/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • / 0 Comments

Zbiorcza korekta na towar w Comarch ERP Optima – jak wprowadzić korekty po zwrocie palet bez ręcznego poprawiania każdej faktury

Zwrot palet do dostawcy to codzienność w firmach handlowych i produkcyjnych, ale kiedy dostawca odpowiada na to jedną zbiorczą korektą obejmującą kilka lub kilkanaście faktur zakupu, pojawia się pytanie: czy trzeba ręcznie klikać osobną korektę do każdej faktury? W Comarch ERP Optima nie trzeba – jest do tego dedykowana funkcja, która załatwia to jednym dokumentem.

Czym jest Korekta zbiorcza w Optimie

Korekta zbiorcza (rabatowa) to funkcja dostępna w Optimie od wersji 2022.0.1, która pozwala jednym dokumentem objąć korektą (kwotową lub procentową) wiele faktur zakupu jednocześnie – dokładnie tak, jak wystawia to dostawca przy zwrocie towaru czy opakowań zwrotnych (palet). Zamiast ręcznie wyliczać i wprowadzać osobną korektę do każdej z faktur z danego okresu, wskazujesz kontrahenta i okres, a system sam pokazuje pasujące faktury do wyboru.

Krok po kroku – jak wprowadzić zbiorczą korektę na towar

Krok 1 – przejdź do listy faktur zakupu

Otwórz Handel → Faktury zakupu. To tutaj znajduje się opcja uruchamiająca korektę zbiorczą.

<screen>

Krok 2 – uruchom Korektę zbiorczą (rabatową)

Na liście faktur zakupu znajdź menu obok przycisku “Korekty” i wybierz opcję Korekta zbiorcza (rabatowa). Otworzy się osobny formularz do skonfigurowania korekty obejmującej wiele dokumentów.

<screen>

Krok 3 – wskaż kontrahenta i okres korekty

Na formularzu wybierz kontrahenta (dostawcę palet, który wystawił zbiorczą korektę) oraz okres, którego dotyczy zwrot/korekta – zgodnie z dokumentem, który dostałeś od dostawcy.

<screen>

Krok 4 – zaznacz faktury objęte korektą

Program wyświetli listę faktur zakupu od wskazanego kontrahenta z podanego okresu. Zaznacz te, które mają być objęte korektą – dokładnie te, które wymienia dostawca na swojej zbiorczej korekcie.

<screen>

Krok 5 – wpisz kwotę rabatu/korekty i zatwierdź

Wprowadź kwotę korekty – wartościowo lub procentowo, w zależności jak rozlicza to dostawca – i zatwierdź dokument. System sam rozliczy korektę proporcjonalnie na wybrane faktury i przeliczy ceny/wartości towarów na każdej z nich.

<screen>

Co zrobić, jeli masz starą wersję Optimy bez tej funkcji

Jeli Twoja wersja Optimy jest starsza niż 2022.0.1 i nie ma opcji korekty zbiorczej, jedyne wyjście to praca ręczna: osobna korekta do każdej faktury z osobna albo rozliczenie zwrotu przez dokumenty wewnętrzne. W praktyce to spory nakład pracy przy większej liczbie faktur – i mocny argument, žby rozważyć aktualizację do nowszej wersji, zwłaszcza jeli zbiorcze korekty od dostawców zdarzają się regularnie.

Perspektywa ELTE-S

Zbiorcze korekty od dostawców (zwroty palet, opakowań zwrotnych, rabaty potransakcyjne) to jeden z tych obszarów, gdzie ręczna praca skaluje się najgorzej – im więcej dostawców i faktur, tym więcej czasu księgowość traci na wprowadzanie tych samych danych osobno na każdym dokumencie. Warto sprawdzić, czy Wasza wersja Optimy ma już dostępną funkcję korekty zbiorczej, a jeli nie – rozważyć aktualizację. To jedna z tych funkcji, które nie robią wrażenia na pierwszy rzut oka, ale realnie oszczędzają godziny przy końcu miesiąca.

Porozmawiajmy o usprawnieniu rozliczania korekt zakupu w Twojej Optimie.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch BPM/ • • • • • • • • / 0 Comments

“Wystąpiły błędy w zapisie” przy pobieraniu faktur z KSeF przez BPM – jak naprawić konfigurację klucza licencyjnego

Masz wykupiony i aktywny pakiet KSeF, Optima poprawnie rozlicza go przy pobieraniu faktur zakupu, ale gdy próbujesz pobrać faktury przez BPM, proces pokazuje liczbę dokumentów do pobrania i natychmiast się przerywa z komunikatem “Wystąpiły błędy w zapisie”. To jeden z tych błędów, który wygląda na problem z KSeF, a w rzeczywistości jest problemem konfiguracji serwera BPM – dokładnie tam, gdzie BPM szuka informacji o Twoim kluczu licencyjnym.

Dlaczego BPM nie widzi Twojego pakietu KSeF, mimo że Optima go widzi

Comarch ERP BPM i Comarch ERP Optima to dwa różne procesy, które mogą korzystać z różnych kluczy wirtualnych. Jeli pakiet KSeF został aktywowany na osobnym kluczu wirtualnym niż ten, z którego standardowo korzysta moduł DMS w BPM, to serwer aplikacyjny BPM (IIS) nie ma skąd wiedzieć, że ma po ten klucz sięgnąć – i próba zapisu dokumentów pobranych z KSeF kończy się błędem. Kluczowy jest tu plik Web.config w katalogu BPMBPMSRVAPP na serwerze, w którym znajdują się dwa wpisy: LicenceKeyServerDMS (klucz standardowo używany przez moduł DMS) i opcjonalny LicenceKeyServerKSeF (dedykowany klucz używany wyłącznie przez integrację KSeF – jeśli zdefiniowany, BPM użyje go zamiast LicenceKeyServerDMS).

Krok po kroku – jak naprawić konfigurację

Krok 1 – sprawdź, czy pakiet KSeF jest na innym kluczu wirtualnym niż BPM/DMS

W Menadżerze Kluczy sprawdź, na którym kluczu wirtualnym siedzi Twoja licencja BPM/DMS, a na którym pakiet KSeF. Jeli to dwa różne numery klucza – to jest źródło problemu i musisz wykonać kroki poniżej. Jeli to ten sam klucz, problem leży gdzie indziej (uprawnienia użytkownika w BPM, wersja BPM – patrz Krok 4).

<screen>

Krok 2 – otwórz Web.config w katalogu BPMBPMSRVAPP na serwerze

Na serwerze aplikacyjnym BPM przejdź do katalogu instalacyjnego BPM, podkatalog BPMSRVAPP, i otwórz plik Web.config w edytorze tekstu (np. Notepad++, z uprawnieniami administratora). Znajdź sekcję z wpisami LicenceKeyServerDMS i LicenceKeyServerKSeF.

<screen>

Krok 3 – wpisz numer klucza KSeF w polu LicenceKeyServerKSeF

W wartości wpisu LicenceKeyServerKSeF wpisz sam numer klucza, na którym masz aktywowany pakiet KSeF – nie format “serwer::numer_klucza” (mimo że komentarz w pliku to sugeruje, w praktyce ten format często nie działa). Zapisz plik, zrestartuj usługę IIS/BPM na serwerze, żeby zmiana została wczytana, i spróbuj ponownie pobrać faktury z KSeF przez BPM.

<screen>

Krok 4 – sprawdź wersję BPM i zaktualizuj, jeli trzeba

Integracja KSeF w BPM jest wspierana od wersji 2026.1.1 wzwyż. Jeli masz starszą wersję (np. 2026.0.0), w Web.config może nawet nie być wpisu LicenceKeyServerKSeF – w takim przypadku najpierw zaktualizuj BPM do wersji wspieranej i dołącz najnowszy dostępny QuickFix, a następnie wróć do Kroku 2 i 3.

<screen>

Krok 5 – zweryfikuj uprawnienia użytkownika do zapisu dokumentów w Optimie

Jeli po poprawieniu klucza błąd nadal się powtarza, sprawdź, czy użytkownik, na którym działa proces BPM, ma odpowiednie uprawnienia do dodawania dokumentów w Optimie (moduy Handel/Księgowość, w zależności gdzie trafiają faktury z KSeF). Warto też porównać konfigurację KSeF/firmy i ścieżek w BPM z inną bazą/firmą, gdzie proces działa poprawnie, oraz przetestować na jednym, prostym szablonie procesu.

