/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • / 0 Comments

Faktury cykliczne w Comarch ERP Optima — jak skonfigurować automatyczne wystawianie?

Jeśli klient co miesiąc wystawia te same faktury — za najem, abonament, stałe usługi — i robi to ręcznie, kopiując poprzedni dokument, to traci czas na czynność, która w Comarch ERP Optima może działać automatycznie. To funkcja standardowa systemu — wystarczy wiedzieć, gdzie jej szukać.

Gdzie znaleźć faktury cykliczne w Optimie?

Funkcja jest dostępna w module CRM: CRM → Umowy / Kontrakty → Dodaj kontrakt.

Kontrakt to wzorcowy dokument z przypisanym kontrahentem, pozycjami i harmonogramem generowania faktur.

Konfiguracja krok po kroku

Krok 1: Utwórz kontrakt

Podaj nazwę kontraktu, wybierz kontrahenta i ustaw datę początku. Opcjonalnie możesz ustawić datę końca — jeśli kontrakt jest terminowy.

Krok 2: Dodaj pozycje faktury

Dodaj nazwę usługi/towaru, ilość, cenę i stawkę VAT. To te same pozycje, które pojawiają się na każdej wygenerowanej fakturze.

Krok 3: Ustaw harmonogram

Określ częstotliwość (co miesiąc, co kwartał, co rok), dzień miesiąca wystawienia i termin płatności.

Krok 4: Zdecyduj o statusie generowanych faktur

Optima może generować faktury jako robocze (wymagające ręcznego zatwierdzenia) lub od razu jako zatwierdzone. Jeśli wybierzesz zatwierdzone — faktury mogą być automatycznie wysyłane do KSeF bez dodatkowych kroków.

Praktyczne zastosowania

Faktury cykliczne sprawdzają się przy: najmie lokali, abonamentach i licencjach, stałej obsłudze księgowej (biuro rachunkowe dla swoich klientów), leasingu gdy wystawca jest leasingodawcą, stałych opłatach za media.

Perspektywa ELTE-S

Najczęstszy błąd to brak daty końca kontraktu przy umowach terminowych — system będzie generował faktury w nieskończoność. Drugi częsty problem to faktury generowane jako robocze, które „zalegają” w systemie bez wysyłki, bo nikt nie pilnuje ich zatwierdzenia. Jeśli korzystasz z KSeF, warto ustawić automatyczne zatwierdzanie i wysyłkę — eliminuje jeden krok z procesu.

Jeśli chcesz skonfigurować cykliczne wystawianie faktur dla swoich klientów lub sprawdzić, czy moduł CRM działa poprawnie w Twojej instalacji, możemy to zrobić razem. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

—

> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ 0 Comments

Jak wygenerować poprawny bilans i rachunek zysków i strat z Comarch ERP Optima?

Biuro rachunkowe powinno mieć bilans i RZiS dostępne na jedno kliknięcie — bez Excela, bez ręcznego sumowania. W Comarch ERP Optima to możliwe, ale działa tylko wtedy, gdy konfiguracja planu kont i wzorców zestawień jest poprawna. Niestety, domyślna instalacja Optimy tego nie gwarantuje.

Dlaczego zestawienia „nie działają”?

Najczęstsze przyczyny błędnych lub negenerujących się zestawień to:

Błędne typy kont w planie kont

Każde konto musi mieć przypisany typ: aktywne, pasywne lub aktywno-pasywne. Wzorcowy plan kont z instalacji Optimy zawiera błędy — np. konto banku jest ustawione jako „aktywa” zamiast „aktywno-pasywne”. Przy saldzie kredytowym (np. debet w rachunku) bilans pokazuje błędną wartość.

Konta rozrachunkowe z kontrahentami, pracownikami i urzędem skarbowym zawsze powinny być aktywno-pasywne — bo mogą mieć saldo po obu stronach.

Nieprzypisane konta do wzorca zestawienia

W konfiguracji zestawienia przypisujesz konkretne konta lub zakresy kont do pozycji bilansu (np. „Należności od odbiorców” → konta 200–209). Jeśli w ciągu roku pojawiają się nowe konta, a nie są przypisane — ich salda „znikają” z zestawień.

Nieodpowiedni wzorzec dla klienta

Optima oferuje kilka wariantów: bilans duży (Załącznik 1), bilans mały (Załącznik 4 lub 5 dla małych i mikro jednostek), RZiS porównawczy, RZiS kalkulacyjny, zestawienie dla CIT estońskiego. Każdy klient może wymagać innego wzorca.

Jak uzyskać zestawienia na jedno kliknięcie?

Przy poprawnej konfiguracji eksport bilansu do Excela odbywa się jednym kliknięciem (eksport piorunem). Klient dzwoni o bilans — masz go gotowego w 10 sekund. Można również skonfigurować dostęp do zestawień z poziomu panelu klienta, bez udziału księgowej.

Nie jest wymagany specjalny układ planu kont ani konkretna numeracja — liczy się wyłącznie poprawny typ konta i przypisanie do pozycji wzorca zestawienia.

Perspektywa ELTE-S

Zawsze rekomendujemy konfigurację bilansu i RZiS w Optimie. To nie tylko oszczędność czasu — to również wyeliminowanie ryzyka błędu przy ręcznym składaniu zestawień w Excelu. Przy sprawozdaniu finansowym za rok powinno być tylko: wejdź, kliknij, eksport.

Możemy pokazać jak przygotować wzorcowe zestawienia na bazie istniejącego planu kont lub pomóc w konfiguracji od podstaw. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

—

> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • / 0 Comments

Jak rozliczać sprzedaż dla osób fizycznych z kasy fiskalnej z wyciągami bankowymi w Comarch ERP Optima?

Handel detaliczny i e-commerce to specyficzny przypadek księgowy: setki lub tysiące transakcji dziennie, płatności gotówką, kartą, Blikiem i przelewem — często bez żadnego identyfikatora pozwalającego sparować płatność z konkretnym paragonem. Jak obsłużyć ten przypadek w Comarch ERP Optima?

Trzy strategie rozliczeń

Strategia 1: Księgowanie zbiorcze raportów dobowych

Najprostsze i najczęściej stosowane podejście dla sprzedaży stacjonarnej. Kasa fiskalna generuje raport dobowy ze sprzedaży. Raport jest księgowany jako jedna pozycja — np. „sprzedaż detaliczna 01.10″. Wpływy z terminalu karta/Blik są rozliczane ze zbiorczym przelewem od operatora (suma za dzień), gotówka trafia do kasy.

To podejście działa dla większości sprzedawców detalicznych i nie wymaga parowania każdej płatności z paragonem.

Strategia 2: Analityka po formie płatności

Jeśli kasa fiskalna lub system POS rozróżnia formy płatności, można prowadzić osobne konta analityczne:

– Konto gotówki

– Konto kart płatniczych i Blika

– Konto przelewów

Rozliczenie wyciągu bankowego nie wymaga parowania z paragonem — wystarczy zestawić sumę dziennych wpływów z terminalu z sumą na wyciągu. Jedno rozliczenie dziennie zamiast parowania setek pozycji.

Strategia 3: Techniczne rejestry bankowe (dla e-commerce)

Dla firm z kilkoma platformami płatniczymi (Allegro, PayU, Przelewy24, Tpay) stosuje się techniczne rejestry bankowe — oddzielny rejestr dla każdej platformy. Wpływy z platformy trafiają do jej rejestru, a rejestr jest rozliczany zbiorczo z dokumentami sprzedaży. Nie parujesz płatności z paragonem — parujesz rejestr z paczką dokumentów.

Kiedy możliwe jest parowanie paragonowe?

Jeśli system e-commerce zapisuje unikalny identyfikator transakcji w tytule przelewu (np. numer zamówienia z BaseLinker, ID płatności z PayU), Automat Rozliczeń ELTE-S może sparować każdy przelew z konkretnym dokumentem automatycznie. Obsługujemy integracje z około 50 platformami e-commerce: Allegro, PayU, Przelewy24, BaseLinker, Shoper, WooCommerce i innymi.

Perspektywa ELTE-S

Najczęstszy błąd to próbowanie parowania paragonowego dla sprzedaży, gdzie brak identyfikatora w przelewie jest normą. To niemożliwe technicznie — i nie jest potrzebne. Rozliczenie zbiorcze lub po formie płatności jest w pełni poprawne rachunkowo i nie generuje żadnych problemów podatkowych.

Jeśli prowadzisz sprzedaż detaliczną lub e-commerce i masz pytania o dobór strategii rozliczeń w Optimie, możemy omówić konkretny przypadek. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

—

> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • / 0 Comments

Schematy księgowe dla fundacji z projektami i sponsorami w Comarch ERP Optima

Fundacje prowadzące kilka projektów jednocześnie, z różnymi sponsorami i oddzielnymi budżetami, stoją przed konkretnym wyzwaniem: jak sprawdzić na bieżąco, ile kosztuje każdy projekt i jakie przychody generuje — bez ręcznego składania danych w Excelu? To samo pytanie dotyczy firm eventowych, agencji i każdej organizacji rozliczającej się projektowo.

Rozwiązanie: konta pozabilansowe dla projektów

Standardowy plan kont w Optimie nie dzieli automatycznie kosztów i przychodów według projektów — wszystkie faktury trafiają na te same konta wynikowe. Rozwiązaniem jest równoległe księgowanie na kontach pozabilansowych — osobnych kontach poza strukturą bilansową, służących wyłącznie do analityki projektowej.

Dla każdego projektu tworzymy dwa konta pozabilansowe:

– Konto kosztów projektu — np. 990-A-K

– Konto przychodów projektu — np. 990-A-P

Schemat księgowy jest zbudowany tak, że podczas księgowania dokumentu na standardowe konta wynikowe i bilansowe jednocześnie tworzy zapisy na kontach pozabilansowych właściwego projektu. Efekt: zestawienie obrotów i sald pokazuje wynik każdego projektu na bieżąco, bez eksportu do Excela.

Dodatkową warstwą analityki mogą być opisy analityczne — pola pozwalające tagować każdy dekret nazwą projektu lub sponsora. Nie zastępują kont pozabilansowych, ale uzupełniają je dla bardziej szczegółowych raportów.

Jak to wygląda w praktyce dla fundacji?

Przykładowo fundacja z trzema projektami (dofinansowanie UE, darowizna krajowa, grant ministerialny) tworzy 6 kont pozabilansowych. Schematy zawierają linie pozabilansowe warunkowane kategorią dokumentu lub polem projektu na fakturze. Przy każdym zaksięgowaniu faktury system automatycznie dodaje zapis na właściwe konto projektowe. Wynik każdego projektu jest dostępny od razu w zestawieniu obrotów — bez dodatkowych działań.

Perspektywa ELTE-S

Konfiguracja schematów dla organizacji projektowej wymaga zaplanowania struktury kont pozabilansowych przed startem prac — zmiana w trakcie roku komplikuje historię. Warto też uzgodnić, które pole na fakturze będzie oznaczać projekt (kategoria, opis, pole analityczne), żeby schematy mogły działać automatycznie.

Jeśli prowadzisz fundację lub firmę projektową i chcesz uzyskać widoczność wyników na poziomie projektu bez ręcznego sumowania w Excelu, możemy zaprojektować odpowiednią strukturę kont i schematy. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

—

> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • / 0 Comments

Jak poprawić brak oznaczenia JST na fakturze wysłanej do KSeF?

Faktura została wysłana do KSeF. Kwoty i dane są poprawne, ale zabrakło oznaczenia JST. Naturalnym pomysłem jest wystawienie korekty obejmującej wyłącznie brakującą informację. W opisanym przypadku nie ma jednak możliwości skorygowania danych typu JST w ten sposób.

Dlaczego sama korekta danych nie wystarczy?

Nie należy zakładać, że każde pole faktury można uzupełnić korektą danych. Dla opisanego braku oznaczenia JST taka korekta nie jest dostępną ścieżką. Poprawność kwot i pozostałych informacji nie oznacza więc, że wystarczy dopisać JST do korekty bez zmiany wartości dokumentu.

Dotyczy to konkretnego problemu z oznaczeniem JST. Nie należy przenosić tego sposobu postępowania na wszystkie pomyłki w danych faktury ani traktować go jako ogólnej zasady korygowania każdego pola.

Korekta do zera, wysyłka do KSeF i nowa faktura

W opisanej sytuacji należy skorygować pierwotny dokument do zera i wysłać korektę do KSeF. Następnie wystawia się nową fakturę z prawidłowo uzupełnionym oznaczeniem JST i przesyła ją do KSeF. Samo wystawienie drugiej faktury, bez wcześniejszej korekty, nie zastępuje tego procesu.

Przykładowo osoba odpowiedzialna za fakturowanie zauważa brak JST dopiero po wysyłce dokumentu. Zamiast próbować uzupełnić wyłącznie to oznaczenie, przeprowadza korektę do zera, sprawdza jej przyjęcie w KSeF, a dopiero potem przygotowuje nową fakturę. Przed jej wysłaniem ponownie weryfikuje oznaczenie oraz pozostałe dane, aby nie powtórzyć błędu.

Perspektywa ELTE-S

Przy takim przypadku najważniejsze jest zachowanie kolejności i spójności dokumentów. Pierwotna faktura, korekta do zera i nowy dokument powinny być możliwe do jednoznacznego rozpoznania w obiegu księgowym. Jeśli faktura została już rozliczona, skutki korekty dla rozrachunków warto dodatkowo zweryfikować z księgowością.

Warto też uwzględnić oznaczenie JST w kontroli faktury przed wysyłką do KSeF. Sprawdzenie tego pola na etapie przygotowania dokumentu ogranicza ryzyko konieczności przechodzenia przez korektę do zera i ponowne wystawienie faktury.

Jeśli na wysłanej fakturze zabrakło oznaczenia JST, warto uporządkować korektę i sprawdzić nowy dokument przed ponowną wysyłką. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

⚠️ Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W indywidualnych sytuacjach warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym.

Skontaktuj się z nami