/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • / 0 Comments

Cofnięcie rozliczenia zaliczki po korekcie faktury w Comarch ERP Optima – jak to obecnie zrobić

Faktura sprzedaży z rozliczoną zaliczką, która już poszła do KSeF, a teraz wymaga korekty, potrafi postawić pod znakiem zapytania to, co się dzieje z tą zaliczką – zwłaszcza gdy zależy Wam na tym, by wróciła do puli ‚czekających do rozliczenia’.

W aktualnej wersji Optimy (2026.5.1) sama korekta faktury nie zwraca zaliczki do rozliczenia automatycznie – to ograniczenie funkcjonalne obecnej wersji programu, nie błąd w konfiguracji dokumentów czy w sposobie ich wystawiania. Comarch ma zmienić to zachowanie w wersji 2027, ale do tego czasu jedynym sposobem na odzyskanie pełnej kwoty do zapłaty na fakturze jest wystawienie dodatkowego KP i dołożenie go do rozliczenia jako drugiej zaliczki.

<screen>

Ważne jest także to, że fakt wysłania faktury do KSeF nie blokuje tego procesu – korekta dokumentu i nowe rozliczenie zaliczki działają niezależnie od raportowania do KSeF, więc nie trzeba się obawiać, że cokolwiek trzeba ‚cofać” po stronie KSeF, by to obejście zadziałało.

Perspektywa ELTE-S

Warto mieć to ograniczenie na uwadze zanim korekta zostanie wystawiona, a nie dopiero po fakcie – wiele firm zakłada, że zaliczka ‚sama” wróci do rozliczenia po korekcie i dopiero później szuka jej w preliminarzu. Przygotowanie od razu dodatkowego KP jako drugiej zaliczki pozwala uniknąć sytuacji, w której faktura formalnie ma pełną kwotę do zapłaty, a rozliczenie w tle jest niekompletne.

Jeśli macie więcej takich przypadków korekt faktur z zaliczkami, dobrze jest ustalić jedną stałą procedurę obejścia do czasu wersji 2027, żeby każda osoba w zespole robiła to tak samo i żeby rozliczenia się nie rozjeżhały. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • / 0 Comments

Opakowania kaucyjne nie pojawiają się na fakturze w Comarch ERP Optima – jak to sprawdzić

Kaucja dodana w zakładce, która mimo to nie pojawia się na fakturze i nie wpływa na kwotę płatności, potrafi zablokować wystawianie dokumentów na dłużej, zwłaszcza gdy wszystkie znane instrukcje zostały już sprawdzone.

W module Handel opakowania kaucyjne muszą być faktycznie podpięte jako pozycja dokumentu, a nie tylko widoczne w dedykowanej zakładce kaucje – to pierwsza rzecz do zweryfikowania, bo sama obecność kaucji na liście nie oznacza, że jest ona częścią faktury. Jeśli podpięcie jest prawidłowe, a mimo to kaucja nie widnieje na wydruku, problem może leżeć w samym szablonie wydruku, a nie w konfiguracji dokumentu – w takim przypadku suma/brutto na podglądzie dokumentu w Optimie zmienia się prawidłowo, tylko wydruk tego nie odzwierciedla.

Dla firm wysyłających faktury do KSeF istotny jest jeszcze jeden element: to, czy opakowania kaucyjne trafią do struktury KSeF, zależy od osobnego parametru w konfiguracji KSeF. Jego nieustawienie może sprawiać wrażenie, że kaucja „gubi się” gdzieś w procesie, choć na dokumencie w Optimie jest naliczona prawidłowo.

Perspektywa ELTE-S

Zanim zaczniecie szukać błędu w konfiguracji samej kaucji, warto rozdzielić diagnozę na dwa niezależne obszary: czy kaucja jest częścią dokumentu (wpływa na sumę płatności) oraz czy jest widoczna na wydruku i w KSeF. To dwa różne miejsca w konfiguracji i łatwo pomylić jedno z drugim, sprawdzając w kółko te same ustawienia.

Jeśli macie w firmie wiele wzorów wydruków faktur albo różne typy dokumentów z kaucjami, dobrze jest zrobić to sprawdzenie punkt po punkcie na jednym przykładowym dokumencie, zamiast przechodzić przez wszystkie instrukcje na raz – często problem dotyczy tylko jednego konkretnego elementu konfiguracji, a nie całego procesu.

Jeśli temat z kaucjami i KSeF wraca u Was częściej, warto uporządkować konfigurację raz, zamiast sprawdzać to przy każdej fakturze. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP XL/ • • • / 0 Comments

Weryfikacja zaksięgowania faktur z KSeF w Comarch ERP XL

Po zaimportowaniu większej paczki faktur z KSeF łatwo stracić pewność, czy wszystkie dokumenty faktycznie trafiły do księgowań, a nie tylko do samej listy pobranych plików.

Najpierw warto pobrać dokumenty z KSeF wskazując przy pobieraniu dokładny, oczekiwany okres – dzięki temu masz pewność, że operujesz na kompletnym zakresie dat, a nie na przypadkowym wycinku. Kolejny krok to lista dokumentów z KSeF i filtr Stan: Do zarejestrowania – po jego zastosowaniu zobaczysz dokumenty, które nie zostały jeszcze powiązane z żadnym dokumentem handlowym ani wpisane do rejestru VAT, czyli realnie czekają na dalszą obsługę.

<screen>

Sam filtr Do zarejestrowania nie wystarczy, żeby mieć pełen obraz – dokument może być już zarejestrowany, ale wciąż niezaksięgowany. Dlatego kolejnym krokiem jest przejście do samego rejestru VAT i odfiltrowanie tam dokumentów ze statusem Zaksięgowano: Nie. Dopiero połączenie obu filtrów – na liście KSeF i w rejestrze VAT – daje pewność, że żadna faktura nie została pominięta na żadnym z etapów.

Perspektywa ELTE-S

Taką weryfikację najlepiej zrobić właśnie węzłowo – na przykład tuż przed zamknięciem okresu rozliczeniowego i wysłaniem deklaracji, a nie dopiero wtedy, gdy pojawi się rozbieżność w kwotach. Robienie tego ręcznie za każdym razem dwoma osobnymi filtrami jest wykonalne, ale przy większej liczbie dokumentów łatwo o pomyłkę lub pominięcie jednego z kroków.

Jeśli tego typu kontrola powtarza się u Ciebie co miesiąc, warto rozważyć zautomatyzowanie raportu, który sam pokaże niezarejestrowane i niezaksięgowane faktury z KSeF, zamiast ręcznego przechodzenia przez oba filtry. Odezwij się, pomożemy to zaprojektować.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • / 0 Comments

Optima samoczynnie się wyłącza bez komunikatu błędu – gdzie szukać przyczyny

Losowe zamykanie się Optimy bez żadnego komunikatu jest jednym z trudniejszych problemów do zdiagnozowania, bo wymiana sprzętu i świeża instalacja systemu nie zawsze eliminują przyczynę.

Jeśli sprzęt, sieć i baza zostały już wykluczone, warto wrócić do podstaw samej instalacji Optimy: sprawdzić, czy na obu końcówkach jest zainstalowany .NET Framework 3.5, uruchomić Rejestr.bat i wykonać naprawę instalacji z panelu sterowania. To proste kroki, ale często pomijane przy świeżych środowiskach, a brakujący lub rozjechany komponent runtime umie powodować właśnie takie niewyjaśnione zamknięcia.

<screen>

Jeśli zamknięcie zdarza się akurat podczas logowania do bazy albo chwilę po zalogowaniu, to zwykle znak, że w tle działa proces, który na to wpływa. PowerAutomate jest jednym z typowych podejrzanych, ale w tej sytuacji został wykluczony – warto więc sprawdzić też inne podobne narzędzia działające w tle na obu końcówkach, na przykład tłumacze typu DeepL (deepl.exe) czy inne automatyzacje, które mogą być zainstalowane niezależnie od samego systemu operacyjnego.

Perspektywa ELTE-S

Przy tak nieregularnej częstotliwości (raz 5x na godzinę, raz 2x dziennie) testowanie “jedno po drugim” może trwać tygodniami. Skuteczniej jest na jednej końcówce wyłączyć na raz wszystkie niekrytyczne procesy w tle i obserwować, czy problem ustąpi, a później dokładnie w momencie kolejnego zamknięcia sprawdzić Podgląd zdarzeń Windows – to najszybciej pokaże, czy winny jest konkretny moduł/biblioteka, czy zewnętrzny proces.

Warto też pamiętać, że “świeża instalacja systemu” nie znaczy “bez żadnego dodatkowego oprogramowania” – aplikacje typu tłumacze czy automatyzacje są zwykle instalowane przez użytkownika, a nie częścią obrazu systemu, więc łatwo je przeoczyć przy przeglądzie. Jeśli chcesz, pomożemy przeanalizować logi zdarzeń z obu końcówek razem.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • / 0 Comments

Dostęp do oryginalnego pliku XML faktury z KSeF w Optima

Gdy Optima pobiera faktury z KSeF, nie zawsze jest oczywiste, czy program zachowuje sam plik XML w formacie, w jakim przyszedł z systemu Ministerstwa Finansów, czy tylko przetwarza go na własne potrzeby.

Warto rozdzielić dwie rzeczy: import danych z KSeF do rejestrów Optimy oraz przechowywanie samego, oryginalnego pliku XML faktury w strukturze logicznej FA(3). Program operuje na danych już zaimportowanych do bazy i na wygenerowanej wizualizacji faktury – od wersji 2026.4 nie daje jednak użytkownikowi dostępu do surowego pliku XML pobranego z KSeF. Struktura logiczna FA(3) musi zostać zachowana wyłącznie po to, żeby dokument mógł zostać poprawnie przyjęty przez KSeF – to wymóg techniczny samej wysyłki, a nie funkcja udostępniania tego pliku do pobrania czy eksportu.

<screen>

Jeśli potrzebujesz surowego pliku XML – na przykład do własnej archiwizacji, kontroli lub integracji z innym systemem – trzeba go pobrać bezpośrednio z systemu KSeF, a nie z Optimy. Program nie jest miejscem przechowywania oryginalnych dokumentów XML dla użytkownika.

Perspektywa ELTE-S

Jeśli archiwizacja oryginalnych plików XML ma dla Ciebie znaczenie prawne lub rozliczeniowe, nie warto zakładać, że Optima to zrobi za Ciebie – lepiej ustalić osobny proces pobierania i archiwizowania tych plików bezpośrednio z KSeF, równolegle do pracy w Optimie. To samo dotyczy kontroli liczby dokumentów rozliczanych w płatnej usłudze KSeF Comarch – to zupełnie inna kwestia niż przechowywanie XML i najlepiej zweryfikować ją bezpośrednio u dostawcy usługi, a nie w konfiguracji samego programu.

Jeśli chcesz mieć pełną kontrolę nad archiwizacją faktur ustrukturyzowanych obok pracy w Optimie, możemy pomóc to zaprojektować. Odezwij się.

Skontaktuj się z nami