/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • / 0 Comments

Faktury KSeF widoczne w Optimie, ale system twierdzi, że nie są pobrane – jak to naprawić?

To dość mylący przypadek: użytkownik widzi faktury w zakładce KSeF, ale przy próbie przeniesienia części dokumentów do rejestru VAT Optima zgłasza, że faktury rzekomo nie są pobrane. Sama aktualizacja programu nie zawsze rozwiązuje taki problem, bo kluczowe jest odświeżenie pobrania dokumentów z KSeF dla właściwego zakresu dat.

Widoczna faktura nie zawsze oznacza gotowość do przeniesienia

To, że faktura znajduje się na liście w zakładce KSeF, nie musi oznaczać, że jest pobrana w sposób pozwalający od razu przenieść ją do rejestru VAT. Lista może pokazywać dokumenty, które system widzi w obszarze KSeF, ale dla części z nich trzeba jeszcze wykonać pobranie lub odświeżenie danych.

Dlatego komunikat o braku pobrania nie musi oznaczać, że faktury w ogóle nie ma w KSeF. Oznacza raczej, że Optima nie ma jej lokalnie w takim stanie, który pozwala wykonać kolejny krok, czyli przeniesienie do rejestru VAT.

Co zrobić na zakładce KSeF?

Na zakładce KSeF trzeba wybrać u góry opcję „Pobierz faktury”. Przy pobieraniu można wskazać konkretną datę, z której pochodzi faktura sprawiająca problem. Jeśli problem dotyczy faktur z lipca, najlepiej zawęzić pobieranie do tej daty lub zakresu dat, w którym znajduje się dokument, którego nie da się przenieść.

<screen>

Po takim pobraniu warto wrócić do listy faktur KSeF i ponownie spróbować przenieść dokument do rejestru VAT. Jeżeli faktura została poprawnie pobrana, komunikat o tym, że dokument nie jest pobrany w KSeF, nie powinien już blokować operacji.

<screen>

Dlaczego warto wskazać konkretną datę?

Przy większej liczbie dokumentów pobieranie szerokiego zakresu może trwać dłużej i utrudniać diagnostykę. Wskazanie konkretnej daty pozwala szybciej sprawdzić, czy problem dotyczy pojedynczego dokumentu, konkretnego dnia czy szerszego zakresu faktur. To szczególnie przydatne, gdy tylko część faktur z lipca nie chce przejść do rejestru VAT, a pozostałe działają poprawnie.

Jeśli po pobraniu konkretnej daty problem nadal występuje, wtedy warto sprawdzić szczegóły dokumentu, status pobrania, komunikaty programu oraz to, czy faktura nie była już wcześniej obsługiwana inną ścieżką. Na pierwszym etapie nie ma jednak sensu zaczynać od przebudowy konfiguracji – najpierw trzeba wymusić pobranie faktury z zakładki KSeF.

Czy aktualizacja wystarczy?

Sama aktualizacja programu może być potrzebna, ale nie zawsze wystarczy. Aktualizacja poprawia mechanizmy programu, natomiast nie oznacza automatycznie, że wszystkie problematyczne dokumenty z poprzednich dni zostaną ponownie pobrane i przygotowane do przeniesienia. Dlatego po aktualizacji nadal trzeba wykonać pobranie faktur z właściwej daty.

To ważne szczególnie przy dokumentach z wcześniejszego okresu, np. z lipca. Jeśli faktury były widoczne przed aktualizacją, ale ich stan pobrania nie pozwalał na przeniesienie, ponowne pobranie może być konieczne.

Perspektywa ELTE-S: najpierw odśwież pobranie, potem diagnozuj dalej

Przy problemach z KSeF w Optimie łatwo założyć, że skoro faktura jest widoczna na liście, to musi być gotowa do przeniesienia. W praktyce warto rozdzielić widoczność dokumentu od jego pełnego pobrania. Jeśli program mówi, że faktura nie jest pobrana, pierwszym krokiem powinno być ponowne użycie opcji „Pobierz faktury” dla konkretnej daty.

Jeśli faktury z KSeF są widoczne, ale nadal blokują przeniesienie do rejestru VAT, warto uporządkować proces pobierania i sprawdzić status problematycznych dokumentów, zanim zaczniesz szukać błędu w całej konfiguracji KSeF.

Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • • / 0 Comments

Faktura walutowa z VAT w PLN w Optimie – jak rozliczyć zapłatę z wyciągu bankowego?

Faktury walutowe od polskich kontrahentów potrafią mocno namieszać w rozrachunkach. Na dokumencie pojawia się kwota netto w walucie, VAT w złotówkach, a zapłata z banku przychodzi jedną kwotą w walucie. Wtedy użytkownik próbuje rozliczyć całość spod wyciągu bankowego i trafia na problem: płatności po stronie dokumentu nie są w tej samej walucie.

Dlaczego rozliczenie spod WB się nie spina?

Jeżeli zapłata z banku jest na całą kwotę w walucie, a z faktury płatność za VAT została utworzona w PLN, Optima nie ma po obu stronach takiej samej waluty rozliczenia. Wyciąg bankowy pokazuje płatność walutową, natomiast część VAT w preliminarzu jest złotówkowa. W takim układzie nie da się poprawnie rozliczyć całości bezpośrednio z poziomu banku.

To nie jest kwestia samego dekretu księgowego, tylko zgodności płatności w preliminarzu z tym, co faktycznie przyszło na rachunek bankowy. Jeśli bank pokazuje zapłatę walutową, a część płatności w Optimie została przygotowana w PLN, najpierw trzeba uporządkować płatność.

Co zrobić w preliminarzu?

Rozwiązaniem jest wejście do preliminarza płatności i zmiana waluty rozliczenia na płatności dotyczącej VAT. Waluta rozliczenia tej płatności powinna być taka sama, jak waluta zapłaty z banku. Dopiero po tej zmianie rozliczenie z wyciągu bankowego ma sens, bo program porównuje płatności w spójny sposób.

<screen>

W praktyce kolejność jest prosta: najpierw sprawdzasz płatność utworzoną do faktury, potem na pozycji VAT zmieniasz walutę rozliczenia, a dopiero później wracasz do rozliczenia z WB. Jeśli zaczniesz od samego banku, program będzie próbował połączyć dokumenty, które mają inną walutę rozliczenia.

<screen>

Parametr „płatność VAT w PLN”

W Optimie można też ustawić, żeby parametr „płatność VAT w PLN” był odznaczony. To ważne w firmach, które regularnie dostają faktury walutowe od polskich kontrahentów i chcą rozliczać zapłatę zgodnie z walutą płatności z banku.

<screen>

Nie oznacza to, że każdy użytkownik powinien od razu zmienić ten parametr globalnie. Najpierw warto sprawdzić, jak firma rozlicza takie faktury, jak wygląda polityka księgowa i czy zmiana nie wpłynie na inne dokumenty. Przy pojedynczym przypadku wystarczy korekta waluty rozliczenia w preliminarzu. Przy powtarzalnym procesie lepiej poprawić ustawienie i sposób pracy, żeby nie naprawiać każdej faktury ręcznie.

Co z dekretacją netto i VAT?

Sam fakt, że Optima pokazuje dekret netto w walucie, a VAT w PLN, nie jest jeszcze głównym problemem rozliczenia zapłaty. Kluczowe jest to, jak została utworzona płatność i w jakiej walucie ma być rozliczana. Księgowo dokument może mieć podział wynikający z przepisów i sposobu ujęcia VAT, ale rozrachunkowo płatność musi być możliwa do powiązania z rzeczywistą operacją bankową.

Dlatego przy takim przypadku najpierw trzeba patrzeć na preliminarz, a dopiero potem na dekret. Jeżeli płatności są przygotowane niespójnie, wyciąg bankowy nie rozwiąże tego automatycznie.

Perspektywa ELTE-S: waluta płatności musi pasować do banku

Przy fakturach walutowych od polskich kontrahentów najłatwiej pogubić się między księgowaniem VAT, rozrachunkami i bankiem. Jeśli zapłata przychodzi w walucie, to płatności w preliminarzu muszą pozwalać na rozliczenie w tej samej walucie. W przeciwnym razie użytkownik traci czas na ręczne próby łączenia dokumentów z poziomu WB, które od początku nie mają wspólnej podstawy rozliczenia.

Jeśli w Twojej Optimie faktury walutowe z VAT w PLN regularnie blokują rozliczenia z wyciągu bankowego, warto uporządkować ustawienia płatności i schemat pracy zanim problem zacznie powtarzać się przy każdym kontrahencie.

Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • • / 0 Comments

Konto rozrachunkowe kontrahenta bez uzupełniania kartoteki w Optimie – jak to zrobić?

Przy kilkunastu tysiącach faktur miesięcznie ręczne uzupełnianie kont rozrachunkowych na kartach kontrahentów szybko staje się niewykonalne. Każda dodatkowa czynność na kartotece oznacza ryzyko błędu, opóźnienia i bałagan w danych. Dlatego w takim przypadku warto spojrzeć nie na pojedyncze karty kontrahentów, tylko na schemat księgowy, który odpowiada za sposób dekretacji dokumentów.

Za konto odpowiada schemat księgowy

W Comarch ERP Optima konto rozrachunkowe nie musi być za każdym razem wpisane ręcznie na karcie kontrahenta. Jeżeli schemat księgowy jest dobrze zdefiniowany, może samodzielnie wskazywać właściwe konto podczas księgowania dokumentów. Ta sama zasada może dotyczyć nie tylko kontrahentów, ale też pracowników i banków.

To oznacza, że przy dużej skali faktur najlepszym kierunkiem nie jest masowe dopisywanie kont do kartotek. Najpierw trzeba sprawdzić, jak zbudowany jest schemat księgowy i z jakich elementów korzysta przy wyborze konta.

Dlaczego to lepsze niż poprawianie tysięcy kartotek?

Przy małej liczbie dokumentów ręczne uzupełnienie kilku kart kontrahentów może wydawać się szybkie. Przy kilkunastu tysiącach faktur miesięcznie takie podejście przestaje być procesem, a zaczyna być stałym źródłem problemów. Każdy nowy kontrahent, import faktur albo zmiana danych wymusza pilnowanie kolejnej kartoteki.

Dobrze przygotowany schemat księgowy pozwala przenieść logikę księgowania z poziomu pojedynczej karty na poziom reguły. Dzięki temu system księguje według ustalonych zasad, a użytkownik nie musi uzupełniać tych samych informacji na każdej karcie osobno.

Co trzeba sprawdzić w schemacie?

Najważniejsze jest sprawdzenie, czy schemat księgowy prawidłowo rozpoznaje typ dokumentu, stronę rozrachunku i konto, na które ma trafić zapis. Warto przejrzeć definicję schematu, warunki księgowania oraz sposób budowania konta analitycznego. Jeśli schemat jest ustawiony zbyt sztywno albo odwołuje się wyłącznie do pola na kartotece, system będzie wymagał danych na każdej karcie. Jeśli schemat jest zaprojektowany poprawnie, może księgować bez takiego ręcznego uzupełniania.

Przy większej liczbie dokumentów warto też wykonać test na kilku fakturach: z kontrahentem istniejącym, nowym oraz takim, który nie ma konta wpisanego na karcie. Taki test szybko pokaże, czy schemat działa zgodnie z oczekiwaniem i czy rozrachunki trafiają na właściwe konta.

Kiedy warto przebudować schemat księgowy?

Jeżeli księgowanie działa tylko wtedy, gdy konto jest ręcznie dodane na karcie kontrahenta, to znak, że schemat może być zbyt zależny od danych kartotekowych. W takiej sytuacji lepiej przebudować logikę schematu niż próbować seryjnie poprawiać tysiące kart. Przy dużej skali dokumentów nawet niewielki błąd w schemacie potrafi wygenerować ogromną liczbę błędnych dekretów.

Dobrze zaprojektowany schemat powinien być odporny na typowe przypadki pracy: nowi kontrahenci, faktury importowane, dokumenty z różnych rejestrów, płatności bankowe i pracownicy. Im większa skala, tym ważniejsze jest, żeby logika księgowania była centralnie kontrolowana.

Perspektywa ELTE-S: najpierw reguła, potem kartoteka

Przy tysiącach faktur miesięcznie nie warto przenosić ciężaru pracy na ręczne uzupełnianie kart kontrahentów. To schemat księgowy powinien prowadzić proces i podstawiać właściwe konto tam, gdzie jest to możliwe. Kartoteki powinny wspierać księgowanie, ale nie powinny być jedynym miejscem, od którego zależy poprawność dekretu.

Jeśli w Twojej firmie księgowanie faktur w Optimie wymaga ręcznego poprawiania kart kontrahentów, warto uporządkować schematy księgowe zanim skala dokumentów zacznie blokować codzienną pracę.

Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • / 0 Comments

Ulepszenie całkowicie zamortyzowanego środka trwałego w Optimie – jak zrobić to poprawnie?

Przy całkowicie zamortyzowanym środku trwałym łatwo o błąd, który później psuje plan amortyzacji. Użytkownik chce dodać tylko wartość ulepszenia, ale po nieprawidłowym wprowadzeniu zmian Optima zaczyna naliczać amortyzację od całej wartości środka: pierwotnej wartości plus ulepszenia. W takim przypadku najważniejsze jest nie zakładanie od razu nowej karty, tylko sprawdzenie, czy ulepszenie zostało dodane właściwą ścieżką.

Ulepszenie dodajemy przez dokumenty środków trwałych

Według odpowiedzi specjalisty ulepszenie powinno zostać dodane z poziomu dokumentów środków trwałych. To jest to miejsce w Optimie, w którym widoczne są dokumenty OT oraz naliczona amortyzacja. Tam należy użyć filtra, zostawić zaznaczony tylko parametr „ulepszenia”, odznaczyć pozostałe parametry i dopiero wtedy dodać ulepszenie plusem.

<screen>

Ta kolejność ma znaczenie, bo Optima musi dostać informację, że użytkownik dodaje dokument ulepszenia, a nie zwykłą zmianę wartości na karcie środka trwałego. Jeżeli operacja zostanie zrobiona niewłaściwie, program może liczyć amortyzację tak, jakby zmieniła się cała podstawa środka, a nie tylko wartość ulepszenia.

Dlaczego nie zaczynać od nowej karty środka trwałego?

W pytaniu pojawił się pomysł założenia osobnej karty środka trwałego dla ulepszenia. To czasem bywa rozważane jako praktyczne obejście, ale nie powinno być pierwszym krokiem bez sprawdzenia właściwej ścieżki w Optimie i bez decyzji księgowej. Osobna karta może rozdzielić historię pierwotnego środka i wartość ulepszenia, ale jednocześnie zmienia sposób ewidencji i trzeba to uzgodnić z polityką rachunkowości oraz podejściem podatkowym.

Dlatego w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy ulepszenie zostało dodane jako dokument środka trwałego. Dopiero jeśli mimo poprawnego dodania i przeliczenia planu amortyzacji program nadal zachowuje się nieprawidłowo, można analizować inne rozwiązania.

Co sprawdzić, gdy Optima nalicza amortyzację od całości?

Jeżeli po dodaniu ulepszenia amortyzacja nalicza się od całej wartości środka, trzeba wrócić do dokumentów środków trwałych i sprawdzić typ wprowadzonego zdarzenia. Ważne jest też przeliczenie planu amortyzacji po zwiększeniu wartości, bo bez tego użytkownik może patrzeć na plan oparty na wcześniejszym albo nieprawidłowo przebudowanym stanie danych.

<screen>

W praktyce diagnostyka powinna odpowiedzieć na trzy pytania: czy ulepszenie zostało dodane w dokumentach środków trwałych, czy w filtrze pracowano na typie „ulepszenia” i czy plan amortyzacji został poprawnie przeliczony po tej operacji. Dopiero po tych kontrolach można ocenić, czy problem wynika z błędnego wprowadzenia, konfiguracji czy nietypowego przypadku księgowego.

Jak nie zaburzyć historii środka trwałego?

Historia środka trwałego jest szczególnie ważna wtedy, gdy środek był już w pełni umorzony. Pierwotna wartość i dotychczasowe umorzenie powinny pozostać czytelne, a ulepszenie powinno być ujęte tak, żeby było widać, od kiedy i od jakiej wartości naliczana jest dalsza amortyzacja. Dlatego właściwe użycie dokumentu ulepszenia jest bezpieczniejsze niż ręczne poprawianie wartości na karcie.

Jeżeli w firmie zapadnie decyzja o osobnej karcie dla ulepszenia, powinna to być świadoma decyzja księgowa, a nie szybkie obejście problemu w programie. Taka karta musi być zgodna z przyjętą polityką rachunkowości i sposobem rozliczenia podatkowego.

Perspektywa ELTE-S: najpierw prawidłowy dokument, potem plan amortyzacji

Przy środkach trwałych w Optimie najgorsze są poprawki robione „na skróty”, bo często wyglądają dobrze tylko do pierwszego naliczenia amortyzacji albo kontroli historii środka. Jeśli środek był już całkowicie zamortyzowany, trzeba szczególnie pilnować, żeby ulepszenie było dodane jako właściwy dokument środka trwałego i żeby plan amortyzacji został przeliczony po tej operacji.

Jeśli podobny problem pojawia się w Twojej ewidencji środków trwałych, warto uporządkować sposób dodawania ulepszeń zanim zaczniesz ręcznie zmieniać karty albo zakładać dodatkowe środki trwałe.

Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami

/ By Mateusz Łukasiński / Baza wiedzy • Comarch ERP Optima/ • • • • • • • / 0 Comments

Brak znacznika A.V w planie kont Optimy – gdzie szukać przyczyny?

Przy pracy na planie kont w Comarch ERP Optima łatwo założyć, że jeśli danego znacznika nie ma na liście, to problem leży w samym koncie. W praktyce przy znacznikach ZOiS bardzo często przyczyna jest poziom wyżej – w konfiguracji okresu obrachunkowego. To właśnie tam wybierany jest typ ZOiS, a od tego wyboru zależy, jaki zestaw znaczników pojawi się później do przypisania na kontach.

Dlaczego nie widać znacznika A.V?

Jeżeli w planie kont nie można wskazać znacznika A.V, nie warto od razu szukać obejścia na samym koncie. Specjalista wskazał najważniejszą rzecz: typ ZOiS wybiera się w konfiguracji na formularzu okresu obrachunkowego. Zależnie od tego, jakie zestawienie zostanie tam wybrane, Optima udostępnia odpowiednio dopasowane znaczniki.

Innymi słowy, wykaz znaczników nie jest oderwany od konfiguracji księgowej bazy. Jeżeli typ ZOiS nie odpowiada jednostce albo zakresowi sprawozdawczemu, którego potrzebujesz, na liście może nie być znacznika wymaganego dla dotacji w instytucji kultury.

Co sprawdzić w pierwszej kolejności?

Najpierw trzeba wejść w konfigurację okresu obrachunkowego i sprawdzić, jaki typ ZOiS jest wybrany na formularzu okresu. To ustawienie decyduje o tym, które znaczniki będą dostępne później przy pracy na planie kont. Dopiero po potwierdzeniu właściwego typu ZOiS ma sens ponowne sprawdzanie konta i przypisywanie znacznika.

<screen>

Jeżeli po zmianie albo weryfikacji typu ZOiS znacznik A.V nadal nie pojawia się w wykazie, wtedy warto sprawdzić aktualność wersji programu, poprawność słowników oraz to, czy baza nie ma problemu z załadowaniem właściwego zestawu znaczników. To już jest etap diagnostyczny, bo przyczyną może być nie tylko wybór w konfiguracji, ale też nieaktualne dane słownikowe albo problem konkretnego środowiska.

<screen>

Dlaczego kolejność ma znaczenie?

Próba ręcznego poprawiania planu kont bez sprawdzenia okresu obrachunkowego może prowadzić donikąd. Konto korzysta z dostępnego wykazu znaczników, a ten wykaz wynika z ustawień okresu i typu ZOiS. Jeśli źródłowa konfiguracja jest niewłaściwa, użytkownik będzie próbował przypisać znacznik, którego Optima po prostu nie pokazuje w danym kontekście.

Dlatego najpierw trzeba potwierdzić typ ZOiS, potem dostępność znacznika w wykazie, a dopiero na końcu przypisać go do odpowiedniego konta lub analityki. Taka kolejność ogranicza ryzyko, że problem zostanie rozwiązany pozornie, ale wróci przy kolejnym sprawozdaniu lub kontroli planu kont.

Perspektywa ELTE-S: najpierw konfiguracja okresu, potem plan kont

Przy znacznikach kont w Optimie najważniejsze jest ustalenie, skąd system bierze listę dostępnych pozycji. W tym przypadku odpowiedź specjalisty jest konkretna: typ ZOiS wybierany na formularzu okresu obrachunkowego wpływa na dostępne znaczniki. Dlatego diagnostykę należy zacząć od okresu obrachunkowego, a nie od przypadkowego zmieniania kont w planie kont.

Jeśli w Twojej bazie brakuje wymaganego znacznika, warto uporządkować konfigurację okresu obrachunkowego i typ ZOiS zanim zaczniesz poprawiać plan kont lub analitykę.

Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Skontaktuj się z nami