/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima • Comarch ERP XL/ • • • • • • • / 0 Comments

Nieprawidłowe naliczanie dokumentów pakietu KSeF w Comarch ERP – dlaczego licznik zużywa więcej niż faktury

Zakupiłeś pakiet 5000 dokumentów KSeF, wystawiłeś i przyjąłeś kilkanaście faktur, a licznik wykorzystania pokazuje wartość kilkukrotnie wyższą niż liczba realnych dokumentów? To nie jest odosobniony przypadek – i często ma konkretne, sprawdzalne wytłumaczenie.

Dlaczego liczba w liczniku bywa wyższa niż liczba faktur

Licznik zużycia pakietu KSeF nie zlicza wyłącznie wystawionych i przyjętych faktur – obejmuje również inne operacje komunikacji z KSeF, takie jak pobrania dokumentów, ponowne wysłania czy zapytania o status. Każda z tych operacji może być osobno liczona do puli pakietu, więc jedna faktura, która była np. wysyłana kilkukrotnie lub kilka razy sprawdzany był jej status, może “skonsumować” więcej niż jedną jednostkę z limitu.

Kiedy warto potraktować rozbieżność jako sygnał do zgłoszenia

Jeśli rozbieżność jest przypadkowa i niewielka, najczęściej wynika z opisanych wyżej dodatkowych operacji. Ale jeśli mnożnik jest wyraźny i regularny – na przykład licznik pokazuje dokładnie trzykrotność realnej liczby dokumentów, tak jak w przypadku 17 dokumentów zliczonych jako 51 – to raczej nie przypadek, tylko konkretny wzorzec wart dalszej diagnostyki, a niekoniecznie tylko “inny sposób liczenia” po stronie systemu.

Krok po kroku – jak zdiagnozować rozbieżność w liczniku pakietu

Krok 1 – sprawdź logi operacji KSeF

Przejrzyj logi komunikacji z KSeF za okres, w którym pojawiła się rozbieżność. Zwróć uwagę nie tylko na wysyłki i pobrania, ale też na zapytania statusowe i ewentualne ponowienia operacji.

Krok 2 – porównaj logi z realnym ruchem użytkowników

Zestaw liczbę operacji z logów z tym, co faktycznie robili użytkownicy w systemie w tym samym okresie (wystawienia, przyjęcia, ręczne pobrania). To pozwoli ocenić, czy rozbieżność wynika z akcji użytkowników, czy z czegoś dziejącego się poza ich kontrolą.

Krok 3 – sprawdź, czy nie działa automatyczne pobieranie dokumentów w tle

Zweryfikuj konfigurację automatycznego pobierania dokumentów z KSeF – jeśli jest włączone (np. cykliczne odpytywanie), również zużywa pakiet, często niezauważanie dla użytkownika.

Krok 4 – jeśli rozbieżność się utrzymuje, zgłoś do serwisu/Partnera z konkretnym zestawieniem

Jeśli po weryfikacji logów i konfiguracji rozbieżność nadal występuje (zwłaszcza jeśli jest to stały, wyraźny mnożnik), przygotuj dokładne zestawienie dat i liczby operacji i zgłoś temat do serwisu/Partnera – to pozwoli sprawdzić, czy nie doszlo do błędu w naliczaniu po stronie systemu.

Perspektywa ELTE-S

Taki temat trudno jednoznacznie zdiagnozować zdalnie, bez połączenia się z konkretną bazą i sprawdzenia logów na miejscu – dlatego przy wyraźnych rozbieżnościach w liczniku (zwłaszcza powtarzających się w regularnym wzorcu, jak stały mnożnik) zawsze warto zebrać konkretne dane liczbowe przed zgłoszeniem – to znacznie przyspiesza diagnozę po stronie serwisu. Jeśli Twoja firma zużywa pakiety KSeF szybciej niż się tego spodziewałeś, dobrze jest regularnie monitorować licznik i porównywać go z realnym wolumenem dokumentów – zamiast odkrywać rozbieżność dopiero przy koncu pakietu.

Porozmawiajmy o monitorowaniu zużycia pakietów KSeF w Twojej Optimie/XL.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima • Comarch ERP XL/ • • • • • • • / 0 Comments

Brak możliwości odbioru UPO w Comarch ERP Optima/XL – dlaczego pojawia się błąd CommandProcess.Invoke i jak go rozwiązać

Próba odebrania UPO kończy się tajemniczo brzmiącym komunikatem: “Exception in method: CommandProcess.Invoke: Process(byte[] data) returns HRESULT:-2147352567”. To typowy błąd wyjątku COM, który brzmi jak problem głęboko w programie, a w praktyce najczęściej ma o wiele prostszą przyczynę – leżącą poza samą Optimą/XL.

Dlaczego ten błąd zwykle nie jest winą programu

Błąd typu COM Exception przy odbiorze UPO w większości przypadków wskazuje na problem ze sterownikami do podpisu elektronicznego używanego przy komunikacji z systemem podatkowym – nie na błąd w samej logice Optimy/XL. Sterowniki karty kryptograficznej lub tokena po aktualizacji systemu Windows, sterownika lub samego oprogramowania do podpisu mogą przestać poprawnie komunikować się z komponentem, który Optima/XL wykorzystuje do wysyłki i odbioru dokumentów – stdąd wyjątek na poziomie samej komunikacji (COM), a nie na poziomie danych czy deklaracji.

Krok po kroku – jak zdiagnozować i naprawić problem

Krok 1 – zweryfikuj sterowniki podpisu elektronicznego

Sprawdź w Menedżerze urządzeń (lub w aplikacji dostawcy podpisu), czy sterownik karty/tokena kryptograficznego działa poprawnie i czy jest w aktualnej wersji zgodnej z Twoim systemem operacyjnym. To pierwsze i najczęstsze źródło tego błędu.

Krok 2 – zaktualizuj sterownik lub oprogramowanie do podpisu

Jeli sterownik jest nieaktualny lub pojawiają się w nim błędy, pobierz najnowszą wersję ze strony dostawcy podpisu elektronicznego i zainstaluj ją ponownie, a następnie zrestartuj komputer.

Krok 3 – sprawdź wersję Optimy/XL i komponentów komunikacyjnych

Upewnij się, że zarówno program, jak i komponenty odpowiedzialne za komunikację z systemami zewnętrznymi (JPK/UPO), są w najnowszej dostępnej wersji. Nieaktualne komponenty często tracą kompatybilność po zmianach w środowisku Windows lub sterownikach.

Krok 4 – wykonaj naprawę instalacji

Jeli sterowniki i wersja programu są poprawne, a błąd nadal występuje, wykonaj naprawę instalacji Optimy/XL – to często rozwiązuje problemy z uszkodzonymi lub brakującymi bibliotekami komunikacyjnymi.

Krok 5 – sprawdź logi błędów po stronie programu

Przejrzyj logi błędów Optimy/XL wygenerowane w momencie wystąpienia problemu – mogą wskazać dokładniej, na którym etapie komunikacji dochodzi do przerwania.

Krok 6 – jeli błąd się powtarza, zbierz dane i zgłoś do serwisu

Jeli żadne z powyższych nie pomoże, zgromadz dokładny opis sytuacji: rodzaj wysyłanego/odbieranego pliku, dokładny moment (krok), w którym pojawia się błąd, oraz zebrane logi – i przekaż to do partnera/serwisu do dalszej analizy technicznej.

Perspektywa ELTE-S

Błędy komunikacyjne przy odbiorze UPO często pojawiają się tuż po aktualizacjach systemu Windows lub sterowników podpisu elektronicznego, a nie po aktualizacjach samej Optimy/XL – dlatego warto mieć to na uwadze przy diagnozowaniu i nie skupiać się wyłącznie na programie księgowym. Jeli w firmie korzystacie z podpisu elektronicznego regularnie do wielu procesw (JPK, UPO, KSeF), dobrze jest ustalić stały harmonogram sprawdzania aktualności sterowników – zamiast reagować dopiero, gdy pojawi się błąd w kluczowym momencie (np. przy terminie złożenia deklaracji).

Porozmawiajmy o diagnostyce i konfiguracji komunikacji z systemami zewnętrznymi w Twojej Optimie/XL.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • • • / 0 Comments

Wysyłka informacji o płatnościach ZUS, PIT-4, PIT8AR i PPK do klientów – co da się zrobić w Comarch ERP Optima

Biura rachunkowe i działy księgowości co miesiąc stoją przed tym samym zadaniem: trzeba przekazać klientom informację o tym, ile, na jaki rachunek i do kiedy mają zapłacić ZUS, PIT-4, PIT8AR czy składkę PPK. Ręcznie wysłane maile do dziesiątek klientów to sporo powtarzalnej pracy – dobra wiadomość jest taka, że Optima potrafi część tego procesu przejąć na siebie, ale skala rozwiązania zależy od tego, ile firm obsługujesz.

Dwa poziomy rozwiązania – standard i moduł dodatkowy

W standardowej Optimie możesz zbudować ten proces ręcznie: wykorzystać zestawienia i deklaracje, które zawierają dane o płatnościach, przygotować odpowiednie wydruki i wysyłać je seryjnie mailem do klientów. To działa, ale wymaga jednorazowej konfiguracji szablonów i schematów numerów rachunków, a czasem także modyfikacji wydruków sPrint pod konkretny sposób rozliczania ZUS, PIT i PPK w Twojej firmie. Jeśli natomiast obsługujesz wielu klientów jednocześnie (typowa sytuacja biura rachunkowego), naturalnym kierunkiem jest dodatkowy moduł Operacje wielofirmowe – pozwala zarządzać takimi zadaniami zbiorczo, dla wielu firm naraz, zamiast powtarzać tę samą czynność osobno w każdej bazie.

Krok po kroku – jak przygotować wysyłkę w standardzie Optimy

Krok 1 – sprawdź, które dane program generuje automatycznie

Dla każdego rodzaju płatności (ZUS, PIT-4, PIT8AR, PPK) sprawdź w odpowiednich zestawieniach/deklaracjach, które dane – termin, kwota, numer rachunku – Optima wypełnia automatycznie, a które trzeba uzupełnić ręcznie lub przez dodatkowe pola. To określi zakres pracy konfiguracyjnej.

<screen>

Krok 2 – skonfiguruj schemat numerów rachunków

Upewnij się, że w konfiguracji masz poprawnie ustawione schematy numerów rachunków bankowych dla poszczególnych rodzajów zobowiązań (US, ZUS, PPK) – to od nich zależy, czy na wydruku pojawi się prawidłowy numer konta do zapłaty.

<screen>

Krok 3 – przygotuj lub zmodyfikuj szablon wydruku

Jeśli standardowy wydruk nie zawiera wszystkich potrzebnych informacji w czytelnej dla klienta formie, przygotuj dedykowany szablon (w razie potrzeby zmodyfikowany wydruk sPrint), który jasno pokazuje kwotę, rachunek i termin płatności.

<screen>

Krok 4 – skonfiguruj seryjną wysyłkę e-mail

Wykorzystaj funkcję seryjnej wysyłki e-mail w Optimie, aby wygenerowane wydruki trafiły automatycznie do skrzynek klientów, zamiast ręcznie eksportować i wysyłać każdy dokument osobno.

<screen>

Kiedy warto rozważyć moduł Operacje wielofirmowe

Jeśli powyższe kroki trzeba byłoby powtarzać osobno w każdej z wielu baz firmowych, wartość tej ręcznej pracy szybko rośnie wraz z liczbą obsługiwanych klientów. Moduł Operacje wielofirmowe pozwala wykonywać takie zadania zbiorczo – dla wielu firm jednocześnie z poziomu jednego miejsca, co ma szczególny sens dla biur rachunkowych obsługujących większą liczbę podmiotów co miesiąc.

Perspektywa ELTE-S

Ten temat to dobry przykład tego, że zanim zaczniesz ręcznie składać proces z zestawień, wydruków i seryjnych maili, warto policzyć, ile czasu to zajmuje w skali miesiąca i porównać z kosztem modułu dedykowanego do obsługi wielu firm. Przy kilkunastu czy kilkudziesięciu klientach ręczna konfiguracja bywa opłacalna raz, ale jej utrzymanie (aktualizacja szablonów, zmiany numerów rachunków, nowe przepisy) generuje stały koszt czasu. Zanim wybierzesz kierunek, dobrze jest przeanalizować dokładnie obecny sposób pracy – to pozwala dobrać rozwiązanie proporcjonalne do skali, a nie na wyrost lub za małe.

Porozmawiajmy o automatyzacji informowania klientów o płatnościach w Twojej Optimie.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • / 0 Comments

Pobieranie z KSeF tylko zakupów lub sprzedaży dla wybranych klientów w biurze rachunkowym – jak ustawić to w Comarch ERP Optima

Biura rachunkowe obsługujące wielu klientów często mają różne potrzeby przy pobieraniu faktur z KSeF – u jednego klienta wystarczą same zakupy, u innego same sprzedażowe, a u jeszcze innego jedno i drugie. Problem pojawia się wtedy, gdy program pobiera zawsze wszystko, co przy ograniczonym limicie OCR szybko staje się kosztowne i nieefektywne. Dobra wiadomość: da się to ograniczyć – zła wiadomość: nie na poziomie klienta, tylko na poziomie operatora.

Dlaczego nie da się tego ustawić osobno dla każdego klienta

Optima nie ma osobnego przełącznika “ten klient – tylko zakupy, tamten – tylko sprzedaż” przypisanego do samej bazy klienta. Kierunek pobierania faktur z KSeF jest własnością operatora, który wykonuje pobranie – nie kontrahenta ani bazy. Dlatego samo nadanie biuru uprawnienia do obsługi KSeF w imieniu klienta nie rozdziela automatycznie pobierania według rodzaju faktur – program zawsze pobierze to, na co pozwala konfiguracja aktualnie zalogowanego operatora.

Krok po kroku – jak ograniczyć kierunek pobierania na operatorze

Krok 1 – wejdź w konfigurację operatorów

Przejdź do Konfiguracja → Program → Użytkowe → Operatorzy.

<screen>

Krok 2 – otwórz zakładkę Parametry → Wspólne dla wybranego operatora

Zaznacz operatora, którego ustawienia chcesz zmienić, i przejdź do zakładki Parametry → Wspólne. Znajdź tam sekcję dotyczącą KSeF.

<screen>

Krok 3 – ustaw kierunek pobierania: Zakupu, Sprzedaży lub oba

W sekcji KSeF zaznacz odpowiednio: Zakupu – jeśli operator ma pobierać wyłącznie faktury zakupowe, Sprzedaży – jeśli tylko sprzedażowe, albo oba pola naraz, jeśli operator ma obsługiwać klienta z pełnym zakresem.

<screen>

Krok 4 – utwórz osobne konta operatorów dla różnych scenariuszy

Jeśli jedna osoba w biurze obsługuje wielu klientów o różnych potrzebach, jeden operator z jednym ustawieniem to za mało. Utwórz osobne konta operatorów dedykowane do konkretnego zakresu, np. “KSeF zakupy” i “KSeF sprzedaż”, i loguj się na właściwe konto w zależności od tego, którego klienta w danym momencie obsługujesz.

<screen>

Krok 5 – w wyjątkowych przypadkach pobieraj ręcznie tylko potrzebny zakres

Jeśli tworzenie osobnych operatorów dla pojedynczych, rzadkich przypadków nie ma sensu organizacyjnie, alternatywą jest ręczne pobieranie dokumentów tylko w potrzebnym zakresie dla danego klienta, zamiast polegać na automatycznym pobieraniu wszystkiego.

<screen>

Perspektywa ELTE-S

Dla biur rachunkowych obsługujących dużą liczbę klientów z różnymi profilami KSeF (same zakupy, sama sprzedaż, oba kierunki) warto z góry zaplanować mapę operatorów zamiast dostosowywać ją na bieżąco przy każdej reklamacji limitu OCR. Kilka dedykowanych kont operatorów o jasno określonym zakresie (tylko zakupy / tylko sprzedaż / oba) pozwala uniknąć przypadkowego przekroczenia limitu i ułatwia rozliczanie kosztów OCR między klientami. To szczególnie ważne przy większej skali działalności biura, gdzie jeden nieprawidłowo skonfigurowany operator może nabić zbędne pobrania na wielu bazach naraz.

Porozmawiajmy o optymalizacji konfiguracji KSeF i limitów OCR w Twoim biurze rachunkowym.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • / 0 Comments

Korekty in minus na wyciągu bankowym w Comarch ERP Optima – dlaczego program ich nie wyszukuje i jak to naprawić

Masz kilkanaście, czasem kilkadziesiąt korekt in minus miesięcznie i za każdym razem przy rozliczaniu wyciągu bankowego Optima nie pokazuje ich na liście dokumentów do rozliczenia. Naturalny odruch to szukać jakiegoś przełącznika w konfiguracji, który to włączy – ale takiego przełącznika po prostu nie ma. Problem leży gdzie indziej: w tym, czy korekta w ogóle ma wygenerowaną płatność.

Dlaczego korekta nie pojawia się na liście do rozliczenia z wyciągiem

Optima rozlicza z wyciągiem bankowym dokumenty na podstawie zdarzeń płatności, a nie samych dokumentów księgowych. Faktura, korekta czy inny dokument – jeśli nie ma powiązanej płatności (przelewu z terminem), to dla modułu rozliczeń bankowych w ogóle nie istnieje jako pozycja do dopasowania. Dlatego korekty, które wystawiane są “tylko księgowo” bez zaznaczenia płatności, nigdy nie pojawią się do rozliczenia z wyciągiem – niezależnie od tego, jak dobrze skonfigurujesz resztę programu.

Krok po kroku – jak sprawić, żeby korekta pojawiała się do rozliczenia z wyciągiem

Krok 1 – na korekcie zaznacz opcję Płatność

Przy wystawianiu korekty (lub na już wystawionej, jeli formularz na to pozwala) zaznacz opcję Płatność. Bez tego pola Optima w ogóle nie wygeneruje zdarzenia płatności dla tego dokumentu.

<screen>

Krok 2 – ustaw formę płatności na przelew i podaj termin

W polu formy płatności wybierz przelew i uzupełnij właściwy termin płatności. To te dane posłużą później do automatycznego dopasowania z wyciągiem.

<screen>

Krok 3 – zatwierdź korektę

Po zatwierdzeniu korekty z zaznaczoną płatnością Optima na stałe utworzy zdarzenie płatności powiązane z tą korektą. Od tego momentu dokument jest “widoczny” dla modułu rozliczeń bankowych.

<screen>

Krok 4 – ręczne rozliczenie na zapisie bankowym

Jeśli chcesz rozliczyć korektę ręcznie (bez czekania na automat przy imporcie), wejdz na dany zapis w wyciągu bankowym, przejdz do zakładki Rozliczenia → plus i wskaż korektę z listy dostępnych dokumentów do rozliczenia.

<screen>

Krok 5 – jeli liczą na automatyczne rozliczenie przy imporcie, sprawdź 4 warunki dopasowania

Automatyczne rozliczenie dokumentów przy imporcie przelewów zadziała tylko wtedy, gdy jednocześnie spełnione są: ten sam kontrahent na dokumencie i na operacji bankowej, ten sam kierunek operacji (należność/zobowiązanie), zgodna kwota oraz dokument nie jest już rozliczony wcześniej. Jeli korekta ma płatność, a mimo to się nie dopasowuje – sprawdź te cztery warunki po kolei, zanim założysz, że to błąd programu.

<screen>

Alternatywa – automatyczne rozliczanie bez ręcznego pilnowania płatności na każdej korekcie

Kroki 1-5 opisują sposb “natywny” – działa bez dodatkowych kosztów, ale wymaga, żeby każda korekta miała poprawnie zaznaczoną płatność, a przy imporcie żeby zgadzały się wszystkie cztery warunki dopasowania. Przy kilkudziesięciu korektach miesięcznie to i tak spora liczba miejsc, w których coś może nie zagrać. Alternatywą jest dedykowana funkcja dodatkowa do automatycznego rozliczania, którą mamy w ofercie właśnie pod tego typu scenariusze – automatyzuje dopasowywanie korekt (i innych dokumentów) na wyciągu bankowym, zdejmując z księgowości ręczne pilnowanie każdego warunku z osobna:

https://sklep.elte-s.com/funkcja-dodatkowa-automatyczne-rozliczanie-na-pods,3,154,425

Optima kontra XL – to ważne rozróżnienie

Mechanizm rozliczania korekt różni się między Optimą a XL-em. W Optimie, przy prawidłowo wygenerowanej płatności na korekcie, rozliczenie zadziała bez dodatkowej konfiguracji – kluczowe są tylko warunki dopasowania opisane powyżej. Zanim zaczniesz szukać głębszej przyczyny technicznej, upewnij się najpierw, z którego systemu korzystasz, bo diagnostyka (i częściowo interfejs) różni się między tymi produktami.

Perspektywa ELTE-S

Przy kilkudziesięciu korektach miesięcznie ręczne sprawdzanie “czy ta korekta ma płatność” dla każdego dokumentu z osobna to strata czasu księgowości. Warto ustalić to jako stały element procesu wystawiania korekt – już na etapie tworzenia dokumentu zawsze zaznaczać płatność i formę przelewu, zamiast poprawiać to później przy rozliczaniu wyciągu. Jeli korekty trafiają do systemu z zewnętrznego źródła (import, integracja), dobrze jest zweryfikować, czy mapowanie danych automatycznie ustawia płatność – bo to najczęstsze miejsce, w którym ten krok gdzieś “ginie”. Dla firm z dużą liczbą korekt miesięcznie mamy też gotową funkcję dodatkową do automatycznego rozliczania dokładnie w tym scenariuszu – eliminuje ręczne szukanie i przypisywanie korekt na wyciągu bankowym.

Porozmawiajmy o usprawnieniu procesu rozliczania korekt i wyciągów bankowych w Twojej Optimie.

Skontaktuj się z nami