Kategoria: Baza wiedzy

W Handlu jest jedna faktura sprzedaży, ale na liście faktur z KSeF widać dwie pozycje. Numer faktury, dane i numer referencyjny są identyczne. Taki widok może budzić obawę, że dokument został wysłany dwukrotnie.

W tej sytuacji rozróżniamy jednak duplikat na liście w programie od dwóch odrębnych dokumentów przyjętych przez KSeF. To ważne, ponieważ informacja o błędzie wyświetlania listy nie rozstrzyga sama w sobie o stanie dokumentów w KSeF.

Jakiego błędu dotyczy poprawka Comarch?

Opisany problem został rozpoznany jako błąd Comarch ERP Optima. Comarch wydał do niego poprawkę do wersji 2026.5.1, opisaną jako „KSeF – duplikaty na liście faktur z KSeF” (ID: 373023).

Nazwa poprawki wskazuje zakres problemu: powielone pozycje na liście faktur z KSeF. Nie należy zastępować tego opisu stwierdzeniem, że Optima na pewno wysłała fakturę dwa razy. To dwa różne rozpoznania, a potwierdzona informacja dotyczy pierwszego z nich.

Nie wyciągamy też z samego widoku listy wniosków o konieczności korygowania faktury. Informacja o tej poprawce nie zawiera instrukcji dotyczącej korekt ani postępowania z dwoma odrębnymi dokumentami w KSeF.

Co sprawdzić w używanej Optimie?

Najpierw sprawdzamy wersję programu oraz to, czy została zastosowana poprawka o ID 373023. Przy zgłoszeniu problemu warto podać jej pełną nazwę – pozwala to jednoznacznie wskazać, o który błąd chodzi.

Sama informacja o używaniu wersji 2026.5.1 nie zastępuje potwierdzenia zastosowania poprawki. Komunikat dotyczy poprawki do tej wersji, dlatego oba elementy trzeba rozpatrywać osobno. Jeśli używana jest inna wersja, sposób dalszego działania wymaga sprawdzenia przed zmianą programu.

Przykładowo osoba prowadząca księgowość widzi dwa identyczne wpisy i ustala, że firma pracuje na Optimie 2026.5.1. Następnym krokiem jest potwierdzenie obecności wskazanej poprawki, a nie uznanie, że sam numer wersji wyklucza opisany błąd.

Dostępna informacja nie określa procedury instalacji ani tego, co stanie się z duplikatami widocznymi przed zastosowaniem poprawki. Nie obiecujemy więc, że jej wdrożenie automatycznie uporządkuje istniejącą listę. Ten zakres trzeba potwierdzić przy obsłudze konkretnego zgłoszenia.

Perspektywa ELTE-S

Przed zmianą programu warto zanotować stan wyjściowy: w Handlu jest jeden dokument, a na liście faktur z KSeF są dwie identyczne pozycje. Taki opis ułatwi późniejsze sprawdzenie, czy zgłaszany objaw nadal występuje, bez mieszania go z innymi problemami dotyczącymi wysyłki.

Jeżeli po zastosowaniu poprawki duplikaty pozostają widoczne, warto kontynuować zgłoszenie z numerem poprawki i opisem aktualnego stanu. Nie zakładamy wówczas ani nieskuteczności poprawki, ani potrzeby ręcznego usuwania dokumentów bez dalszej weryfikacji.

Możemy pomóc ustalić stan aktualizacji Optimy i zakres dalszego sprawdzenia tej listy. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Próba przeniesienia faktur do rejestru VAT w Comarch ERP Optima może zakończyć się komunikatem: „Nie dodano dokumentu XYZ do rejestru VAT”. Gdy część dokumentów przechodzi poprawnie, a część nie, sam wynik operacji nie wyjaśnia jeszcze, co je różni.

Najpierw rozdzielamy dwie kwestie: informację o nieudanym dodaniu dokumentu oraz rozpoznanie przyczyny. Komunikat potwierdza pierwszą z nich, ale nie wskazuje jednego konkretnego błędu. Punktem wyjścia do dalszego sprawdzenia są więc dokumenty i ich porównanie.

Co wynika z komunikatu, a czego nie należy zakładać?

Nie ma podstaw, by na podstawie samej treści komunikatu uznać, że problem powoduje określona data, stawka VAT albo kontrahent. Przyczyna może zależeć od rodzaju faktury i konfiguracji programu. Każdy z tych obszarów wymaga weryfikacji, a nie przypisania mu z góry roli źródła błędu.

Najbardziej przydatnym punktem odniesienia będzie podobny dokument, który został poprawnie dodany do rejestru VAT. Porównanie przypadkowych faktur może pokazać wiele różnic, ale niekoniecznie pomoże ustalić, które z nich mają znaczenie dla analizowanej sytuacji.

Warto też ustalić zakres problemu. Czy nie przenoszą się dokumenty wybranych kontrahentów? Czy trudność dotyczy określonych faktur, podczas gdy inne dokumenty tych samych kontrahentów przechodzą poprawnie? Takie rozróżnienie pomaga uporządkować dalszą diagnostykę, lecz samo w sobie nie jest jeszcze rozpoznaniem przyczyny.

Jak porównać fakturę odrzuconą z poprawnie przeniesioną?

Zaczynamy od jednej faktury, której nie udało się dodać, i podobnej faktury przeniesionej poprawnie. Następnie sprawdzamy kolejno:

1. Typ dokumentu – ustalamy, czy porównywane faktury są tego samego rodzaju. Jeśli nie, uwzględniamy tę różnicę w dalszej analizie.
2. Daty – porównujemy daty na obu dokumentach. Nie zakładamy jednak, że wykryta różnica automatycznie wyjaśnia komunikat.
3. Stawki VAT – sprawdzamy, jakie stawki występują na fakturze, która się nie przenosi, i na dokumencie odniesienia.
4. Rejestr VAT – porównujemy rejestr, do którego mają trafić dokumenty, aby uwzględnić go w ocenie różnic.
5. Wcześniejsze zaksięgowanie – weryfikujemy, czy dokument objęty komunikatem nie został już wcześniej zaksięgowany.

To obszary do sprawdzenia, a nie lista potwierdzonych przyczyn. Samo znalezienie różnicy nie oznacza jeszcze, że należy zmienić dane faktury. Trzeba najpierw ocenić ją w kontekście rodzaju dokumentu i konfiguracji Optimy.

Przykładowo osoba prowadząca księgowość zauważa, że nie przeniosła się jedna z kilku podobnych faktur. Zamiast od razu zmieniać jej daty, wybiera poprawnie dodany dokument i porównuje wskazane elementy. Następnie sprawdza pozostałe nieprzeniesione faktury, aby ustalić, czy powtarza się w nich ta sama różnica.

Jeżeli porównanie nie wyjaśni sytuacji, dalsze sprawdzenie powinno uwzględnić konkretny rodzaj faktury i konfigurację programu. Bez tych informacji nie warto wskazywać jednej przyczyny ani proponować zmiany ustawień na próbę.

Perspektywa ELTE-S

Przed wprowadzaniem zmian warto zachować opis stanu wyjściowego: którego dokumentu dotyczył komunikat, z jaką poprawną fakturą go porównano i jakie różnice zauważono. Dzięki temu dalsza analiza nie opiera się wyłącznie na pamięci osoby wykonującej operację.

Nie traktujemy poprawnie przeniesionej faktury jako wzorca, do którego trzeba mechanicznie dopasować pozostałe. Dokumenty mogą zasadnie różnić się danymi. Porównanie ma pomóc znaleźć zależność, a nie zastąpić ocenę poprawności zapisów.

Możemy pomóc uporządkować porównanie dokumentów i sprawdzić konfigurację związaną z ich przenoszeniem do rejestru VAT. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Przy prowadzeniu jednej spółki z o.o. propozycja zmiany sposobu licencjonowania Comarch ERP Optima może budzić wątpliwości. Szczególnie gdy obecny zestaw obejmuje księgowość, kasę i bank, CRM, środki trwałe oraz kadry i płace, a przedstawiona oferta jest droższa o około 100 zł.

W takiej sytuacji oddzielamy dwa pytania: ile kosztuje każdy wariant i na ile odpowiada rzeczywistemu sposobowi pracy. Sama liczba obsługiwanych firm nie rozstrzyga jeszcze, który model będzie korzystniejszy.

Co porównać poza ceną subskrypcji?

Punktem wyjścia jest zakres faktycznie używanych funkcji. Lista posiadanych modułów pomaga uporządkować porównanie, ale warto uzupełnić ją o zadania wykonywane w każdym z nich. Dzięki temu oceniamy ofertę w odniesieniu do codziennej pracy, a nie jedynie nazw na zestawieniu.

Drugim elementem jest liczba obsługiwanych pracowników i umów. Informację o obsłudze do 10 osób oraz umów zlecenia trzeba uwzględnić przy porównywaniu obecnego rozwiązania z propozycją subskrypcji. Nie należy na tej podstawie samodzielnie zakładać, jaki zakres obejmuje konkretna oferta – trzeba go potwierdzić.

