Po każdej modyfikacji należy kliknąć na przycisk ZAPISZ w celu zapisania zmian albo ANULUJ w celu niezapisania zmian i wyjścia z Konfiguracji.

Dokumenty BaseLinker -> Optima

1. Dodatkowa obsługa stawek Vat – opcja pozwala zdefiniować dodatkowe stawki Vat w zależności od kraju pochodzenia zamówienia.
2. Stawki Vat – obecnie zdefiniowane są dwa kraje DE- Niemcy, At- Austria, gdzie można przypisać aktualną stawkę vat. Parametr powinien zostać zastąpiony przez procedurę OSS.
3. Zamówienie przekształcić do typu pole dodatkowe 2(FA, PA, WZ) – zaznaczenie parametru powoduje przekształcenie dokumentu wysłanego z ERP optima, do konkretnego typu na bazie atrybutu w ERP Optima. Przekształcenie następuje podczas zmiany statusu w BaseLinkerze na status z zakładki BaseLinker -> Dodawanie faktur -> Status zamówień z BaseLinker do pobrania:
4. Kontrahent bez NIP, dodaj w pole ulica dodatkowo firmę – w przypadku firmy, w której brakuje numeru NIP można dodać dodatkowo nazwę firmy w pole Ulica na dokumencie handlowym w Optima.
5. Kontrahent w pole Kraj kod ISO Kraju – dodaje krótki kod ISO danego kraju do pola Kraj na dokumencie handlowym w Optima.
6. Faktura VAT 0 % dodaj odwrotne obciążenie do opisu – w przypadku, gdy jeden z produktów w zamówieniu z BaseLinker ma 0 % stawki vat (np. sprzedaż stali) dodaje dodatkową informację ‘odwrotne obciążenie’ do pola opis/atrybuty w dokumencie handlowym w BaseLinker .
7. Kontrahent bez nip, nie dodawaj nazwy firmy – opcja pozwala nie dodawać nazwy firmy w przypadku, gdy kontrahent nie podał numeru NIP.
8. Dodaj Id płatności do faktury sprzedaży – dodaje id płatności do faktury sprzedaży FS jako dodatkowy atrybut dokumentu.
9. Allegro – przenieś nazwę firmy do pola w Optimie Nazwa – w przypadku zamówienia allegro opcja przenosi nazwę firmy do pierwszego pola Nazwa na dokumencie handlowym w Optima. W przypadku gdy kontrahent podał NIP, nazwa firmy znajduje się przed pole “Imię i Nazwisko”, w przypadku braku NIP nazwa firmy znajduje się za pole “Imię i Nazwisko”.
10. Wygeneruj format numeru telefonu dla paczkomatów – opcja formatuje numer telefonu zgodny z formatem jaki jest przekazywany dla paczkomatów In Post. Przekazywany numer jest zawsze 9 cyfrowy, bez względu na to jak format wpisał kontrahent: bez 0,00, +48, 0048(, ).
11. Kod intrastat – kod, który będzie dodawany na dokumenty w ERP Optima
12. Import listu przewozowego/id płatności do FS z CSV – umożliwia import do dokumentu FS numeru listu przewozowego lub ID płatności.
13. Tworzenie RW zamiast RO – przy pobieraniu zamówienia tworzony jest dokument rozchód wewnętrzny RW zamiast domyślnie ustawionego dokumentu RO.
14. Dodaj nazwę konta do źródła zamówienia – dodaje nazwę konkretnego konta pochodzącego z danego źródła marketplace, np. allegro eltes_shop , gdzie źródło marketplace to allegro a nazwa konta to eltes_shop.
15. Kontrola duplikatów zamówień – funkcja umożliwia kontrole możliwych duplikatów zamówień RO w optimie. Należy wskazać ilość dni do kiedy ma być takie sprawdzenie w celu optymalizacji zapytania. Następuje najpierw sprawdzenie zamówień pod kątem kontrahenta z takim samym numerem nip lub email, potem sprawdzenie ilości pozycji z nowym zamówieniem BaseLinker, a następnie sprawdzenie SKU towaru oraz jego ilości. Jeżeli wszystko jest takie same, pojawia się komunikat w opisie zamówienia “Uwaga możliwy duplikat z nr zam. RO”.
16. Płatność Vat nie w PLN – gdy zamówienie jest w innej walucie i nie jest wymagana procedura OSS, ta funkcja automatycznie odznacza funkcjonalność “Płatność Vat w PLN” na dokumencie faktura sprzedażowa FS w Optima.
17. Kod SKU z atrybutu produktu – pobiera kod SKU dodatkowo z atrybutu produktu, jeżeli jest wypełniony. Jeżeli jest pusty pobierana jest domyślna wartość z pola SKU. Do poprawnego odczytu wymagany jest format w atrybucie {SKU: kod_sku }
18. Dodaj wartość atrybutu do pola lokalizacja BaseLinker– dodaje wartość z kodem lokalizacji produktu jaki można ustawić na atrybucie produktu w Optima, do pola lokalizacja na określonej pozycji zamówienia. Wzór prawidłowej wartości w atrybucie jest w FAQ 33. Jak dodać wartości lokalizacji wszystkich produktów z Optima do BaseLinker?
19. WZ do RO, WZ zatwierdzone – żeby parametr zadziała musi być zaznaczony parametr “Stwórz WZ do dokumentu” (zakładka BaseLinker do Optima). Tworzone WZ jest domyślnie w buforze, gdy parametr jest zaznaczony dokument WZ będzie zatwierdzony.
20. Dodaj do WZ numer listu przewozowego – w przypadku generowania dokumentu WZ w trakcie tworzenia zamówienia RO, zostaje dodany automatycznie atrybut wskazany w konfiguracji z wartością numeru listu przewozowego. Ważne, aby list przewozowy był już wcześniej wygenerowany.
21. Adres odbiorcy jako adres nabywcy przy FS/PA – przy tworzeniu dokumentu końcowego FS/PA do pola adres odbiorcy przypisywany jest adres nabywcy.
22. Stwórz WZ tylko dla – tu tworzymy dokument WZ do RO tylko dla zamówień pochodzących z określonego źródła zamówienia.
23. Kontrola zamówień do scalenia – sprawdza zamówienia do 2h które zostały wprowadzone do systemu Optima pod kątem adres email lub telefonu klienta. Jeżeli w ciągu tego czasu istnieją choć dwa zamówienia z takimi samym email lub telefonem to takie zamówienia będą miały zmieniony status na wspólny w BaseLinker, np. “Do scalenia”.
24. Nadaj stawkę 0 vat dla transportu gdy WDT – nadaje stawkę 0 % VAT dla kosztów transportu, gdy dostawa zamówienia jest na terenie UE (dostawa wewnątrzwspólnotowa)
25. Dodaj kod Instrastat do dokumentu – dodaje kod intrastat dla dokumentów zagranicznych o wskazanej wartości w konfiguracji.
26. Format kodu pocztowego jak XXXXXX dla NL – usuwa zbędne spacje i – z kodu pocztowego dla zamówień gdzie wysyłka jest do Holandii NL.
27. Dodaj koszt wysyłki do pierwszego produktu – Nie dodaje kosztu wysyłki jako osobną pozycje w dokumencie Optima tylko dopisuje koszt wysyłki do pierwszego produktu na dokumencie.
28. Nie dodawaj kosztu wysyłki dla dokumentów – nie dodaje kosztów wysyłki na pozycje zamówienia RO.
29. Pobieraj ilości do WZ z partii dostawy wg daty ważności – w przypadku wystawienia dokumentu WZ, jest możliwość ustalenia wyboru partii dostawy na podstawie wskazanego atrybutu. Wtedy ilość danego produktu z WZ jest ściągana od najstarszych wprowadzonych partii dostaw.
30. Dokumenty WZ bez kosztów wysyłki – wszystkie dokumenty WZ nie będą posiadać kosztów wysyłek (usług) na pozycjach dokumentu.
31. FPF do RO – Funkcja generuje fakturę proforma FPF do każdej rezerwacji RO, na podstawie wskazanego statusu w BaseLinker. Ro musi być wcześniej utworzone.

Dokumenty Optima -> BaseLinker

32. Dodaj nr zamówienia do pole dodatkowe 2 – numer zamówienia jest dodawany dodatkowe do konkretnego zamówienia w BaseLinker Informacje o zamówieniu -> Pole dodatkowe 2.
33. Dodaj opis do komentarz kupującego – dodaje opis jaki znajduje się na dokumencie Optima z pola Dodatkowe -> Opis/Atrybuty do pola Wymiana wiadomości w BaseLinker na konkretnym zamówieniu.
34. Linie 1 i 2 nazw odbiorcy do imię i nazwisko – w przypadku, gdy mamy ustalone na zamówieniu w Kontrahent -> Odbiorca pierwsza i druga linia nazwy odbiorcy to pola, które odpowiadają tylko za imię i nazwisko odbiorcy, a trzecia linia to ewentualna nazwa firmy, to w takim przypadku Imię i Nazwisko wpada do BaseLinker zamówienie -> Adres dostaw -> Imię i Nazwisko, a nazwa firmy do BaseLinker zamówienie -> Adres dostaw -> Firma.
35. Dodaj nr faktury do pole dodatkowe 1 – wygenerowany nr faktury w optima jest dodawany do konkretnego zamówienia w BaseLinker Informacje o zamówieniu -> Pole dodatkowe 1.
36. Dodaj nr faktury do pole dodatkowe 2 – opcja wyklucza funkcje Dodaj nr zamówienia do pole dodatkowe 2, wygenerowany nr faktury w optima jest dodawany do konkretnego zamówienia w BaseLinker Informacje o zamówieniu -> Pole dodatkowe 2.
37. Linie 1 i 2 nazw podmiotu do imię i nazwisko – w przypadku, gdy mamy ustalone na zamówieniu w Kontrahent -> Nabywca pierwsza i druga linia nazwy odbiorcy to pola, które odpowiadają tylko za imię i nazwisko odbiorcy, a trzecia linia to ewentualna nazwa firmy, to w takim przypadku Imię i Nazwisko wpada do BaseLinker zamówienie -> Dane do faktury -> Imię i Nazwisko, a nazwa firmy do BaseLinker zamówienie -> Dane do faktury -> Firma.
38. Dodaj email z kartoteki kontrahenta – dodaje email podmiotu z kartoteki kontrahenta, zamiast email z pola obiorca na RO do zamówienia BaseLinker w pole email.

Obsługa wyświetlania błędów

39. Dodawaj błędy do pola uwagi BaseLinker – Opcja jest aktywna domyślnie. Przenosi powstałe błędy przy generowaniu zamówień Optima-BaseLinker-Optima do pola “Uwagi” jakie znajduje się na konkretnym zamówieniu BaseLinker.
40. Kontrola numeru ulicy – error do opisu Optima – kontrola numeru i nazwy ulicy. W przypadku braku jednego z elementów odpowiednia adnotacja “błąd- brak numeru ulicy” lub “błąd- brak nazwy ulicy” pojawi się w zamówieniu Optima w sekcji Dodatkowe -> Opis/Atrybuty.
41. Kontrola kontrahenta w VIES przy RO– dodatkowa kontrola NIP dla kontrahent zagranicznych w UE, system sprawdza poprawność NIP-u oraz czy kontrahent jest aktywnym płatnikiem Vat na terenie Unii Europejskiej poprzez zewnętrzny system UE.
42. Sprawdź poprawność kodu pocztowego – Funkcja sprawdza czy wprowadzony kod pocztowy jest prawidłowy wraz z przypisaną do niego miejscowością. Jeżeli nie jest to pojawia się odpowiednia informacja w polu Opis/Atrybuty na dokumencie zamówienia RO. Wymagany jest wcześniejszy import do bazy danych z zakładki Importy -> Import kodów pocztowych.
43. Dodawaj błędy do pole dodatkowe w BaseLinker – w przypadku zdefiniowanych dodatkowych pól w BaseLinker do zamówień, można wybrać takie pole z listy rozwijanej i ustawić je do zapisywania powstałych błędów przy generowaniu zamówień.
44. Kontrola kontrahenta w VIES Optima przy FS – system sprawdza nip kontrahenta w systemie VIES Optima.
45. Dodaj błędy jako komentarz sprzedającego – ewentualne błędy w trakcie importu/eksportu dokumentów są zapisywane na karcie konkretnego zamówienia w BaseLinker w o obszarze Wymiana Wiadomości. Informacja nie jest przekazywana do kupującego.

Obsługa ostrzeżeń

46. Dodaj ostrzeżenia do dokumentu Optima- funkcja dodaje zdefiniowane ostrzeżenia do pola opis na dokumencie Optima na podstawie nazwy produktu w zamówieniu. Gdy nazwa produktu zawiera określone słowa to można przekazać zdefiniowaną treść komunikatu do pola opis. Takie warunki można dodać lub usunąć do listy – może być kilka produktów z różnymi ostrzeżeniami.