<screen>

Krok 6 – włącz logowanie w BPM/DMS, jeli błąd nadal się powtarza

Sam komunikat “Wystąpiły błędy w zapisie” jest zbyt ogólny, aby jednoznacznie zdiagnozować przyczynę, jeli powyższe kroki nie pomogą. Włącz szczegółowe logowanie w BPM/DMS, sprawdź, który krok procesu faktycznie zwraca błąd, i przekaż logi partnerowi do analizy.

<screen>

Perspektywa ELTE-S

Ten błąd jest dobrym przykładem tego, dlaczego przy wdrożeniach z wieloma modułami (BPM + KSeF + DMS) warto od razu na etapie aktywacji pakietu KSeF zweryfikować, na którym kluczu wirtualnym siedzi każdy moduł. Zaoszczędzi to godzin diagnostyki po fakcie, kiedy pakiet jest już opłacony, a integracja nie działa. Rekomendujemy też, aby przy każdej aktualizacji BPM sprawdzać zawartość Web.config po update – niektóre instalatory nadpisują ten plik i mogą zresetować ręcznie wprowadzone wpisy takie jak LicenceKeyServerKSeF.

Porozmawiajmy o poprawnej konfiguracji integracji BPM i KSeF w Twojej firmie.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • • • • / 0 Comments

“Błąd weryfikacji, brak poprawnych faktur” w wysyłce KSeF – co robić, kiedy Optima raportuje błąd, a faktury i tak trafiają do KSeF

Jeden z najbardziej frustrujących scenariuszy, jaki może się zdarzyć przy wysyłce do KSeF w Comarch ERP Optima wygląda tak: wysyłasz zbiorczo 150 faktur, dostajesz komunikat “Błąd weryfikacji, brak poprawnych faktur”, ponawiasz – ten sam komunikat, a licznik punktów w pakiecie KSeF spada. Wysyłasz pojedynczo – dostajesz “Duplikat faktury. Faktura o numerze KSeF… została już prawidłowo przesłana do systemu”. Pokażemy, co się dzieje pod spód, jak to poprawnie odbaćwać i jak odzyskać punkty niesprawiedliwie zdjęte z puli.

Dlaczego dostajesz “Błąd weryfikacji, brak poprawnych faktur” mimo że faktury są poprawne

Ten komunikat w praktyce oznacza, że sesja wysyłki została przetworzona po stronie KSeF, ale odpowiedź zwrotna nie trafiła poprawnie do Optimy – albo Optima nie umiała jej poprawnie zinterpretować. Powodów może być kilka: błąd po stronie serwerów KSeF (podniesiona latencja, chwilowa niezgodność schemy), zmiany w walidacji KSeF od 1.08, które nie zostały jeszcze pokryte w Twojej wersji Optimy, albo błąd parsowania odpowiedzi zwrotnej w konkretnej wersji programu. Kluczowe, co pokazuje komunikat o duplikacie: faktura z numerem KSeF 9160002136-20260731-...-2F została już prawidłowo przesłana w sesji 20260731-SB-... – czyli KSeF ją zarejestrował i nadał jej numer identyfikacyjny. Optima natomiast raportowała “błąd weryfikacji” i zdjęła punkty z puli.

Krok po kroku – jak to odbaćwać

Krok 1 – najpierw sprawdź status faktur w module KSeF, ZANIM ponowisz wysyłkę

Wejdź w menu główne KSeF → Sesja KSeF lub odpowiedni widok listy dokumentów wysłanych do KSeF. Sprawdź, czy Twoje 150 faktur ma nadany numer KSeF (kolumna z ID KSeF). Jeśli tak – to znaczy, że są fizycznie w KSeF, a “błąd weryfikacji” był tylko błędem odczytu odpowiedzi. Nie wysyłaj ich ponownie, bo dostaniesz duplikaty i tylko zaśmiecisz KSeF.

<screen>

Krok 2 – podnieś Optimę do wersji 2026.5.1

Jeśli masz obecnie wpisaną pulę KSeF, działasz na wersji co najmniej 2026.4.1 – to wystarczy do korzystania z pakietu, ale nie zawiera wszystkich świeżych poprawek do walidacji KSeF po 1.08. Wersja 2026.5.1 zawiera pakiet ważnych poprawek dotyczących właśnie sesji KSeF, obsługi odpowiedzi zwrotnej i walidacji dokumentów. Aktualizację wykonaj przez Menadżera Instalacji Comarch ERP – pamiętaj o kopii bazy przed update i o oknie serwisowym. Po aktualizacji zweryfikuj wersję w Pomoc → O programie.

Krok 3 – test na jednej nowej fakturze po aktualizacji

Zanim wrócisz do wysyłek zbiorczych, wystaw jedną nową fakture testową i wyślij ją pojedynczo do KSeF. Sprawdź, czy dostaniesz status “Zakolejkowana → Wysłana → Zaakceptowana z numerem KSeF”. Jeśli tak – wysyłka działa poprawnie na 2026.5.1 i możesz wracać do rutynowej pracy. Jeśli test nadal daje błąd – masz sygnał, że to nie był problem samej wersji, tylko potencjalny problem z konfiguracją firmy / środowiskiem / uprawnieniami operatora KSeF.

Krok 4 – domknij sprawę tych 150 faktur, które “utknęły”

Dla faktur, które w Kroku 1 pokazały już numer KSeF – nic nie rób, zostały prawidłowo zarejestrowane. W Optimie ręcznie zaktualizuj status wysyłki na fakturach (jeśli program tego nie zrobił sam po update do 2026.5.1) – w wielu przypadkach nowa wersja po synchronizacji automatycznie “dopasuje” statusy z KSeF. Dla faktur bez numeru KSeF – wystaw je ponownie w Optimie z flażą do wysyłki i wyślij normalną ścieżką.

<screen>

Krok 5 – zgłoś sprawa niesprawiedliwie zdjętych punktów KSeF do Asysty Comarch

Każda próba wysyłki, która zakończyła się komunikatem “błąd weryfikacji”, a faktycznie faktury trafiły do KSeF – to podstawa do zgłoszenia w Asyście Comarch. Otwórz zgłoszenie, opisz sytuację, podaj identyfikator sesji z komunikatu duplikatu (np. 20260731-SB-2BE41C2003-C0D454DAFD-24) i załącz logi sesji z Twojej instalacji. Na tej podstawie Comarch zwraca punkty do puli pakietu KSeF. Nie licz na automatyczny zwrot – trzeba zgłosić.

Dlaczego warto być zawsze na aktualnej wersji Optimy przy KSeF

Wysyłka do KSeF od 1.08 działa według nowych reguł walidacji, które Ministerstwo Finansów wprowadziło w kolejnych falach. Każda wersja Optimy przynosi poprawki dopasowujące się do tych reguł – i nie ma bezpiecznego “pomijania” wersji, jeśli faktury muszą trafiać do KSeF na bieżąco. Firmy, które zostają na 2026.4.1, dostają dokładnie takie problemy: częściowe wysyłki, punkty znikające z puli mimo błędu i konieczność domykania sprawy przez Asystę. Wersja 2026.5.1 nie jest wersją “kosmetyczną” – to release z pakietem poprawek do samej wysyłki.

Perspektywa ELTE-S

Jeśli obsługujesz w Optimie dużą liczbę dokumentów do KSeF (setki miesięcznie i więcej), rekomendujemy dwie rzeczy. Pierwsza – zbudować procedurę aktualizacji Optimy w oknie serwisowym, uruchamianą w tym samym tygodniu, w którym Comarch wydaje nowy patch KSeF. Opóźnianie update o kilka tygodni to dokładnie ten scenariusz, który generuje 150 zawieszonych faktur w środę wieczorem. Druga – wprowadż monitoring pakietu KSeF (ktoś, kto codziennie sprawdza stan pakietu, statusy sesji i alertuje, jeśli licznik punktów spada szybciej niż liczba faktycznych wysyłek). W ten sposób problem z niesprawiedliwie zdejmowanymi punktami łapiesz w dzień, w którym się wydarzył, a nie po miesiącu przy zamknięciu okresu, kiedy odzyskanie punktów przez Asystę zajmuje trzy razy tyle czasu.

Porozmawiajmy o uporządkowaniu procesu wysyłki KSeF i update Optimy w Twojej firmie.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • • • • / 0 Comments

Aktywacja KSeF w Comarch ERP Optima – PIN, numer klucza, numer klienta, gdzie wpisać i jak sprawdzić status

Zakup KSeF w Comarch odbywa się na kluczu licencyjnym – dostajesz PIN, numer klucza i numer klienta, i często to jedyne dokumenty, które trafiają do Ciebie mailem. Pytanie, które na tym etapie zadaje sobie większość użytkowników: gdzie ja to mam wpisać w Optimie i jak poznam, że KSeF w ogóle zadziałał?. Odpowiedź jest dwuczęściowa – najpierw aktywujesz licencję na kluczu w Menadżerze Kluczy, potem w samej Optimie podpinasz numer klucza pod dane firmy i weryfikujesz stan pakietu.

