Czy do kontroli faktur zaliczkowych w Optimie potrzebny jest Excel?
Faktura zaliczkowa trafia do księgowości, a po pewnym czasie pojawia się faktura końcowa. Przy większej liczbie takich transakcji trudno pamiętać, które zaliczki zostały już rozliczone i z jakimi dokumentami należy je zestawić. Dlatego firmy i biura rachunkowe często prowadzą dodatkowy arkusz. To, czy jest potrzebny, zależy jednak od sposobu pracy w Optimie.
Kontrola zaliczek w Handlu a praca w rejestrach VAT
W module Handel Optima ma wbudowane powiązania między zaliczkami a fakturami końcowymi, zarówno sprzedażowymi, jak i zakupowymi. Przy poprawnym procesie wystawiania i obsługi dokumentów można więc kontrolować wiele informacji bez tworzenia równoległego zestawienia w Excelu. Warunkiem jest korzystanie z tych powiązań w ramach prowadzonego obiegu dokumentów.
Inaczej wygląda praca bezpośrednio w rejestrach VAT. Nie ma tam mechanizmu kontrolującego powiązania między fakturami zaliczkowymi a końcowymi. Sama obecność obu dokumentów w rejestrze nie zastępuje więc sprawdzenia, czy dotyczą tej samej transakcji i czy zaliczka została uwzględniona przy rozliczeniu.
Kiedy warto prowadzić dodatkowy arkusz Excel?
W takim przypadku arkusz Excel może okazać się niezbędnym narzędziem pomocniczym. Warto zestawić w nim kontrahenta, numery faktur zaliczkowych i odpowiadającej im faktury końcowej oraz informację o stanie rozliczenia. Dzięki temu osoba prowadząca księgowość ma jeden punkt odniesienia zamiast każdorazowo odtwarzać powiązania na podstawie dokumentów.
Przykładowo, jeśli do biura rachunkowego trafiają dwie faktury zaliczkowe, a później faktura końcowa dotycząca tej samej transakcji, zestawienie pomocnicze pozwala zebrać te dokumenty razem. Przy pracy wyłącznie w rejestrach VAT nie należy zakładać, że program sam skontroluje ich powiązanie tak jak w module Handel.
Perspektywa ELTE-S
Najpierw ustalamy, gdzie faktycznie odbywa się obsługa zaliczek. Możliwości modułu Handel nie powinny być utożsamiane z możliwościami samych rejestrów VAT. W przeciwnym razie łatwo uznać, że program kontroluje relację między dokumentami, choć w danym modelu pracy trzeba zadbać o nią osobno.
Jeżeli potrzebne jest zestawienie pomocnicze, warto ustalić, kto je aktualizuje i kiedy sprawdza komplet dokumentów. Arkusz, który nie jest uzupełniany na bieżąco, może dawać mylne poczucie kontroli. Z kolei przy pracy w Handlu warto najpierw wykorzystać dostępne powiązania, zanim zacznie się przepisywać te same dane do osobnej tabeli.
Jeśli kontrola zaliczek wymaga u Was przeszukiwania rejestrów i ręcznego łączenia dokumentów, warto uporządkować proces odpowiednio do używanych modułów Optimy. Porozmawiajmy o usprawnieniach.
⚠️Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W indywidualnych sytuacjach warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym.