BaseLinker do Optima – Pobieranie dokumentów z BaseLinker do ERP Optima

BaseLinker do Optima #

Konfiguracje ustawia się w panelu: Dodawanie zamówień/faktur. 

Zamówienia domyślnie dodają się jako dokumenty RO. Przy pobraniu dokumentu zakłada się nowy kontrahent w ERP Optima dla klientów typu “Podmiot gospodarczy” (jeśli już istnieje to odnajdywany jest kontrahent po numerze NIP lub adresie email). Dla klientów typu “Osoba fizyczna” opcjonalnie może się zakładać nowa karta kontrahenta. Nowy kontrahent ma zaznaczony parametr “Zgoda na automatyczną wysyłkę faktur drogą elektroniczną”. 

Na dokumencie RO (rezerwacja) w pole Nr zamówienia dodawany jest nr zamówienia z BaseLinkera. 

1. Status zamówień do pobrania z Baselinkera – Jest to lista statusów zamówień zdefiniowanych w systemie Baselinker w sekcji Zamówienia -> Statusy Zamówień. Należy ustawić odpowiedni status, który będzie odpowiedzialny za pobieranie zamówień z Baselinkera do systemu Optima. Ważne jest, aby pobierać tylko zamówienia, które zostały potwierdzone.
2. Zmiana statusu po pobraniu z BL – nie jest zaznaczony, to status zamówienia w Baselinkerze nie zostanie zmieniony. Jeśli jest zaznaczony, to status zostanie zmieniony na wartość określoną w polu „Status zamówień po pobraniu z Baselinkera”. 
3. Status zamówień po pobraniu z Baselinkera –   Po pobraniu zamówienia z Baselinkera do systemu ERP Optima, można ustawić, na jaki status zamówienia w Baselinkerze powinno się zmienić. 
4. Status zamówień do pobrania z BL FS Marża –   Zamówienia oznaczone tym statusem zostaną dodane jako Faktury Sprzedaży Marża. Ważne jest, aby parametr „Stwórz dok. końcowy zamiast RO” był zaznaczony, w przeciwnym razie zamówienia będą importowane jako Rezerwacje Odbiorcy. W systemie Optima nie można przekształcić RO w FS Marża. 
5. Optima wartość atrybutu BL zam. pobrane –   Ta opcja umożliwia wybór wartości atrybutu, jaki zostanie przypisany zamówieniu w systemie Optima po pobraniu z Baselinkera. Kod atrybutu jest definiowany w zakładce Ogólne jako „Atrybut statusu dokumentu”. 
6. Stwórz dok. końcowy zamiast RO – Ta opcja pozwala na importowanie zamówień jako Faktury Sprzedaży bezpośrednio do systemu ERP Optima. Domyślnie, gdy opcja jest odznaczona, zamówienia są importowane jako Rezerwacje Odbiorcy. 
7. Narzuć stawki VAT z Baselinkera – Stawki VAT, które występują na zamówieniu w Baselinkerze, zostaną narzucone przy generowaniu dokumentu w systemie ERP Optima, nawet jeśli w Optima zdefiniowane są inne stawki VAT dla poszczególnych towarów. 
8. Dodaj nr RO do pola dodatkowe1 –   Numer Rezerwacji Odbiorcy (RO), który został automatycznie wygenerowany w systemie Optima, zostanie dodany do pola dodatkowe1 w Baselinkerze jako dodatkowa informacja o zamówieniu. 
9. Kontrola duplikatów –   Ta opcja kontroluje, czy dokument został już pobrany do systemu ERP Optima i uniemożliwia dodanie go ponownie jako Rezerwacji Odbiorcy (RO), Faktury Sprzedaży (FS) lub Przesunięcia Aktualizującego (PA). Wyszukiwany jest dokument o numerze zamówienia równym numerowi zamówienia pobranego z Baselinkera. Anulowane dokumenty w systemie ERP Optima nie są brane pod uwagę. 
10. Kontrola duplikatów po atrybucie – ustawia kontrole duplikatów tylko po wskazanej wartości id zamówienia baselinker w atrybucie na dokumentach Optima. 
11. Dodaj nr RO do pola dodatkowego – Ta opcja pozwala na dodanie numeru Rezerwacji Odbiorcy (RO) do wskazanego pola dodatkowego. Ważne jest, aby pole dodatkowe w Baselinkerze było typu tekstowego. 
12. Dodaj RO pdf do pola dodatkowego – Dodaje plik PDF RO do wskazanego pola dodatkowego typu plik. 
13. Dodaj brakujące towary do Optima –   Ta opcja dodaje towary, które nie zostały zdefiniowane w systemie ERP Optima, ale znajdują się na danym zamówieniu. 
14. Stwórz WZ do dokumentu –   Jeśli ta opcja jest zaznaczona, dokument RO (Rezerwacja Odbiorcy) lub FS (Faktura Sprzedaży) jest dodawany jako zatwierdzony, a do niego tworzony jest dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne) w buforze. 
15. Dodaj nr WZ do pola dodatkowego – w przypadku aktywnej funkcji Stwórz WZ do dokumentu, wygenerowany numer WZ zostanie dodany do wskazanego pola dodatkowego. 
16. Brakujące towary jako usługa –   Ta opcja to dodatkowa funkcja dla „Dodaj brakujące towary do Optima”. Dodaje wszystkie brakujące towary jako usługę do systemu Optima. 
17. Dodaj WZ PDF do pola faktura BL: Przy aktywnej funkcji „Stwórz WZ do dokumentu”, po wygenerowaniu dokumentu WZ do RO, dokument WZ w formacie PDF zostanie przesłany do pola „Faktura” w Baselinkerze. Wcześniej należy utworzyć domyślną fakturę w Baselinkerze. 
18. Nie dodawaj adresu dostawy do odbiorcy –   Zaznaczenie tej opcji powoduje brak dodatkowego pola „Odbiorca” z adresem dostawy na dokumencie w systemie Optima. 
19. Dokument RO/końcowy w buforze –   Ta opcja dodaje dokument RO (Rachunek Odwoławczy) lub FS (Faktura Sprzedaży) do systemu ERP Optima w buforze. 
20. Nazwa pozycji RO = nazwa pozycji w BL: Przy aktywnej funkcji „Dodaj produkty jako usługę”, nazwa usługi jest nadpisywana jako nazwa produktu z zamówienia. 
21. Wyślij RO pdf do pola FV baselinker –   Podczas generowania dokumentu RO, dokument w formie PDF zostanie przesłany do pola „Faktura” w Baselinkerze. Wcześniej należy utworzyć domyślną fakturę w Baselinkerze. 
22. Dodawaj produkty jako usługę, kod usługi –   Ta funkcja dodaje wszystkie produkty z zamówienia jako usługę, która jest określona w konfiguracji. 
23. Przy przekształceniu RO/FS zmień magazyn – w czasie tworzenie dokumentu sprzedażowego do RO można podmienić magazyn na dokumencie bazowym, wtedy na kolejnych dokumentach będzie już nowy magazyn. 

Sposoby wyszukiwania towarów #

1. Szukanie tylko SKU = KOD – zaznaczenie parametru powoduje odnajdywanie w ERP Optima towaru tylko gdy kod towaru jest równy SKU z BaseLinker.
2. Szukanie tylko SKU = EAN – zaznaczenie parametru powoduje odnajdywanie w ERP Optima towaru tylko gdy kod EAN towaru jest równy SKU z BaseLinker.
3. Szukanie dodatkowo po tabeli EAN – szukanie towaru dodatkowo po kodach EAN przypisanych do pozycji danego produktu w tabeli Jednostki, EAN, Vat -> Kody EAN na karcie towarowej Optima.
4. Szukanie dodatkowo po atrybucie 1 – powoduje wyszukanie towary po EAN i SKU a jak nie znajdzie to program dodatkowo wyszukuje towar po wartości atrybutu wskazanego w konfiguracji.
5. Szukanie dodatkowo po atrybucie 2 – powoduje wyszukanie towary po EAN i SKU a jak nie znajdzie to program dodatkowo wyszukuje towar po wartości atrybutu wskazanego w konfiguracji.