Znaczenie mają również plany rozwoju spółki. Jeżeli przewidywany jest wzrost zatrudnienia albo szersze wykorzystanie programu, warto uwzględnić te potrzeby już w porównaniu. Nie oznacza to automatycznie przewagi subskrypcji; chodzi o ocenę obu wariantów wobec tych samych założeń.

Jak przygotować porównanie do podjęcia decyzji?

Proponujemy zacząć od krótkiego zestawienia potrzeb i kosztów. Nie wymaga to zmiany ustawień programu, lecz zebrania informacji o obecnej pracy oraz doprecyzowania otrzymanej propozycji.

1. Wypisz obecnie posiadane moduły i funkcje, z których rzeczywiście korzystasz.
2. Podaj liczbę obsługiwanych pracowników oraz umów zlecenia, a także przewidywane zmiany w tym zakresie.
3. Poproś o zestawienie obecnego sposobu licencjonowania i subskrypcji dla tych potrzeb.
4. Upewnij się, że porównywane kwoty dotyczą tego samego okresu i jasno określonego zakresu.

Przykładowo osoba prowadząca księgowość jednej spółki może najpierw opisać zadania wykonywane w poszczególnych modułach, a następnie przekazać liczbę pracowników i umów. Dopiero do tak określonych potrzeb odnosi obie propozycje cenowe. To pozwala ustalić, czego dotyczy wskazana różnica około 100 zł.

Bez szczegółowych warunków oferty nie przesądzamy, czy dopłata jest uzasadniona. Wyższa cena sama w sobie nie potwierdza większej przydatności rozwiązania, podobnie jak niższa nie zastępuje sprawdzenia jego zakresu.

Perspektywa ELTE-S

Przed podjęciem decyzji warto rozdzielić potrzeby obecne od planowanych. Jeśli rozwój firmy pozostaje na razie możliwością, dobrze oznaczyć go jako osobne założenie, zamiast traktować przyszłe potrzeby tak, jakby już występowały.

Rekomendujemy też zapisanie założeń przy obu wycenach. Gdy później zmieni się liczba pracowników lub sposób wykorzystania modułów, będzie wiadomo, które elementy porównania wymagają ponownej oceny.

Możemy pomóc uporządkować potrzeby spółki i zestawić je z warunkami obu modeli licencjonowania. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Przy sprawdzaniu liczby faktur z KSeF w Comarch ERP Optima może pojawić się wątpliwość: czy wskazanie licznika odpowiada samym zakupom, czy szerszej grupie dokumentów? Ma to znaczenie przy ocenie wykorzystania pakietu.

Najpierw rozróżniamy więc liczbę faktur zakupowych od zużycia pokazywanego przez licznik. Porównanie tych dwóch wartości bez uwzględnienia zakresu dokumentów może prowadzić do błędnego wniosku o niezgodności.

Co obejmuje licznik i z czym porównać jego wskazanie?

Licznik faktur KSeF dotyczy faktur zakupowych i sprzedażowych. Pokazuje rzeczywiste zużycie pakietu. Nie należy więc traktować go jako licznika samych dokumentów zakupu ani zakładać, że sprzedaż pozostaje poza jego zakresem.

Aby sprawdzić wskazanie, porównujemy je z listą faktur w zakładce KSeF w Optimie. W zestawieniu uwzględniamy oba rodzaje dokumentów, a nie samą część zakupową.

<screen>

Przykładowo osoba prowadząca księgowość może najpierw zestawić licznik z liczbą faktur zakupowych i zauważyć różnicę. Kolejnym krokiem jest uwzględnienie także faktur sprzedażowych na liście KSeF. Dopiero takie porównanie odpowiada zakresowi licznika.

Nie oznacza to jednak, że każdą zgłoszoną rozbieżność można bez sprawdzenia wyjaśnić obecnością sprzedaży. Jeśli po porównaniu obu rodzajów dokumentów wartości nadal budzą wątpliwości, potrzebne jest sprawdzenie konkretnego wskazania i odpowiadającej mu listy. Sama różnica względem liczby zakupów nie wystarcza do rozpoznania błędu.

Perspektywa ELTE-S

Przed zgłoszeniem niezgodności warto zanotować, z czym porównano licznik: z samymi zakupami czy z fakturami zakupowymi i sprzedażowymi. Dzięki temu opis problemu od razu pokazuje, czy sprawdzono pełny zakres dokumentów.

W wewnętrznych zestawieniach warto też wyraźnie odróżniać „liczbę faktur zakupowych” od „zużycia pakietu KSeF”. Takie nazewnictwo ogranicza ryzyko, że dwie osoby będą oceniać poprawność licznika na podstawie różnych danych.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w porównaniu licznika z listą faktur KSeF w Optimie, możemy pomóc przeanalizować konkretne wskazanie. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Przy wprowadzaniu opłat i prowizji na wyciągu bankowym w Comarch ERP Optima pojawia się pytanie: wskazać bank jako kontrahenta czy wybrać „Nieokreślony”? Różne odpowiedzi usłyszane na szkoleniach mogą budzić wątpliwości, zwłaszcza gdy dotyczą pozornie tej samej operacji.

Żeby wybrać sposób ujęcia, najpierw rozróżniamy zwykłą opłatę pobraną na wyciągu od sytuacji, w której występuje faktura banku lub potrzeba rozliczenia z nim dokumentu. Nie sprowadzamy więc decyzji do samej nazwy kosztu.

Co rozstrzyga o wyborze przy opłacie bankowej?

Przy standardowej opłacie lub prowizji wpisywanej bezpośrednio na wyciągu zwykle wybieramy „Nieokreślony”. W takim przypadku nie jest to rozrachunek z kontrahentem. Koszt ujmujemy odpowiednią kategorią lub kontem.

<screen>

Wybór kontrahenta i sposób ujęcia kosztu odpowiadają na dwa różne pytania. Pierwsze dotyczy tego, czy zapis ma uczestniczyć w rozrachunku z bankiem. Drugie – tego, jak ujmujemy samą opłatę. Nie należy traktować wskazania banku jako zamiennika przypisania kosztu do odpowiedniej kategorii lub konta.

Jeżeli opłata wynika z faktury wystawionej przez bank albo ma być rozliczana z nim jako kontrahentem, sposób postępowania może być inny. Dlatego zalecenia ze szkoleń warto porównywać razem z opisem sytuacji, której dotyczyły. Bez tego nie da się przesądzić, czy rzeczywiście były sprzeczne.

Jak ustalić sposób ujęcia konkretnej prowizji?

Przed wprowadzeniem zapisu proponujemy przejść przez następującą kolejność:

1. Ustal, czy chodzi o standardową opłatę wpisywaną bezpośrednio na wyciągu, czy o opłatę powiązaną z fakturą banku.
2. Sprawdź, czy dokument ma utworzyć rozrachunek z bankiem. To najważniejsze kryterium decyzji, a nie samo wystąpienie nazwy banku w opisie operacji.
3. Dobierz sposób ujęcia kosztu. Przy zwykłej opłacie bez rozrachunku stosujemy odpowiednią kategorię lub konto; przy fakturze lub planowanym rozliczeniu z bankiem trzeba dodatkowo ustalić sposób obsługi tego rozrachunku.

Przykładowo osoba prowadząca księgowość widzi na wyciągu prowizję, do której nie ma faktury i która nie ma być rozliczana z bankiem jako kontrahentem. To odpowiada standardowemu przypadkowi opisanemu wyżej. Przy kolejnej opłacie otrzymuje jednak fakturę banku – przed zastosowaniem tego samego schematu powinna sprawdzić, jak dokument ma zostać rozliczony.

Nie przenosimy automatycznie jednej odpowiedzi na wszystkie opłaty bankowe. Sam fakt wystawienia faktury również nie wystarcza tutaj do opisania pełnej procedury w programie. Dalsze działania zależą od przyjętego sposobu rozliczenia z bankiem.

Perspektywa ELTE-S

Jeżeli podobne zapisy były dotychczas wprowadzane różnie, przed ich zmianą warto sprawdzić, czy różnica wynikała z rodzaju dokumentu i potrzeby rozrachunku. Ujednolicanie zapisów wyłącznie na podstawie opisu „opłata bankowa” może zatrzeć istotne rozróżnienie między tymi sytuacjami.

Przy ustalaniu zasad pracy zespołu proponujemy opisywać osobno zwykłe opłaty z wyciągu oraz przypadki z fakturą lub rozliczeniem z bankiem. Dzięki temu instrukcja nie będzie opierała się na wyrwanym z kontekstu zaleceniu ze szkolenia.

Możemy pomóc uporządkować sposób ujmowania opłat bankowych w Optimie na podstawie dokumentów i potrzeb rozrachunkowych. Porozmawiajmy o usprawnieniach.