/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • / 0 Comments

Dostęp do oryginalnego pliku XML faktury z KSeF w Optima

Gdy Optima pobiera faktury z KSeF, nie zawsze jest oczywiste, czy program zachowuje sam plik XML w formacie, w jakim przyszedł z systemu Ministerstwa Finansów, czy tylko przetwarza go na własne potrzeby.

Warto rozdzielić dwie rzeczy: import danych z KSeF do rejestrów Optimy oraz przechowywanie samego, oryginalnego pliku XML faktury w strukturze logicznej FA(3). Program operuje na danych już zaimportowanych do bazy i na wygenerowanej wizualizacji faktury – od wersji 2026.4 nie daje jednak użytkownikowi dostępu do surowego pliku XML pobranego z KSeF. Struktura logiczna FA(3) musi zostać zachowana wyłącznie po to, żeby dokument mógł zostać poprawnie przyjęty przez KSeF – to wymóg techniczny samej wysyłki, a nie funkcja udostępniania tego pliku do pobrania czy eksportu.

<screen>

Jeśli potrzebujesz surowego pliku XML – na przykład do własnej archiwizacji, kontroli lub integracji z innym systemem – trzeba go pobrać bezpośrednio z systemu KSeF, a nie z Optimy. Program nie jest miejscem przechowywania oryginalnych dokumentów XML dla użytkownika.

Perspektywa ELTE-S

Jeśli archiwizacja oryginalnych plików XML ma dla Ciebie znaczenie prawne lub rozliczeniowe, nie warto zakładać, że Optima to zrobi za Ciebie – lepiej ustalić osobny proces pobierania i archiwizowania tych plików bezpośrednio z KSeF, równolegle do pracy w Optimie. To samo dotyczy kontroli liczby dokumentów rozliczanych w płatnej usłudze KSeF Comarch – to zupełnie inna kwestia niż przechowywanie XML i najlepiej zweryfikować ją bezpośrednio u dostawcy usługi, a nie w konfiguracji samego programu.

Jeśli chcesz mieć pełną kontrolę nad archiwizacją faktur ustrukturyzowanych obok pracy w Optimie, możemy pomóc to zaprojektować. Odezwij się.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • / 0 Comments

Ustawowa rekompensata 40 EUR a nota odsetkowa w Optima

Nota odsetkowa w Optimie dobrze radzi sobie z samymi odsetkami za nieterminową płatność, ale gdy trzeba dodatkowo obciążyć kontrahenta ustawową rekompensatą 40 euro za koszty odzyskiwania należności, nie znajdziesz na niej gotowego pola do tego.

Nota odsetkowa jest w Optimie zaprojektowana wyłącznie do wykazania naliczonych odsetek od płatności uregulowanych po terminie – dokumentacja programu nie przewiduje na niej dodatkowej pozycji na koszt czy rekompensatę. Praktycznym rozwiązaniem jest wystawienie Ponaglenia zapłaty dla należności – ten dokument ma obsługę kosztów dodatkowych: podajesz kwotę kosztu, a program może wygenerować dla niej osobną płatność w Preliminarzu, dzięki czemu kwota jest widoczna też jako należność do rozliczenia. Informacja o koszcie trafia również na wydruk ponaglenia.

<screen>

Jeśli rekompensata ma odpowiadać 40 euro w złotówkach, kwotę należy przeliczyć według kursu właściwego dla tej rekompensaty i taką wartość wprowadzić jako koszt dodatkowy na Ponagleniu – Optima nie przelicza i nie wylicza tej pozycji automatycznie w ramach Noty odsetkowej, to zawsze krok wykonywany ręcznie po stronie użytkownika.

Perspektywa ELTE-S

Warto trzymać się podziału: Nota odsetkowa tylko dla odsetek, Ponaglenie zapłaty dla rekompensaty i innych kosztów dodatkowych – taki podział utrzymuje porządek w rozliczeniach i ułatwia późniejszą kontrolę należności w Preliminarzu, zamiast łączenia obu pozycji na jednym dokumencie. Warto też rozróżniać funkcjonalność samej Optimy od podstawy prawnej i sposobu wyliczenia rekompensaty – to dwie odrębne kwestie i program nie zdejmuje z Ciebie odpowiedzialności za prawidłowe wyliczenie kwoty.

Jeśli regularnie wystawiasz ponaglenia z kosztami dodatkowymi, dobrze jest raz ustalić stały schemat pracy z kursem walut dla takich rekompensat, żeby nie liczyć tego „od nowa” przy każdej fakturze. Odezwij się, pomożemy to poukładać.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • / 0 Comments

Błąd „brak numeru KSeF lub OFF lub BFK lub DI” mimo poprawnego numeru w pliku

Import zgłasza brak numeru KSeF, mimo że w podglądzie pliku ten numer wyraźnie widać przy danym dokumencie — i to właśnie ta rozbieżność najbardziej myli przy szukaniu przyczyny.

Komunikat nie oznacza, że numeru brakuje w pliku — oznacza, że podczas importu program nie potrafił przypisać żadnego z wymaganych identyfikatorów (KSeF, OFF, BFK lub DI) do właściwego pola na dokumencie. Często wynika to z tego, że numer jest zapisany w pliku w innej sekcji lub innym formacie, niż oczekuje tego mechanizm importu, albo dokument jest innego typu/źródła niż te, dla których import ma zdefiniowane mapowanie.

