/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • / 0 Comments

Schematy księgowe dla fundacji z projektami i sponsorami w Comarch ERP Optima

Fundacje prowadzące kilka projektów jednocześnie, z różnymi sponsorami i oddzielnymi budżetami, stoją przed konkretnym wyzwaniem: jak sprawdzić na bieżąco, ile kosztuje każdy projekt i jakie przychody generuje — bez ręcznego składania danych w Excelu? To samo pytanie dotyczy firm eventowych, agencji i każdej organizacji rozliczającej się projektowo.

Rozwiązanie: konta pozabilansowe dla projektów

Standardowy plan kont w Optimie nie dzieli automatycznie kosztów i przychodów według projektów — wszystkie faktury trafiają na te same konta wynikowe. Rozwiązaniem jest równoległe księgowanie na kontach pozabilansowych — osobnych kontach poza strukturą bilansową, służących wyłącznie do analityki projektowej.

Dla każdego projektu tworzymy dwa konta pozabilansowe:

– Konto kosztów projektu — np. 990-A-K

– Konto przychodów projektu — np. 990-A-P

Schemat księgowy jest zbudowany tak, że podczas księgowania dokumentu na standardowe konta wynikowe i bilansowe jednocześnie tworzy zapisy na kontach pozabilansowych właściwego projektu. Efekt: zestawienie obrotów i sald pokazuje wynik każdego projektu na bieżąco, bez eksportu do Excela.

Dodatkową warstwą analityki mogą być opisy analityczne — pola pozwalające tagować każdy dekret nazwą projektu lub sponsora. Nie zastępują kont pozabilansowych, ale uzupełniają je dla bardziej szczegółowych raportów.

Jak to wygląda w praktyce dla fundacji?

Przykładowo fundacja z trzema projektami (dofinansowanie UE, darowizna krajowa, grant ministerialny) tworzy 6 kont pozabilansowych. Schematy zawierają linie pozabilansowe warunkowane kategorią dokumentu lub polem projektu na fakturze. Przy każdym zaksięgowaniu faktury system automatycznie dodaje zapis na właściwe konto projektowe. Wynik każdego projektu jest dostępny od razu w zestawieniu obrotów — bez dodatkowych działań.

Perspektywa ELTE-S

Konfiguracja schematów dla organizacji projektowej wymaga zaplanowania struktury kont pozabilansowych przed startem prac — zmiana w trakcie roku komplikuje historię. Warto też uzgodnić, które pole na fakturze będzie oznaczać projekt (kategoria, opis, pole analityczne), żeby schematy mogły działać automatycznie.

Jeśli prowadzisz fundację lub firmę projektową i chcesz uzyskać widoczność wyników na poziomie projektu bez ręcznego sumowania w Excelu, możemy zaprojektować odpowiednią strukturę kont i schematy. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

—

> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • / 0 Comments

Jak poprawić brak oznaczenia JST na fakturze wysłanej do KSeF?

Faktura została wysłana do KSeF. Kwoty i dane są poprawne, ale zabrakło oznaczenia JST. Naturalnym pomysłem jest wystawienie korekty obejmującej wyłącznie brakującą informację. W opisanym przypadku nie ma jednak możliwości skorygowania danych typu JST w ten sposób.

Dlaczego sama korekta danych nie wystarczy?

Nie należy zakładać, że każde pole faktury można uzupełnić korektą danych. Dla opisanego braku oznaczenia JST taka korekta nie jest dostępną ścieżką. Poprawność kwot i pozostałych informacji nie oznacza więc, że wystarczy dopisać JST do korekty bez zmiany wartości dokumentu.

Dotyczy to konkretnego problemu z oznaczeniem JST. Nie należy przenosić tego sposobu postępowania na wszystkie pomyłki w danych faktury ani traktować go jako ogólnej zasady korygowania każdego pola.

