Kategoria: Comarch ERP Optima

Komunikat o nieskonfigurowanej metodzie uwierzytelnienia w KSeF może zaskakiwać, gdy połączenie wcześniej działało, a nikt świadomie nie zmieniał ustawień. Ponowne wgranie certyfikatu przywraca pracę, ale po pewnym czasie problem wraca.

W takiej sytuacji rozdzielamy dwie kwestie: wskazanie certyfikatu w programie oraz dostępność jego pliku na komputerze, z którego korzysta operator. Sam fakt wcześniejszego skonfigurowania połączenia nie rozstrzyga, czy plik jest nadal dostępny w zapisanej lokalizacji.

Dlaczego lokalizacja certyfikatu ma znaczenie?

Comarch ERP Optima przechowuje ścieżkę do pliku certyfikatu, a nie sam certyfikat. Dlatego diagnostykę zaczynamy od sprawdzenia dostępu do tego pliku. Nie zakładamy od razu, że ktoś go usunął lub że trzeba wygenerować kolejny.

W pierwszej kolejności warto zweryfikować, czy certyfikaty znajdują się na dysku sieciowym. Jeśli występują problemy z połączeniem z takim dyskiem, dostęp do zapisanych tam plików może być utrudniony. To możliwa przyczyna do sprawdzenia, a nie potwierdzone rozpoznanie opisanego przypadku.

Druga kwestia to praca tego samego operatora na kilku stanowiskach. Ścieżkę trzeba rozpatrywać z perspektywy komputera, na którym wystąpił błąd. Obecność certyfikatu na jednym stanowisku nie przesądza o jego dostępności na drugim.

Przykładowo osoba prowadząca księgowość korzysta z dwóch komputerów. Na pierwszym plik znajduje się pod wskazaną ścieżką, natomiast na drugim nie ma go w tej lokalizacji. W takim przypadku najpierw porównujemy dostępność pliku na obu stanowiskach, zamiast uznawać, że dotychczasowy certyfikat wymaga zastąpienia.

Co sprawdzić przy kolejnym błędzie połączenia?

Weryfikację warto przeprowadzić wtedy, gdy problem występuje, zanim ponowne wgranie certyfikatu zmieni sytuację. Proponujemy następującą kolejność:

1. Sprawdź dostęp do dotychczasowego pliku. Ustal, gdzie się znajduje i czy jest dostępny z komputera, na którym pojawił się komunikat. Przy lokalizacji sieciowej zweryfikuj połączenie z dyskiem.
2. Porównaj lokalizacje na używanych stanowiskach. Jeśli operator loguje się na kilku komputerach, sprawdź, czy pliki są dostępne pod taką samą ścieżką.
3. Sprawdź wcześniej pobrany certyfikat. Zanim wygenerujesz następny, zweryfikuj, czy ponowne podłączenie dotychczasowego przywraca komunikację z KSeF.

Przy pracy na kilku stanowiskach najlepiej zachować tę samą lokalizację plików certyfikatów, na przykład C:\KSEF. Ważna jest nie tylko zgodność zapisu ścieżki, lecz także faktyczna obecność plików w tym miejscu na używanych komputerach.

<screen>

Próbę ponownego podłączenia wcześniej pobranego certyfikatu traktujemy jako krok diagnostyczny. Jej celem jest sprawdzenie, czy komunikacja wróci bez generowania nowego certyfikatu. Nie zakładamy z góry, że ta czynność rozwiąże problem.

<screen>

Na podstawie samego opisu nie rozstrzygamy też znaczenia komunikatu „Brak aktywnego klucza”. Nie ma podstaw, by automatycznie przypisywać mu tę samą przyczynę co błędowi metody uwierzytelnienia ani wiązać obu objawów z wysokością wykupionego abonamentu.

Perspektywa ELTE-S

W diagnostyce warto oddzielić sprawdzenie dotychczasowego pliku od wygenerowania nowego certyfikatu. Jeżeli od razu wykonamy obie czynności, trudniej będzie ustalić, czy poprawa miała związek z nowym certyfikatem, czy z ponownym wskazaniem dostępnego pliku.

Przed zmianą lokalizacji warto również uwzględnić wszystkie stanowiska używane przez operatora. Uporządkowanie plików na jednym komputerze nie odpowiada jeszcze na pytanie, co dzieje się podczas pracy na pozostałych.

Jeśli błędy wracają, możemy wspólnie prześledzić dostęp do certyfikatów na używanych stanowiskach i sprawdzić zachowanie po ponownym podłączeniu dotychczasowego pliku. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Wynagrodzenie za pracę, wynagrodzenie urlopowe, dodatek nocny i ekwiwalent za niewykorzystany urlop mogą znaleźć się w jednej wypłacie. Gdy trzeba ustalić koszt płacy do pozycji 52 SODiR, suma brutto tej wypłaty nie jest jednak wystarczającą odpowiedzią.

W opisanym przypadku Comarch ERP Optima nalicza składki od 12 211,20 zł, a jako koszt do SODiR pokazuje 6264,52 zł. Aby ocenić tę drugą kwotę, najpierw rozdzielamy zasady ustalania kosztu płacy do PFRON od oskładkowania wypłaty. Dopiero potem sprawdzamy ustawienia i poszczególne wartości.

Co uwzględniamy w koszcie płacy do SODiR?

Zgodnie z wyjaśnieniami PFRON ekwiwalent za niewykorzystany urlop nie wchodzi do kosztów płacy. Wyłączamy zatem zarówno sam ekwiwalent, jak i przypadające na niego składki finansowane przez pracodawcę. W przedstawionym przypadku punktem wyjścia jest wynagrodzenie bez ekwiwalentu:

• 3136 zł za pracę,
• 1908 zł wynagrodzenia za urlop,
• 1064 zł dodatku nocnego.

Łącznie daje to 6108 zł brutto. Do tej kwoty dodajemy składki po stronie pracodawcy, które na nią przypadają. Składek potrącanych pracownikowi nie doliczamy drugi raz – są już zawarte w kwocie brutto. Rozróżnienie strony finansującej składkę jest więc istotne przy porównywaniu wyniku.

Takie ustalenie kosztu do SODiR nie oznacza zmiany podstawy składek na samej wypłacie. W opisanej sytuacji pozostawiamy oskładkowanie wynagrodzenia razem z ekwiwalentem: 6108 zł + 6103,20 zł = 12 211,20 zł. Nie należy obniżać tej podstawy tylko po to, aby odpowiadała kwocie przyjmowanej do obliczenia kosztu płacy do PFRON.

Przy określonych warunkach koszt wyniósłby 7358,92 zł. Chodzi o składkę wypadkową 1,67%, należne FP i FS łącznie 2,45% oraz FGŚP 0,10%, bez zwolnień i bez przekroczenia rocznego limitu składek. To wynik warunkowy, a nie kwota do przyjęcia bez sprawdzenia sytuacji pracownika. Samo ustalenie części wynagrodzenia na 6108 zł nie wystarcza jeszcze do zatwierdzenia ostatecznego kosztu.

Jak sprawdzić kwotę 6264,52 zł w Optimie?

Na podstawie podanych sum nie możemy ustalić, skąd pochodzi wynik 6264,52 zł. Nie traktujemy go więc ani jako potwierdzonego błędu programu, ani jako prawidłowego wyliczenia. Najpierw sprawdzamy, które składniki zostały uwzględnione w wynagrodzeniu do deklaracji PFRON, a następnie porównujemy rozbicie kwot w wypłacie.

W ustawieniach poszczególnych składników sprawdzamy parametr „Wliczaj do wynagrodzenia na deklaracji PFRON”. Wynagrodzenie za pracę, wynagrodzenie urlopowe i dodatek nocny powinny być uwzględnione, natomiast ekwiwalent za niewykorzystany urlop powinien być wyłączony.

<screen>

1. Weryfikujemy ustawienia każdego z czterech składników. Nie wystarczy sprawdzić samego ekwiwalentu, ponieważ do wyjaśnienia wyniku potrzebujemy również potwierdzenia, że pozostałe elementy są uwzględniane.
2. Porównujemy rozbicie wypłaty z kwotami podanymi w pytaniu. Oddzielamy wynagrodzenie 6108 zł od ekwiwalentu 6103,20 zł oraz składki finansowane przez pracodawcę od potrąceń pracownika.
3. Sprawdzamy składki pracodawcy przypadające na 6108 zł i warunki ich naliczenia. Dopiero po tej weryfikacji porównujemy ustalony koszt z wartością wykazaną przez program.

Przykładowo osoba prowadząca płace może potwierdzić, że wszystkie kwoty brutto są zgodne, ale nadal nie mieć wyjaśnienia wartości do SODiR. Kolejnym krokiem jest wtedy porównanie ustawień składników i części składkowej, a nie zmiana oskładkowania całej wypłaty. Jeśli te dane nie wyjaśnią różnicy, potrzebna będzie dalsza analiza konkretnego naliczenia.

Perspektywa ELTE-S

Przed zmianą ustawień warto zapisać, jakie wartości i ustawienia były punktem wyjścia do analizy. Dzięki temu możemy porównać wynik przed zmianą i po niej, zamiast oceniać samą końcową sumę. To szczególnie ważne, gdy jednocześnie weryfikujemy kilka składników wynagrodzenia.

Nie zaczynamy od przenoszenia ekwiwalentu na inną listę płac. W tym przypadku sama wspólna lista nie przesądza o błędzie, a jej rozdzielenie nie zastępuje sprawdzenia ustawień i rozbicia kwot. Najpierw ustalamy, na którym etapie pojawia się rozbieżność, aby nie wprowadzać zmian bez potwierdzonej potrzeby.

Jeśli kwota w SODiR nadal nie zgadza się z ustalonym kosztem, możemy wspólnie przeanalizować naliczenie w Optimie. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

⚠️ Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W indywidualnych sytuacjach warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym.

Zmiana biura rachunkowego nie zawsze oznacza, że poprzedni zespół kończy wszystkie czynności przed rozpoczęciem pracy następnego. Gdy nowe biuro przejmuje kadry i płace od października, poprzednie może jeszcze naliczać i sprawdzać wynagrodzenia za wrzesień.

W Comarch ERP Optima SaaS trzeba wtedy rozdzielić dwie kwestie: przekazanie aktualnych danych oraz organizację pracy w okresie przejściowym. Samo udostępnienie pliku kopii nie rozstrzyga, kto i gdzie będzie wprowadzał kolejne zmiany.

Niepełna kopia czy niewidoczne listy płac?

Jeżeli po odtworzeniu kopii nowe biuro widzi dane tylko do 2024 roku, nie przesądzamy od razu, że brakuje nowszych rozliczeń. Najpierw sprawdzamy, z której bazy wykonano kopię i jaki plik został odtworzony. Chodzi o potwierdzenie, że obie strony pracują z właściwym zestawem danych, a nie o szukanie winy po którejkolwiek stronie.

Następnie sprawdzamy filtry na listach płac: wybrany rok oraz ukrywanie list zamkniętych i zaksięgowanych. Nowsze listy mogą znajdować się w bazie, ale nie być widoczne przy aktualnych ustawieniach listy. Dopiero po tej kontroli można ocenić, czy problem dotyczy zawartości przekazanego pliku.

<screen>

Osobną kwestią jest rodzaj przekazywanej bazy. Podstawą przekazania jest baza firmowa. Przenoszenie bazy konfiguracyjnej warto wcześniej uzgodnić z administratorem, ponieważ zawiera ona ustawienia wspólne dla instalacji biura. Nie należy traktować jej jako kolejnego pliku do przekazania bez ustalenia zakresu takiej operacji.

Największe ryzyko powstaje jednak wtedy, gdy każde biuro zaczyna wprowadzać dane do własnej kopii. Te bazy nie będą się same synchronizować. Późniejsza kopia od poprzedniego biura nie oznacza więc automatycznego połączenia jego zmian z wpisami wykonanymi przez nowe biuro.

Jak przygotować kopię i sprawdzić jej odbiór?

Najpierw ustalamy moment przekazania. Zalecanym rozwiązaniem jest zakończenie naliczania i kontroli wrześniowych wynagrodzeń, wykonanie końcowej kopii i rozpoczęcie bieżącej pracy nowego biura na tej podstawie. Jeśli przez około 30 dni obie strony muszą wprowadzać dane, warto wcześniej uzgodnić z administratorem pracę na jednej wspólnej bazie, na osobnych operatorach. Administrator powinien też sprawdzić zgodność wersji Optimy i SQL Server przed odtworzeniem danych.

Kopię wykonujemy z poziomu Narzędzia → Kopia bezpieczeństwa → Utwórz teraz kopię na dysku lokalnym, z włączoną weryfikacją. Ten krok powinien dotyczyć bazy, której aktualność została wcześniej potwierdzona, już po sprawdzeniu wrześniowych naliczeń.

<screen>

Odbiór danych przez nowe biuro warto przeprowadzić w następującej kolejności:

1. Odtworzyć kopię najpierw pod nową nazwą. Pozwala to sprawdzić przekazany zestaw bez zastępowania bazy, do której mogły już trafić nowe wpisy.
2. Potwierdzić obecność bieżących danych. Sprawdzamy pracowników, ostatnie listy płac oraz historię rozliczeń, a następnie porównujemy ostatnie listy i ich kwoty z danymi poprzedniego biura.
3. Sprawdzić dane potrzebne do kolejnych wypłat. Kontrola powinna objąć urlopy, nieobecności i historię potrzebną do dalszego naliczania. Sama obecność ostatniej listy płac nie zastępuje tej weryfikacji.
4. Przekazać materiały spoza bazy. Dokumentację i pliki przechowywane osobno trzeba uwzględnić w przekazaniu niezależnie od kopii firmowej.

Przykładowo nowe biuro może rozpocząć wprowadzanie październikowych danych, podczas gdy poprzednie kończy jeszcze wrzesień na własnej kopii. Jeżeli następnie nowe biuro odtworzy kolejną kopię na tej samej bazie, może stracić swoje wpisy. Dlatego przed rozpoczęciem pracy trzeba uzgodnić, która baza będzie podstawą dalszej obsługi i jak zakończy się okres przejściowy. Kopie baz oraz przekazywane pliki mogą zawierać dane wrażliwe – nie należy ich publikować ani przesyłać bez zabezpieczenia.

Perspektywa ELTE-S

Przy przekazaniu kadr i płac rekomendujemy rozpisanie odpowiedzialności według konkretnych czynności, nie tylko według miesiąca obsługi. Szczególnie ważne są wrześniowe wynagrodzenia wypłacane w październiku. Trzeba ustalić, kto zajmuje się deklaracjami, przelewami, korektami i rozliczeniami rocznymi, aby żadnej czynności nie pominąć ani nie wykonać jej dwukrotnie.

Na zakończenie warto zapisać, jaką bazę przekazano, z jakiego dnia pochodziła i na jakim etapie były rozliczenia. Takie potwierdzenie porządkuje punkt przejęcia obsługi: obie strony mają wspólne odniesienie przy wyjaśnianiu późniejszych różnic lub ustalaniu, które zadania pozostały jeszcze do wykonania.

Jeśli planujesz zmianę biura, możemy pomóc uporządkować przekazanie danych i zasady pracy w okresie przejściowym. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Przy wprowadzaniu zaległych faktur do rejestru VAT w Comarch ERP Optima może pojawić się komunikat, że dokument dotyczy zatwierdzonej deklaracji, a administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian. Taka sytuacja utrudnia uzupełnienie dokumentów za wcześniejszy okres.

Najpierw rozdzielamy dwie sprawy: techniczną blokadę pracy z dokumentami oraz ocenę, czy uzupełnienie faktur wymaga korekty rozliczenia. Opisany komunikat kieruje nas do ustawień operatora.

Co oznacza blokada po zatwierdzeniu VAT-7?

W tym przypadku sprawdzamy prawo operatora do zmiany dokumentów po zatwierdzeniu deklaracji VAT-7 lub pliku JPK_V7. Ustawienie „Nie pozwalaj” blokuje takie zmiany. Wskazanym działaniem jest przełączenie go na „Ostrzegaj”.

Istotne jest to, na którym operatorze pracuje osoba wprowadzająca faktury. Zmianę wykonujemy dla tego operatora, a nie dla dowolnego użytkownika widocznego na liście. Wybranie innej osoby nie zmieni ustawienia konta, na którym pojawia się komunikat.

To rozwiązanie dotyczy dostępu do zmian w dokumentach. Nie jest odpowiedzią na pytanie o obowiązek ani sposób korygowania wysłanego rozliczenia. Nie należy więc traktować zmiany uprawnienia jako rozstrzygnięcia kwestii księgowych lub podatkowych.

Gdzie zmienić ustawienie operatora?

W konfiguracji programu przechodzimy do Użytkowe > Operatorzy i wybieramy operatora, na którym pracujemy podczas wprowadzania faktur. Jeśli nie mamy dostępu do tej konfiguracji, prosimy o wykonanie zmiany osobę, która może ją obsłużyć.

<screen>

Następnie otwieramy zakładkę Parametry i podzakładkę Księgowość. Odszukujemy parametr „Prawo do zmiany dokumentów po zatwierdzeniu deklaracji VAT-7/pliku JPK_V7” i zmieniamy jego wartość z „Nie pozwalaj” na „Ostrzegaj”.

<screen>

Po tej zmianie wracamy do wprowadzania dokumentów i sprawdzamy działanie programu. Wybrana wartość oznacza ostrzeganie zamiast blokowania, dlatego sam komunikat ostrzegawczy nie powinien być utożsamiany z dotychczasowym zakazem wykonania operacji.

Przykładowo osoba prowadząca księgowość chce uzupełnić sierpniowy rejestr, ale pracuje na operatorze z ustawieniem „Nie pozwalaj”. Najpierw sprawdzamy jej operatora i zmieniamy wskazany parametr. Dopiero potem wracamy do pracy z fakturami. Nie zmieniamy ustawień pozostałych operatorów tylko dlatego, że znajdują się na tej samej liście.

Perspektywa ELTE-S

Przed zmianą warto ustalić, czy ma ona obowiązywać także w dalszej pracy tej osoby. Parametr jest prawem operatora, a nie jednorazową zgodą na dodanie konkretnej faktury. Dlatego zakres zmiany dobrze uzgodnić z osobą odpowiedzialną za organizację pracy w księgowości.

Warto też ustalić, jak użytkownik ma postępować po otrzymaniu ostrzeżenia. Zastąpienie blokady ostrzeganiem pozostawia sygnał, że dokument dotyczy zatwierdzonego rozliczenia – nie należy traktować go jako nieistotnego komunikatu.

Jeśli blokada utrudnia uzupełnienie rejestru VAT, możemy pomóc sprawdzić ustawienia właściwego operatora. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Przy równoważnym czasie pracy nie wystarczy wpisać do grafiku dłuższych zmian. W Comarch ERP Optima potrzebujemy odpowiednio ustawionego kalendarza, rozpisanego harmonogramu oraz przypisania go do pracownika.

Najważniejsze jest rozróżnienie standardowej normy dobowej od zaplanowanej długości zmiany. To odrębne elementy konfiguracji, które mają znaczenie przy rozliczaniu nadgodzin. Poniżej pokazujemy kolejność ustawień dla jednomiesięcznego okresu rozliczeniowego.

Norma dobowa a przedłużona zmiana w grafiku

W ustawieniach kalendarza pozostawiamy standardowe normy: 8 godzin na dobę i 40 godzin średniotygodniowo. Odznaczamy „Norma zgodna z planem pracy”. Nie podnosimy normy dobowej do 12 godzin tylko dlatego, że takie zmiany występują w harmonogramie.

<screen>

Zaznaczamy „Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy)” oraz „Z uwzględnieniem standardowych świąt”. Przy takim ustawieniu zaplanowana zmiana 12-godzinna nie będzie sama w sobie traktowana jako nadgodziny. Nie oznacza to jednak, że można pominąć kontrolę całego grafiku i faktycznie przepracowanych godzin.

<screen>

W miesięcznym okresie rozliczeniowym dłuższe zmiany równoważymy krótszymi dniami pracy albo dniami wolnymi w obrębie tego miesiąca. Sprawdzamy sumę zaplanowanych godzin względem wymiaru danego pracownika za cały okres. Sama poprawna długość pojedynczej zmiany nie potwierdza jeszcze poprawności miesięcznego harmonogramu.

Przykładowo osoba prowadząca kadry planuje pracownikowi kilka zmian 12-godzinnych. Nie zmienia z tego powodu standardowej normy dobowej. Rozpisuje pozostałe dni tak, aby łączna liczba godzin odpowiadała wymiarowi pracownika, a następnie sprawdza komunikaty weryfikacji czasu pracy. To przykład sposobu przygotowania grafiku, a nie gotowy rozkład dla każdego pracownika.

Konfiguracja kalendarza i przypisanie go pracownikowi

Pracę dzielimy na ustawienia kalendarza, przygotowanie serii tygodniowych i ułożenie harmonogramu. Dopiero po tych czynnościach przechodzimy do przypisania kalendarza konkretnej osobie.

1. Dodajemy osobny kalendarz. Wchodzimy w Konfiguracja → Firma → Płace → Kalendarze i tworzymy kalendarz, np. „Równoważny”. Ustawiamy w nim normy i sposób uwzględniania przedłużonych zmian opisane wyżej.

   <screen>

2. Włączamy ustawienia rozliczania. Zaznaczamy „Rozliczaj nadgodziny”, „Licz standardowe wynagrodzenie powyżej/poniżej normy” oraz „Licz standardowe dopłaty do nadgodzin”. Nie poprzestajemy więc na samym wpisaniu godzin pracy do kalendarza.

   <screen>

3. Ustawiamy okres jednomiesięczny. Zaznaczamy również „Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe”. Rozdziela to rozliczenie nadgodzin dobowych co miesiąc i średniotygodniowych na koniec okresu. W opisywanym przypadku koniec okresu przypada po miesiącu. Rozliczanie okresów dłuższych niż miesiąc jest dostępne w module Płace i Kadry Plus – to ograniczenie ma znaczenie przy ewentualnej późniejszej zmianie okresu.

   <screen>

4. Ustalamy serie tygodniowe i tworzymy grafik. Serie są podstawą przygotowania kalendarza. Wpisujemy godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz dni wolne. Następnie porównujemy łączną liczbę godzin z wymiarem pracownika za miesiąc, uwzględniając równoważenie dłuższych zmian.

   <screen>

5. Sprawdzamy komunikaty programu. Pozostawiamy włączoną automatyczną weryfikację reguł czasu pracy i analizujemy jej komunikaty. Nie traktujemy samej zgodności miesięcznej sumy godzin jako powodu do pominięcia tej kontroli.

   <screen>

6. Zapisujemy i przypisujemy kalendarz. Po zapisaniu wybieramy go pracownikowi na zakładce Etat → Kalendarz. Indywidualne zmiany harmonogramu nanosimy w jego Planie pracy, natomiast faktycznie przepracowane godziny wpisujemy w kalendarzu Nie/obecności. Dzięki temu oddzielamy to, co zaplanowane, od rzeczywistego wykonania pracy.

   <screen>

Po przejściu tych kroków mamy przygotowany zarówno sposób rozliczania, jak i harmonogram. Jeżeli później pojawią się rozbieżności, warto porównywać plan z rzeczywistymi godzinami, zamiast od razu zmieniać standardowe normy kalendarza.

Perspektywa ELTE-S

Przed zmianą już używanego kalendarza warto ustalić, których pracowników dotyczy i czy wszyscy mają pracować według takiego samego układu. Przygotowanie osobnego kalendarza pozwala oddzielić nowe ustawienia od dotychczasowej organizacji pracy i ograniczyć ryzyko pomylenia harmonogramów.

Rekomendujemy też ustalić, kto odpowiada za przygotowanie serii i grafiku, a kto za uzupełnianie rzeczywistej obecności. Taki podział ułatwia późniejsze wyjaśnienie, czy różnica wynika ze zmiany planu, czy z innego przebiegu pracy w danym dniu.

Jeśli potrzebujesz wsparcia przy ustawieniu kalendarza i sprawdzeniu miesięcznego grafiku w Optimie, możemy przejść przez te elementy na przykładzie Twojego pracownika. Porozmawiajmy o usprawnieniach.