 

Tworzenie PWP na TZ (Towar złożony) #

1. Utwórz PWP na TZ – Zaznaczenie tego parametru powoduje utworzenie dokumentu PWP i RWS dla towarów złożonych (TZ) znajdujących się na zamówieniach. Dzięki temu towar pojawi się na stanie magazynowym i będzie można go wydać za pomocą dokumentu WZ (Przesunięcie Wewnętrzne). 
2. Tylko TZ z atrybutem – Zaznaczenie tego parametru spowoduje tworzenie dokumentów PWP i RWS tylko dla towarów złożonych (TZ), które mają dodany wybrany atrybut. Przykładowo, jeśli firma produkuje linijki i ołówki (obie towarów złożone), a chce uniknąć generowania dokumentów PWP i RWS dla linijek i ołówków, które są wytwarzane codziennie jako raporty produkcji w dużych ilościach, może zaznaczyć ten parametr. Jednak, jeśli klient sprzedaje zestaw ołówek z linijką (towar złożony), chciałby, aby na ten towar generowały się dokumenty PWP. W takim przypadku, należy dodać atrybut do ołówka z linijką i wskazać ten atrybut w konfiguracji. 
3. Dodaj PWP tylko na braki towarów – Jeśli ten parametr jest zaznaczony, dokumenty PWP i RWS będą generowane tylko dla ilości i towarów, których brakuje na magazynie. Jeżeli wszystkie towaru złożone mają pokrycie na magazynie, nie będzie generowany żaden dokument PWP ani RWS. 
4. Twórz RO mimo braków na PWP – w przypadku błedu generowania PWP dokument RO zostanie dodany do Optima. 
5. PWP zawsze z datą bieżącą tworzenia RO – dokument pwp zostanie wygenerowany zawsze z bieżącą data powstania dokumentu. 
6. Rozdziel PWP ze względu na kategorie sprzedaży – opcja umozliwia rozdzielić poszczególne produkty TZ które mają ustalone inne kategorie sprzedaży i dodanie takiej grupy produktów na osobnych dokuemntach PWP

Daty na dokumencie #

1. Stwórz dokument RO/WZ/PWP z bieżącą datą – Ten parametr musi być zaznaczony, gdy dodaje się dokument ponownie, ale dostawa ma późniejszą datę. Przy włączonej kontroli ilości, umożliwia ponowne dodanie dokumentu. 
2. Data wystawienia = data potwierdzenia –   Data wystawienia dokumentu RO (Rachunek Odwoławczy) i FS (Faktura Sprzedaży) w systemie Optima jest równa dacie potwierdzenia zamówienia w Baselinkerze. 
3. Data wystawienia = data w statusie –   Data wystawienia dokumentu RO (Rachunek Odwoławczy) i FS (Faktura Sprzedaży) w systemie Optima jest równa dacie ostatnio zmienionego statusu w Baselinkerze. 
4. Dodatkowo data wystawienia = data płatności –   Data wystawienia dokumentu RO (Rachunek Odwoławczy) i FS (Faktura Sprzedaży) w systemie Optima jest równa dacie płatności na zamówieniu w Baselinkerze, o ile istnieje taka data w historii płatności w Baselinkerze. 
5. Data wystawienia = data nadania paczki – ustawia datę z dnia wygenerowania przesyłki, jeżeli przesyłka nie jest utworzona w momencie powstania dokumentu, dodawana jest data z poprzednich ustawień. 
6. Indywidualny termin rezerwacji zamówienia –   Ta opcja pozwala ustalić indywidualny termin rezerwacji zamówienia, który jest liczony od daty wystawienia dokumentu RO (Rachunek Odwoławczy). 
7. Dodaj własną datę na dokumenty –   Wszystkie daty na dokumentach są równe wskazanej przez użytkownika dacie. 
8. Data sprzedaży = data złożenia –   Data sprzedaży na dokumencie FS (Faktura Sprzedaży) jest równa dacie złożenia zamówienia w Baselinkerze. 
9. Data sprzedaży = data ostatniej płatności – Data sprzedaży na dokumencie FS (Faktura Sprzedaży) jest równa dacie ostatniej płatności z historii płatności w Baselinkerze. 
10. Data sprzedaży = data w statusie –  Data sprzedaży na dokumencie FS (Faktura Sprzedaży) jest równa dacie ostatnio zmienionego statusu w Baselinkerze. 
11. Data sprzedaży = data płatności – Data sprzedaży na dokumencie będzie datą płatności zamówienia z baselinker. 
12. Data wystawienia = data z pole dodatkowe – ustawia indywidualną datę na dokumencie ze wskazanego pola dodatkowego w konfiguracji. Pole w baselinker musi być typu text i data musi być przekazana w formacie dd.mm.rrrr 
13. Data z pole dodatkowe tylko dla pobrań – ustawia date wystawienia z pola dodatkowego tylko dla zamówień z zaznaczonym parametrem pobranie. 

Sposoby wyszukiwania towarów  #

1. Szukanie tylko SKU = KOD – Jeśli ta opcja jest zaznaczona, system Optima będzie odnajdywał towar tylko wtedy, gdy kod towaru będzie odpowiadał SKU (kodowi produktu) z systemu Baselinker. 
2. Szukanie dodatkowe SKU = EAN – w przypadku nie znalezienia produktu po sku=kod , ustawia dodatkowe szukanie po sku = ean. 
3. Szukanie tylko SKU = EAN –   Jeśli ta opcja jest zaznaczona, system Optima będzie odnajdywał towar tylko wtedy, gdy kod EAN (kod kreskowy) towaru będzie odpowiadał SKU (kodowi produktu) z systemu Baselinker. 
4. Szukanie dodatkowo po tabeli EAN –   Ta opcja umożliwia wyszukiwanie towaru dodatkowo po kodach EAN, które są przypisane do pozycji danego produktu w zakładce “Jednostki, EAN, VAT” w karcie towarowej systemu Optima. 
   a. Ważne Kod Ean w polu opis musi mieć wartość BaseLinker
   b. Funkcje można wykorzystać jak w BL są np. 3 towary w jednostce sztuka, opak 25 i opak 100 a w ERP Optima jeden towar w 3 jednostkach
5. Szukanie dodatkowo po atrybucie 1–   Ta opcja powoduje, że program najpierw wyszukuje towar po kodach EAN i SKU, a jeśli nie zostanie znaleziony, dodatkowo wyszukuje towar po wartości atrybutu, która jest wskazana w konfiguracji. 
6. Szukanie dodatkowo po atrybucie 2 –   Ta opcja powoduje, że program najpierw wyszukuje towar po kodach EAN i SKU, a jeśli nie zostanie znaleziony, dodatkowo wyszukuje towar po wartości atrybutu, która jest wskazana w konfiguracji. 
7. Szukanie dodatkowo po EAN –  
8. Szukanie dodatkowo SKU = NrKat –  
9. Szukanie dodatkowo SKU = NrAukcji –  
10. Szukanie tylko SKU = ID produktu – zaznaczenie parametru powoduje odnajdywanie w Optima towaru tylko gdy kod towaru (sku) z BL jest równy id produktu w Optima 

Anulowanie/usuwanie zamówień Optima  #

1. Anulowanie/usuwanie zamówień w systemie Optima na podstawie statusu w BaseLinkerze – Ta opcja aktywuje funkcję usuwania dokumentów niezatwierdzonych (znajdujących się w buforze) w systemie Optima na podstawie statusu zamówienia w BaseLinkerze lub anulowania już zatwierdzonych dokumentów w systemie Optima.  
2. Zatwierdź dokumenty w buforze do anulowania – Ta opcja umożliwia wcześniejsze zatwierdzenie dokumentów znajdujących się w buforze, a następnie anulowanie ich w systemie Optima.  
3. Usuń dokumenty powiązane – po odnalezieniu dokumentu RO do usunięcia, funkcja anuluje najpierw dokumenty powiązane FS/PS WZ i na końcu anuluje dokument RO. 
4. Status zamówienia do usunięcia – Tutaj możemy ustawić odpowiedni status zamówienia w BaseLinkerze, na podstawie którego będziemy mogli usunąć lub anulować dokumenty w systemie Optima.  
5. Status po usunięciu zamówienia – Tutaj możemy ustawić odpowiedni status zamówienia w BaseLinkerze, który pojawi się w systemie BaseLinker dla konkretnego zamówienia po wykonaniu operacji anulowania lub usunięcia zamówienia w systemie Optima.
   
   
6. Zatwierdź RO na podstawie statusu zamówienia – Opcja ta automatycznie zatwierdza wszystkie dokumenty RO o określonym statusie w Baselinker i zmienia ich status na odpowiednio skonfigurowany. 

 

Statusy zamówień #

1. Dodatkowe statusy do pobierania zamówień – uaktywnia zakładkę Statusy zamówień, na której można zmapować kilka statusów Baselinker według których zamówienia będą ściągane do Optima. Funkcja “Status zamówień do pobrania BL” oraz “Zmiana statusu” nie są wtedy aktywne.
   Statusy zamówień 

Zakładka pojawia się w przypadku aktywnej funkcji “Dodatkowe statusy do pobierania zamówień” w Konfiguracja -> BL do Optima => Dodawania zamówień/faktur. Funkcja umożliwia pobierania zamówień do Optima z różnych statusów Baselinker oraz w przypadku prawidłowego pobrania zamówienia, zmianę statusu na wartość wskazaną w konfiguracji. 

1. Status do pobrania – status zamówienia Baselinker do pobrania. 

1. Status po pobraniu – status zamówienia po pobraniu z Baselinker. 

1. Dodaj – dodaje wybrane wartości do mapowania. 

1. Usuń – usuwa zaznaczony element z tabeli mapowania. 

 

Dodanie FS/PA #

 

1. Dokumenty w buforze – Dodaje dokument Faktura Sprzedaży (FS) do spisu FS jako niezapisany dokument w buforze, który można edytować w systemie Optima.  
2. Paragon dla osoby fizycznej –   Zaznaczenie tej opcji powoduje wystawienie paragonu zamiast standardowej faktury sprzedaży dla klientów indywidualnych.  
3. Przenieś opis z zamówienia na fakturę –   Przenosi opis z zamówienia RO w systemie Optima do pola Opisu w nowo utworzonym dokumencie FS/PA. 
4. Nie wysyłaj PDF FS do BaseLinker –   Wyłącza wysyłanie plików PDF faktur sprzedaży do platformy BaseLinker.  
5. Usuwaj pliki PDF po przeniesieniu – Zaznaczenie tej opcji powoduje usunięcie plików PDF (paragonów PA, faktur FS i korekt KOR) po ich przesłaniu do BaseLinkera. Pliki są tworzone w określonej lokalizacji, a następnie usuwane.  
6. Dodaj FS z datą zamówienia – Zaznaczenie tej opcji powoduje ustawienie daty dokumentu FS na datę zamówienia.  
7. Nie generuj dokumentu WZ – Podczas tworzenia i zatwierdzania faktury sprzedaży, nie generuje się dokumentu WZ (wzrostu zapasu) zmniejszającego ilość danego produktu na magazynie w systemie Optima.  
8. Realizacja FS z FPF – Jeżeli wystawiono fakturę proforma FPF w celu rezerwacji zamówienia RO, to faktura FS zostanie zrealizowana na podstawie dokumentu FPF. Dodatkowo, wcześniej wystawione faktury zaliczkowe zostaną odpowiednio uwzględnione w końcowej fakturze sprzedaży FS. 
9. WZ stworzone do RO zewnętrznie –   Jeżeli WZ do zamówienia RO jest tworzone przez zewnętrzny program (np. WMS), należy zaznaczyć tę opcję, aby poprawnie wygenerować dokumenty FS/PA dla tych dokumentów.  
10. Narzuć wartości z RO gdy waluta nie jest PLN – Jeżeli zamówienie w BaseLinkerze jest w obcej walucie, można narzucić wartości pozycji na fakturze lub paragonie bezpośrednio z dokumentu RO.  
11. Dodaj imię i nazwisko do nazwy pliku PDF – Zamiast standardowej nazwy pliku opartej na numerze zamówienia w BaseLinkerze, tworzona jest nazwa pliku PDF składająca się z imienia i nazwiska klienta. Jeśli brak inicjałów, zostaje dodana nazwa firmy. Opcja dotyczy generowania dokumentów WZ, FS/PA. 
12. Realizacja częściowa zamówienia RO na podstawie zamówienia z BaseLinkera –   Zaznaczenie tej opcji umożliwia częściowe przekształcenie dokumentu zamówienia RO na fakturę sprzedaży (FS) dla towarów dostępnych w systemie ERP Optima.  
13. Dokument FS/PA z pola dodatkowego 1 – Ta funkcja pozwala na generowanie powiązanych dokumentów (FS/PA) na podstawie numeru dokumentu wprowadzonego w polu dodatkowym.  
14. Kontrola duplikacji faktur wg atrybutu – po zaznaczaniu trzeba wskazać kod Atrybutu, na podstawie którego będzie kontrolowana duplikacja FS. Mechanizm sprawdza czy w systemie istnieje dokument FS (nie dotyczy PA) który ma taka sama wartość wskazanego atrybutu na FS co na RO, do którego generowana FS. Jeśli odnajdzie w systemie FS z takim atrybutem o tej samej wartości co na RO to przeniesie do statusu “Status zamówienia z błędem FS” (wskazany w konfiguracji) i doda komunikat o duplikacji FS. W efekcie nie powstanie FS do tego RO.  
15. Dodawanie WZ z FS/PA do pola dodatkowego w BaseLinkerze – Podczas wystawiania dokumentów końcowych, możliwe jest wygenerowanie i przesłanie dokumentu WZ do wskazanego pola dodatkowego w BaseLinkerze. Generowane dokumenty FS/PA nie mogą być w trybie „Dokumenty w buforze”, ponieważ w momencie tworzenia dokumentu FS/PA automatycznie musi zostać wygenerowany dokument WZ. Pole dodatkowe w BaseLinkerze musi być typu „file” (plik). 
16. Dodawanie wydruku FS do pola dodatkowego – Dodatkowo, dodaje wydruk utworzonego dokumentu sprzedaży do wskazanego pola dodatkowego w konfiguracji. Ważne jest, aby pole dodatkowe było typu „file” (plik).  
17. Dodaj numer FS do pola dodatkowego – dodaje wygenerowany numer FS do wskazanego pola dodatkowego w baselinker. 
18. Dodaj nr WZ do pola dodatkowego – dodaje wygenerowany numer WZ do wskazanego pola dodatkowego w baselinker. 
19. Status zamówienia z BaseLinkera do pobrania faktury – Jest to status zamówienia w BaseLinkerze, który decyduje o wygenerowaniu dokumentu FS/PA dla zamówienia RO.  
20. Status zamówienia w BaseLinkerze po dodaniu faktury – Jest to status zamówienia w BaseLinkerze, który zostanie przypisany po wygenerowaniu dokumentu FS w systemie ERP Optima.  
21. Ścieżka do folderu z fakturami z systemu Optima – Jest to ścieżka, w której będą tworzone pliki PDF faktur lub paragonów (FA/PA) z systemu Optima.  
22. Generuj faktury zaliczkowe – tworzy faktury zaliczkowe na podstawie odpowiednich statusów w baselinker. 
23. Wartości atrybutów pozycji BL do atrybutu – funkcja przekazuje zbiorczo wszystkie wartości z atrybutów pozycji zamówienia z baselinker, rozdziela je przecinkiem i przekazuje na dokument FS/PA do odpowiedniego atrybutu. 
24. Szukanie dokumentu do wystawienia FS/PA – Standardowe wyszukiwanie dokumentu do wystawienia FS/PA do RO odbywa się po numerze zamówienia RO (numer obcy który jest numerem zamówienia baselinker). Można zmienić takie wyszukiwanie na szukanie dokumentu z pola dodatkowego z baselinker. Ustawienia nadpisują również podobna konfiguracje w zakładce Optima do BL. 
25. Płatność Vat w PLN gdy pole dodatkowe = 1 – Zaznacza funkcje Płatność Vat w PLN gdy wartość w polu dodatkowym jest = 1, w pozostałych przypadkach odznacza tą funkcje 

Wysyłanie wydruku FS/PA
#

Wysyłanie wydruku FS/PA– opcja pozwala wysłać ponowne wydruki do wcześniej pobranych dokumentów w Optima na podstawie zdefiniowanego statusu w Baselinker. 

1. Wyślij Fs/Pa z zamówieniem o statusie – Status Baselinkera odpowiadający za wysłanie PDF FS/PA do Baselinkera.
2. Zmiana statusu po wgraniu wydruku – Status Baselinkera odpowiadający, że PDF FS/PA poprawnie przesłało się do Baselinkera. 

Fiskalizacja dokumentów #

  #

1. Fiskalizuj dokumenty faktur sprzedaży (FS) i paragonów (PA) – Zaznaczenie tej opcji powoduje generowanie wydruku fiskalnego na drukarce fiskalnej dla faktur (FA) i paragonów (PA).  
2. Nie fiskalizuj, gdy kontrahent ma NIP – Zaznaczenie tej opcji oznacza, że dla dokumentów wystawionych na kontrahenta posiadającego numer identyfikacji podatkowej (NIP), nie będzie wykonywany wydruk na drukarce fiskalnej.  
3. Fiskalizuj tylko dokumenty PA – Ta opcja umożliwia fiskalizację tylko paragonów wystawionych na osoby fizyczne.  
4. Fiskalizuj tylko na podstawie symbolu z mapowania FS/PA – Ta funkcja fiskalizuje tylko te dokumenty, których symbol jest wskazany w mapowaniu w ustawieniach Konfiguracja -> Symbol-Seria -> Symbol FS/PA na podstawie pola dodatkowego. 
5. Nie fiskalizuj faktur – Ta opcja uniemożliwia fiskalizację faktur sprzedaży (FS). 

Kontrola stanów #

#

 

1. Kontrola stanów magazynowych pod RO –  Jeśli ta opcja jest zaznaczona, system Optima przeprowadza kontrolę stanów magazynowych. Jeśli ilość zamówienia przekracza dostępną ilość w magazynie, zamówienie zostaje przeniesione do statusu, który jest określony w polu „Status zam. z brakami na RO”.  
2. Dodaj dokument przy braku stanu – standardowo jak brak stanu jakiegokolwiek produktu w zamówieniu to dokument RO nie dodaje sie do optima.  Zaznaczenie funkcji powoduje dodanie takiej rezerwacji. 
3. Dodaj ilość braków do atrybutów pozycji zamówienia –   Ta opcja dodaje informację o brakach produktów do określonej pozycji zamówienia w Baselinkerze. Komunikat o brakach pojawia się w polu atrybuty danej pozycji zamówienia. 
4. Nie kontroluj towarów złożonych – Przy włączonej kontroli stanów magazynowych, nie uwzględnia się pokrycia towarów złożonych. Zaleca się zaznaczenie opcji „Utwórz PWP na TZ” w takim przypadku. 
5. Pobierz zamówienia z braki – Funkcja dodatkowo pobiera zamówienia ze statusu braki wskazanego w konfiguracji. Pozwala to na automatyczne wystawienie dokumentu, gdy pojawi się stan brakującego produktu w Optima. 
6. Stwórz MM na braki między magazynami –   Ta funkcja umożliwia przesunięcia wewnątrzmagazynowe (MM) w przypadku braku produktu przy tworzeniu dokumentu RO w systemie Optima (zamówienie z Baselinker). W zakładce „Magazyny” muszą być zmapowane magazyny, które mają być sprawdzane pod względem dostępnej ilości dla przesunięć MM. Przesunięcie MM zawsze następuje do magazynu określonego w konfiguracji dla dokumentów. 
7. Podrzędny magazyn dla dokumentów – mimo poprawnego stanu na magazynie dla dokumentów, funkcja najpierw sprawdza pozostałe magazyny wskazane w konfiguracji czy można z nich stworzyć zamówienia i wystawia odpowiednie MM. 
8. Dodatkowa kontrola składników TZ – W przypadku występowania towarów złożonych na pozycji zamówienia, ta funkcja dodatkowo kontroluje ilość składników tych towarów na magazynie. W połączeniu z konfiguracją „Kontrola braków między firmami” i funkcją „Wystaw WZ firma1 /PZ firma2”, umożliwia tworzenie dokumentów WZ/PZ między firmami w przypadku braków składników towarów złożonych w jednej z firm. 
9. Status zamówienia z brakami na RO –  W przypadku wystąpienia braków w zamówieniu, funkcje nadaje odpowiedni status w baselinker dla takiego zamówienia. 
10. Brak kontroli gdy pole dodatkowe – Dodatkowe zawężenie dla zamówień zawierających daną wartość w polu dodatkowym baselinker, zostanie wyłączona kontrola stanów magazynowych. 

 

Standardowa kontrola stanów pobiera aktualny stan produktu – rezerwacje dla towarów prostych TP.
Dla towarów złożonych TZ pobierane są aktualne stany + możliwa ilość wyprodukowania z receptury TZ – rezerwacje  

Kontrola stanów mag pod RO – Jeśli ta opcja jest zaznaczona, system Optima przeprowadza kontrolę stanów magazynowych. Jeśli ilość zamówienia przekracza dostępną ilość w magazynie,  

zamówienie zostaje przeniesione do statusu, który jest określony w polu „Status zam. z brakami na RO”.   

Dodaj dokument przy braku stanu – Standardowo jak brak stanu jakiegokolwiek produktu w zamówieniu to dokument RO nie dodaje sie do optima.  Zaznaczenie funkcji powoduje dodanie takiej rezerwacji. 

Nie kontroluj towarów złożonych– Przy włączonej kontroli stanów magazynowych, nie uwzględnia się pokrycia towarów złożonych. Zaleca się zaznaczenie opcji „Utwórz PWP na TZ” w takim przypadku. 

Pobierz zamówienia z braki- Funkcja dodatkowo pobiera zamówienia ze statusu braki wskazanego w konfiguracji.  

Pozwala to na automatyczne wystawienie dokumentu, gdy pojawi się stan brakującego produktu w Optima. 

Dodaj ilośc braków do atrybutu pozycji- Ta opcja dodaje informację o brakach produktów do określonej pozycji zamówienia w Baselinkerze. Komunikat o brakach pojawia się w polu atrybuty danej pozycji zamówienia. 

Stwórz MM na braki między magazynami- Ta funkcja umożliwia przesunięcia wewnątrzmagazynowe (MM) w przypadku braku produktu przy tworzeniu dokumentu RO .  

W zakładce „Magazyny” muszą być zmapowane magazyny, które mają być sprawdzane pod względem dostępnej ilości dla przesunięć MM.  

Przesunięcie MM zawsze następuje do magazynu określonego w konfiguracji dla wystawienia dokumentów. 

Podrzędny magazyn dla dokumentów- mimo poprawnego stanu na magazynie dla dokumentów, funkcja najpierw sprawdza pozostałe magazyny wskazane w konfiguracji czy można z nich stworzyć zamówienia i wystawia odpowiednie MM. 

Dodatkowa kontrola składników TZ – W przypadku występowania towarów złożonych na pozycji zamówienia, ta funkcja dodatkowo kontroluje ilość składników tych towarów na magazynie.  W połączeniu z konfiguracją „Kontrola braków między firmami” i funkcją „Wystaw WZ firma1 /PZ firma2”, umożliwia tworzenie dokumentów WZ/PZ między firmami w przypadku braków składników towarów złożonych w jednej z firm. 

Brak kontroli gdy pole dodatkowe – Dodatkowe zawężenie dla zamówień zawierających daną wartość w polu dodatkowym baselinker, zostanie wyłączona kontrola stanów magazynowych

 

Obsługa błędów #

#

Błędne zamówienia 

1. Przenoś błędne zamówienia do statusu w BL (nie dodając dok do Optimy z błędem) – Wybranie odpowiedniego parametru spowoduje, że gdy wystąpi błąd, dokument nie zostanie dodany do ERP Optimy, lecz zostanie przeniesiony do właściwego statusu. Standardowo, jeżeli błąd występuje, zostanie on umieszczony w opisie dokumentu lub jeśli błąd blokuje wystawienie dokumentu w ERP Optima, to pojawi się on w opisie w systemie BL.
2. Status zamówienia z błędem RO – to status, do którego dokument zostanie przeniesiony, gdy wystąpi błąd podczas tworzenia zamówienia RO w systemie Optimy. 
3. Status zamówienia z błędem FS – to status, do którego dokument zostanie przeniesiony, gdy wystąpi błąd podczas tworzenia zamówienia FS lub PA w systemie Optimy. 
4. Status zamówienia z błędem WZ – to status, do którego dokument zostanie przeniesiony, gdy wystąpi błąd podczas tworzenia zamówienia WZ w systemie Optimy. 

 

Obsługa wyświetlania błędów 

1. Dodawaj błędy do pola uwagi baselinker – Ta opcja jest domyślnie aktywna. Przenosi powstałe błędy podczas generowania zamówień między systemami Optima i Baselinker do pola „Uwagi” na konkretnym zamówieniu w BaseLinkerze. 
2. Dodawaj błędy do pola dodatkowego w Baselinker – Jeśli zdefiniowane są dodatkowe pola w BaseLinkerze dla zamówień, można wybrać jedno z tych pól z listy rozwijanej i ustawić je do zapisywania powstałych błędów podczas generowania zamówień. 
3. Błędy jako komentarz sprzed. Baselinker – Ewentualne błędy podczas importu/eksportu dokumentów są zapisywane na karcie konkretnego zamówienia w BaseLinkerze w obszarze „Wymiana Wiadomości” jako komentarz sprzedającego. Informacja ta nie jest przekazywana do kupującego. 
4. Kontrola numeru ulicy – błąd do opisu Optima – Funkcja kontroluje numer i nazwę ulicy. Jeśli któryś z tych elementów brakuje, odpowiednia adnotacja „błąd – brak numeru ulicy” lub „błąd – brak nazwy ulicy” pojawi się w zamówieniu Optima w sekcji „Dodatkowe -> Opis/Atrybuty”. 
5. Nie pokazuj ostrzeżeń w logu – funkcja nie zapisuje ostrzeżeń w pliku log. 
6. Kontrola kontrahenta w VIES przy RO – Dodatkowa kontrola numeru NIP dla kontrahentów zagranicznych w Unii Europejskiej. System sprawdza poprawność NIP-u oraz czy kontrahent jest aktywnym płatnikiem VAT na terenie UE poprzez zewnętrzny system UE. 
7. Kontrola kontrahenta w VIES Optima przy FS – System sprawdza numer NIP kontrahenta w systemie VIES Optima, aby potwierdzić jego poprawność. 
8. Poprawność kodu pocztowego błąd do opisu Optima – Funkcja sprawdza, czy wprowadzony kod pocztowy jest prawidłowy i czy jest mu przypisana odpowiednia miejscowość. Jeśli kod pocztowy jest niepoprawny, pojawi się odpowiednia informacja w polu „Opis/Atrybuty” na dokumencie zamówienia RO. Wymagane jest wcześniejsze zaimportowanie danych kodów pocztowych do bazy danych z zakładki „Importy -> Import kodów pocztowych”. 
9. Nie dodawaj aktualizacji cen do log – przy aktualizacji cen logi poszczególnych produktów o zmianie nie zostają zapisane do log.  
10. Nie dodawaj aktualizacji ilości do log – przy aktualizacji ilości logi poszczególnych produktów o zmianie nie zostają zapisane do log. 

 

Dodawanie WZ  #

1. Generuj dokument WZ na podstawie statusu – Po ustawieniu odpowiedniego statusu na zamówieniu w Baselinkerze, można dodatkowo wygenerować dokument WZ do zamówienia RO w systemie ERP Optima.  
2. Dokument WZ w buforze – Po wygenerowaniu dokumentu WZ, pozostawia się go w buforze do edycji. Domyślnie dokument jest zatwierdzony.  
3. WZ do FS/PA – Generuje dokument WZ tylko dla wcześniej wystawionego dokumentu FS lub PA. Standardowo dokument WZ jest generowany do RO. 
4. Status zamówień z BL generuj WZ – Ustawia status, na podstawie którego można wygenerować dokument WZ do zamówienia.  
5. Status zamówień w BL po wygenerowaniu WZ – Ustawia status, jaki ma być przypisany do zamówienia w Baselinkerze po wygenerowaniu dokumentu WZ.  
6. Kontrola stanów magazynowych dla WZ – Podczas wystawiania dokumentów WZ, dodatkowo kontroluje się stany magazynowe. Jeżeli na dokumencie WZ brakuje jakiegoś produktu, można zmienić status danego zamówienia w Baselinkerze. Istnieje możliwość także wygenerowania dokumentu w systemie Optima, nawet jeśli w zamówieniu występują braki oraz wyłączenia kontroli towarów złożonych. 
7. Kontrola stanów bez rezerwacji RO – Podczas kontroli stanów przy tworzeniu dokumentu WZ, nie uwzględnia się stanów zajętych przez rezerwacje. 
8. Status zamówień z brakami na WZ – ustawia status w zamówieniu baselinker na braki przy tworzeniu WZ. 
9. Dodaj dokument WZ gdy brak stanu – domyślnie nie dodaje dokumentu WZ jako aktywna kontrola stanów i wystąpi brak stanu danej pozycji w zamówieniu baselinker. 
10. Nie kontroluj towarów złożonych – przy kontroli nie jest brane pod uwagę pokrycie na Towary Złożone 
11. Dodaj numer WZ do pola dodatkowego – dodaje wygenerowany numer WZ do wskazanego pola dodatkowego w baselinker. 
12. Utwórz PWP dla TZ przy tworzeniu WZ – Tworzy zawsze dokument PWP dla towarów złożonych TZ przy tworzeniu dokumenty WZ. W przypadku braku ilości składnika TZ generuje się błąd z odpowiednia adnotacją i tworzenie dokumentu WZ zostaje przerwane. Funkcja powinna być wyłączona gdy jest aktywna funkcja Utwórz PWP na TZ dla zamówień RO 

 

Dodawanie RW  #

1. Generuj dokument RW ze względu na status – generuje dokument RW rozchód wewnętrzny do wcześniej utworzonego dokumentu RO. Należy ustawić odpowiednie statusy do wygenerowania dokumentu jak i po wygenerowaniu dokumentu. 
2. Dokument RW w buforze – pozostawia dokument RW w buforze w trybie do edycji. 

 

Dodawanie MM #

#

Generuj dokument MM ze względu na status – generuje dokument RW rozchód wewnętrzny do wcześniej utworzonego dokumentu RO. 
Należy ustawić odpowiednie statusy do wygenerowania dokumentu jak i po wygenerowaniu dokumentu.
Status zamówienia po utworzeniu MM – Status zamówienia po utworzeniu dokumentu MM.
Magazyn źrodłowy  – Magazyn źródłowy z którego ma nastąpić przesunięcie MM.
Magazyn docelowy do – Magazyn źródłowy do którego ma nastąpić przesunięcie MM.
Dodaj nr MM do pola dodatkowego – Dodaje numer MM do wskazanego pola dodatkowego baselinker.
Dokument MM w buforze – pozostawia dokument RW w buforze w trybie do edycji.
Dodaj atrybuty na MM według mapowania – Dodaje atrybuty na dokument MM zgodnie z logiką mapowania atrybutów dokumentu w zakładce Atrybuty
Dodatkowe mapowanie dla magazynów – Mapowanie pozwala na wskazanie kilku warunków uzależnionych od pola dodatkowego baselinker, na dodanie dokumentu MM. 

 

Dodawanie FPF #

  #

Logika dodaje dokument FPF po wcześniej wygenerowanym dokumencie RO, w połączeniu z funkcją realizacja FS z FPF otrzymujemy obieg RO – FPF -FS-WZ 

Generuj dokument FPF ze względu na status – generuje dokument FPF do wcześniej utworzonego dokumentu RO. 

Status zamówienia po utworzeniu FPF – zmienia status baselinker po wygenerowaniu dokumentu FPF. 

Dokument FPF w buforze – pozostawia dokument FPF w buforze w trybie do edycji. 

Realizacja FS z FPF – Jeżeli wystawiono fakturę proforma FPF w celu rezerwacji zamówienia RO, to faktura FS zostanie zrealizowana na podstawie dokumentu FPF.  

Dodatkowo, wcześniej wystawione faktury zaliczkowe zostaną odpowiednio uwzględnione w końcowej fakturze sprzedaży FS. 

Dodaj wydruk FPF do pola dodatkowego – Dodaje wydruk w pdf do wskazanego pola dodatkowego, warunek jest taki że pole dodatkowe w baselinker musi być typu file. 

 

Korekty #

Z pozycji zamówienia #

 

1. Utwórz na podstawie statusu zamówienia – Ta funkcja umożliwia tworzenie dokumentu korekty dla wcześniej wystawionego dokumentu faktury sprzedaży (FS) lub paragonu (PA) na podstawie określonego statusu. Możemy ustawić status, na podstawie którego korekta będzie generowana w systemie Optima. Dodatkowo, możemy określić, z których pozycji mają być pobierane wartości do korekty oraz czy korekta dotyczy ilości produktów. Dokumenty korekt są tworzone również w przypadku aktywnej funkcji „Stwórz dok. Końcowy zamiast RO”.  
2. Utwórz dokument korekty na podstawie statusu bez kosztu wysyłki – Jest to dodatkowy status, który umożliwia tworzenie korekt dla dokumentów faktur sprzedaży (FS) lub paragonów (PA) bez uwzględniania kosztów wysyłki.  
3. Pobierz wartość – 
   a. Z pozycji produktu – pobiera ilość produktu do korekty z pola ilość na pozycji zamówienia baselinker. Głównie dla korekt całościowych.
   b. Z atrybutu produktu – pobiera ilość produktu do korekty z pola atrybut na pozycji zamówienia baselinker. Głównie dla korekt częściowych.

4. Rodzaj korekty – 
   Ilościowa – określa rodzaj korekty dla ilości na pozycjach dokumentu. 
5. Dokument w buforze – Ta opcja określa, czy dokument po wprowadzeniu do systemu Optima ma być umieszczony w buforze do edycji, czy też ma zostać od razu zatwierdzony.  
6. Dodatkowy status dla korekt z atrybutu – w przypadku wyboru funkcji pobierz wartości z pozycji produktu, można również wymusić pobranie wartości z atrybutu pozycji zamówienia według określonego statusu baselinker. 
7. Pobierz dokument z atrybutu – pobiera dokument bazowy do korekty po numerze zamówienia baselinker znajdującym się w atrybucie dokumentu wskazanego w polu dodatkowym 1 baselinker (numer dokumentu). Funkcja wykorzystywana w przypadku stworzenia nowego zamówienia jako korekta do innego zamówienia które zostało wcześniej zrealizowane.   
8. Zmień status po utworzeniu dokumentu – Ta opcja zmienia status dokumentu korekty w BaseLinkerze po prawidłowym wprowadzeniu go do systemu Optima.  
9. Dodaj korektę jako załącznik do pola w BaseLinkerze – Dodaje wygenerowaną korektę w formacie PDF do wskazanego pola dodatkowego w BaseLinkerze. Ważne: pole dodatkowe musi być typu „file” (plik).  
10. Dodaj datę korekty z pola dodatkowego w BaseLinkerze – Dodaje datę wystawienia korekty, która została zdefiniowana przez użytkownika, z wskazanego pola dodatkowego w BaseLinkerze. Ważne: utworzone pole dodatkowe musi być typu „date” (data).  
11. Dodaj wartość brutto korekty do pola dodatkowego – Dodaje wartość brutto dokumentu korekty do wskazanego pola dodatkowego w BaseLinkerze. Typ pola w BaseLinkerze musi być „text” (tekst).  
12. Dodaj wartość netto korekty do pola dodatkowego – Dodaje wartość netto dokumentu korekty do wskazanego pola dodatkowego w BaseLinkerze. Typ pola w BaseLinkerze musi być „text” (tekst).  
13. Szukanie towarów po numerze katalogowym – Wyszukiwanie produktów do korekty odbywa się na podstawie numeru katalogowego przypisanego do produktów w systemie Optima. Numer katalogowy w BaseLinkerze odpowiada numerowi katalogowemu w systemie Optima. 
14. Korekta całościowa z pola dodatkowego baselinker – przy generowaniu korekty można ustawić typ korekty na wartościową przekazując odpowiednie wartości korekty do pola dodatkowego. Gdy będzie przekazana wartość typu 100,00 zł wygeneruje się korekta na wartość –100 zł, dla wartości 20% wygeneruje się korekta z rabatem na pozycjach 20%.  w Przypadku pustych wartości w polu dodatkowym, korekta wartościowa nie generuje się tylko ilościowa. 
15. Korekta poszczególnych pozycji z atrybutu pozycji – przy generowaniu korekty można ustawić typ korekty na wartościową przekazując odpowiednie wartości do korekty z pozycji atrybutu zamówienia baselinker. Gdy będzie przekazana wartość typu 100,00 zł wygeneruje się korekta na wartość –100 zł, dla wartości 20% wygeneruje się korekta z rabatem na pozycjach 20%.w przypadku pustych wartości w atrybutach, wygeneruje się tylko korekta ilościowa z pozycji produktu, jeżeli jest to zaznaczone w konfiguracji. 
16. Wskaż partie dostaw – w przypadku tworzenia korekt dla dokumentów, w których wskazywane są cechu dostawy, może występować problem z tworzeniem korekty częściowej, wtedy należy wskazać przynajmniej jeden z atrybutów który jest odpowiedzialny za partie dostawy. 
17. Wystaw FS na dodatkowy koszt transportu – Funkcja w przypadku tworzenia korekty, tworzy również fakturę FS na dodatkowy koszt transportu. Koszt transportu można ustalić z pola dodatkowego baselinker w formacie 1,23. W przypadku pustego pola dodatkowego dokument nie wygeneruje się. 
18. Zapis kasowo bankowy – w przypadku tworzenia korekty możemy dodatkowo wygenerować dokument kasowo-bankowy KW dla takiego dokumentu. Tworzony jest nowy rejestr KW w zależności od ustawień dla gotówki i przelewu (gotówka, jeżeli sposób płatności zawiera słowo “gotówka” w pozostałych przypadkach przelew), lub pobiera automatycznie rejestr stworzony przy dokumencie KP do dokumentu bazowego. 
19. Nadaj serie z dokumentu bazowego dla symbolu – w przypadku, gdy dokument bazowy posiadał serie w numerze dokumentu to można ją nadać również na dokumencie korekty. Dodatkowo należy wskazać symbol, dla korekt który w swojej budowie będzie zawierał człon na serie. 
20. Nadaj date korekty z dokumentu bazowego – wymusi date utworzenia korekty w dniu utworzenia, wystawienia dokumentu bazowego.

    

21. Magazyny dla przesunięć MM z korekt ilości(zwrotów) – Funkcja przy każdej korekcie do dokumentu wystawia dokument przesunięcia magazynowego MM na ilości pozycji z korekty do wskazanego magazynu w konfiguracji. 
22. Dodatkowe mapowanie magazynów dla przesunięć ze względu na pole dodatkowe – przesunięcia MM do korekt można dodatkowo uzależnić od pola dodatkowego baselinker. W przypadku znalezienia mapowania dokument MM dodaje się na wskazany magazyn w mapowaniu, jeżeli brak mapowania to domyślnym magazynem jest magazyn wskazany dla funkcji “Utwórz dokument MM na magazyn” W przypadku gdy magazyn żrodłowy jest równy magazynowi docelowemu, dokument MM nie powstanie

Z dedykowane BL

#

 

Funkcja dodatkowa kontakt z Eltes . 

 

Stwórz korekte na podstawie zwroty 

Funkcja tworzy korekte na podstawie zwrotów baselinker. W zakładce zwroty muszą znaleźć się takie zwroty które zostały wygenerowane do wcześniej utworzonych zamówień/faktur poprzez integrator (musi być powiązanie dokumentów). Należy nadac im odpowiedni status i wskazać w konfiguracji do pobrania oraz po pobraniu. Dodatkowo można wskazać indywidualny status dla błędów. Po utworzeniu zwrotu/korekty w optima można wysłać numer dokumentu do wskazanego pola dodatkowego oraz dokument w formie pdf. Korekta bez kosztów transportu następuje automatycznie gdy jest zwrot częściowy, natomiast gdy jest zwrot całościowy pojawia się również korekta transportu. 

 

Opis działania: 

Przykładowy dokument bazowy posiada takie pozycje  do którego zostało wystawione juz Fs w optima.

 

Ustawienia i w integratorze

W baselinker do powstałego zamówienia tworzymy zwrot o przykładowej konfiguracji:

 

W tym przypadku następuje zwrot po 1 szt z pozycji pierwotnego dokumentu. Wystawiony dokument w optima ma takie pozycje: 

W przypadku zwrotu całościowego

Wystawiony dokument korekty w Optima ma takie pozycje:

Stwórz korekte na podstawie dokumentu korekty 

Funkcja tworzy korektę do wcześniej utworzonego dokumentu sprzedażowego FS w Optima. 

Korektę tworzy się w danym zamówieniu w Baselinker .Należy edytować powstała fakturę w baselinker i w niej utworzyć korekte. Można wskazać korektę pozycji lub korektę danych.  

Korekta danych stworzy wydruk korekty na poprawione dane kontrahenta. Korekta pozycji, jeżeli wszystkie ilości będą mieć wartość 0 to stworzy się korekta całościowa, jeżeli ilości będą większe od 0 ale mniejsze niż na dokumencie pierwotnym, to stworzy się korekta na odpowiednie ilości. Należy również pamiętać że produkty (kody) na powstałej korekcie w baselinker muszą być takie same jak na dokumencie sprzedaży w Optima. 

Status do pobrania korekty – ustawia status w baselinker który pobierze dokument z baselinker do utworzenia korekty. 

Status po pobraniu korekty – ustawia status po stworzeniu dokumentu korekty w optima. 

Ustaw status zwrotu gdy błąd – ustawia status zwrotu/korekty gdy pobrany dokument wygeneruje błąd. 

Dodaj numer korekty do pola dodatkowego – dodaje numer wygenerowanego dokumentu w optima do wskazanego pola dodatkowego. 

Dodaj wydruk korekty do pola dodatkowego – dodaje dokument pdf do wskazanego pola dodatkowego. 

Wymiana  #

#

1. Utwórz dokumenty RW/PW na podstawie status – Ta funkcja obsługuje proces wymiany towarów, na przykład wymianę koszulki na inny rozmiar. Na podstawie zamówienia w BaseLinkerze o określonym statusie, w systemie Optima zostaną utworzone odpowiednie dokumenty: 

Dokument rozchodu RW: Zostanie stworzony dokument rozchodu, który odnotowuje wydanie towaru, który klient wymienia, z magazynu. 

Dokument przyjęcia PW: Zostanie stworzony dokument przyjęcia, który odnotowuje zwrot towaru przez klienta, na magazyn. 

Kod produktów zwracanych musi być odpowiednio umieszczony w atrybucie na pozycji danego produktu lub w polu dodatkowym 2 zamówienia, zgodnie z kolejnością. Kod towaru, na który klient wymienia, musi znajdować się w polu SKU w BaseLinkerze. Po prawidłowym wykonaniu wymiany towarowej… [kontynuuj zdanie, które zostało przerwane]. 

1. Dokumenty w buforze –  
2. Dodanie pozycji z ujemną ceną w cenie 1 grosz – 
   

 

Dodatkowe #

#

1. Dodatkowa obsługa stawek VAT – Ta opcja umożliwia zdefiniowanie dodatkowych stawek VAT w zależności od kraju pochodzenia zamówienia.

   

2. Stawki VAT – Obecnie zdefiniowane są dwa kraje: DE (Niemcy) i AT (Austria), w których można przypisać aktualne stawki VAT. Jednak ten parametr powinien zostać zastąpiony przez procedurę OSS.
3. Zamówienie przekształć do typu pole dodatkowe 2 (FA, PA, WZ) – Zaznaczenie tego parametru powoduje przekształcenie dokumentu wysłanego z systemu ERP Optima do konkretnego typu na podstawie atrybutu w systemie ERP Optima. Przekształcenie następuje podczas zmiany statusu w BaseLinkerze na status z zakładki Baselinker -> Dodawanie faktur -> Status zamówień z BL do pobrania.
4. Faktura VAT 0% dodaj odwrotne obciążenie do opisu – Jeśli jeden z produktów w zamówieniu w BaseLinkerze ma stawkę VAT 0% (np. sprzedaż stali), dodawana jest dodatkowa informacja „odwrotne obciążenie” do pola opis/atrybuty w dokumencie handlowym w BaseLinkerze. 
5. Kod SKU z atrybutu produktu – Jeżeli atrybut produktu jest wypełniony, funkcja pobiera kod SKU z tego atrybutu. Jeśli atrybut jest pusty, pobierana jest domyślna wartość z pola SKU. Aby poprawnie odczytać kod SKU z atrybutu, należy użyć formatu {SKU: kod_sku}. 
6. WZ do RO, WZ zatwierdzone – Aby ten parametr działał, musi być zaznaczony parametr „Stwórz WZ do dokumentu” (zakładka BaseLinker do Optima). Tworzone dokumenty WZ są domyślnie w buforze, ale gdy ten parametr jest zaznaczony, dokument WZ zostanie zatwierdzony. 
7. Kontrola zamówień do scalenia – Ta funkcja sprawdza zamówienia wprowadzone do systemu Optima w ciągu 2 godzin pod kątem adresu e-mail lub numeru telefonu klienta. Jeśli istnieją co najmniej dwa zamówienia z tym samym adresem e-mail lub numerem telefonu, takie zamówienia zostaną zmienione na wspólny status w BaseLinkerze, na przykład „Do scalenia”. 
8. Nie dodawaj id zamówienia do numer obcy FS/PA – nie dodaje numeru obcego dla dokumentów FS/PA, Uwaga aktywacja tej funkcji może wpłynąć na poprawne działanie pozostałych funkcji. 
9. Zezwalaj na sprzedaż poniżej marży – 
   Nadaj stawkę 0% VAT dla transportu gdy WDT – Nadaje stawkę VAT 0% dla kosztów transportu, gdy dostawa zamówienia odbywa się na terenie UE (dostawa wewnątrzwspólnotowa). 
   
10. Zezwalaj na sprzedaż poniżej marży – gdy ustawienia w Optima powodują blokadę sprzedaży poniżej marży, ta funkcje zdejmuje taką blokadę tylko dla zamówień tworzonych przez integrator. 
11. Dodaj ID płatności do faktury sprzedaży – Dodaje ID płatności do faktury sprzedażowej (FS) jako dodatkowy atrybut dokumentu. 
12. Allegro – Przenieś nazwę firmy do pola w Optima Nazwa – Jeśli zamówienie pochodzi z Allegro, opcja przenosi nazwę firmy do pierwszego pola Nazwa na dokumencie handlowym w Optima. Jeśli kontrahent podał numer NIP, nazwa firmy znajduje się przed polem „Imię i Nazwisko”, a jeśli brakuje NIP, nazwa firmy znajduje się za polem „Imię i Nazwisko”. 
13. Dodaj wartość atrybutu do pola lokalizacja BL – Dodaje wartość z kodem lokalizacji produktu, który można ustawić jako atrybut produktu w systemie Optima, do pola lokalizacja na określonej pozycji zamówienia. Prawidłowa wartość w atrybucie jest podana w FAQ 33. Jak dodać wartości lokalizacji wszystkich produktów z Optima do BaseLinkera?
    
    
14. Dodaj do WZ numer listu przewozowego jako atrybut – Podczas generowania dokumentu WZ podczas tworzenia zamówienia RO, automatycznie dodawany jest atrybut wskazany w konfiguracji, zawierający numer listu przewozowego. Ważne jest, aby numer listu przewozowego został już wcześniej wygenerowany. 
15. Pobieraj ilości do WZ z partii dostawy wg daty ważności – Podczas wystawiania dokumentu WZ można wybrać partię dostawy na podstawie określonego atrybutu. Wtedy ilość produktu z WZ jest pobierana z najstarszych partii dostaw. 
16. Dokumenty WZ bez kosztów wysyłki – Wszystkie dokumenty WZ nie będą zawierały kosztów wysyłki (usług) jako pozycji dokumentu. 
17. Anuluj RO -> WZ przy błędzie WZ – w przypadku aktywnej funkcji Twórz WZ do RO, w przypadku błedu generowania WZ , Ro zostanie anulowane. 
18. Tworzenie RW zamiast RO – Podczas pobierania zamówienia tworzony jest dokument rozchodu wewnętrznego (RW) zamiast domyślnego dokumentu zamówienia (RO). 
19. Dodaj nazwę konta do źródła zamówienia – Dodaje nazwę konkretnego konta pochodzącego z określonego źródła marketplace, na przykład „allegro eltes_shop„, gdzie źródło marketplace to Allegro, a nazwa konta to eltes_shop. 
20. Kontrola duplikatów zamówień – Ta funkcja umożliwia kontrolę możliwych duplikatów zamówień RO w systemie Optima. Sprawdzane są numery NIP lub adresy e-mail kontrahentów oraz ilość pozycji i SKU towarów w zamówieniach. Jeśli wszystko jest identyczne, pojawia się komunikat w opisie zamówienia „Uwaga możliwy duplikat z nr zam. RO”. 
21. Płatność VAT nie w PLN – Jeśli zamówienie jest w innej walucie i nie jest wymagana procedura OSS, ta funkcja automatycznie odznacza funkcjonalność „Płatność VAT w PLN” na fakturze sprzedażowej (FS) w systemie Optima. 
22. Dodaj kod Intrastat do dokumentu – Dodaje kod Intrastat dla wszystkich dokumentów z zagraniczna dostawa. W celu nadania takiego kodu należy również aktywować odpowiednie funkcje w konfiguracji Optima. 
23. Dodaj kod intrastat dla os. Fizyczna – Dodaje kod Intrastat dla dokumentów z zagraniczna dostawa gdzie kontrahentem jest osoba fizyczna (puste pole nip w zamówieniu baselinker). Dla pozostałych dokumentów (z kodem nip) nadany jest kod z powyższego ustawienia. 
24. Dodaj koszt wysyłki do pierwszego produktu – Nie dodaje kosztu wysyłki jako osobnej pozycji w dokumencie Optima, lecz dodaje go do pierwszego produktu na dokumencie. 
25. Nie dodawaj kosztu wysyłki dla dokumentów – Nie dodaje kosztów wysyłki jako pozycji w zamówieniach RO. 
26. FPF do RO – Funkcja generuje fakturę proforma (FPF) dla każdej rezerwacji RO na podstawie określonego statusu w BaseLinkerze. Zamówienie RO musi być wcześniej utworzone. 
27. Wartość pozycji zamówienia z atrybutu BL – funkcja nadaje wartość pozycji z atrybutu pozycji zamówienia baselinker. Funkcja przydatna w przypadku, jeżeli chcemy mieć inne wartości pozycji na rezerwacji RO. Funkcja wykorzystywana również przy dodaniu pozycji z większa precyzją cenową. 
28. Pobierz ilości na FS/PA według FEFO – Funkcja pozwala na dodanie parti dostawy według FEFO. Ta funkcja jest dla obiegu RO->FS – WZ. Jeżeli jest generowany dokument WZ to musi być zrobiona odpowiednia konfiguracja w Optima, pod rozchodowanie partii dostaw. 

Mapowanie KP  #

Mapowanie KP pozwala na stworzenie dokumentu KP do RO na podstawie sposobu płatności przekazanego w baselinker. W celu aktywacji funkcji należy zaznaczyć “Generuj KP do zamówień” i wybrać odpowiedni Rejestr Kasowo bankowy. Tu należy wpisać kod rejestru jaki ma pojawiać się do każdego generowanego RO. Jeżeli trzeba uzależnić rejestr od sposobu płatności to należy dodać do mapowania takie sposoby. Wtedy Wskazany wcześniej rejestr KB będzie pełnił funkcje domyślnego, jeżeli nie znajdzie się w mapowaniu. Funkcja sprawdza czy jest otwarty dany raport zgodny z datą tworzonego RO, jeżeli istnieje to dodaje do istniejącego raportu, jeżeli nie istnieje to dodaje nowy raport, domyślnie (1 dzień). 

1. Generuj KP do zamówień – aktywuje funkcje generowania KP do RO. 
2. Rejestr KB – należy wskazać domyślny rejestr KB utworzony w Optima. 
3. Mapowanie KP ze względu na sposób płatności – przypisuje rejestr optima do sposobu płatności w baselinker, sposób płatności w baselinker należy wpisać ręcznie dokładnie tak jak jest przekazywany w sposobach zamówienia w zamówieniach baselinker. Domyślnym okresem nowego raportu jest 1 dzień (00:00 do 23:59), można dodatkowo zmapować okres miesięczny, wyliczany dynamicznie na podstawie aktualnych ilości dni w miesiącu.  
4. Sposoby wyszukiwania istniejących raportów – domyślny format wyszukania raportu w systemie bazy sql to yyyy-mm-dd. W przypadku powstania błedów przy zakładaniu kolejnego raportu może istnieć konieczność zmiany formatu wyszukiwania takiego raportu na inny.

Transakcje  #

Mapowanie pozwala przypisać ręcznie rodzaj transakcji do kontrahenta na dokumencie optima. Mapowanie polega na dostosowaniu rodzaju transakcji do wartości w polu dodatkowym baselinker. Dodatkowo przy włączonej opcji Narzuć stawki Vat z Bl, indywidualne stawki vat na poszczególne pozycje zostaną nadane z baselinker z zachowaniem rodzaju transakcji wybranym w mapowaniu.  

 

Indywidualne stawki Vat – mapowanie pozwala przypisać konkretną stawke vat na pozycjach, jaka została zmapowana do wartości w konkretnym polu dodatkowym. Funkcja w połączeniu z Mapowaniem rodzaju transkacji, kompleksowo obsługuje indywidualne przypadki nadania wartości na poszczególne dokumenty. Jeżeli w trakcie tworzenia zamówienia, wartości nie zostaną odnalezione w mapowaniu to następuje standardowy proces nadania rodzaju transakcji i stawek vat jaki jest ustawiony w konfiguracji oraz zgodny z krajem odbioru. 

Odznacz rozliczaj w procedurze OSS – w przypadku zgodności mapowania z zamówieniem baselinker, gdy wysta rodzaj transakcji “Procedura OSS” funkcja dodatkowo odznaczy parametr na karcie kontrahenta “Rozliczaj w procedurze OSS”. 

 

Dodaj kod Intrastat na dokumenty handlowe – Dodaje kod intrastat na dokument handlowy jeżeli transkacja wewnątrzunijna = 11 jeżeli procedura OSS i nip pusty to kod = 12 , jeżeli nip to kod = 11. Dodatkowo ustawiany jest  kod kraju wysyłki odbiorcy.