Numer telefonu i mail operatora w stopce wydruku GenRap (proforma, zamówienie) w Comarch ERP Optima
Handlowiec wystawia proformę, wysyła ją mailem do klienta, a w stopce widnieje tylko ogólny numer centrali. Klient chce dopytać o szczegóły – dzwoni na recepcję, tam ktoś musi go przełączyć, potem drugi raz, przy trzecim podejściu rezygnuje. Dane kontaktowe operatora są w systemie, ale nie tam, gdzie powinny być – na wydruku. To klasyczny przypadek, w którym Optima ma potrzebne informacje, ale standardowa definicja GenRap ich nie wyciąga.
Dlaczego dane operatora nie pojawiają się same z siebie
Standardowe wydruki GenRap w Optimie są projektowane pod dane firmy jako wystawcy, a nie osoby konkretnej. Operator jest zapisany na dokumencie (jako Operator zakł. i Operator mod.), ale jego numer telefonu i mail siedzą w innej tabeli – w konfiguracji użytkownika (Konfiguracja Programu / Użytkowe / Operatorzy). Żeby te dane pojawiły się na wydruku, GenRap musi je aktywnie połączyć przez ID operatora. Bez tego połączenia sekcja stopki nie ma skąd ich wziąć, choć są zapisane 5 kliknięć dalej.
Ścieżka rozwiązania krok po kroku
Krok 1 – skopiuj standardową definicję wydruku
Otwórz dokument proforma lub zamówienie, który chcesz modyfikować. Użyj Ctrl + F2 (Konfiguracja wydruków), znajdź definicję GenRap dla tego typu dokumentu i zrób jej kopię. Nigdy nie edytuj oryginału Comarcha – przy następnej aktualizacji Optimy zmiany zostaną nadpisane.
<screen>
Krok 2 – sprawdź istniejące źródła danych
W edytorze GenRap wejdź w drzewko źródeł danych. Część nowszych definicji ma już gotowe zmienne typu OperatorWystawiajacyTelefon czy OperatorWystawiajacyEmail. Jeśli są – wystarczy przeciągnąć je do sekcji Footer, sformatować, zapisać i skończone.
<screen>
Krok 3 – dopnij źródło, jeśli go brakuje
Gdy w standardowej definicji nie ma pola z kontaktem do operatora, dodajesz nowe źródło danych. W edytorze GenRap tworzysz zapytanie SQL, które łączy tabelę dokumentu z tabelą operatorów (Ope_Ident, Ope_Telefon, Ope_Email) po ID operatora wystawiającego. Następnie w Footer wstawiasz pola tekstowe i wskazujesz nowe zmienne jako źródło zawartości.
<screen>
Krok 4 – alternatywa dla małych zespołów (filtr po nazwisku)
Jeżeli w firmie handluje 3-5 osób i nie chce ci się grzebać w SQL, można położyć w definicji wydruku filtr warunkowy – dokładnie takie rozwiązanie zaproponowała jedna z użytkowniczek pod pytaniem na forum. Filtr sprawdza, jakie nazwisko operatora jest w standardowym polu i podstawia mu przypisany numer telefonu i mail. To rozwiązanie działa od ręki, wdraża się je w kilkanaście minut i nie wymaga rozbudowy definicji o dodatkowe zapytania SQL. Haczyk jest jeden – przy zmianach kadrowych trzeba pamiętać o aktualizacji tej listy warunków w definicji, bo inaczej nowy handlowiec będzie miał pusty telefon w stopce.
<screen>
Krok 5 – test na kilku dokumentach
Zanim ustawisz zmodyfikowany wydruk jako domyślny, przetestuj go na proformie, zamówieniu i ofercie wystawionej przez różnych operatorów. Klucz to sprawdzić, że w stopce pojawia się kontakt do osoby, która wystawiła dokument, a nie do aktualnie zalogowanego użytkownika (to dwie różne wartości w bazie).
<screen>
Perspektywa ELTE-S
Wydruki w Optimie to obszar, który często traktuje się po macoszemu – działa, to nie ruszamy. Tyle że standardowa definicja GenRap projektowana jest pod dane firmy, a nie pod konkretnego handlowca, i w B2B to realnie kosztuje – klient zamiast oddzwonić do swojego opiekuna, ląduje na centrali albo w ogóle rezygnuje z kontaktu. Dwóch pułapek należy przy tym unikać: edytowania oryginału Comarcha (nadpisze się przy najbliższej aktualizacji) oraz mylenia operatora wystawiającego z operatorem zalogowanym – to dwie różne wartości w bazie i pomyłka tutaj oznacza, że w stopce będzie kontakt do przypadkowej osoby. Dobrze zaprojektowany wydruk to taką samą część procesu sprzedaży jak sam dokument – warto poświęcić parę godzin, żeby ustawić go raz a porządnie.
Porozmawiajmy o usprawnieniach wydruków w Twojej Optimie.