Korekta do zera, wysyłka do KSeF i nowa faktura

W opisanej sytuacji należy skorygować pierwotny dokument do zera i wysłać korektę do KSeF. Następnie wystawia się nową fakturę z prawidłowo uzupełnionym oznaczeniem JST i przesyła ją do KSeF. Samo wystawienie drugiej faktury, bez wcześniejszej korekty, nie zastępuje tego procesu.

Przykładowo osoba odpowiedzialna za fakturowanie zauważa brak JST dopiero po wysyłce dokumentu. Zamiast próbować uzupełnić wyłącznie to oznaczenie, przeprowadza korektę do zera, sprawdza jej przyjęcie w KSeF, a dopiero potem przygotowuje nową fakturę. Przed jej wysłaniem ponownie weryfikuje oznaczenie oraz pozostałe dane, aby nie powtórzyć błędu.

Perspektywa ELTE-S

Przy takim przypadku najważniejsze jest zachowanie kolejności i spójności dokumentów. Pierwotna faktura, korekta do zera i nowy dokument powinny być możliwe do jednoznacznego rozpoznania w obiegu księgowym. Jeśli faktura została już rozliczona, skutki korekty dla rozrachunków warto dodatkowo zweryfikować z księgowością.

Warto też uwzględnić oznaczenie JST w kontroli faktury przed wysyłką do KSeF. Sprawdzenie tego pola na etapie przygotowania dokumentu ogranicza ryzyko konieczności przechodzenia przez korektę do zera i ponowne wystawienie faktury.

Jeśli na wysłanej fakturze zabrakło oznaczenia JST, warto uporządkować korektę i sprawdzić nowy dokument przed ponowną wysyłką. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

⚠️ Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W indywidualnych sytuacjach warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • / 0 Comments

Co oznacza „czas do odnowienia klucza” i czy może przerywać połączenie z KSeF?

Optima przerywa połączenie z KSeF, a użytkownik zauważa licznik czasu do odnowienia klucza. Te dwa zdarzenia mogą mieć związek, ale nie należy utożsamiać odnowienia licencji z odświeżeniem tokenu lub certyfikatu KSeF. Najpierw warto sprawdzić, czego dotyczy licznik i kiedy występuje rozłączenie.

Odnowienie klucza to ponowne pobranie licencji

„Czas do odnowienia klucza” informuje, ile czasu pozostało do ponownego połączenia z serwerem Comarch i pobrania licencji. W kluczu wirtualnym licencje pobierane są na 24 godziny, dlatego program musi cyklicznie je odnawiać.

Ten licznik dotyczy licencji Comarch. Nie jest sam w sobie informacją o terminie ważności certyfikatu KSeF ani tokenu używanego do uwierzytelniania. Rozróżnienie tych elementów pozwala uniknąć wymiany danych uwierzytelniających wyłącznie dlatego, że zbliża się odnowienie klucza.

Kiedy odnowienie może wpłynąć na połączenie z KSeF?

Pakiety KSeF są zapisane na kluczu, dlatego w momencie odnawiania i pobierania licencji może wystąpić chwilowy wpływ na łączność z KSeF. Zwykle proces trwa kilka do kilkunastu sekund. To możliwy związek z krótką przerwą, a nie potwierdzenie przyczyny każdego rozłączenia.

Warto porównać godzinę błędu z momentem odnowienia klucza. Przykładowo, jeśli pobieranie faktur przerywa się właśnie podczas odnowienia, a po chwili połączenie znów działa, jest to wskazówka do dalszej weryfikacji. Jeżeli przerwy występują również w innych momentach lub trwają znacznie dłużej, nie należy wyjaśniać ich wyłącznie tym mechanizmem.

Sprawdź także status uwierzytelnienia oraz szczegóły błędu w logach Optimy. Przy zgłoszeniu pomocne będą dokładna godzina przerwy, treść komunikatu i informacja, czy zbiegła się ona z pobraniem licencji. Samego pojawienia się licznika nie wystarczy traktować jako dowodu usterki.

Perspektywa ELTE-S

Przy takich zgłoszeniach rozdzielamy odnawianie licencji od uwierzytelniania w KSeF. Pakiet na kluczu i dostęp do KSeF pełnią różne role, choć chwilowe odnowienie licencji może wpływać na korzystanie z usługi. Dlatego zaczynamy od porównania czasu zdarzeń i analizy komunikatu, zamiast zakładać, że trzeba od razu wygenerować nowy token lub certyfikat.

Jeśli połączenie regularnie się przerywa, warto zebrać kilka przykładów z godzinami błędów. Pozwoli to sprawdzić, czy problem rzeczywiście powtarza się przy odnowieniu, czy wymaga szukania innej przyczyny.

Jeśli przerwy w połączeniu z KSeF utrudniają codzienną pracę, warto ustalić ich związek z odnowieniem klucza i zweryfikować logi Optimy. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • / 0 Comments

Gdzie wpisać klucz KSeF w Optimie, gdy obsługujesz wiele firm?

Biuro rachunkowe kupuje pakiet KSeF i wpisuje numer klucza w swojej firmie. Mimo to limit pozostaje zablokowany, a pojawia się pytanie, czy konfigurację trzeba powtórzyć u klientów. W stacjonarnej Optimie należy rozdzielić dwa kroki: dodanie klucza w Menadżerze Kluczy oraz wskazanie go w konfiguracji poszczególnych firm.

Najpierw Menadżer Kluczy, potem konfiguracja każdej firmy

W pierwszej kolejności należy dodać klucz do Comarch Menadżer Kluczy. To potrzebne, aby program miał możliwość sprawdzania zakupionej licencji. Samo wpisanie numeru w bazie firmy nie zastępuje tego kroku.

<screen>

Następnie w Optimie przejdź do Start -> Konfiguracja -> Firma -> Dane firmy -> KSeF i wpisz numer w polu „Numer klucza KSeF”. Tę czynność trzeba wykonać dla każdej firmy osobno. Wprowadzenie klucza wyłącznie w firmie biura nie oznacza, że zostanie on automatycznie wskazany we wszystkich bazach klientów.

<screen>

Przykładowo biuro obsługujące kilku klientów powinno sprawdzić to pole w każdej z ich firm. Jeżeli numer został wpisany tylko w bazie biura, konfiguracja pozostałych firm nadal wymaga uzupełnienia.

Pakiet dla firmy a pakiet dla biura rachunkowego

Jeśli pakiet został wykupiony na konkretną firmę, system sprawdza zgodność numeru NIP z konfiguracji z numerem NIP przypisanym do licencji. Dlatego przy zablokowanym limicie należy zweryfikować również te dane, zamiast zakładać, że dowolny zakupiony pakiet będzie działał dla każdego podmiotu.

Przy pakiecie dla biura rachunkowego numer NIP nie jest w ten sposób sprawdzany. Nie znosi to jednak obowiązku wpisania numeru klucza w konfiguracji każdej firmy. Zakres pakietu i wskazanie klucza w bazie to odrębne kwestie.

Perspektywa ELTE-S

Przy zablokowanym limicie zaczynamy od sprawdzenia, czy klucz został dodany w Menadżerze Kluczy i czy jest wskazany w firmie, w której występuje problem. Dopiero potem weryfikujemy rodzaj pakietu oraz, jeśli jest to pakiet dla konkretnej firmy, zgodność NIP-u. Dzięki temu nie kończymy kontroli na samym potwierdzeniu zakupu.

Jeżeli po wykonaniu tych kroków limit nadal jest zablokowany, potrzebna jest dalsza weryfikacja licencji i konfiguracji. Sam komunikat o limicie nie wystarcza do wskazania jednej pewnej przyczyny.