Do czego służą PIN, numer klucza i numer klienta

Te trzy dane to Twoje uprawnienia do aktywacji licencji KSeF na kluczu HASP – dokładnie tak samo jak przy aktywowaniu każdego innego modułu Comarch. Nie wpisujesz ich bezpośrednio do Optimy – one służą do wygenerowania i zaciągnięcia pliku licencji (typowo .RUS) na kluczu HASP wpiętym do serwera. Po tej operacji na Twoim kluczu “siedzi” wykupiony pakiet KSeF (np. na 100 dokumentów) i Optima będzie mogła z niego korzystać. Bez tego kroku – nawet jeśli wpiszesz numer klucza w Optimie, Optima nie znajdzie pasującej licencji na HASP i wysyłka do KSeF nie ruszy.

Krok po kroku – jak aktywować pakiet KSeF w Optimie

Krok 1 – aktywuj licencję KSeF w Menadżerze Kluczy

Na serwerze z kluczem HASP uruchom Menadżer Kluczy (Comarch ERP Menadżer Kluczy). Wybierz opcję aktualizacji licencji, użyj PIN, numeru klucza i numeru klienta (te dane dostałeś po zakupie), pobierz plik licencji .RUS i wgraj go do Menadżera Kluczy. Po zakończeniu aktualizacji na liście licencji klucza HASP powinien pojawić się pakiet KSeF z liczbą dokumentów do wykorzystania.

<screen>

Krok 2 – wpisz numer klucza KSeF w Optimie

Zaloguj się do Optimy i wejdź w Konfiguracja → Firma → Dane Firmy → KSeF. W polu Numer klucza KSeF wpisz numer klucza z aktywowanej licencji (ten sam numer, który widziałeś w Menadżerze Kluczy po aktywacji). Zapisz konfigurację. To jest krok, który mówi Optimie: “licencja KSeF, której ta baza ma używać, siedzi na tym konkretnym kluczu”.

<screen>

Krok 3 – sprawdź, czy KSeF jest aktywny

Aktywność pakietu KSeF weryfikujesz w dwóch miejscach. Pierwsze – menu główne KSeF → Pakiet KSeF – tam zobaczysz stan pozostałych dokumentów w pakiecie (np. “96 z 100”). Drugie – próba wystawienia i wysłania testowej faktury – jeśli licencja jest aktywna, Optima połączy się z KSeF i zwróci status wysyłki. Jeśli licencja nie jest aktywna, przy próbie wysyłki dostaniesz komunikat o braku licencji lub o braku klucza.

<screen>

Krok 4 – zweryfikuj poprawność danych firmy w konfiguracji KSeF

W Konfiguracja → Firma → Dane Firmy → KSeF oprocz numeru klucza sprawdź, czy są poprawnie ustawione NIP firmy, środowisko (Demo lub Produkcja – to musi być to samo, na które został wygenerowany token operatora KSeF) oraz dane autoryzacyjne operatora KSeF. Niespójność między środowiskiem tokena a środowiskiem konfiguracji to najczęstsza przyczyna błędu 401 przy pierwszej wysyłce po aktywacji.

<screen>

Kiedy pakiet KSeF się skończy – co zobaczysz

Wykupiony pakiet ma z góry określoną liczbę dokumentów (np. 100 na miesiąc). Każda faktura wysłana do KSeF zmniejsza licznik o 1. Kiedy pakiet się wyczerpie, przy próbie kolejnej wysyłki Optima pokaże komunikat o braku dostępnych dokumentów w pakiecie i wysyłka się nie powiedzie. Żeby uzupełnić pakiet, musisz dokupić kolejny cykl (od Comarch lub partnera) i powtórzyć kroki z aktywacją licencji w Menadżerze Kluczy – te same PIN/numer klucza/numer klienta dostaniesz na drugi cykl.

