Kategoria: Baza wiedzy

Ręczne parowanie przelewów z fakturami może zajmować nawet pół dnia pracy przy dużym kliencie. W Comarch ERP Optima istnieją narzędzia, które redukują to do kilku minut — ale ważne jest rozróżnienie między dwoma osobnymi mechanizmami.

Narzędzie 1: standardowa funkcja rozliczeń Optimy

Standard Comarch ERP Optima zawiera wbudowany mechanizm automatycznego parowania wyciągów bankowych z fakturami. Po włączeniu w konfiguracji system przy imporcie wyciągu próbuje powiązać każdą pozycję z dokumentem — dopasowuje po numerze dokumentu w tytule przelewu i kwocie, a operator jednym kliknięciem zatwierdza lub odrzuca propozycję.

Aby włączyć automatyczne rozrachunki: Konfiguracja → Firma → Księgowość → zaznacz automatyczne rozrachunki. Opcjonalnie możesz włączyć automatyczne kompensaty, które zestawiają wzajemne należności i zobowiązania wobec tego samego kontrahenta.

To narzędzie odpowiada na pytanie o bieżące rozliczenia faktur — nie wymaga żadnych dodatkowych licencji.

Narzędzie 2: Automat Rozliczeń ELTE-S

Automat Rozliczeń to osobne narzędzie dedykowane sytuacjom, których standardowa funkcja Optimy nie obsługuje:

– Niekompletne lub zniekształcone numery dokumentów w tytule przelewu

– Rozliczenia częściowe (jedna płatność do kilku faktur i odwrotnie)

– Faktoring — rozliczenie ze stroną trzecią

– Płatności Blik, kartowe, przelewy niestandardowe

– Banki zagraniczne, gdy Optima nie może zaimportować wyciągu

System wyświetla propozycje z oznaczeniem pewności — zielone są zatwierdzone automatycznie lub jednym kliknięciem, pozostałe do szybkiej weryfikacji. U jednego z klientów czas rozliczania miesięcznego wyciągu spadł z ponad 4 godzin do kilku minut.

Perspektywa ELTE-S

Najczęstszy błąd to mylenie obu narzędzi lub nieuruchomienie standardowej funkcji rozliczeń Optimy, która jest dostępna w każdej instalacji bez dodatkowych kosztów. Jeśli Twoje biuro obsługuje głównie standardowe faktury krajowe — wystarczy ją włączyć. Automat Rozliczeń wchodzi w grę przy e-commerce, rozliczeniach wielowalutowych i bankach nieobsługiwanych standardowo.

Jeśli nie jesteś pewny, które narzędzie odpowiada Twojemu przypadkowi, możemy to szybko ustalić. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

—

> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >

Elektroniczny obieg dokumentów to jeden z tych tematów, które — jeśli są dobrze zaprojektowane — oszczedzają godziny pracy tygodniowo. Jeśli są źle wdrożone, generują więcej zamieszania niż bez systemu. Kluczem jest dobór narzędzia i zaprojektowanie procesu odpowiedniego dla konkretnej firmy.

Dostępne podejścia do obiegu faktur

BPM — system opisywania i akceptacji

W ELTE-S rekomendujemy i wdrażamy BPM (Business Process Management) jako podstawę obiegu dokumentów. BPM to system, w którym każda faktura od wpływu przechodzi przez określonego ścieżkę: osoba opisująca przypisuje projekt, konto lub MPK, osoba akceptująca zatwierdza dokument do zapłaty, a księgowa widzi fakturę już z wszystkimi informacjami gotową do zaksięgowania.

Obieg może być wielopoziomowy (np. do 1000 zł — jeden akceptujący, powyżej — dwóch) i w pełni konfigurowalny. Integrujemy BPM z Optimą, dzięki czemu zaksięgowana faktura od razu pojawia się w systemie ze wszystkimi opisami.

Saldeo — alternatywne narzędzie

Część biur rachunkowych korzysta z Saldeo jako systemu do obiegu dokumentów. Saldeo obsługuje skanowanie, OCR i przekazywanie faktur do Optimy. Warto wiedzieć, że po imporcie z Saldeo mogą pojawiać się problemy z oznaczeniami VAT — posiadamy gotowy dodatek, który masowo koryguje błędnie zaznaczone pozycje VAT po imporcie.

KSeF — faktury przychodzą automatycznie

Dla firm korzystających z KSeF, faktury zakupu trafiają bezpośrednio do systemu bez skanowania. KSeF nie obsługuje całego obiegu (np. akceptacji czy opisywania), ale eliminuje etap fizycznego wpływu dokumentu.

Co jest potrzebne do wdrożenia obiegu?

Przed wdrożeniem należy ustalić kilka rzeczy: kto opisuje faktury i według jakiego klucza (projekt, MPK, centrum kosztu), kto akceptuje i na jakich warunkach, jak długi może być czas obiegu (ile dni na akceptację), co się dzieje z fakturą przeterminowaną, czy firma korzysta z KSeF. Odpowiedzi na te pytania określają projekt systemu.

Perspektywa ELTE-S

Najczęstszym problemem przy wdrożeniu obiegu jest brak zaprojektowanego procesu przed wdrożeniem systemu. Narzędzie działa sprawnie tylko wtedy, gdy wiadomo, kto co robi i w jakiej kolejności. Wdrożenie bez projektu procesu kończy się systemem, którego nikt nie używa.

Możemy umówić prezentację BPM i omówić, jak wyglądałoby to w praktyce dla Twojej firmy lub biura. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

—

> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >