BaseLinker do Optima #

Konfiguracje ustawia się w panelu: Dodawanie zamówień/faktur.

Zamówienia domyślnie dodają się jako dokumenty RO. Przy pobraniu dokumentu zakłada się nowy kontrahent w ERP Optima dla klientów typu “Podmiot gospodarczy” (jeśli już istnieje to odnajdywany jest kontrahent po numerze NIP lub adresie email). Dla klientów typu “Osoba fizyczna” opcjonalnie może się zakładać nowa karta kontrahenta. Nowy kontrahent ma zaznaczony parametr “Zgoda na automatyczną wysyłkę faktur drogą elektroniczną”.

Na dokumencie RO (rezerwacja) w pole Nr zamówienia dodawany jest nr zamówienia z BaseLinkera.

Na dokumencie RO (rezerwacja) w pole Nr zamówienia dodawany jest nr zamówienia z BaseLinkera.

1. Status zamówień do pobrania BaseLinkera – lista statusów, które zostały zdefiniowane Baselinker -> Zamówienia -> Statusy Zamówień. Należy ustawić odpowiedni status odpowiedzialny za ściągnięcie zamówień z Baselinker do Optima. Ważne pobierają się tylko zamówienia potwierdzone
2. Status zamówień po pobraniu z BaseLinkera status na jaki ma zmienić się zamówienie w Baselinker, które zostało pobrane do ERP Optima.
3. Zmiana statusu – jeśli parametr nie jest zaznaczony, to po pobraniu do ERP Optima zamówienia w BaseLinker nie zmieni się jego status. Jeśli zaznaczony to status zmieni się na wskazany w polu “Status zamówień po pobraniu z BaseLinkera”.
4. Dodatkowe statusy do pobierania zamówień – uaktywnia zakładkę Statusy zamówień, na której można zmapować kilka statusów Baselinker według których zamówienia będą ściągane do Optima. Funkcja “Status zamówień do pobrania BaseLinker” oraz “Zmiana statusu” nie są wtedy aktywne.
5. Status zamówień do pobrania z BaseLinkera FS MARŻA – zamówienia z tym statusem zostaną dodane jako FS Marża. Ważne musi być zaznaczony parametr “Stwórz dok. końcowy zamiast RO” aby powstała FS Marża. ERP optima nie zezwala na przekształcenie RO do FS Marża.
6. Optima wartość atrybutu BaseLinkera zam. pobrane – Należy wybrać wartość atrybutu jaki przyjmie zamówienie w ERP Optima po pobraniu z Baselinker.

Kod atrybutu jest definiowany w zakładce Ogólne. “Atrybut status dokumentu”

7. Stwórz dok. końcowy zamiast RO – importuje zamówienia jako Faktury Sprzedaży bezpośrednio do ERP Optima. Domyślnie odznaczenie tej opcji powoduje przenoszenie zamówień jako Rezerwacje Odbiorcy.
8. Narzuć stawki Vat z BaseLinkera – stawki Vat z Baselinker, jakie występują na zamówieniu zostają narzucone przy generowaniu dokumentu w ERP Optima, mimo zdefiniowanych innych stawek Vat w Optima na poszczególne towary.
9. Dodaj nr RO do pole dodatkowe1 – dodaje numer Rezerwacji Odbiorcy RO wygenerowany automatycznie w Optima do Pole dodatkowe 1 w Baselinker, jako dodatkowa informacja o zamówieniu.
10. Kontrola duplikatów – kontroluje, czy dokument zostały już pobrane do systemu ERP Optima i nie pozwala dodać go jeszcze raz dla RO/FS/PA. Jest wyszukiwany dokument z Nr zamówienia równym pobieranemu numerowi zamówienia z BaseLinker. Pod uwagę nie są brane dokumenty anulowane w ERP Optima.
11. Dodaj nr RO do pola dodatkowego – dodaje numer RO do wskazanego pola dodatkowego. Ważne, aby pole dodatkowe w Baselinker, było typu text.
12. Dodaj brakujące towary do optima – dodaje towary które nie zostały zdefiniowane w ERP Optima, a znajdują się na danym zamówieniu.
13. Stwórz WZ do dokumentu – zaznaczenie parametru powoduje, że dokument RO/FS jest dodawany zatwierdzony i tworzy się do niego dokument WZ w buforze.
14. Brakujące towary jako usługa – dodatkowa opcja do dodaj brakujące towary do optima. Dodaje wszystkie brakujące towary jako usługa do systemu optima.
15. Dodaj WZ PDF do pola faktura BaseLinkera – przy aktywnej funkcji “stwórz WZ do dokumentu” po wygenerowaniu dokumentu WZ do RO, WZ w pdf zostanie przesłane do pal Faktura w Baselinker. Domyślna faktura w Baselinker musi być wcześniej utworzona.
16. Nie dodawaj adresu dostawy do odbiorcy – zaznaczenie powoduje brak adresu dostawy w dodatkowym polu Odbiorca na dokumencie w Optima.
17. Dokument RO/końcowy w buforze – dodaje dokument RO /FS do EPR Optima w buforze.
18. Nazwa pozycji RO = nazwa pozycji w BaseLinker – przy aktywnej funkcji “Dodaj produkty jako usługę” nazwa usługi jest nadpisywana jako nazwa produktu z zamówienia.
19. Wyślij RO pdf do pola FV BaseLinker – przy generowaniu dokumentu RO, dokument w formie pdf zostanie przesłany do pola Faktura w BaseLinker. Domyślna faktura w Baselinker musi być wcześniej utworzona.
20. Dodawaj produkty jako usługe, kod usługi – funkcja dodaje wszystkie produkty z zamówienia jako usługę wskazaną w konfiguracji.
21. Numer obcy zamówienia to numer zewnętrzny sklepu – dodaje numer do zamówienia RO (pole numer zamówienia) z zewnętrznego sklepu, jaki jest przypisany do danego zamówienia w Baselinker, w sytuacji gdy zamówienia pochodzą z zewnętrznego sklepu internetowego.
22. Numer obcy zamówienia to numer z pola dodatkowego – dodaje numer do zamówienia RO (pole numer zamówienia) z wskazanego pola dodatkowego w konfiguracji.
23. Dodaj tylko login użytkownika do opisu – dodaje login użytkownika do opisu na dokumencie handlowym w Optima. Opcja powiązana z “Dodaj tylko id zamówienia do opisu” oraz kartą
24. Dodaj tylko id zamówienia do opisu – dodaje id zamówienia do opisu na dokumencie handlowym w Optima. Opcja powiązana z “Dodaj tylko id zamówienia do opisu” oraz kartą
25. Dodaj WZ PDF do pola faktura BaseLinker – dodaje dokument WZ pdf, stworzony przy aktywnej funkcji “Stwórz WZ do dokumentu” do standardowego pola w BaseLinker gdzie jest wgrywany dokument sprzedaży. Po utworzeniu prawidłowego dokumentu sprzedaży w wskazanym polu nadpisuje się już prawidłowy dokument.

Sposoby wyszukiwania towarów #

1. Szukanie tylko SKU = KOD – zaznaczenie parametru powoduje odnajdywanie w ERP Optima towaru tylko gdy kod towaru jest równy SKU z BaseLinker.
2. Szukanie tylko SKU = EAN – zaznaczenie parametru powoduje odnajdywanie w ERP Optima towaru tylko gdy kod EAN towaru jest równy SKU z BaseLinker.
3. Szukanie dodatkowo po tabeli EAN – szukanie towaru dodatkowo po kodach EAN przypisanych do pozycji danego produktu w tabeli Jednostki, EAN, Vat -> Kody EAN na karcie towarowej Optima.
4. Szukanie dodatkowo po atrybucie 1 – powoduje wyszukanie towary po EAN i SKU a jak nie znajdzie to program dodatkowo wyszukuje towar po wartości atrybutu wskazanego w konfiguracji.
5. Szukanie dodatkowo po atrybucie 2 – powoduje wyszukanie towary po EAN i SKU a jak nie znajdzie to program dodatkowo wyszukuje towar po wartości atrybutu wskazanego w konfiguracji.

Daty na dokumencie #

1. Stwórz dokument RO/WZ/PWP z bieżącą datą – parametr konieczny do zaznaczenia, gdy ponowne dodanie dokumentu, a dostawa z późniejszą datą. Przy wyłącznej kontroli ilości umożliwia ponowne dodanie dokumentu.
   Opcja powiązana z “Data wystawienia = data potwierdzenia”, “Data wystawienia = data statusu”, “Data                     sprzedaży = data wpłynięcia”, „Data sprzedaży = data statusu” które zmieniają poszczególne pola dat na            określone daty zdefiniowane w BaseLinker:

• Data wystawienia = data potwierdzenia – Data wystawienia dokumentu w Optima RO i FS jest równa dacie potwierdzenia zamówienia w Baselinker.
• Data wystawienia = data w statusie – Data wystawienia dokumentu w Optima RO i FS jest równa dacie ostatniego zmienionego statusu w Baselinker.
• Dodatkowo data wystawienia = data płatności – Data wystawienia dokumentu w Optima RO i FS jest równa dacie płatności na zamówieniu Baselinker, tylko w przypadku, gdy występuje taka data w historii płatności Baselinker.
• Data sprzedaży = data złożenia – Data sprzedaży na dokumencie FS jest równa dacie złożenia zamówienia w BaseLinker.
• Data sprzedaży = data w statusie – Data sprzedaży na dokumencie FS jest równa dacie ostatniego zmienionego statusu w Baselinker.
• Dodaj własną datę na dokumenty – wszystkie daty są równe wskazanej dacie

1. Indywidualny termin rezerwacji zamówienia – pozwala ustalić ilość dni rezerwacji zamówienia liczonej od daty wystawienia dokumentu w RO.

Kontrola stanów #

1. Kontrola stanów mag pod RO – zaznaczenie parametru uruchamia kontrolę stanów w ERP Optima. Jeśli na zamówieniu jest ilość większa niż dostępna w ERP Optima. Zamówienie zostanie przeniesione do statusu wskazanego w polu “Status zam. z brakami na RO”.
2. Dodaj ilość braków do atrybutów pozycji zamówienia- dodaje ilość braków do określonej pozycji zamówienia w Baselinker. Komunikat pojawia się na określonej pozycji w polu atrybuty.
3. Nie kontroluj towarów złożonych – przy kontroli nie jest brane pod uwagę pokrycie na Towary Złożone. Przy odznaczonym parametrze zaleca się zaznaczenie parametru Utwórz PWP na TZ
4. Stwórz MM na braki między magazynami – funkcja pozwala na przesunięcia wewnątrz magazynowe MM w przypadku powstania braku produktu przy tworzeniu RO w Optima (zamówienie z Baselinker). W zakładce Magazyny, trzeba mieć zmapowane magazyny które mają być sprawdzane pod względem dostępnej ilości dla MM. Przesunięcie MM następuje zawsze do magazynu, wskazanego w konfiguracji dla dokumentów.
5. Dodaj braki towarów złożonych do PWP – w przypadku aktywnej funkcji “kontrola stanów mag pod RO” produkty złożone są dodawane automatycznie na dokument PWP w przypadku braku takiego produktu na magazynie Optima. Ilość jest zgodna z różnicą między stanem magazynowym a ilością na zamówieniu.
6. Dodatkowa kontrola składników TZ – w przypadku występowania produktów złożonych TZ na pozycji zamówienia, występuje dodatkowa kontrola ilości produktów na magazynie wchodzących w skład receptury produktu TZ. Funkcja w połączeniu z konfiguracja firma2 => “Kontrola braków między firmami” ->Wystaw WZ firma1 /PZ firma2, pozwala na stworzenie PZ/WZ między firmami na występujące braki składników TZ w firma1, wyprodukowanie TZ poprzez stworzenie PWP i standardowe dodanie zamówienia do optima.

PWP na TZ #

1. Utwórz PWP na TZ – zaznaczenie parametru powoduje, że na TZ (towary złożone) będące na zamówienia utworzy się dokument PWP i RWS, tak żeby towar pojawił się na stanie i żeby można była go wydać dokumentem magazynowym WZ
2. Dodaj PWP tylko na braki towarów – zaznaczony parametr powoduje, że PWP będzie generowane tylko na ilości i towary, których brakuje na magazynie. Jeśli na wszystkie TZ jest pokrycie PWP i RWS w ogóle nie powstanie
3. Tylko TZ z atrybutem – zaznaczenie parametru powoduje, że PWP i RWS będzie tworzone na TZ (towary złożone) mające dodany wybrany atrybutu. Przekładowe wykorzystanie: firma produkuje linijki (TZ) i ołówki (TZ). Nie chce, aby na linijkę i ołówek tworzyło się PWP i RWS, gdyż te dokumenty są robione codziennie jako raport wykonania produkcji w hurtowych ilościach. Natomiast klient sprzedaje zestaw ołówek z linijką (TZ), chciałby, aby na ten towar robił się dokument PWP. Należy na towarze ołówek z linijką dodać atrybut, który wskazano w konfiguracji.

Błąd pobrania z BaseLinker faktury dla zamówienia nr id Błędne zamówienia

1. Przenoś błędne zamówienia do statusu w BaseLinker (nie dodawaj dok do optimy z błędem) -zaznaczenie parametru powoduje, że podczas pojawienia się błędu dokument nie doda się do ERP Optimy i zostanie przeniesiony do odpowiedniego statusu. Standardowo doda się z błędem w opisie lub jeśli błąd spowodował blokadę wystawienia dokumentu w ERP Optima to w BaseLinker w opisie pojawi się błąd.
2. Status zam. z błędem RO – Status, do którego zostanie przeniesiony dokument, gdy pojawi się błąd tworzenia RO w Optimie
3. Status zam. z błędem FS – Status, do którego zostanie przeniesiony dokument, gdy pojawi się błąd tworzenia FS / PA w Optimie.

Dodawanie WZ #

1. Generuj WZ ze względu na status- po ustawieniu odpowiedniego statusu na zamówieniu Baselinker można wygenerować dodatkowo dokument WZ do RO w ERP Optima.
2. Dokument WZ w buforze – pozostawia wygenerowany dokument WZ w buforze do edycji, domyślnie dokument jest zatwierdzony.
3. Status zamówień z BaseLinker generuj WZ – ustawia status na podstawie którego można wygenerować dokument WZ do zamówienia.
4. Status zamówień w BaseLinker po wygenerowaniu WZ – ustawia status jaki ma być w zamówieniu Baselinker po wygenerowaniu dokumentu WZ.
5. Kontrola stanów magazynowych dla WZ- dodatkowa kontrola stanów magazynowych przy wystawianiu dokumentów WZ, pozwala na zmianę statusu w BaseLinker danego zamówienia, jeżeli występują braki jakiegokolwiek produktu na dokumencie WZ. Można ustawić również, aby dokument powstał w Optima mimo braków w zamówieniu oraz wyłączyć ewentualną kontrolę towarów złożonych.
6. Kontrola stanów bez rezerwacji RO – przy kontroli stanów przy tworzeniu dokumentu WZ, stany zajęte przez rezerwacje nie są ujęte w kontroli.

Dodawanie faktur #

1. Dokumenty w buforze – dodaje dokument Faktura Sprzedaży FS do spisu FS jako dokument w buforze, czyli dokument niezapisany, do edycji w Optima.
2. Paragon dla osoby fizycznej – zaznaczenie parametru powoduje wystawienie dokumentu Paragonu zamiast standardowo faktury sprzedaży dla osoby fizycznej.
3. Przenieś opis z zamówienia na fakturę– przenosi opis z powstałego zamówienia RO w Optimie to Opisu w nowopowstałym dokumencie FS/PA.
4. Nie wysyłaj PDF FS do BaseLinker – zaznaczenie parametru wyłącza wysyłanie dokumentów PDF do BaseLinkera.
5. Usuwaj pliki PDF po przeniesieniu – zaznaczenie parametru powoduje usuwanie plików PDF po ich wysłaniu do BaseLinker. Pliki tworzą się w ścieżce “Ścieżka do folderu z fakturami z Optimy”, Usuwane są paragony PA, faktury FS, korekty KOR.
6. Dodaj FS z data zamówienia – zaznaczenie parametru zmienia datę dokumentu na datę zamówienia.
7. Nie generuj dokumentu WZ– w trakcie tworzenia faktury i jej zatwierdzenia nie jest tworzony dokument wz zmniejszający ilość danego produktu na magazynie Optima.
8. Realizacja FS z FPF – w przypadku wystawienia faktury proforma FPF do rezerwacji odbiorcy RO, realizowana jest faktura od dokumentu FPF. Dodatkowo wystawione wcześniej faktury zaliczkowe zostaną odpowiednio skompensowane w ostatecznej fakturze sprzedaży FS.
9. WZ stworzone do RO zewnętrznie – jeżeli WZ do RO tworzy się przez zewnętrzny program (typu WMS) to potem żeby poprawnie wygenerować FS/PA do takich dokumentów to trzeba zaznaczyć ten parametr.
10. Narzuć wartości z RO gdy waluta nie jest PLN – w przypadku zamówienia w Baselinker w obcej walucie można narzucić wartości danych pozycji na Fakturze lub Paragonie bezpośrednio z dokumentu RO.
11. Dodaj imię i nazwisko do nazwy pliku pdf – zamiast domyślnej nazwy pliku jako numeru zamówienia Baselinker, tworzona jest nazwa pliku składająca się z imienia i nazwiska kontrahenta, jeżeli brak inicjałów to jest dodawana nazwa firmy. Opcja dotyczy generowania dokumentów WZ oraz FS/PA.
12. Realizacja częściowa RO na bazie zam. z BaseLinker – zaznaczenie parametru umożliwia częściowe przekształcenie dokumentu RO do FS na towary dostępne w ERP Optima
13. Dokument FS/PA z pola dodatkowego 1 – funkcja pozwala na generowanie dokumentów powiązanych z numeru dokumentu wskazanego w polu dodatkowym.
14. Dodaj WZ z FS/PA do pole dodatkowe BaseLinker – podczas wystawiania dokumentów końcowych, można wygenerować i przesłać powstały dokument WZ do wskazanego pola dodatkowego w Baselinker. Tworzone FS/PA nie mogą mieć aktywnej opcji “Dokumenty w buforze”, ponieważ w chwili tworzenia dokumentu FS/PA musi wygenerować się automatycznie dokument WZ. Pole dodatkowe w Baselinker musi być typu file.
15. Dodaj wydruk FS do pola dodatkowego – dodatkowo dodaje wydruk powstałego dokumentu sprzedaży do wskazanego pola dodatkowego w konfiguracji, ważne aby pole dodatkowe było typu file.
16. Status zamówień z BaseLinker do pobrania – status zamówienia z BaseLinker, który decyduje o wygenerowaniu dokumentu FS /PA do RO
17. Status zamówień w BaseLinker po dodaniu faktury – status zamówienia w BaseLinker który zostanie nadany po wygenerowaniu FS w ERP Optima
18. Ścieżka do folderu z fakturami z Optima: – ścieżka, w której będą tworzone pliki PDF z FA lub PA
19. Generuj faktury zaliczkowe –funkcja pozwala na generowanie faktur zaliczkowych ze wskazanego statusu Baselinker.
    
20. Wysyłanie wydruku FS/PA– opcja pozwala wysłać ponowne wydruki do wcześniej pobranych dokumentów w Optima na podstawie zdefiniowanego statusu w Baselinker.

Fiskalizacja dokumentów #

1. Fiskalizuj dokumenty FS/PA – zaznaczenie parametru powoduje generowanie wydruku fiskalnego na drukarce fiskalnej dla FA i PA.
2. Nie fiskalizuj, gdy kontrahent ma NIP – zaznaczenie parametru powoduj, że na dokumenty wystawione na kontrahenta z NIP nie będzie odbywał się wydruk na drukarce fiskalnej
3. Fiskalizuj tylko dokumenty PA – fiskalizuje tylko paragony wystawione na osoby fizyczne.
4. Fiskalizuj tylko na symbol z mapowania FS/PA – fiskalizuje tylko te dokumenty których symbol jest wskazany w mapowaniu Konfiguracja -> Symbol-Seria – > Symbol Fs/Pa ze względu na pole dodatkowe.
5. Nie fiskalizuj faktur – funkcja nie fiskalizuje faktur FS.

Anulowanie/usuwanie zamówień Optima #

1. Anulowanie/usuwanie zamówień Optima na podstawie statusu BaseLinker – aktywuje funkcje usuwania dokumentów nie zatwierdzonych (będących w buforze) w Optima na podstawie statusu zamówienia w Baselinker lub anulowanie już zatwierdzonych dokumentów w Optima.
2. Zatwierdź dokumenty w buforze do anulowania – opcja pozwala wcześniej zatwierdzić dokumenty w buforze a następnie je anulować w systemie Optima.
3. Status zamówienia do usunięcia – tu możemy ustawić odpowiedni status zamówienia w Baselinker na podstawie którego możemy usunąć lub anulować dokumenty w Optima.
4. Status po usunięciu zamówienia – tu możemy ustawić odpowiedni status zamówienia w Baselinker jaki pojawi się w Baselinker na konkretnym zamówieniu po wykonanej operacji anulowania lub usuwania zamówienia w Optima.

Korekty do dokumentu #

1. Utwórz na podstawie statusu zamówienia – Funkcjonalność pozwala na stworzenie dokumentu korekty do wcześniej wystawianego dokumentu faktury sprzedaży FS lub paragonu PA. Ustawimy status, na podstawie którego korekta ma zostać zaciągnięta do systemu Optima. Następnie możemy ustawić z jakich pozycji mają być pobrane wartości do korekty oraz czy korekta dotyczy ilości produktów. Dokumenty korekt zostają utworzone również przy aktywnej funkcji “Stwórz dok. Końcowy zamiast RO”.
2. Utwórz na podstawie statusu bez kosztu wysyłki – dodatkowy status dla stworzenia korekt do dokumentów FS lub PA bez kosztów wysyłki.
3. Dokument w buforze – określa czy dokument po wprowadzeniu do Optima ma znajdować się w buforze do edycji, bądź zostać od razu zatwierdzony.
4. Zmień status po utworzeniu dokumentu – zmienia status dokumentu korekty w Baselinker po prawidłowym wprowadzeniu do optima.
5. Dodaj korektę jako załącznik do pola Baselinker– dodaje wygenerowaną korektę w pdf do wskazanego pola dodatkowego w Baselinker. WAŻNE – pole dodatkowe musi być typu file.
6. Dodaj datę korekty z pola dodatkowego Baselinker – dodaje datę wystawienia korekty jaka została zdefiniowana przez użytkownika z wskazanego pola dodatkowego Baselinker. Ważne, żeby utworzone pole dodatkowe było typu date.
7. Dodaj wartość brutto korekty do pola dodatkowego – dodaje wartość brutto dokumentu korekty do wskazanego pola dodatkowego w Baselinker. Typ pola w Baselinker musi być text.
8. Dodaj wartość netto korekty do pola dodatkowego – dodaje wartość netto dokumentu korekty do wskazanego pola dodatkowego w Baselinker. Typ pola musi być text.
9. Szukanie towarów po nr. Katalogowym – wyszukanie produktów do korekty następuje po nr katalogowym jaki jest przypisany do produktów w Optima. SKU Baselinker = numer katalogowy Optima.

Wymiana towaru #

1. Utwórz RW/PW według statusu – Funkcja obsługuje wymianę towarów. Np. Wymiana koszulki na inny rozmiar. Na podstawie zamówienia w Baselinker w wskazanym statusie w optimie tworzy się odpowiednio:
   1. dokument rozchodu RW (towar na który klient wymienia) z magazynu
   2. dokument przyjęcia PW (towar, który klient zwraca) na magazyn.

Kod produktów zwracanych musi znajdować się odpowiedni w atrybucie na pozycji danego produktu lub w pole dodatkowe 2 zamówienia wypisane w kolejności. Kod towaru na który klient wymienia w BaseLinkera musi być w polu SKU. Po zrealizowaniu poprawnie wymiany