<screen>

Warto systematycznie sprawdzić cztery rzeczy: czy numer KSeF jest przypisany do właściwego dokumentu, czy pole nie jest puste lub zapisane w niestandardowym formacie, czy plik jest zgodny z obsługiwaną strukturą importu oraz czy problem występuje dla wszystkich dokumentów, czy tylko dla wybranych pozycji. Ta ostatnia obserwacja najszybciej pokazuje, czy to błąd pojedynczego rekordu, czy ogólnego mapowania plów importu.

Perspektywa ELTE-S

Najszybszym sposobem na namierzenie przyczyny jest porównanie dwóch plików — jednego, który importuje się poprawnie, i tego z błędem — pole po polu, zamiast zgadywać co jest inne. Dopiero taka różnica pokazuje, czy problem leży w samym pliku źródłowym, czy w konfiguracji mapowania po stronie Optimy.

Jeśli tego typu błędy przy imporcie KSeF pojawiają się cyklicznie przy różnych plikach, warto przejść raz konfigurację mapowania importu kompleksowo, zamiast poprawiać pojedyncze dokumenty za każdym razem. Odezwij się, chętnie to sprawdzimy.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • / 0 Comments

Numer wyciągu bankowego w opisie PK w Optima – jak ustawić to automatycznie

Ręczne dopisywanie numeru wyciągu do każdego zapisu PK po imporcie wyciągu bankowego szybko robi się upierdliwe, szczególnie gdy wyciąg ma kilkadziesiąt pozycji.

Schemat księgowań używany do dekretowania wyciągu bankowego ma w konfiguracji pola Opis możliwość wybrania zmiennych systemowych, w tym numeru dokumentu obcego i numeru dokumentu wewnętrznego. Numer wyciągu bankowego jest w Optimie zapisywany właśnie jako numer dokumentu obcego na nagłówku wyciągu, więc wybranie tej opcji w polu Opis sprawia, że każdy wygenerowany zapis PK automatycznie dostaje ten numer w opisie – bez ręcznego wpisywania go w poszczególnych pozycjach.

<screen>

Jeśli po zmianie ustawienia numer wciąż nie pojawia się w opisie, warto sprawdzić, czy przy imporcie wyciągu numer trafia do nagłówka dokumentu, a nie tylko do pojedynczych pozycji – schemat księgowy czyta tę wartość właśnie z nagłówka, a nie z zapisów szczegółowych.

Perspektywa ELTE-S

Zanim zastosujesz zmianę do wszystkich schematów bankowych, przetestuj ją najpierw na jednym wyciągu – to pozwoli szybko zweryfikować, czy numer poprawnie się przepisuje, zanim zmiana obejmie wszystkie konta i wszystkie kolejne importy. Warto też sprawdzić, czy każdy schemat używany dla różnych rachunków bankowych ma to ustawienie skonfigurowane tak samo, bo często każdy rachunek ma swój własny schemat i łatwo pominąć jeden z nich.

Jeśli około schematów księgowych masz więcej takich drobnych utrudnień, które zabierają czas przy każdym imporcie, warto przejrzeć je wszystkie razem, a nie punktowo. Odezwij się, pomożemy to poukrładać.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • / 0 Comments

Błąd „błędny NIP” przy imporcie JPK do rejestru VAT w Optima

Import pliku JPK do rejestru VAT bywa najbardziej stresującym momentem miesiąca, a jeśli program odrzuci część pozycji z komunikatem o błędnym NIP, cała deklaracja przestaje się zgadzać z tym, co faktycznie wystawiłeś.

Optima podczas importu JPK sprawdza NIP kontrahenta pod kątem formatu i zgodności z kartoteką w bazie. Jeśli w pliku pojawi się dodatkowa spacja, prefiks kraju (np. “PL”) w miejscu, gdzie program go nie oczekuje, albo znak “-” w nietypowym miejscu, import odrzuci taką pozycję zamiast ją zaimportować z błędnymi danymi. To samo dotyczy sytuacji, gdy kontrahenta w ogóle nie ma jeszcze w kartotekach — wtedy trzeba go najpierw założyć, najlepiej z danymi zweryfikowanymi w wyszukiwarce GUS, żeby NIP, nazwa i adres się zgadzały.

Pierwszym krokiem jest zawsze przejrzenie logu importu JPK — to tam widać dokładnie, które pozycje zostały odrzucone i jaki NIP je zablokował. Dopiero mając tę listę, warto poprawiać dane w pliku źródłowym lub w kartotekach kontrahentów.

<screen>

Jeśli część faktur z tego samego pliku zdążyła się już zaimportować, nie dokładaj brakujących pozycji ręcznie do rejestru — usuń cały wynik poprzedniego importu i uruchom go od nowa po poprawkach. W przeciwnym razie część dokumentów zdubluje się w rejestrze, a kwota deklaracji i tak nie będzie się zgadzać.

Perspektywa ELTE-S

Zanim poprawisz cokolwiek w pliku produkcyjnym, zrób kopię bazy — powtarzany import po błędach to jedna z tych operacji, które łatwo pogłębić, jeśli coś pójdzie nie tak przy usuwaniu częściowo zaimportowanych rekordów. Warto też wprowadzić nawyk sprawdzania logu importu JPK po każdym większym wgraniu pliku, zanim jeszcze ktokolwiek zacznie się martwić o zgodność deklaracji z rejestrem — łatwiej złapać błędny NIP od razu niż tłumaczyć rozbieżność w US kilka miesięcy później.

Jeśli błędy przy imporcie JPK pojawiają się częściej niż raz na jakiś czas, warto sprawdzić, skąd biorą się te niezgodne NIP-y u źródła — może to być kwestia systemu, z którego eksportowane są faktury przed importem do Optimy. Odezwij się, pomożemy to ustawić raz na dobre.

Skontaktuj się z nami