, że Optima potrafi część tego procesu przejąć na siebie, ale skala rozwiązania zależy od tego, ile firm obsługujesz.

Dwa poziomy rozwiązania – standard i moduł dodatkowy

W standardowej Optimie możesz zbudować ten proces ręcznie: wykorzystać zestawienia i deklaracje, które zawierają dane o płatnościach, przygotować odpowiednie wydruki i wysyłać je seryjnie mailem do klientów. To działa, ale wymaga jednorazowej konfiguracji szablonów i schematów numerów rachunków, a czasem także modyfikacji wydruków sPrint pod konkretny sposób rozliczania ZUS, PIT i PPK w Twojej firmie. Jeśli natomiast obsługujesz wielu klientów jednocześnie (typowa sytuacja biura rachunkowego), naturalnym kierunkiem jest dodatkowy moduł Operacje wielofirmowe – pozwala zarządzać takimi zadaniami zbiorczo, dla wielu firm naraz, zamiast powtarzać tę samą czynność osobno w każdej bazie.

Krok po kroku – jak przygotować wysyłkę w standardzie Optimy

Krok 1 – sprawdź, które dane program generuje automatycznie

Dla każdego rodzaju płatności (ZUS, PIT-4, PIT8AR, PPK) sprawdź w odpowiednich zestawieniach/deklaracjach, które dane – termin, kwota, numer rachunku – Optima wypełnia automatycznie, a które trzeba uzupełnić ręcznie lub przez dodatkowe pola. To określi zakres pracy konfiguracyjnej.

<screen>

Krok 2 – skonfiguruj schemat numerów rachunków

Upewnij się, że w konfiguracji masz poprawnie ustawione schematy numerów rachunków bankowych dla poszczególnych rodzajów zobowiązań (US, ZUS, PPK) – to od nich zależy, czy na wydruku pojawi się prawidłowy numer konta do zapłaty.

<screen>

Krok 3 – przygotuj lub zmodyfikuj szablon wydruku

Jeśli standardowy wydruk nie zawiera wszystkich potrzebnych informacji w czytelnej dla klienta formie, przygotuj dedykowany szablon (w razie potrzeby zmodyfikowany wydruk sPrint), który jasno pokazuje kwotę, rachunek i termin płatności.

<screen>

Krok 4 – skonfiguruj seryjną wysyłkę e-mail

Wykorzystaj funkcję seryjnej wysyłki e-mail w Optimie, aby wygenerowane wydruki trafiły automatycznie do skrzynek klientów, zamiast ręcznie eksportować i wysyłać każdy dokument osobno.

<screen>

Kiedy warto rozważyć moduł Operacje wielofirmowe

Jeśli powyższe kroki trzeba byłoby powtarzać osobno w każdej z wielu baz firmowych, wartość tej ręcznej pracy szybko rośnie wraz z liczbą obsługiwanych klientów. Moduł Operacje wielofirmowe pozwala wykonywać takie zadania zbiorczo – dla wielu firm jednocześnie z poziomu jednego miejsca, co ma szczególny sens dla biur rachunkowych obsługujących większą liczbę podmiotów co miesiąc.

Perspektywa ELTE-S

Ten temat to dobry przykład tego, że zanim zaczniesz ręcznie składać proces z zestawień, wydruków i seryjnych maili, warto policzyć, ile czasu to zajmuje w skali miesiąca i porównać z kosztem modułu dedykowanego do obsługi wielu firm. Przy kilkunastu czy kilkudziesięciu klientach ręczna konfiguracja bywa opłacalna raz, ale jej utrzymanie (aktualizacja szablonów, zmiany numerów rachunków, nowe przepisy) generuje stały koszt czasu. Zanim wybierzesz kierunek, dobrze jest przeanalizować dokładnie obecny sposób pracy – to pozwala dobrać rozwiązanie proporcjonalne do skali, a nie na wyrost lub za małe.

Porozmawiajmy o automatyzacji informowania klientów o płatnościach w Twojej Optimie.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • / 0 Comments

Pobieranie z KSeF tylko zakupów lub sprzedaży dla wybranych klientów w biurze rachunkowym – jak ustawić to w Comarch ERP Optima

Biura rachunkowe obsługujące wielu klientów często mają różne potrzeby przy pobieraniu faktur z KSeF – u jednego klienta wystarczą same zakupy, u innego same sprzedażowe, a u jeszcze innego jedno i drugie. Problem pojawia się wtedy, gdy program pobiera zawsze wszystko, co przy ograniczonym limicie OCR szybko staje się kosztowne i nieefektywne. Dobra wiadomość: da się to ograniczyć – zła wiadomość: nie na poziomie klienta, tylko na poziomie operatora.

Dlaczego nie da się tego ustawić osobno dla każdego klienta

Optima nie ma osobnego przełącznika “ten klient – tylko zakupy, tamten – tylko sprzedaż” przypisanego do samej bazy klienta. Kierunek pobierania faktur z KSeF jest własnością operatora, który wykonuje pobranie – nie kontrahenta ani bazy. Dlatego samo nadanie biuru uprawnienia do obsługi KSeF w imieniu klienta nie rozdziela automatycznie pobierania według rodzaju faktur – program zawsze pobierze to, na co pozwala konfiguracja aktualnie zalogowanego operatora.

Krok po kroku – jak ograniczyć kierunek pobierania na operatorze

Krok 1 – wejdź w konfigurację operatorów

Przejdź do Konfiguracja → Program → Użytkowe → Operatorzy.

<screen>

Krok 2 – otwórz zakładkę Parametry → Wspólne dla wybranego operatora

Zaznacz operatora, którego ustawienia chcesz zmienić, i przejdź do zakładki Parametry → Wspólne. Znajdź tam sekcję dotyczącą KSeF.

<screen>

Krok 3 – ustaw kierunek pobierania: Zakupu, Sprzedaży lub oba

W sekcji KSeF zaznacz odpowiednio: Zakupu – jeśli operator ma pobierać wyłącznie faktury zakupowe, Sprzedaży – jeśli tylko sprzedażowe, albo oba pola naraz, jeśli operator ma obsługiwać klienta z pełnym zakresem.

<screen>

Krok 4 – utwórz osobne konta operatorów dla różnych scenariuszy

Jeśli jedna osoba w biurze obsługuje wielu klientów o różnych potrzebach, jeden operator z jednym ustawieniem to za mało. Utwórz osobne konta operatorów dedykowane do konkretnego zakresu, np. “KSeF zakupy” i “KSeF sprzedaż”, i loguj się na właściwe konto w zależności od tego, którego klienta w danym momencie obsługujesz.

<screen>

Krok 5 – w wyjątkowych przypadkach pobieraj ręcznie tylko potrzebny zakres

Jeśli tworzenie osobnych operatorów dla pojedynczych, rzadkich przypadków nie ma sensu organizacyjnie, alternatywą jest ręczne pobieranie dokumentów tylko w potrzebnym zakresie dla danego klienta, zamiast polegać na automatycznym pobieraniu wszystkiego.

<screen>

Perspektywa ELTE-S

Dla biur rachunkowych obsługujących dużą liczbę klientów z różnymi profilami KSeF (same zakupy, sama sprzedaż, oba kierunki) warto z góry zaplanować mapę operatorów zamiast dostosowywać ją na bieżąco przy każdej reklamacji limitu OCR. Kilka dedykowanych kont operatorów o jasno określonym zakresie (tylko zakupy / tylko sprzedaż / oba) pozwala uniknąć przypadkowego przekroczenia limitu i ułatwia rozliczanie kosztów OCR między klientami. To szczególnie ważne przy większej skali działalności biura, gdzie jeden nieprawidłowo skonfigurowany operator może nabić zbędne pobrania na wielu bazach naraz.

Porozmawiajmy o optymalizacji konfiguracji KSeF i limitów OCR w Twoim biurze rachunkowym.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • / 0 Comments

Korekty in minus na wyciągu bankowym w Comarch ERP Optima – dlaczego program ich nie wyszukuje i jak to naprawić

Masz kilkanaście, czasem kilkadziesiąt korekt in minus miesięcznie i za każdym razem przy rozliczaniu wyciągu bankowego Optima nie pokazuje ich na liście dokumentów do rozliczenia. Naturalny odruch to szukać jakiegoś przełącznika w konfiguracji, który to włączy – ale takiego przełącznika po prostu nie ma. Problem leży gdzie indziej: w tym, czy korekta w ogóle ma wygenerowaną płatność.

Dlaczego korekta nie pojawia się na liście do rozliczenia z wyciągiem

Optima rozlicza z wyciągiem bankowym dokumenty na podstawie zdarzeń płatności, a nie samych dokumentów księgowych. Faktura, korekta czy inny dokument – jeśli nie ma powiązanej płatności (przelewu z terminem), to dla modułu rozliczeń bankowych w ogóle nie istnieje jako pozycja do dopasowania. Dlatego korekty, które wystawiane są “tylko księgowo” bez zaznaczenia płatności, nigdy nie pojawią się do rozliczenia z wyciągiem – niezależnie od tego, jak dobrze skonfigurujesz resztę programu.

Krok po kroku – jak sprawić, żeby korekta pojawiała się do rozliczenia z wyciągiem

Krok 1 – na korekcie zaznacz opcję Płatność

Przy wystawianiu korekty (lub na już wystawionej, jeli formularz na to pozwala) zaznacz opcję Płatność. Bez tego pola Optima w ogóle nie wygeneruje zdarzenia płatności dla tego dokumentu.

<screen>

Krok 2 – ustaw formę płatności na przelew i podaj termin

W polu formy płatności wybierz przelew i uzupełnij właściwy termin płatności. To te dane posłużą później do automatycznego dopasowania z wyciągiem.

<screen>

Krok 3 – zatwierdź korektę

Po zatwierdzeniu korekty z zaznaczoną płatnością Optima na stałe utworzy zdarzenie płatności powiązane z tą korektą. Od tego momentu dokument jest “widoczny” dla modułu rozliczeń bankowych.

<screen>

Krok 4 – ręczne rozliczenie na zapisie bankowym

Jeśli chcesz rozliczyć korektę ręcznie (bez czekania na automat przy imporcie), wejdz na dany zapis w wyciągu bankowym, przejdz do zakładki Rozliczenia → plus i wskaż korektę z listy dostępnych dokumentów do rozliczenia.

<screen>

Krok 5 – jeli liczą na automatyczne rozliczenie przy imporcie, sprawdź 4 warunki dopasowania

Automatyczne rozliczenie dokumentów przy imporcie przelewów zadziała tylko wtedy, gdy jednocześnie spełnione są: ten sam kontrahent na dokumencie i na operacji bankowej, ten sam kierunek operacji (należność/zobowiązanie), zgodna kwota oraz dokument nie jest już rozliczony wcześniej. Jeli korekta ma płatność, a mimo to się nie dopasowuje – sprawdź te cztery warunki po kolei, zanim założysz, że to błąd programu.

<screen>

Alternatywa – automatyczne rozliczanie bez ręcznego pilnowania płatności na każdej korekcie

Kroki 1-5 opisują sposb “natywny” – działa bez dodatkowych kosztów, ale wymaga, żeby każda korekta miała poprawnie zaznaczoną płatność, a przy imporcie żeby zgadzały się wszystkie cztery warunki dopasowania. Przy kilkudziesięciu korektach miesięcznie to i tak spora liczba miejsc, w których coś może nie zagrać. Alternatywą jest dedykowana funkcja dodatkowa do automatycznego rozliczania, którą mamy w ofercie właśnie pod tego typu scenariusze – automatyzuje dopasowywanie korekt (i innych dokumentów) na wyciągu bankowym, zdejmując z księgowości ręczne pilnowanie każdego warunku z osobna:

https://sklep.elte-s.com/funkcja-dodatkowa-automatyczne-rozliczanie-na-pods,3,154,425

Optima kontra XL – to ważne rozróżnienie

Mechanizm rozliczania korekt różni się między Optimą a XL-em. W Optimie, przy prawidłowo wygenerowanej płatności na korekcie, rozliczenie zadziała bez dodatkowej konfiguracji – kluczowe są tylko warunki dopasowania opisane powyżej. Zanim zaczniesz szukać głębszej przyczyny technicznej, upewnij się najpierw, z którego systemu korzystasz, bo diagnostyka (i częściowo interfejs) różni się między tymi produktami.

Perspektywa ELTE-S

Przy kilkudziesięciu korektach miesięcznie ręczne sprawdzanie “czy ta korekta ma płatność” dla każdego dokumentu z osobna to strata czasu księgowości. Warto ustalić to jako stały element procesu wystawiania korekt – już na etapie tworzenia dokumentu zawsze zaznaczać płatność i formę przelewu, zamiast poprawiać to później przy rozliczaniu wyciągu. Jeli korekty trafiają do systemu z zewnętrznego źródła (import, integracja), dobrze jest zweryfikować, czy mapowanie danych automatycznie ustawia płatność – bo to najczęstsze miejsce, w którym ten krok gdzieś “ginie”. Dla firm z dużą liczbą korekt miesięcznie mamy też gotową funkcję dodatkową do automatycznego rozliczania dokładnie w tym scenariuszu – eliminuje ręczne szukanie i przypisywanie korekt na wyciągu bankowym.

Porozmawiajmy o usprawnieniu procesu rozliczania korekt i wyciągów bankowych w Twojej Optimie.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • / 0 Comments

Zbiorcza korekta na towar w Comarch ERP Optima – jak wprowadzić korekty po zwrocie palet bez ręcznego poprawiania każdej faktury

Zwrot palet do dostawcy to codzienność w firmach handlowych i produkcyjnych, ale kiedy dostawca odpowiada na to jedną zbiorczą korektą obejmującą kilka lub kilkanaście faktur zakupu, pojawia się pytanie: czy trzeba ręcznie klikać osobną korektę do każdej faktury? W Comarch ERP Optima nie trzeba – jest do tego dedykowana funkcja, która załatwia to jednym dokumentem.

Czym jest Korekta zbiorcza w Optimie

Korekta zbiorcza (rabatowa) to funkcja dostępna w Optimie od wersji 2022.0.1, która pozwala jednym dokumentem objąć korektą (kwotową lub procentową) wiele faktur zakupu jednocześnie – dokładnie tak, jak wystawia to dostawca przy zwrocie towaru czy opakowań zwrotnych (palet). Zamiast ręcznie wyliczać i wprowadzać osobną korektę do każdej z faktur z danego okresu, wskazujesz kontrahenta i okres, a system sam pokazuje pasujące faktury do wyboru.

Krok po kroku – jak wprowadzić zbiorczą korektę na towar

Krok 1 – przejdź do listy faktur zakupu

Otwórz Handel → Faktury zakupu. To tutaj znajduje się opcja uruchamiająca korektę zbiorczą.

<screen>

Krok 2 – uruchom Korektę zbiorczą (rabatową)

Na liście faktur zakupu znajdź menu obok przycisku “Korekty” i wybierz opcję Korekta zbiorcza (rabatowa). Otworzy się osobny formularz do skonfigurowania korekty obejmującej wiele dokumentów.

<screen>

Krok 3 – wskaż kontrahenta i okres korekty

Na formularzu wybierz kontrahenta (dostawcę palet, który wystawił zbiorczą korektę) oraz okres, którego dotyczy zwrot/korekta – zgodnie z dokumentem, który dostałeś od dostawcy.

<screen>

Krok 4 – zaznacz faktury objęte korektą

Program wyświetli listę faktur zakupu od wskazanego kontrahenta z podanego okresu. Zaznacz te, które mają być objęte korektą – dokładnie te, które wymienia dostawca na swojej zbiorczej korekcie.

<screen>

Krok 5 – wpisz kwotę rabatu/korekty i zatwierdź

Wprowadź kwotę korekty – wartościowo lub procentowo, w zależności jak rozlicza to dostawca – i zatwierdź dokument. System sam rozliczy korektę proporcjonalnie na wybrane faktury i przeliczy ceny/wartości towarów na każdej z nich.

<screen>

Co zrobić, jeli masz starą wersję Optimy bez tej funkcji

Jeli Twoja wersja Optimy jest starsza niż 2022.0.1 i nie ma opcji korekty zbiorczej, jedyne wyjście to praca ręczna: osobna korekta do każdej faktury z osobna albo rozliczenie zwrotu przez dokumenty wewnętrzne. W praktyce to spory nakład pracy przy większej liczbie faktur – i mocny argument, žby rozważyć aktualizację do nowszej wersji, zwłaszcza jeli zbiorcze korekty od dostawców zdarzają się regularnie.

Perspektywa ELTE-S

Zbiorcze korekty od dostawców (zwroty palet, opakowań zwrotnych, rabaty potransakcyjne) to jeden z tych obszarów, gdzie ręczna praca skaluje się najgorzej – im więcej dostawców i faktur, tym więcej czasu księgowość traci na wprowadzanie tych samych danych osobno na każdym dokumencie. Warto sprawdzić, czy Wasza wersja Optimy ma już dostępną funkcję korekty zbiorczej, a jeli nie – rozważyć aktualizację. To jedna z tych funkcji, które nie robią wrażenia na pierwszy rzut oka, ale realnie oszczędzają godziny przy końcu miesiąca.

Porozmawiajmy o usprawnieniu rozliczania korekt zakupu w Twojej Optimie.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch BPM/ • • • • • • • • / 0 Comments

“Wystąpiły błędy w zapisie” przy pobieraniu faktur z KSeF przez BPM – jak naprawić konfigurację klucza licencyjnego

Masz wykupiony i aktywny pakiet KSeF, Optima poprawnie rozlicza go przy pobieraniu faktur zakupu, ale gdy próbujesz pobrać faktury przez BPM, proces pokazuje liczbę dokumentów do pobrania i natychmiast się przerywa z komunikatem “Wystąpiły błędy w zapisie”. To jeden z tych błędów, który wygląda na problem z KSeF, a w rzeczywistości jest problemem konfiguracji serwera BPM – dokładnie tam, gdzie BPM szuka informacji o Twoim kluczu licencyjnym.

Dlaczego BPM nie widzi Twojego pakietu KSeF, mimo że Optima go widzi

Comarch ERP BPM i Comarch ERP Optima to dwa różne procesy, które mogą korzystać z różnych kluczy wirtualnych. Jeli pakiet KSeF został aktywowany na osobnym kluczu wirtualnym niż ten, z którego standardowo korzysta moduł DMS w BPM, to serwer aplikacyjny BPM (IIS) nie ma skąd wiedzieć, że ma po ten klucz sięgnąć – i próba zapisu dokumentów pobranych z KSeF kończy się błędem. Kluczowy jest tu plik Web.config w katalogu BPMBPMSRVAPP na serwerze, w którym znajdują się dwa wpisy: LicenceKeyServerDMS (klucz standardowo używany przez moduł DMS) i opcjonalny LicenceKeyServerKSeF (dedykowany klucz używany wyłącznie przez integrację KSeF – jeśli zdefiniowany, BPM użyje go zamiast LicenceKeyServerDMS).

Krok po kroku – jak naprawić konfigurację

Krok 1 – sprawdź, czy pakiet KSeF jest na innym kluczu wirtualnym niż BPM/DMS

W Menadżerze Kluczy sprawdź, na którym kluczu wirtualnym siedzi Twoja licencja BPM/DMS, a na którym pakiet KSeF. Jeli to dwa różne numery klucza – to jest źródło problemu i musisz wykonać kroki poniżej. Jeli to ten sam klucz, problem leży gdzie indziej (uprawnienia użytkownika w BPM, wersja BPM – patrz Krok 4).

<screen>

Krok 2 – otwórz Web.config w katalogu BPMBPMSRVAPP na serwerze

Na serwerze aplikacyjnym BPM przejdź do katalogu instalacyjnego BPM, podkatalog BPMSRVAPP, i otwórz plik Web.config w edytorze tekstu (np. Notepad++, z uprawnieniami administratora). Znajdź sekcję z wpisami LicenceKeyServerDMS i LicenceKeyServerKSeF.

<screen>

Krok 3 – wpisz numer klucza KSeF w polu LicenceKeyServerKSeF

W wartości wpisu LicenceKeyServerKSeF wpisz sam numer klucza, na którym masz aktywowany pakiet KSeF – nie format “serwer::numer_klucza” (mimo że komentarz w pliku to sugeruje, w praktyce ten format często nie działa). Zapisz plik, zrestartuj usługę IIS/BPM na serwerze, żeby zmiana została wczytana, i spróbuj ponownie pobrać faktury z KSeF przez BPM.

<screen>

Krok 4 – sprawdź wersję BPM i zaktualizuj, jeli trzeba

Integracja KSeF w BPM jest wspierana od wersji 2026.1.1 wzwyż. Jeli masz starszą wersję (np. 2026.0.0), w Web.config może nawet nie być wpisu LicenceKeyServerKSeF – w takim przypadku najpierw zaktualizuj BPM do wersji wspieranej i dołącz najnowszy dostępny QuickFix, a następnie wróć do Kroku 2 i 3.

<screen>

Krok 5 – zweryfikuj uprawnienia użytkownika do zapisu dokumentów w Optimie

Jeli po poprawieniu klucza błąd nadal się powtarza, sprawdź, czy użytkownik, na którym działa proces BPM, ma odpowiednie uprawnienia do dodawania dokumentów w Optimie (moduy Handel/Księgowość, w zależności gdzie trafiają faktury z KSeF). Warto też porównać konfigurację KSeF/firmy i ścieżek w BPM z inną bazą/firmą, gdzie proces działa poprawnie, oraz przetestować na jednym, prostym szablonie procesu.

<screen>

Krok 6 – włącz logowanie w BPM/DMS, jeli błąd nadal się powtarza

Sam komunikat “Wystąpiły błędy w zapisie” jest zbyt ogólny, aby jednoznacznie zdiagnozować przyczynę, jeli powyższe kroki nie pomogą. Włącz szczegółowe logowanie w BPM/DMS, sprawdź, który krok procesu faktycznie zwraca błąd, i przekaż logi partnerowi do analizy.

<screen>

Perspektywa ELTE-S

Ten błąd jest dobrym przykładem tego, dlaczego przy wdrożeniach z wieloma modułami (BPM + KSeF + DMS) warto od razu na etapie aktywacji pakietu KSeF zweryfikować, na którym kluczu wirtualnym siedzi każdy moduł. Zaoszczędzi to godzin diagnostyki po fakcie, kiedy pakiet jest już opłacony, a integracja nie działa. Rekomendujemy też, aby przy każdej aktualizacji BPM sprawdzać zawartość Web.config po update – niektóre instalatory nadpisują ten plik i mogą zresetować ręcznie wprowadzone wpisy takie jak LicenceKeyServerKSeF.

Porozmawiajmy o poprawnej konfiguracji integracji BPM i KSeF w Twojej firmie.

Skontaktuj się z nami