Perspektywa ELTE-S

Kupno KSeF w Optimie to schemat licencyjny, który ma dwa poziomy – klucz HASP (miejsce, gdzie żyje licencja) i konfiguracja bazy (miejsce, gdzie mówisz Optimie, której licencji ma używać). Wielu użytkowników utyka na tym, że robi jeden z dwóch kroków – wgra licencję na klucz, ale zapomni wpisać numeru klucza w Konfiguracji → Firma → Dane Firmy → KSeF, albo odwrotnie: wpisze numer, który “gdzieś widział”, nie aktywując licencji na kluczu. Praktyczna wskazówka: zaraz po zakupie zapisz sobie zestaw danych (PIN, numer klucza, numer klienta, data zakupu, ilość dokumentów w pakiecie, środowisko Demo/Prod) w wewnętrznej dokumentacji IT lub w bazie haseł. Przy kolejnym cyklu odnowienia będziesz mieć wszystko pod ręką i unikniesz sytuacji, w której fakturowanie stoi, bo ktoś zgubił maila z Comarch.

Porozmawiajmy o uporządkowaniu integracji KSeF w Twojej Optimie.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima • Comarch ERP XL/ • • • • • • • • / 0 Comments

Zestawienie PPK w Comarch ERP Optima – jak wydrukować składki pracownika i pracodawcy bez dodatkowej nakładki

Raportowanie PPK w biurach kadrowych i firmach z własnym działem płac często zaczyna się od zego samego pytania: “czy żeby wydrukować zestawienie składek PPK muszę kupić dodatek Comarch PPK?”. Odpowiedź jest prosta – nie musisz. Comarch PPK to osobna aplikacja służąca do komunikacji z instytucją finansową obsługującą PPK (generowanie plików importowych, ewidencja umowa/rezygnacje, wysyłka danych do instytucji). Jeśli potrzebujesz wyłącznie raportu / wydruku pokazującego, ile zostało pobrane od pracownika i dopłacone przez pracodawcę – dane masz w standardowym module Kadry i Płace, wystarczy je wyciągnąć we właściwej formie.

Dlaczego zestawienie PPK da się zrobić bez aplikacji Comarch PPK

W Optimie składki PPK są elementem list płac – dokładnie takim samym jak składki ZUS, podatek czy inne potrącenia. Moduł Kadry i Płace zapisuje w bazie część podstawową pracownika, część dodatkową pracownika (jeśli zadeklarował), część podstawową pracodawcy i część dodatkową pracodawcy – i wszystko to jest dostępne w raportach już na standardowej licencji KiP. Aplikacja Comarch PPK dokłada do tego funkcje wymiany danych z instytucją finansową (plik XML w formacie instytucji, ewidencja przystąpień/rezygnacji, korekty przekazane instytucji itd.) – i tylko wtedy jest potrzebna, kiedy naprawdę chcesz tę komunikację zautomatyzować. Do samego raportowania jest zdecydowanie zbyt dużym młotkiem.

Dwa sposoby na zestawienie PPK w Optimie

Sposób 1 – indywidualny raport w formie wydruku PDF

To wersja “po księgowemu” – masz gotowy dokument, który możesz podpiąć pod listę płac, wysłać klientowi biura rachunkowego albo zarchiwizować. Bazujemy na module GenRap (dostępnym w Optimie w ramach standardowej licencji KiP), który pozwala zbudować wydruk pokazujący: pracownika, część pracownika (podstawową + ewentualnie dodatkową), część pracodawcy (podstawową + ewentualnie dodatkową) i sumę za wybrany miesiąc. Efekt: 1-stronicowy raport PDF z tabelą zestawiającą wszystkich pracowników firmy.

Sposób 2 – szybki raport w formie tabeli z eksportem do Excela

Wersja “po analityku” – jeśli chcesz danymi PPK dalej pracować (dołożyć sum kontrolnych, połączyć z innymi danymi kadrowymi, wygenerować wykres). Optima ma mechanizm szybkiego raportu – definiujesz zestaw kolumn (Pracownik, Składka pracownika, Składka pracodawcy, Miesiąc, Rok), filtry (np. tylko dana lista płac, tylko dana grupa pracowników) i wynik dostajesz od razu na ekranie jako tabelę. Jednym kliknięciem eksport do Excela i masz materiał do dalszej obróbki. Ten wariant jest szybszy do przygotowania i łatwiejszy do modyfikacji, kiedy klient zmieni wymagania (np. “a mogliśmy jeszcze dodać kolumnę z sumą narastająco od początku roku?”).

Krok po kroku – jak zrobić zestawienie PPK w Optimie

Krok 1 – upewnij się, że składki PPK są poprawnie ustawione

Składki PPK definiuje się w Konfiguracja → Firma → Płace → Składki PPK (procenty podstawowe, dodatkowe, dane instytucji finansowej). Zanim zaczniesz raportować, zweryfikuj, że wartości procentowe na listach płac za dany miesiąc są poprawne. Błąd w konfiguracji składek będzie widoczny na raporcie i zaburzy zestawienie.

<screen>

Krok 2 – wygeneruj listę płac za miesiąc z uwzględnieniem PPK

Przejdź do Kadry i Płace → Wypłaty → Wypłaty pracowników, wybierz odpowiedni okres i sprawdź, czy składki PPK zostały naliczone na wypłatach (kolumna “PPK – część pracownika” i “PPK – część pracodawcy” muszą mieć wartości). Bez tego kroku raport będzie pusty, nawet jeśli technicznie jest poprawnie skonfigurowany.

<screen>

Krok 3a – wersja z wydrukiem PDF (indywidualny raport GenRap)

Z listy wypłat użyj przycisku Wydruk danych (ikona drukarki lub CTRL+P) i w menu wydruków poszukaj pozycji związanej z PPK. Jeśli w standardowych szablonach Optimy nie ma dokładnie tego widoku, którego potrzebujesz – wejdź w Konfiguracja → Program → Użytkowe → Wydruki, sklonuj najbliższy standardowy szablon i zmodyfikuj go w GenRap (dodaj kolumny część pracownika + część pracodawcy, sumę, filtr po miesiącu). Zapisz jako wydruk użytkownika. Od tej pory generujesz PDF jednym kliknięciem.

<screen>

Krok 3b – wersja z szybkim raportem tabelarycznym

Z menu Widok → Szybki raport (lub odpowiadającej opcji w Twojej wersji Optimy) uruchom kreator szybkiego raportu na widoku wypłat. Wybierz kolumny: Pracownik, Składka PPK – część pracownika (podstawowa), Składka PPK – część pracodawcy (podstawowa) oraz ewentualnie dodatkowe. Ustaw filtr na miesiąc, który Cię interesuje. Uruchom raport, sprawdź wynik na ekranie i eksportuj do Excela przyciskiem Eksport do arkusza kalkulacyjnego.

<screen>

Krok 4 – zapisz konfigurację raportu do wielokrotnego użytku

Zarówno w wariancie GenRap, jak i w szybkim raporcie – zapisz swoją wersję jako wydruk użytkownika lub schemat szybkiego raportu, żeby nie budować go od zera co miesiąc. To mało intuicyjny krok, ale w praktyce oszczędza godziny w kolejnych okresach.

<screen>

Kiedy jednak warto rozważyć aplikację Comarch PPK

Comarch PPK ma sens wtedy, kiedy prowadzisz pełen cykl obsługi PPK w firmie, a nie tylko raportujesz składki. Konkretne sytuacje: duża liczba pracowników (kilkaset+) w PPK, potrzeba automatycznej wymiany plików z instytucją finansową (przystąpienia, rezygnacje, korekty), rozbudowana ewidencja wypowiedzenia deklaracji, obsługa wielu instytucji finansowych obsługujących PPK w jednej firmie. Wtedy indywidualne raporty w KiP stają się niewystarczające i Comarch PPK zwraca się czasem oszędnym w miesiącu. Dla “czystego” raportowania – to zdecydowanie za dużo.

Perspektywa ELTE-S

Zakup dodatkowej nakładki tylko po to, żeby wydrukować zestawienie składek PPK, to klasyczny przykład przepłaty za funkcję, którą Optima ma standardowo. Nasza rada: raz porządnie skonfigurujcie własny wydruk PPK w GenRap i schemat szybkiego raportu tabelarycznego dla działu płac – i traktujcie je jako standardowe narzędzia miesięcznego zamknięcia. To 2-3 godziny pracy specjalisty jednorazowo, które oszczędzają potem godziny w każdym kolejnym miesiącu. Do rozważenia Comarch PPK wracamy dopiero wtedy, kiedy firma dojrzewa do pełnej automatyzacji komunikacji z instytucją finansową – i wtedy dyskusja przestaje być o “raporcie za miesiąc”, a zaczyna o procesie obsługi PPK.

Porozmawiajmy o uporządkowaniu raportowania PPK i innych składek w Twojej Optimie.

Skontaktuj się z nami