Jeśli obsługujesz wiele firm i nie masz pewności, czy pakiet KSeF jest poprawnie skonfigurowany w każdej bazie, warto uporządkować ustawienia przed kolejnym pobieraniem dokumentów. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • / 0 Comments

Co sprawdzić, gdy Optima zgłasza nieautoryzowany dostęp do KSeF?

Biuro rachunkowe ma wykupiony abonament, operator ma uprawnienia w Optimie, a mimo to nie może zmienić sposobu uwierzytelniania w KSeF. Na jednej bazie wszystko działa, na innej pojawia się ten sam komunikat niezależnie od wybranej metody. W takim przypadku punktem wyjścia jest sprawdzenie uprawnień w KSeF dla konkretnej firmy i użytkownika.

Uprawnienia w Optimie a dostęp do firmy w KSeF

Komunikat o nieautoryzowanym dostępie dotyczy uwierzytelniania w KSeF. Samo zaznaczenie uprawnień operatora w konfiguracji Optimy nie potwierdza, że użytkownik biura rachunkowego ma odpowiedni dostęp do obsługiwanej firmy w KSeF. Podobnie wykupienie abonamentu nie zastępuje nadania tych uprawnień.

Dlatego warto ponownie zweryfikować i nadać uprawnienia dla firmy, której dotyczy problem. Jeśli trudność występuje tylko u jednego użytkownika, osoba odpowiedzialna po stronie tej firmy powinna ponownie nadać mu odpowiednie uprawnienia w KSeF. Nie należy przy tym rozszerzać dostępu ponad zakres potrzebny do wykonywania jego obowiązków.

Działanie połączenia w jednej bazie nie oznacza, że dostęp do pozostałych firm jest poprawnie ustawiony. Przykładowo ten sam pracownik biura może obsługiwać dwóch klientów, ale jego uprawnienia do każdego z nich wymagają osobnej weryfikacji.

Ponowna konfiguracja certyfikatu lub tokenu

Po sprawdzeniu uprawnień warto ponownie zweryfikować dane użytkownika wykorzystywane do połączenia oraz skonfigurować uwierzytelnianie z nowym certyfikatem lub tokenem. Utworzenie i wgranie nowych danych uwierzytelniających często pomagało w podobnych przypadkach. Nie oznacza to jednak, że sama wymiana certyfikatu naprawi brak wymaganych uprawnień.

W Optimie sprawdzenie metody uwierzytelniania odbywa się przez wskazane w komunikacie menu KSeF -> Zmień sposób uwierzytelniania lub z listy faktur sprzedaży. Jeżeli błąd nadal pojawia się już przy próbie zmiany metody, warto przekazać przypadek do dalszej weryfikacji z dokładnym komunikatem i informacją, której bazy oraz użytkownika dotyczy.

<screen>

Certyfikaty i tokeny należy przekazywać wyłącznie bezpiecznym kanałem. Nie powinny trafiać do publicznych komentarzy, zrzutów ekranu ani otwartych zgłoszeń. Do opisu problemu wystarczy informacja o użytej metodzie, bez ujawniania danych uwierzytelniających.

Perspektywa ELTE-S

W takim zgłoszeniu rozdzielamy licencję usługi, uprawnienia operatora w Optimie i uprawnienia w KSeF. To różne elementy, dlatego poprawne ustawienie jednego z nich nie potwierdza poprawności pozostałych. Kolejność działania ma znaczenie: najpierw dostęp użytkownika do konkretnej firmy, następnie ponowna konfiguracja danych uwierzytelniających i test połączenia.

Nie warto zakładać, że zmiana usługi na płatną jest przyczyną błędu tylko dlatego, że komunikat pojawił się w tym samym czasie. W opisanej sytuacji praktyczny kierunek to ponowne nadanie uprawnień i sprawdzenie nowego certyfikatu lub tokenu.

Jeśli uwierzytelnianie działa tylko w części baz obsługiwanych przez biuro rachunkowe, warto uporządkować dostęp do poszczególnych firm i zweryfikować konfigurację połączenia. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami